Return to Sender, Address unknown...
Wie man seine elektronische Post richtig verschickt

von Robert Brunnthaler (Ausgabe 99/2, Juni 1999)

 

Im Comment 99/1 wurde im Artikel POP Art beschrieben, wie man Post richtig abholt; diesmal geht es ums Verschicken. Eine elektronische Nachricht kann man sehr schön mit einem "richtigen" Brief vergleichen. Prinzipiell besteht dieser aus zwei Teilen: einem Kuvert und dem Inhalt. Am Kuvert stehen üblicherweise die für die Post relevanten Informationen wie Empfänger, Absender, ein Poststempel mit Datum usw. Der Inhalt kann beliebige Form haben - meistens schreibt man Text, aber auch Fotos oder Videokassetten können in einem Brief oder Packerl verschickt werden. Bei elektronischer Post schreibt man den Empfänger usw. statt auf das Kuvert in den "Header" der Nachricht, der Inhalt kommt in den "Body".

Ein großer Unterschied zur "richtigen" Post besteht darin, daß keine Menschen mit der Weiterverteilung der Briefe zu tun haben. An meiner alten Postadresse hat mich eine Ansichtskarte eines Bekannten aus Spanien erreicht, die folgende Empfängeradresse hatte: Robert Brunthaler, Haus wo der O-Wagen rundherumfahrt, Wien 10, Austria. Der Brief kam an, da er nach Österreich geschickt wurde, irgendein freundlicher Postler Wien 10 in 1100 Wien übersetzt hat und am Postamt 1100 Wien jemand wußte, welche Adresse das Haus hat, wo der O-Wagen rundherumfahrt, und daß da ein Robert Brunnthaler wohnt. Die Weiterverteilung von elektronischer Post wird ausschließlich von Computern erledigt, und deren Fehlertoleranz ist gleich Null: Es genügt schon ein vergessener Buchstabe in der Empfängeradresse, und die Nachricht kommt nicht an.

Falls Sie ein neues eMail-Programm installiert und konfiguriert haben, machen Sie bitte folgendes:

  • Schicken Sie sich selbst eine eMail-Nachricht, und kontrollieren Sie, ob Sie sie auch erhalten.
  • Beantworten Sie diese Nachricht per Reply - auch die Antwort muß bei Ihnen ankommen.
  • Schicken Sie eine Nachricht an jemanden außerhalb der Universität, dessen Mailadresse nicht UNIVIE.AC.AT beinhaltet, und bitten Sie den Empfänger, per Reply darauf zu antworten.

Wenn auch diese Antwort bei Ihnen ankommt, ist Ihr eMail-Programm höchstwahrscheinlich richtig konfiguriert.

Im täglichen Umgang mit eMail werden Sie aber bemerken, daß manchmal - trotz prinzipieller Funktionalität - Nachrichten nicht zugestellt werden können. Sie bekommen Benachrichtigungen von irgendwelchen MAILER-DAEMONs, die Sie auf Fehler bei der Zustellung aufmerksam machen. Diese "Dämonen" sind die guten Geister, die die Weiterverteilung der Post erledigen. Die Benachrichtigungen sind sehr aussagekräftig; in 99% der Fälle handelt es sich darum, daß Sie sich bei der Empfängeradresse vertippt haben. Also: Nachricht nochmals mit der richtigen Adresse losschicken - fertig.

Im folgenden möchte ich näher auf die Bestandteile eines elektronischen Poststücks (Header, Body) eingehen und erklären, welche Funktion sie erfüllen, was Sie beim Umgang mit elektronischer Post richtig/falsch machen können und wie man mit Fehlermeldungen umgeht.

Der Header

From: Der Absender

Diesen Eintrag nehmen Sie bei jedem eMail-Programm nur einmal vor, und zwar während der Konfiguration. Er enthält Ihre eMail-Adresse (bei Studierenden aMATRIKELNUMMER@UNET.UNIVIE.AC.AT, bei Mitarbeitern VORNAME.NACHNAME@UNIVIE.AC.AT). Die meisten Programme zeigen diesen Eintrag nicht; er wird automatisch an jede Nachricht "angehängt". Falls Sie ihn bei der Konfiguration nicht richtig ausgefüllt haben, passiert folgendes:

  • Der Empfänger Ihrer Nachricht kann Ihnen nicht durch Auswahl der Funktion Reply antworten, da sein Mailprogramm Ihre richtige eMail-Adresse nicht kennt.
  • Immer mehr Mailserver weltweit nehmen keine Nachrichten mehr an, die einen ungültigen From:-Eintrag haben. Ihre Nachricht wird abgewiesen, kann aber - da der Absender fehlt - nicht retourniert werden, versandet also in irgendeinem Logfile, und Sie bemerken gar nicht, daß sie nicht zugestellt werden konnte.

