Mailing mit MS-Outlook

von Robert Brunnthaler (Ausgabe 99/1, März 1999)

 

Die wechselhafte Beziehung der Firma Microsoft zum Internet (von "Internet? Was ist das?" über "Internet? Dieses chaotische Irgendwas wird bald durch das schöne Microsoft Network abgelöst werden" bis zu "Internet? Das haben wir erfunden - es sollte eigentlich MS-Internet heißen") hat uns unzählige eMail-Programme unterschiedlicher Qualität beschert. Das einzige, was sie gemeinsam haben, ist die Möglichkeit, mit ihrer Hilfe eMail zu verschicken und zu empfangen. Die Konfiguration ist zwar bei allen diesen Programmen gleichermaßen umständlich (die Konfigurationsoptionen sind jeweils sehr tief in den Menüs verborgen), im Detail aber von Programm zu Programm unterschiedlich.

Die verschiedenen Varianten von MS-Outlook bieten noch sehr viel mehr als eMail: Terminverwaltung, die Möglichkeit zu faxen und anderes. Diese Dokumentation beschränkt sich auf eMail; eine Beschreibung der anderen Funktionen finden Sie in der Online-Hilfe des jeweiligen Programms, in Büchern (z.B. Outlook Annoyances bei O'Reilly; siehe http://www.oreilly.com/catalog/outannoy/) oder im RRZN-Handbuch Outlook 97, das im Service- und Beratungszentrum erhältlich ist. Einen detaillierten Vergleich zwischen den verschiedenen Outlook-Versionen können Sie unter dem URL http://www.eu.microsoft.com/germany/office/outlook/clientfunktion.doc aus dem Internet kopieren.

Notwendige Einstellungen

Jedes eMail-Programm benötigt dieselben Basisinformationen ("Parameter"), damit es Post richtig abholen bzw. versenden kann. Die Parameter werden leider in jedem Programm anders benannt; die Angaben, die Sie machen müssen, um an der Uni Wien eMail verwenden zu können, sind aber überall gleich (siehe Tabelle 1).

Parameter

Universitätsmitarbeiter (Mailbox-User)

Student (Unet-User)

POP3-Server

mailbox.univie.ac.at

pop.unet.univie.ac.at

SMTP-Server

mailbox.univie.ac.at

mail.unet.univie.ac.at

UserID

Ihre Mailbox-UserID (z.B. horvatk2)

aMATRIKELNUMMER (z.B. a0815123)

Paßwort

Das haben Sie am Formular Anmeldung zum Mailbox-Service als Paßwort angegeben. Sie können es jederzeit unter http://mailbox.univie.ac.at/bin/passwd.pl ändern.

Das haben Sie sich bei der Unet-Anmeldung selbst gesetzt. Sie können es jederzeit unter https://data.univie.ac.at/unet/passwd.html ändern.

eMail-Adresse

Vorname.Nachname@univie.ac.at (z.B. Franzi.Broeselmaier@univie.ac.at)

aMATRIKELNUMMER@unet.univie.ac.at (z.B. a0815123@unet.univie.ac.at)

Tabelle 1: Mailing-Parameter für die Uni Wien

Neben diesen Parametern sind vor allem zwei Einstellungen wichtig (Näheres siehe Artikel POP Art):

  • Post am Server belassen: Diese Option sollte nur gewählt werden, wenn Sie Ihre eMail von mehreren Computern aus bearbeiten (z.B. zu Hause und im Büro). Einer der verwendeten Rechner muß auf jeden Fall so konfiguriert sein, daß die Nachrichten vom Server gelöscht werden.
  • Popintervall: Man kann dem Mailprogramm mitteilen, ob bzw. wie oft es automatisch am Server nachsehen soll, ob neue Post angekommen ist. Diese Option ist nur für LAN-Benutzer interessant. 1) Das eingestellte Intervall soll 30 Minuten nicht unterschreiten.

