Formulare des EDV-Zentrums im WWW

(Ausgabe 98/1, Februar 1998)

 

Das Ausfüllen von Formularen ruft bei kaum jemandem Begeisterung hervor. Noch lästiger ist es, wenn man sich das Formular erst am EDV-Zentrum besorgen muß, bevor man es an seinem Institut mit den erforderlichen Stempeln und Unterschriften versehen lassen kann. Um unseren Benutzern zumindest den ersten Teil dieser Unannehmlichkeiten zu ersparen, stellt das EDV-Zentrum seine Formulare auch im WWW zur Verfügung (http://www.univie.ac.at/ZID/formulare/). Bedauerlicherweise ist es aber nicht möglich, ein Dateiformat zu finden, das alle Benutzer - welche Rechner und Drucker sie auch immer verwenden mögen - zufriedenstellt. Daher sind zur Zeit die meisten Formulare des EDV-Zentrums in drei verschiedenen Formaten verfügbar:

PostScript

Für Besitzer eines Druckers, der PostScript-Dateien verarbeiten kann, ist es wohl am einfachsten, das gewünschte Formular im PostScript-Format auf den lokalen Rechner zu kopieren und an den Drucker zu schicken. PostScript wird aber leider von der Mehrzahl der Drucker nicht unterstützt - es ist ein aufwendiges Format, und die entsprechenden Drucker sind daher etwas teurer.

Word für Windows, Version 6

Benutzer von MS-Word für Windows können dieses Format verwenden. Auch wer neuere Versionen von MS-Word (Word 7.0 oder Word 97) benutzt, sollte diese Dateien verarbeiten können. Leider kann es aber beim Ausdrucken der Formulare zu Abweichungen von den Originalen kommen. Dies ist meist durch unterschiedliche Einstellungen - sei es im Programm Word oder im Druckertreiber - bedingt. Insbesondere kann die Verwendung von amerikanischen Word-Versionen zu deutlichen Unterschieden führen. Das EDV-Zentrum ist aber bereit, auch "verunstaltete" Formulare zu akzeptieren, sofern sich die Abweichungen in vernünftigen Grenzen halten.

PDF - Portable Document Format (Adobe Acrobat)

Dabei handelt es sich um ein rechnerunabhängiges Format, das es erlaubt, die Dateien mit dem frei erhältlichen Programm Acrobat Reader anzuzeigen und zu drucken. Achtung: Manchmal zeigt der Acrobat Reader einige Textteile (meist sehr kleine Fonts) am Bildschirm nicht richtig an; trotzdem kann man die Dateien in der Regel korrekt ausdrucken. Nähere Informationen zu diesem Dateiformat entnehmen Sie bitte dem Kasten PDF-Dateien und Adobe Acrobat.

Das EDV-Zentrum beabsichtigt, im Laufe der nächsten Jahre alle gedruckten Formulare durch komfortablere elektronische Äquivalente (z.B. in Form von WWW-Seiten) zu ersetzen. Als Voraussetzung dafür werden allerdings die elektronischen Gegenstücke zu Unterschriften und Institutsstempeln (z.B. digitale Signaturen) benötigt. Dies ist weniger ein technisches als vielmehr ein organisatorisches Problem, das hoffentlich in nächster Zeit in Angriff genommen werden wird.

PDF-Dateien und Adobe Acrobat

Das Portable Document Format (PDF) wurde speziell für die effiziente und plattformunabhängige Speicherung von Text und Grafik entwickelt und ist mittlerweile im Internet recht verbreitet. PDF-Dokumente können mit dem Programmpaket Adobe Acrobat erstellt, bearbeitet und angezeigt werden.

Zum Anzeigen und Ausdrucken von PDF-Dokumenten kann man entweder das Programm Acrobat Reader verwenden oder den entsprechenden Plugin in seinen WWW-Browser installieren. Vom Programm Acrobat Reader existieren Versionen für die wichtigsten PC-Betriebssysteme (DOS, MS-Windows 3.x, MS-Windows 95, MS-Windows NT, OS/2), die gängigsten Unix-Varianten (AIX, Digital UNIX, HP-UX, Irix, Linux, SunOS, Solaris) und für Mac. Den Acrobat Reader Plugin gibt es für Netscape Navigator und für Microsoft Internet Explorer. Sowohl das Programm als auch der Plugin sind Freeware, also kostenlos verwendbar. Die derzeit aktuellen Versionen finden Sie am Info-Server der Uni Wien unter dem URL http://www.univie.ac.at/ZID/gratissoftware/. Weitere Versionen und Informationen erhalten Sie am WWW-Server der Firma Adobe (http://www.adobe.com/prodindex/acrobat/readstep.html).

Wer selbst PDF-Dokumente erstellen möchte, braucht das komplette Programmpaket Adobe Acrobat, das für Institute der Universität Wien als Standardsoftware erhältlich ist. Die wichtigsten Komponenten des Pakets sind:

  • Acrobat Distiller
    konvertiert PostScript-Dateien in PDF-Dokumente, wobei das Seitenlayout erhalten bleibt.
  • Acrobat Exchange
    erlaubt das Bearbeiten von PDF-Dokumenten. Sie können beispielsweise die Dateien mit Anmerkungen und Lesezeichen versehen oder Movies, Sound und Verknüpfungen einfügen. Weiters besteht auch die Möglichkeit, die Dateien mit einem Paßwort zu schützen.
  • Acrobat Catalog
    erstellt Volltextindizes von PDF-Dokumentgruppen, die bei der Verwendung von Acrobat Exchange oder Acrobat Reader genutzt werden können.