UNIVIS
Die Planung der Planung

von Martin Polaschek (Ausgabe 99/3, Oktober 1999)

 

Im Rahmen des UNIVIS-Projekts wird die Verwaltung der Universität Wien mit zeitgemäßen Werkzeugen der Informationstechnologie (IT) ausgestattet. Wie bereits berichtet (siehe Comment 99/1 und Comment 99/2) wurde die Firma CSC Ploenzke mit der Planung dieses Vorhabens beauftragt. In dieser Planungsphase werden noch keine Softwaresysteme realisiert oder angekauft, sondern der weitere Verlauf des Gesamtprojekts zeitlich und inhaltlich möglichst genau abgestimmt. Der erste Abschnitt der Planungsphase ist die Initialisierungsphase, in der Inhalt und Umfang des Planungsauftrags abgegrenzt und in einem Pflichtenheft festgelegt werden. Der Startschuß für den Planungsauftrag fiel am 21. Mai 1999, das Ende der Initialisierungsphase wurde mit 29. September 1999 projektiert. Im folgenden sollen einige der Aktivitäten im Rahmen dieser "Planung der Planung" kurz erläutert werden.

Möglichst früh im Projektverlauf beginnt die Analyse der vorhandenen Unterlagen, wobei nach Möglichkeit jede in irgendeiner Form - auf Papier, elektronisch etc. - vorliegende Dokumentation berücksichtigt wird (z.B. Sammlung aller an der Universität gebräuchlichen Formulare, Organisationshandbuch der zentralen Verwaltung und der Dekanate). Obwohl diese Unterlagen im allgemeinen mit einer anderen Zielsetzung erstellt wurden, bilden sie doch eine wichtige Ausgangsbasis für den Planer und ersparen mitunter aufwendige Erhebungen.

Zusätzlich zu den vorhandenen Unterlagen wird auch der Ist-Zustand der IT-Infrastruktur erhoben. Zwar entspricht der Zustand der Verwaltungs-EDV derzeit nicht ganz dem Wunschbild (daher auch dieses Projekt), aber die Universität Wien erfüllt auch heute ihre Aufgaben, und sie tut dies zu einem großen Teil EDV-gestützt. Anhand der existierenden Anwendungen läßt sich daher ein recht detailliertes Bild der unterstützten Abläufe gewinnen. Es wird erhoben, welche Daten gespeichert werden, welche Anwendungen existieren, wer diese Anwendungen nutzt und welche Daten mit anderen Anwendungen ausgetauscht werden (Schnittstellen). Für die Abteilungen der Universitätsdirektion ist dies mittlerweile fast abgeschlossen. Bei den Dekanaten (soweit sie nicht "zentrale" Systeme benutzen) und vor allem bei den Instituten gestaltet sich die Erhebung naturgemäß etwas aufwendiger. Dies nicht zuletzt deshalb, weil zu den zahlreichen - aufgrund von akutem Bedarf entstandenen - Insellösungen praktisch täglich neue "Übergangslösungen" hinzukommen. Ein möglichst vollständiger Überblick über die Anwendungslandschaft ist jedoch für den Erfolg des Gesamtprojekts wesentlich, da die verwalteten Daten letztlich in das Gesamtsystem übernommen werden sollen. Um diese Datenmigration planen zu können, wird eine Art zentrale "Registrierung" im Einsatz befindlicher und neu eingesetzter Software sinnvoll sein.