Outlook-Vorgänger

Auch schon vor Outlook hat sich Microsoft an Mailprogrammen versucht. Zwei davon waren Bestandteil einer Windows 95-Version und sind daher noch immer weit verbreitet:

  • Internet Explorer 3.0 mit "Microsoft Mail & News" (konfiguriert wird dieses Programm beim ersten Start oder unter Nachrichten - Optionen - Server und News - Optionen - Server) und
  • ein mit "Posteingang" oder "Inbox" beschriftetes Icon, hinter dem sich Microsoft Exchange in der Version 4.0 verbirgt (Konfiguration: Extras - Dienste - Internet Mail - Eigenschaften).

Die beiden gehören sicher nicht zu den besten Mailprogrammen der Welt. Falls Sie sie trotzdem verwenden und keine Probleme haben: OK. Falls Sie dubiose Fehlermeldungen bekommen oder das Programm einfach nicht tut, was es soll: Die für die Fehlersuche nötige Zeit nutzt man besser dazu, sich unter http://tucows.univie.ac.at/ ein kleines, schlankes, frei erhältliches Mailprogramm (z.B. Pegasus Mail oder Eudora) zu holen und künftig mit diesem zu arbeiten.

Outlook Express

Wenn Internet Explorer ab Version 4.0 auf einem Rechner läuft (bei Windows 98 ist das standardmäßig so), wurde auch Outlook Express installiert. Da der Internet Explorer gratis aus dem Internet bezogen werden kann und sich auch auf sehr vielen Computerheften-Shareware-CD-ROMs findet, ist diese Variante von Outlook sicherlich die am weitesten verbreitete. Das Programm ist aber nicht einfach eine abgespeckte Version des "professionellen" Outlook 97, sondern ermöglicht auch den Zugriff auf News-Server und damit die Teilnahme an den Diskussionen der NetworkNews.

Beim ersten Start von Outlook Express wird man aufgefordert, die wichtigsten Benutzerdaten einzugeben; man kann diese aber auch in den nachfolgend beschriebenen Dialogfenstern angeben bzw. ändern. Die meisten Einstellungen sind im Menü Extras - Konten vorzunehmen (bei Microsoft heißt alles, was mit eMail und News zu tun hat, "Konto"). Starten Sie also Outlook und klicken Sie auf Extras - Konten. Danach aktivieren Sie die Registerkarte E-Mail (siehe Abb. 1).

Abb. 1: Fenster Internetknoten, Registerkarte E-Mail

 

Im Internetkonten-Dialogfenster sehen Sie jetzt alle eMail-Konten, die Sie eingerichtet haben. Sie können hier durch Klick auf Hinzufügen - E-Mail... ein neues eMail-Konto konfigurieren oder durch Auswahl eines bestehenden Kontos und Klick auf Eigenschaften dieses ändern.

Durch Klick auf Eigenschaften kommt man in das Eigenschaften-Dialogfenster. Drei der Registerkarten sind für die Konfiguration Ihrer Verbindung wichtig:

Allgemein (Abb. 2): Unter E-Mail-Konto gibt man dem eMail-Konto einen schönen, frei wählbaren Namen. Die Felder Name und E-Mail-Adresse müssen ebenfalls ausgefüllt werden, und die Checkbox Diese Einstellungen beim Senden und Empfangen verwenden soll aktiv (angehakerlt) sein.