Date: Datum und Uhrzeit

Ihr eMail-Programm übernimmt im Regelfall die Systemzeit Ihres Rechners - achten Sie daher bitte darauf, daß Ihre Rechneruhr richtig tickt und daß Ihr Computer weiß, in welcher Zeitzone er sich befindet. Falls Ihre Nachrichten Ihren Rechner mit einem falschen timestamp verlassen, werden sie beim Empfänger unter Umständen falsch einsortiert und leicht übersehen.

To: Der Empfänger

Hier passieren die meisten Fehler. Zwei Beispiele:

  • Eine Nachricht an ROBERT.BRUNTHALER@UNIVIE.AC.AT kommt nicht an, sondern beschert Ihnen eine Meldung des MAILER-DAEMONs, die folgendes beinhaltet:

    ----- The following addresses had permanent fatal errors -----
    <Robert.Brunthaler@univie.ac.at>
    ----- Transcript of session follows -----
    ... while talking to mailbox.univie.ac.at.:
    >>> RCPT To:<Robert.Brunthaler@univie.ac.at>
    <<< 550 <Robert.Brunthaler@univie.ac.at>...
    User unknown

    Das bedeutet, daß die Nachricht nicht angekommen ist, weil es den Benutzer ROBERT.BRUNTHALER an der Uni Wien nicht gibt - eh klar, er heißt ja auch ROBERT.BRUNNTHALER (jedes Zeichen ist wichtig). In diesem Fall können Sie einfach dieselbe eMail-Nachricht nochmals mit der richtigen Adresse losschicken, und schon geht's.

  • Auch eine Nachricht an ROBERT.BRUNNTHALER@UNVIE.AC.AT kommt nicht an; der MAILER-DAEMON quittiert diesen Versuch mit einem

    ----- The following addresses had permanent fatal errors -----
    <Robert.Brunnthaler@unvie.ac.at>
    ----- Transcript of session follows -----
    550 <Robert.Brunnthaler@unvie.ac.at>...
    Host unknown (Name server:unvie.ac.at:
    host not found)

    Wieder ein klassischer Tippfehler - diesmal rechts vom Klammeraffen (@), die Domain UNVIE.AC.AT gibt es nicht. Der Mailserver weiß nicht, wohin er die Nachricht zustellen soll, und retourniert sie.

Manchmal schickt uns der MAILER-DAEMON auch Benachrichtigungen, die von einem ******THIS IS A WARNING MESSAGE ONLY****** eingeleitet werden. Das passiert, wenn der Mailserver des Empfängers im Moment nicht erreichbar ist. Erst wenn Sie nach einigen Tagen (fünf im Regelfall) eine endgültige Message undeliverable-Meldung bekommen, sollten Sie sich mit dem Empfänger auf einem anderen Kommunikationsweg in Verbindung setzen, da Sie ihn per eMail nicht erreichen werden.

Es kann vorkommen, daß ein Mailserver der Uni Wien Ihren Versuch, eine Nachricht an eine Adresse außerhalb der Universität zu versenden, mit einer Fehlermeldung beantwortet, die We do not relay beinhaltet. Das liegt an der Konfiguration der Mailserver (siehe Comment 98/2) und kann auf zwei Arten behoben werden:

  • Falls Ihr Rechner ans Universitätsdatennetz angeschlossen ist, rufen Sie bitte mit einem Browser den URL http://www.univie.ac.at/Datennetz/cgi-bin/xy.cgi auf. Wenn dort auf der rechten Seite Ihre IP-Adresse und kein Name aufscheint, wenden Sie sich an das Service- und Beratungszentrum (HELPDESK.EDV-ZENTRUM@UNIVIE.AC.AT, Tel.: 4277-14060) und teilen Sie uns mit, welchen Namen Ihr Rechner bekommen soll - er wird im Nameservice eingetragen und das Problem ist behoben.
  • Falls Sie in einem anderen Netz "hängen" (z.B. bei einem anderen Provider einwählen), dürfen Sie Ihrem Mailprogramm keinen der Universitäts-Mailserver als SMTP-Server angeben. Rufen Sie bitte den URL http://www.univie.ac.at/Datennetz/cgi-bin/gateway.cgi auf. Ein für Sie geeigneter SMTP-Server sollte als Mail-Gateway angezeigt werden; tragen Sie bitte diesen als SMTP-Server in Ihrem eMail-Programm ein.