Auf der Basis der vorhandenen Unterlagen wird ein unternehmensweites Prozeßmodell entwickelt, das einen Überblick über die Geschäftsprozesse der Universität liefert. Um in dieser Phase ohne lange Einarbeitungszeit des Planers und ohne allzu zeitintensive Mitwirkung von UniversitätsmitarbeiterInnen möglichst rasch zu Ergebnissen zu gelangen, wurde bei der Auswahl der Planungsfirma von Beginn an großer Wert auf Fachwissen im Universitätsbereich gelegt. Zur Vervollständigung und zur Sicherstellung der Korrektheit wurde das Prozeßmodell im Rahmen von insgesamt 23 Interviews mit UniversitätsmitarbeiterInnen abgestimmt. Das Prozeßmodell ist insofern von Bedeutung, als es die Basis für die inhaltliche, terminliche und budgetäre Planung des Gesamtprojekts bildet. Wesentlich ist daher in dieser frühen Phase die Vollständigkeit des Modells (alle Prozesse sollten erfaßt sein) und weniger ein möglichst hoher Detaillierungsgrad. Aufbauend auf dem Prozeßmodell werden Anwendungsgruppen und Anwendungen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse definiert. Anhand von festgelegten Kriterien werden diese Anwendungen bewertet; das Ergebnis ist das bewertete Anwendungsportfolio.

Im Rahmen der Make-or-Buy-Strategie wird festgelegt, nach welchen Gesichtspunkten entschieden werden soll, ob für bestimmte Anwendungen Standardsoftware oder Individualsoftware zum Einsatz kommt, und ob im Falle von Individualsoftware die Entwicklung aus eigener Kraft oder außer Haus erfolgt. Zu diesem Zweck ist für die Anwendungen im Anwendungsportfolio zu überprüfen, ob überhaupt entsprechende Standardsoftware existiert (bzw. zum geplanten Einsatzzeitpunkt existieren wird). Vor allem im Bereich der universitätsspezifischen Anwendungen (z.B. Studentenverwaltung, Verwaltung des Lehr- und Prüfungswesens) beschränkt sich die Auswahl auf sehr wenige Anbieter. In diesem Zusammenhang wird auch untersucht, inwieweit sich bestimmte Produkte bereits jetzt in der universitären Praxis bewähren bzw. wie andere Universitäten ihre Probleme lösen. Da die zu bewältigenden Aufgaben in engem Zusammenhang mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen zu sehen sind, kommen als "Vergleichsobjekte" nur die Universitäten in Österreich sowie in gewissem Ausmaß auch jene in Deutschland und der Schweiz in Betracht.

Ausgehend vom Prozeßmodell und dem Anwendungsportfolio werden einzelne Projekte identifiziert und in das Projektportfolio aufgenommen. Als Projekt gilt dabei jedes Vorhaben im Rahmen des UNIVIS-Gesamtprojekts - also nicht nur die Teilprojekte des Planungsauftrags, sondern z.B. auch die Realisierung und Einführung von Softwaresystemen. Nach einer groben Aufwandsschätzung und Terminisierung werden die Projekte nach zuvor festgelegten Kriterien bewertet, gewichtet und priorisiert. Aus dieser Priorisierung ergibt sich im wesentlichen die Umsetzungsreihenfolge, wobei technische, organisatorische und natürlich auch budgetäre Restriktionen als Randbedingungen zu erfüllen sind. Das Ergebnis ist der Masterplan für das UNIVIS-Gesamtprojekt. Dieser Masterplan spielt im weiteren Projektverlauf eine zentrale Rolle: Er definiert, welche Phasen welcher Projekte in welchem Zeitrahmen abzuwickeln sind, und ist somit unter anderem auch ein wesentliches Instrument für die Budget- und Personalplanung. Er bildet auch die Basis für ein Migrationskonzept. Da aus verschiedensten Gründen nicht alle existierenden Anwendungen zugleich ersetzt werden können ("Big Bang"), müssen alte und neue Anwendungen in einer Übergangsphase - zum Teil über Jahre hinweg - friedlich koexistieren. Ebenfalls zu planen ist die Übernahme von Daten aus alten Anwendungen in neue sowie der Datenaustausch zwischen alten und neuen Anwendungen in der Übergangsphase.

Den formellen Abschluß der Initialisierungsphase bildet die Erarbeitung des Pflichtenhefts für den Planungsauftrag. Die Ergebnisse der Initialisierungsphase werden im Rahmen einer Präsentation vorgestellt und auch im WWW unter http://www.univie.ac.at/univis/ veröffentlicht. Für Anfragen und Hinweise ist das UNIVIS-Team unter der eMail-Adresse UNIVIS@UNIVIE.AC.AT erreichbar.