Abb. 2: Fenster Eigenschaften, Registerkarte Allgemein


  • Server (Abb. 3): Hier sind der Postausgang (SMTP)- und der Posteingang (POP3)-Server anzugeben (siehe Tabelle 2). Aktivieren Sie bitte die Checkbox Anmeldung unter Verwendung von und tragen Sie unter Kontoname Ihre UserID und unter Kennwort Ihr Paßwort ein. Die Option Server erfordert Authentifizierung darf nicht aktiv sein.
Abb. 3: Fenster Eigenschaften, Registerkarte Server
  • Verbindung (Abb. 4): Hier können Sie bestimmen, welche DFÜ-Netzwerkverbindung zum Abholen und Verschicken Ihrer eMail verwendet werden soll. Falls Ihr Rechner eine "richtige" Netzwerkanbindung (z.B. an einem Institut) hat, aktivieren Sie Netzwerkverbindung (LAN). Wenn Sie mit einem Modem arbeiten, machen Sie den Punkt bei Modemverbindung und wählen unter DFÜ-Netzwerkverbindung für den Internetzugang die richtige Verbindung (Sie haben dort alle Verbindungen zur Auswahl, die Sie zuvor in Arbeitsplatz - DFÜ-Netzwerk erstellt haben).
Abb. 4: Fenster Eigenschaften, Registerkarte Verbindung

 

In der Registerkarte Erweitert (Abb. 5) können Sie angeben, ob Sie eine Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen wollen; die anderen Möglichkeiten lassen Sie bitte unberührt. Wenn Sie alle Konfigurationsparameter richtig eingetragen haben, schließen Sie das Eigenschaften-Dialogfenster durch Klick auf OK.

Abb. 5: Fenster Eigenschaften, Registerkarte Erweitert

 

Sie können Outlook Express auch als Newsreader verwenden. Falls Sie das tun wollen, wechseln Sie in die Registerkarte News - dort sehen Sie alle News-Konten, die Sie eingerichtet haben. Wieder können Sie durch Klick auf Hinzufügen - News... ein neues News-Konto konfigurieren oder durch Auswahl eines bestehenden Kontos und Klick auf Eigenschaften dieses ändern. Im Eigenschaften-Dialogfenster müssen zwei Registerkarten ausgefüllt werden:

  • Allgemein: Dieses Fenster ist im Regelfall identisch mit dem E-Mail - Eigenschaften - Allgemein -Fenster.
  • Server (Abb. 6): Hier ist bei Servername: der News-Server der Uni Wien, also news.univie.ac.at, einzutragen. Dieser Server erfordert keine Anmeldung.

Abb. 6: News-Eigenschaften, Registerkarte Server

Weitere Feinheiten können Sie im Menüpunkt Extras - Optionen definieren. Sinnvolle Einträge sind:

  • Allgemein: Der Punkt Nachrichteneingang alle ... Minute(n) prüfen sollte von Modem-Benutzern deaktiviert werden - in ihrem Fall ist es klüger, den Nachrichtenaustausch "händisch" durch Klick auf Senden und Empfangen zu starten. Als LAN-Benutzer sollte man hier 30 Minuten einstellen.
  • Senden: Das Format sollte sowohl für eMail als auch für News auf Nur-Text gestellt werden. Die Checkbox Nachrichten sofort senden sollte nur bei LAN-Benutzern aktiv sein. Modem-Benutzer kommen billiger weg, wenn sie die geschriebenen Nachrichten zuerst im Postausgang zwischenspeichern und dann durch Klick auf Senden und Empfangen gesammelt verschicken.

Die anderen unter Extras - Optionen vorgegebenen Standardwerte sind nicht schlecht - wenn Sie nicht genau wissen, was Sie tun, sollten Sie sie unberührt lassen.

Outlook 97 & Outlook 98

Der "große Bruder" von Outlook Express ist in das Programmpaket MS-Office 97 integriert. Office 97 war der erste Ansatz Microsofts, Anwendungen wie Word und Excel automatisch einen Hauch von Internet-Kompatibilität zu geben. Als "Kommunikationszentrale" wurde Outlook 97 eingeführt. Falls man nur ein Mailprogramm sucht, ist Outlook die falsche Wahl: Erst die Nutzung der anderen Funktionen (Terminkalender, Adreßverwaltung, ...) rechtfertigt den Start dieses Riesenprogramms. Ein Teil der Funktionalität von Outlook 97 kann allerdings nur durch Zugriff auf einen "Exchange Server" (ein Teil der Microsoft-Serverfamilie) verwendet werden; ein solcher steht standardmäßig an der Uni Wien nicht zur Verfügung.