Ins To:-Feld einer Nachricht können Sie auch mehrere Empfänger eintragen - trennen Sie in diesem Fall die eMail-Adressen durch Kommas. Falls Sie an mehrere Empfänger verschicken, beachten Sie bitte folgendes:

  • Verschicken Sie keine Massensendungen.
    Elektronische Post macht es sehr einfach, viele Menschen zu erreichen. Empfänger reagieren - berechtigterweise - sehr sauer auf Massensendungen ("Spam"), egal ob kommerzieller oder anderer Natur. Falls Sie nicht dazu berechtigt sind (der Rektor oder das EDV-Zentrum ist berechtigt, Studierende und Mitarbeiter der Universität Wien per eMail auf technische Änderungen oder andere wichtige Dinge aufmerksam zu machen) oder die Empfänger Sie um die Zusendung dieser Information nicht gebeten haben: Verschicken Sie keine Massensendungen!
  • Falls Sie an mehrere Empfänger versenden, überlegen Sie sich bitte, in welches Feld Sie die Empfängeradressen schreiben.
    Alle Adressen, die Sie im To:-Feld angeben, sind für alle Empfänger sichtbar. Zwei Probleme entstehen dadurch: Erstens mag Empfänger A vielleicht nicht, daß Empfänger B davon weiß, daß auch er diese Nachricht bekommen hat; zweitens sind Listen von gültigen eMail-Adressen mittlerweile ein beliebtes Handelsobjekt, um Spam verschicken zu können (siehe voriger Punkt). Das Feld BCC: (siehe unten) ist für die Versendung an viele Adressen meistens besser geeignet.

CC: Carbon Copy, Kopie an...

Arbeitsabläufe in Organisationen bedingen manchmal, daß eine Nachricht an jemanden "in Kopie" geht. Ein Beispiel: Falls ich etwas für meine Firma per eMail bestelle (To: BESTELLUNG@TEUERKAUF.COM), wird es sinnvoll sein, eine Kopie dieser Bestellung an die Stelle zu schicken, die normalerweise die Rechnungen erhält (z.B. CC: BUCHHALTUNG@FIRMA.ORG). Die Buchhaltung erhält diese Nachricht als CC: (d.h. zur Information, die Bestellung ist nicht an sie gerichtet), weiß also, daß und was ich schon wieder bei der Firma Teuerkauf bestellt habe und daß bald eine Rechnung folgen wird. Per CC: erhaltene Nachrichten erfordern also normalerweise keine Reaktion (Antwort) Ihrerseits, sondern dienen nur zur Information.

BCC: Blind Carbon Copy, Blindkopie an...

Wie schon beim To:-Feld angeschnitten, eignet sich dieses Feld sehr gut für die Versendung von Informationen an mehrere Empfänger. Ein Beispiel: Das Service- und Beratungszentrum bekommt eMail-Nachrichten von Modem-Benutzern, die alle dasselbe Modem und Probleme beim Verbindungsaufbau haben. Nachdem eine Lösung für das Problem gefunden werden konnte, soll dies allen mitgeteilt werden, die angefragt haben. Man schreibt daher eine geeignete Nachricht, als To: wird HELPDESK.EDV-ZENTRUM@UNIVIE.AC.AT angegeben (ein gültiges To: sollte eine Nachricht schon haben), und alle Empfängeradressen werden - durch Kommas getrennt - in das BCC:-Feld eingetragen. Damit ist gewährleistet, daß alle die Lösung erhalten, aber nicht wissen, wer noch dieses miese Modem verwendet.

Der Body

Subject: Der Betreff

Von diesem (sonst eher nur in Geschäftsbriefen üblichen) Bestandteil sollten Sie beim Versenden von eMail-Nachrichten unbedingt Gebrauch machen: eMail-Programme zeigen eingelangte und versendete Nachrichten in der Regel zeilenweise in tabellarischer Form an. In dieser Zeile sehen Sie üblicherweise den Absender oder Empfänger, das Datum und das Subject; erst wenn Sie eine Nachricht öffnen, wird der eigentliche Inhalt sichtbar. Gerade Menschen, die viele elektronische Briefe bekommen/schreiben, freuen sich, wenn sie auf einen Blick (ohne die ganze Nachricht lesen zu müssen) erkennen können, worum es geht.

Die Nachricht

Nachrichten bestehen aus Text. Text besteht aus Buchstaben. Wenn Sie besonders schön formatierte (z.B. HTML) Nachrichten verschicken, können Sie sich nicht darauf verlassen, daß das auf Ihrem Bildschirm noch bunt blinkende Briefchen nicht als unleserlicher Buchstabensalat bei Ihrem Mailpartner ankommt. Moderne eMail-Programme haben standardmäßig eingestellt, daß Formatierungen angewendet werden (die dann meistens nicht über einen weißen Hintergrund hinausgehen) oder daß Sie aus lustigen Bildern wählen können, die hinter Ihren Nachrichten auftauchen (zu Weihnachten ist's besonders wild). Nicht alle Programme können diese Formatierungen darstellen! Es geht um den Austausch von Informationen mittels Nachrichten. Nachrichten bestehen aus Text. Text besteht aus Buchstaben. Aktivieren Sie den "Plain Text-Editor" bei Ihrem Mailprogramm.

