Was kommt nach BIBOS?

von Wolfgang Hamedinger (BMWV / Arbeitsgruppe Bibliotheksautomation) (Ausgabe 98/1, Februar 1998)

 

Am 28. November 1997 fiel die endgültige Entscheidung darüber, welches neue Softwareprodukt für den Österreichischen Bibliothekenverbund in Zukunft zum Einsatz kommen soll. Das Programmsystem wird die bisher überregional eingesetzten Komponenten ersetzen - auch das an der Universität Wien verwendete System BIBOS.

Wie kam es zu der Neuerung?

Im Österreichischen Wissenschaftlichen Bibliothekenverbund arbeiten derzeit 24 Einrichtungen zusammen, darunter fast alle Universitäts- und Hochschulbibliotheken sowie die Österreichische Nationalbibliothek; zusätzlich wird mit der Österreichischen Zeitschriftendatenbank (ÖZDB) ein nationaler Zeitschriftennachweis geführt. Als Ergebnis dieser inzwischen zehnjährigen Kooperation sind 2,1 Millionen Monographientitel im OPAC (Online Public Access Catalog) und 400000 Zeitschriftentitel in den CD-ROM-Netzwerken der Universitäten recherchierbar.

Trotz dieser beeindruckenden Zahlen gibt es etliche Probleme, die in den letzten Jahren immer gravierender wurden:

  • Die BIBOS-Komponente deckt im wesentlichen nur die Bereiche (Monographien-)Katalogisierung, Bucherwerbung und OPAC ab. Außerdem bestehen gravierende Funktionalitätsdefizite für die Buchbearbeiter, und auch der WWW-Zugang zum OPAC ist derzeit nur über ein aufgesetztes Gateway (mit allen damit verbundenen Problemen und Einschränkungen) möglich.
  • Die für Endbenutzer besonders wichtige EDV-Entlehnung wird in den einzelnen Bibliotheken - sofern überhaupt vorhanden - durch unterschiedliche Softwarekomponenten abgedeckt und ist mit dem OPAC schlecht bis gar nicht integriert. Die Wurzeln des an der Uni Wien dafür verwendeten Systems (GRIBS) reichen bis in das Jahr 1978 zurück - ein, in EDV-Zeiträumen gerechnet, wahrhaft biblisches Alter.
  • Die Grenzen der Leistungsfähigkeit der verwendeten Systeme sind erreicht bzw. überschritten, was zu allseits spürbaren Performanceproblemen führt.
  • Es gibt für die Bibliotheksbenutzer und die meisten Bearbeiter keinen Direktzugang zur Österreichischen Zeitschriftendatenbank.
  • Viele Komponenten leiden an der "Jahr 2000-Problematik".

Diese und andere Probleme führten schließlich zu der Erkenntnis, daß eine zufriedenstellende Lösung nur durch die Gesamtablöse aller eingesetzten Komponenten und die Anpassung der Verbundarchitektur erreicht werden kann. Das neue System sollte nach dem Motto "soviel lokal wie möglich, soviel zentral wie nötig" konzipiert werden. So soll ein Werk etwa nur einmal zentral katalogisiert und diese Information dann allen anderen Bibliotheken zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt werden. Entlehnfälle werden hingegen besser direkt vor Ort bearbeitet. Daher wurden ein von der Arbeitsgruppe Bibliotheksautomation betriebenes "Zentrales System" und von den einzelnen Verbundteilnehmern im eigenen Bereich betreute "Lokale Systeme" vorgesehen, die eng miteinander gekoppelt sind.