Die Standardversion von Outlook 97 macht einen ziemlich unfertigen Eindruck: Die Mailing-Optionen lassen sich schwer bis gar nicht konfigurieren, das Programm ist ein extremer "Speicherfresser", und stabilere Mailprogramme hat man auch schon gesehen. Microsoft hat die meisten dieser Fehler allerdings sehr bald nach Erscheinen von Office97 mit Hilfe sogenannter "Service Releases" (ein Stück Software, das nachträglich Fehler in bereits ausgelieferten Programmen beseitigt - wird oft auch "Patch" genannt) behoben. Zumindest SR-1 muß installiert sein, wenn Sie mit Outlook 97 vernünftig arbeiten wollen. Mittlerweile gibt es SR-2, das unter http://www.eu.microsoft.com/germany/office/office/servicerelease/sr2/sr2download.asp erhältlich ist. Dort finden Sie auch ein kleines Programm, mit dem Sie ergründen können, ob Sie zuerst SR-1 installieren müssen, und eine Anleitung dazu.

POP3-Server

Extras - Dienste - Internet E-Mail - Eigenschaften - Server - Posteingang (POP3)

SMTP-Server

Extras - Dienste - Internet E-Mail - Eigenschaften - Server - Postausgang (SMTP)

UserID

Extras - Dienste - Internet E-Mail - Eigenschaften - Server - Anmelden als: - Kontoname

Paßwort

Extras - Dienste - Internet E-Mail - Eigenschaften - Server - Anmelden als: - Kennwort

eMail-Adresse

Extras - Dienste - Internet E-Mail - Eigenschaften - Allgemein - E-Mail-Adresse

Popintervall

Extras - Optionen - Internet E-Mail - Nachrichten alle ... Minuten übermitteln

Mails am Server belassen

Extras - Dienste - Internet E-Mail - Eigenschaften - Erweitert - Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen

Outlook 98 hat dieselbe Funktionalität wie sein Vorgänger und noch ein bisserl mehr. Es hat aber seinen Platz am Softwaremarkt noch nicht so richtig gefunden: Registrierte Office-Benutzer konnten die englische Version gratis aus dem Internet kopieren und die deutsche Version um ca. öS200,- bestellen. Nicht-Office-Benutzer mußten das Produkt für ca. öS2000,- im Handel kaufen; plötzlich tauchte es aber auch vermehrt als Gratisbeilage diverser Zeitschriften auf. Aber mit Office2000 wird sowieso wieder alles anders.

Da Outlook 97 und 98 wesentlich mehr können als Outlook Express, ist die Konfiguration noch verwirrender. Die von Outlook 98 funktioniert sehr ähnlich wie bei Outlook Express; wo die Einträge bei Outlook 97 vorzunehmen sind, können Sie der Tabelle oben entnehmen (alle Outlook-Versionen fragen aber ohnehin beim ersten Start die wichtigsten Parameter ab). Vorsicht: Falls Sie Outlook 98 über ein bestehendes Outlook 97 installieren, wird dieses komplett ersetzt!

Outlook oder nicht Outlook?

Für die meisten Windows-Benutzer erübrigt sich diese Frage: Outlook ist Bestandteil jeder Windows 98-Standardinstallation, des Internet Explorer und von Microsoft Office. Falls Sie ihm bis jetzt entkommen sind, besteht kein Grund, es (als Mailprogramm) zu installieren - es kann in Zusammenhang mit eMail nicht mehr als die meisten anderen.


 

1) Beim Umgang mit eMail macht es einen Unterschied, ob man permanent über ein lokales Netzwerk (= LAN) mit dem Internet verbunden ist (wie z.B. Universitätsmitarbeiter an Instituten oder Studierende in PC-Räumen) oder ob man sich nur zeitweise über Modem ins Internet einklinkt und für jede Online-Minute Telefongebühren bezahlen muß. Darum wird in diesem Artikel zwischen "LAN-Benutzern" und "Modem-Benutzern" unterschieden.