UNIVIS
Auf der Suche nach dem Universitätsinformationssystem der Zukunft

von Peter Rastl (Ausgabe 99/1, März 1999)

 

Seit den Anfängen der EDV an der Universität Wien in den sechziger Jahren wird die Informationstechnologie (IT) auch als Werkzeug für die Universitätsverwaltung eingesetzt, und in diesen vier Jahrzehnten sind für die meisten Bereiche der Universitätsverwaltung vielfältige EDV-Applikationen entwickelt und mehrfach erweitert, angepaßt oder umgestellt worden. Wir sehen uns daher heute an der Universität Wien einem bunten Zoo von mehr oder weniger altmodischen - wenn auch durchaus zuverlässigen - EDV-Systemen gegenüber, die das Ende ihres Lebenszyklus erreicht haben, kaum mehr wartbar sind und nur mehr mit großer Mühe weiterentwickelt werden können. Die Einführung des UOG'93 an der Universität Wien und die damit verbundenen neuen Verwaltungsstrukturen und Verantwortlichkeiten gaben einen zusätzlichen Anstoß, für die Universitätsverwaltung eine neue und zeitgemäße IT-Infrastruktur aufzubauen - an einer so großen und komplexen Universität eine gewaltige Herausforderung an das auch für diesen Bereich zuständige EDV-Zentrum (siehe Comment 98/1).

Die Tatsache, daß die bestehenden EDV-Applikationen keine geeignete Grundlage für die zukünftige IT-Unterstützung der Universitätsverwaltung darstellen und allesamt in der nächsten Zeit abgelöst werden müssen, hat aber auch ihr Gutes: Bei der Konzeption eines umfassenden, auf moderner Technologie aufbauenden Universitätsinformationssystems muß nicht viel Rücksicht auf bestehende EDV-Systeme genommen werden, und das Konzept für die künftige IT-Unterstützung der Universitätsverwaltung muß keine Kompromisse zur Einbindung von existierenden Insellösungen und teuren Altlasten eingehen. Ausgehend von einer (noch "ungeborenen") grundsätzlichen Informatik-Strategie der Universität Wien ist ein detailliertes Konzept für ein die gesamte Universitätsverwaltung umfassendes, integriertes Informationssystem und seine schrittweise Realisierung auszuarbeiten - eine Aufgabe, die das EDV-Zentrum zweifellos nicht so nebenbei und auf sich allein gestellt bewältigen kann. Daher wird die Universität Wien eine geeignete Planungsfirma mit dieser Aufgabe betrauen, die auch in der Umsetzungsphase die Projektbegleitung und Qualitätssicherung wahrnehmen soll.

Dieses Konzept wird drei Planungsbereiche umfassen:

  • Auf welche Weise kann am besten die IT-Unterstützung der Verwaltungseinrichtungen verwirklicht werden, wobei es vor allem um die Verwaltung der Universitätsangehörigen (Mitarbeiter, externes wissenschaftliches Personal, Studierende), die Verwaltung des Studienbetriebs (Studienpläne, Lehrangebot, Prüfungswesen, Studienevidenz), die Finanzverwaltung (Budgetierung, Kostenrechnung, Haushaltsverrechnung, Besoldung) und sonstige zu verwaltende Informationen (Organisationseinheiten und Organe, Wirtschaftsgüter und Ressourcen, ...) geht?
  • Auf welche Weise und in welchem Umfang können Management-Informationen (gewonnen durch Auswertung der Einzeldaten, welche die Verwaltungseinrichtungen der Universität Wien im Zuge ihrer täglichen Arbeit laufend aktualisieren und ergänzen) als Grundlage für strategische Entscheidungen der universitären Führungskräfte bereitgestellt werden?
  • Wie können Angehörige der Universität Wien - unter Berücksichtigung der jeweiligen Berechtigungen - mit dem Verwaltungsinformationssystem der Universität in Interaktion treten, um individuelle Auskünfte abzurufen (z.B. Prüfungsergebnisse, Abrechnung der Lehrtätigkeit) oder individuelle Informationen bereitzustellen (z.B. Prüfungsanmeldung, Ankündigung von Lehrveranstaltungen)?

