Tips & Tricks für Windows-Anwender

von Eva & Michel Birnbacher (Ausgabe 99/2, Juni 1999)

 

Word für Windows 8.0: Doppelte Fußnoten

Wie man Fußnoten problemlos in ein Dokument einfügt, ist für die meisten Word-Anwender kein Geheimnis mehr: Man wählt aus dem Menü Einfügen die Option Fußnote und klickt auf die Schaltfläche OK. Benötigt man allerdings zwei oder mehrere Fußnoten mit der gleichen Nummer, kann die automatische Vergabe der Fußnotennummern zum Problem werden. Natürlich kann man diese händisch einfügen; bei einer Änderung der Fußnotennummern muß diese Eingabe aber dann ebenfalls manuell korrigiert werden, worauf man leider oft vergißt. Um solches zu vermeiden, hat man folgende Möglichkeit:

  1. Fügen Sie eine Fußnote mit Hilfe der Option Einfügen - Fußnote ein. Word plaziert nun die entsprechende Nummer an der aktuellen Cursorposition und bietet die Möglichkeit an, den Fußnotentext einzufügen.
  2. Um auch an einer anderen Stelle des Textes auf diese Fußnote zu verweisen, benötigen Sie die gleiche Nummer nochmals in Ihrem Text. Plazieren Sie dazu den Cursor an die gewünschte Textstelle und wählen Sie aus dem Menü Einfügen die Option Querverweis. Es erscheint das Dialogfenster Querverweis (siehe Abb. 1).
  3. Klicken Sie auf den Listenpfeil der Liste Verweistyp: und wählen Sie den Eintrag Fußnote aus.
  4. Klicken Sie dann auf den Listenpfeil der Liste Verweisen auf: und wählen Sie die letzte Option Fußnotennummer (formatiert) aus.
  5. Im Bereich Für welche Fußnote: erhalten Sie nun eine Auflistung aller in Ihrem Dokument vorhandenen Fußnoten. Wählen Sie hier die Fußnote aus, auf die Sie verweisen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen - schon wird der gewählten Textstelle diese Fußnotennummer nochmals zugewiesen.
  6. Vor dem Ausdruck bzw. vor der Fertigstellung des Textes sollten Sie das gesamte Dokument markieren und die Funktionstaste F9 drücken. Dadurch wird die Funktion Felder aktualisieren aktiviert, die auch die Fußnotenquerverweise an eventuelle Verschiebungen der Fußnotennummern (durch Einfügen/Löschen von Fußnoten) anpaßt und somit mögliche Fehlverweise verhindert.
Abb. 1: Fenster Querverweis (MS-Word 8.0)


Excel 8.0: Arbeiten mit Zellbezügen

Wenn man mit umfangreichen Excel-Tabellen arbeitet, ist es sinnvoll, anstelle der von Excel standardmäßig vergebenen Zelladressen (A1, B10 etc.) aussagekräftigere Bezeichnungen zu verwenden. Die Lesbarkeit von Formeln wird dadurch deutlich erhöht - lautet eine Formel z.B. Menge*Preis anstelle von B10*C10, ist auf den ersten Blick ersichtlich, welche Werte für die Berechnung herangezogen wurden. Das Erstellen solcher "sprechender" Formeln ist ganz einfach:

  1. Um einer Zelle einen Namen zuzuweisen, markieren Sie die gewünschte Zelle oder den gewünschten Zellbereich und klicken Sie auf das Namensfeld, das Sie links außen in der Bearbeitungsleiste finden (siehe Abb. 2).
  2. Die jeweilige Zelladresse wird blau markiert. Geben Sie nun einen Namen für die Zelle ein und drücken Sie anschließend die <Enter>-Taste.
  3. Wiederholen Sie diese beiden Schritte für alle zu benennenden Zellen bzw. Zellbereiche.
  4. Wenn Sie nun mit diesen Zellnamen Formeln erstellen wollen, gehen Sie wie gewohnt vor: Geben Sie das Gleichheitszeichen (=) ein und klicken Sie auf die erste Zelle, die für die Formel verwendet werden soll.
  5. Geben Sie danach das gewünschte Rechenzeichen ein und klicken Sie auf die nächste Zelle. In der Bearbeitungsleiste werden bereits die vergebenen Namen anstelle der Zelladressen angezeigt.
Abb. 2: Namensfeld (MS-Excel 8.0)

 

Falls dieser Tip für Sie zu spät kommt, weil Sie bereits eine sehr umfangreiche Excel-Tabelle und dadurch eine unübersichtliche "Formelsammlung" haben, bleibt Ihnen folgende Möglichkeit:

  1. Benennen Sie - wie zuvor beschrieben - die Zellen, die für die Formelbildung relevant sind.
  2. Markieren Sie danach den Bereich, der die Formeln enthält, deren Zelladressen durch Namen ersetzt werden sollen. Wenn Sie alle Formelbestandteile innerhalb Ihrer Tabelle durch Namen ersetzen wollen, genügt es, eine einzelne Zelle zu markieren.
  3. Wählen Sie aus dem Menü Einfügen die Option Namen aus und klicken Sie im Untermenü auf Anwenden. Es erscheint das Dialogfenster Namen anwenden (Abb. 3).
  4. Wählen Sie in der Liste Namen anwenden alle Namen aus, die die verwendeten Zelladressen ersetzen sollen, und klicken Sie auf OK. Wenn Sie nun in eine bestehende Formel klicken, wird die "sprechende" Formel in der Bearbeitungsleiste angezeigt.


Abb. 3: Fenster Namen anwenden (MS-Excel 8.0)


Effektive Nutzung von Windows 95/98

Selbst versierte Windows-Anwender machen oft Umwege, um ans Ziel zu gelangen. Mit den folgenden Tricks können Sie oft benötigte Vorgänge schneller abwickeln:

  • Offene Fenster (Programme) untereinander anordnen
    Mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste klicken, den Befehl Untereinander auswählen oder auf der Tastatur den Buchstaben U drücken
  • Offene Fenster (Programme) nebeneinander anordnen
    Mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste klicken, den Befehl Nebeneinander auswählen oder auf der Tastatur den Buchstaben N drücken
  • Alle offenen Programme minimieren (in die Taskleiste verschieben)
    Mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste klicken, den Befehl Alle Fenster minimieren auswählen oder auf der Tastatur den Buchstaben E drücken
  • Startmenü im Explorer für Bearbeitung öffnen
    Mit der rechten Maustaste auf den Startknopf in der Taskleiste klicken, aus den Namen Explorer auswählen oder auf der Tastatur den Buchstaben X drücken
  • Objekt ohne Umweg über den Papierkorb vom Desktop löschen (Vorsicht - kein Wiederherstellen möglich!)
    Mit der rechten Maustaste auf das Objekt klicken, danach die <Shift>-Taste gedrückt halten und mit der rechten Maustaste auf die Option Löschen klicken