Attachments

Sie können mit Ihrem eMail-Programm nicht nur Nachrichten austauschen, sondern diesen Nachrichten auch alles anhängen, was in digitale Form gebracht werden kann (Bilder, Word-Dokumente, Sounds, ...). Diese Anhängsel nennt man Attachments, und sie bieten oft Grund für Ärger. Ein paar Regeln sollten daher beachtet werden:

  • Verschicken Sie nur Dateien, von denen Sie sicher sind, daß Sie der Empfänger auch öffnen kann.
    Ein in Ihrer neuen Textverarbeitung erstelltes Dokument kann vom Empfänger vielleicht gar nicht in seiner vollen Schönheit betrachtet werden, wenn er noch die Vorgängerversion der Textverarbeitung verwendet; Mac-Benutzer können mit exe-Dateien nichts anfangen... Fragen Sie zuerst an, welche Formate der Empfänger "lesen" kann - meistens gibt es einen gemeinsamen Nenner.
  • Komprimieren Sie die Dateien vor dem Versand.
    Es gibt Dateiformate, die extra für die Verwendung im Internet geschaffen wurden. Sie können durch Abspeichern der Dateien in einem dieser Formate komprimierte Versionen Ihrer Bilder (gif, jpg) und Sounds (ra, mp3) erstellen, ohne viel von der Qualität des Originals einzubüßen. Andere Komprimierungstools (am weitesten verbreitet ist zip/unzip) ermöglichen es Ihnen, die Originaldatei zu "packen" (Word-Dokumente werden dadurch um den Faktor 10 kleiner!), zu verschicken und den Empfänger durch "entpacken" in den Besitz der Originaldatei kommen zu lassen - ohne Qualitätsverlust. Auch hier ist es ratsam, zuerst nachzufragen, ob der Empfänger mit den von Ihnen komprimierten Dateien etwas anfangen kann.
  • Verschicken Sie keine zu großen Dateien.
    Ab ca. 1MB wird es für den Empfänger ungut, wenn er per Modem ins Internet einsteigt. An Nachrichten angehängte Dateien "wachsen" noch ein bißchen, da sie für den Versand kodiert werden (das erledigt das Mailprogramm). Ein zu großes Attachment kann den Plattenplatz übersteigen, den der Empfänger von seinem Provider zugewiesen bekommen hat, und sein Mailfile am Server unbrauchbar machen. Jeder Benutzer an der Universität Wien hat neben einer eMail-Adresse auch Webspace zur Verfügung. Diesen können Sie nicht nur verwenden, um Ihre Homepage weltweit sichtbar zu machen, sondern auch, um von Ihnen erstellte Dateien zu verteilen: Übertragen Sie die Datei, die Sie anderen zugänglich machen wollen, per FTP auf den entsprechenden Webserver (MAILBOX.UNIVIE.AC.AT für Mitarbeiter, UNET.UNIVIE.AC.AT für Studierende) ins Unterverzeichnis html und versenden Sie nur den URL, unter dem die Datei zu finden ist (z.B. <http://www.unet.univie.ac.at/~a0815123/mein_erstes_lied.wav>). Der Empfänger kann dann selbst entscheiden, ob er die Datei "downloaden" will oder nicht.

Die Signature

Jedes eMail-Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, an jede versendete Nachricht automatisch ein paar Zeilen Text anzuhängen. Abgesehen davon, daß die Zeilen am Ende der Nachricht erscheinen, ist eine solche Signature dem herkömmlichen Briefkopf vergleichbar: Postadresse, Telefon- und Faxnummer, der URL zur Webseite Ihrer Organisation oder zu Ihrer persönlichen Homepage finden dort Platz. Ihre Signature sollte nicht länger als vier Zeilen sein.

Keine Angst

Dieser Artikel strotzt vor Regeln, und hinter jedem zweiten Satz lugt ein erhobener Zeigefinger hervor. Alles halb so wild - der Versuch, die Regeln des "normalen" Postwesens zu erklären (z.B. daß man je nach Größe, Gewicht und Bestimmungsort eines Briefes unterschiedlich viele Marken auf ein Kuvert kleben muß), wäre weitaus umfangreicher. Aber diese Regeln "kennt man halt", und bei eMail wird es bald genauso sein.