Im vergangenen Jahr haben umfangreiche Vorbereitungen für die Ausschreibung eines solchen Planungsauftrags stattgefunden - insbesondere seit der Akademische Senat Univ. Prof. Günther Vinek (Ordinarius am Institut für Angewandte Informatik und Informationssysteme und derzeit Prädekan der Sozial- und Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät) zum Senatsbeauftragten für die Koordination des EDV-Einsatzes in der Universitätsverwaltung berufen hat. In diesem Projekt "UNIVIS" - das nicht nur die einhellige Unterstützung aller Entscheidungsträger an der Universität Wien genießt, sondern auch im Wissenschaftsministerium auf Verständnis und Zustimmung stößt - geht es also primär um die Ausarbeitung eines detaillierten IT-Konzepts für die Verwaltung der Universität Wien, das als Leitlinie für den Aufbau eines integrierten Universitätsinformationssystems dienen und im Verlauf der nächsten 5 bis 10 Jahre auch tatsächlich realisiert werden soll. Das zu beauftragende Planungsunternehmen liefert also keine neuen EDV-Systeme für die Universitätsverwaltung, sondern plant in Zusammenarbeit mit der Universität die Strukturen und die Anforderungen an diese Systeme, erstellt auf dieser Grundlage die diesbezüglichen Ausschreibungsunterlagen und begleitet die Beschaffung und Implementierung der neuen Systeme.

Die Vergabe für den UNIVIS-Planungsauftrag erfolgt gemäß den Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes durch ein Verhandlungsverfahren. Nachdem das Wissenschaftsministerium grundsätzlich "grünes Licht" für die Durchführung (und auch Finanzierung) dieses Projekts gegeben hatte, wurden - nach einer Vorauswahl durch eine öffentliche, EU-weite Interessentensuche - insgesamt neun geeignete Unternehmen zu einer Anbotlegung für das Projekt UNIVIS eingeladen. Bis zum Ende der Anbotsfrist (25. Jänner 1999) langten von allen eingeladenen Bewerbern entsprechende Anbote ein; die Entscheidung über die Auswahl des Bestbieters wird nach Abschluß der Verhandlungen (voraussichtlich im März 1999) fallen. Die strategischen Entscheidungen der Universität Wien werden im UNIVIS-Lenkungsausschuß getroffen, dem neben den Führungskräften der Uni Wien auch die zuständigen Beamten des BMWV angehören und der bei Bedarf entsprechende Auskunftspersonen aus der Universitätsverwaltung beizieht.

Die Projektabwicklung obliegt dem EDV-Zentrum. Für die Durchführung des UNIVIS-Projekts wird die Universität Wien als Auftraggeber einen hauptamtlichen Projektleiter einsetzen, der die Anliegen der Universität vertritt und für die geordnete Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer verantwortlich ist. Bei der Konzeption und Entwicklung der künftigen IT-Unterstützung der Universitätsverwaltung spielen auch die Anforderungen und Ansprüche der Benutzer eine entscheidende Rolle - wobei es Benutzer auf verschiedenen Ebenen (Universitätsdirektion, Dekanate, Institute) und in verschiedenen Funktionen (Verwaltungspersonal, Management, individuelle Benutzer) gibt. Um die Vertretung der Benutzerinteressen in allen diesen Hinsichten sicherzustellen, wird nach Vertragsabschluß mit dem künftigen Planer ein entsprechender Benutzerbeirat eingesetzt werden. Wenn alles nach Plan abläuft, sollte bereits in einem Jahr mit der Realisierung des ersten Teilprojekts begonnen werden können. Welcher Bereich der Universitätsverwaltung dies sein wird, ist allerdings ebenfalls noch Gegenstand der Planung.