Auswahl eines Nachfolgesystems

Nach geleisteter Überzeugungsarbeit und entsprechender Vorbereitung fiel im November 1996 mit der Genehmigung des Vorhabens durch Bundesminister Rudolf Scholten der offizielle Startschuß zur Neuanschaffung eines Bibliothekssystems. Die Größenordnung des Projekts erforderte ein Vergabeverfahren nach Bundesvergabegesetz mit EU-weiter Ausschreibung. Es würde den Rahmen dieses kurzen Berichts sprengen, auf die Besonderheiten und Fallstricke des Verfahrens einzugehen. Die folgenden, nicht selbstverständlichen Punkte sollen aber doch erwähnt werden:

  • In die sachliche Entscheidungsfindung waren die Verbundbibliotheken sowie Vertreter der EDV-Zentren bzw. Zentralen Informatikdienste eingebunden; diese Zusammenarbeit erfolgte (und erfolgt) auf freiwilliger Basis und funktioniert aufgrund der zielorientierten Arbeitsweise aller Beteiligten sehr gut.
  • Die eingereichten Angebote wurden von insgesamt 36 sachverständigen Personen beurteilt.

Die Systemauswahl geschah somit gemeinsam mit den Verbundteilnehmern und findet daher auch breite Akzeptanz. Das ausgewählte Bibliothekssystem ist ein Produkt der israelischen Firma Ex Libris und heißt Aleph 500. Es hat eine MultiTier-Client/Server-Architektur und ist weltweit im Einsatz. Als zugrundeliegendes relationales Datenbanksystem dient Oracle. Nähere Informationen zu Firma und Produkt sind unter http://www.aleph.co.il zu finden.

Was bringt dieser Aufwand nun für die Bibliotheksbenutzer, die ja in erster Linie an einer Verbesserung der Bibliotheksdienstleistungen interessiert sind? Bereits die unmittelbar absehbaren Vorteile sollten überzeugen:

  • Ein qualitativ um Klassen besserer OPAC, der zusätzlich Funktionen wie Vormerkungen, Verlängerungen von Entlehnungen und Kontostandsabfragen bietet.
  • Das bisher auf unterschiedliche Systeme verteilte Datenmaterial wird unter einer einheitlichen Oberfläche verfügbar sein - neben den Monographiedaten insbesondere auch die Österreichische Zeitschriftendatenbank.
  • Der Zugang zum System ist standardmäßig mit den üblichen WWW-Browsern über das Internet möglich.
  • Die Erfordernisse der einzelnen Bibliotheken können in den lokalen Systemen berücksichtigt werden. Das bedeutet etwa für die Universitätsbibliothek Wien, daß auch in den Fakultäts- und Fachbibliotheken die vom System zur Verfügung gestellten Funktionen, angepaßt an die lokalen Bedürfnisse, verwendet werden können (z.B. durch besondere Entlehnkonditionen für Institutsangehörige).

In Zukunft könnte das neue Verbundsystem als technische Grundlage für weitere Dienste wie automationsunterstützte Fernleihe und Dokumentenlieferung dienen. Schließlich ist damit auch die Einbindung weiterer Bibliotheken in den Verbund und die Katalogsuche in allen österreichischen Bibliotheken - einschließlich derer, die nicht im Verbund sind - realisierbar.

Der Umstieg auf das neue System

Wie bereits aus den bisherigen Ausführungen zu entnehmen ist, handelt es sich um ein hochkomplexes Projekt: Einerseits müssen Daten aus sieben verschiedenen Systemen zusammengeführt, die neue Verbundarchitektur aufgebaut und der Produktionsbetrieb des neuen Systems so vorbereitet werden, daß bei Produktionsbeginn keine unliebsamen Überraschungen auftreten. Andererseits sind etwa 900 Bearbeiter in der Benutzung des neuen Systems zu schulen und der derzeitige Betrieb weiterzuführen. Da dies alles Zeit und eine ausgefeilte Logistik benötigt, ist ein Zeitraum von über einem Jahr für die Durchführung keinesfalls zu hoch angesetzt; dies umso mehr, als es in dieser Vorbereitungsphase zu keinen Einschränkungen für Bearbeiter und Bibliotheksbenutzer kommen darf. Der eigentliche Wechsel wird mit einer mehrwöchigen Unterbrechung des Produktionsbetriebs verbunden sein und kann daher nur in Ferienzeiten durchgeführt werden. Der wahrscheinlichste Termin für die erste Phase der Umstellung auf das neue System ist somit der Jahreswechsel 1998/99 oder der Februar 1999.