Welche EDV braucht die Universitätsverwaltung?

von Peter Rastl (Ausgabe 98/1, Februar 1998)

 

Die Uni Wien ist - verwaltungstechnisch betrachtet - ein Großbetrieb mit über 6000 internen und 3000 externen Mitarbeitern (Bedienstete, Lehrbeauftragte etc.), über 90000 Studierenden in rund 150 verschiedenen Studienrichtungen bzw. -zweigen, einem Jahresbudget von 5 Milliarden Schilling, einem ausgedehnten Zweigstellennetz in Form von 185 Instituten an rund 100, über ganz Wien verstreuten Standorten und einer bereits 633-jährigen Firmengeschichte. Es ist klar, daß die Verwaltung eines solchen "Unternehmens" wahrlich keine Kleinigkeit ist und selbst bei bester Unterstützung durch eine leistungsfähige EDV-Infrastruktur für das Universitätsmanagement eine Herausforderung ersten Ranges darstellt.

Leider verfügt die Universität Wien aber in der Universitätsverwaltung über keine entsprechend leistungsfähige EDV-Infrastruktur. Zwar gibt es heute in den meisten Verwaltungsstellen genügend moderne PCs mit Anschluß an ein leistungsfähiges Datennetz, doch krankt es fast durchwegs an adäquaten Applikationsprogrammen: Sofern es die jeweiligen Verwaltungsdaten überhaupt in computerisierter Form gibt, stehen sie zumeist nicht universitätsweit in Datenbanken zur Verfügung, sondern sind als lokale "Insellösung" nur für einen kleinen Benutzerkreis verwendbar und mit anderen Verwaltungsapplikationen nicht kompatibel. Und selbst dort, wo es universitätsweite Datenbankanwendungen gibt, benutzen sie Programmierwerkzeuge aus der Frühzeit der EDV, sind "organisch gewachsen" und können heute kaum mehr gewartet und an neue Anforderungen angepaßt werden.

Das EDV-Zentrum der Universität Wien hat die Verantwortung für die EDV-Applikationen der Universitätsverwaltung im August 1996 übernommen (siehe ADV-Abteilung ins EDV-Zentrum eingegliedert, Comment 97/1) und bemüht sich seither um eine Sanierung dieser lange vernachlässigten infrastrukturellen Mängel. Zunächst ist jedoch an eine radikale Erneuerung der Verwaltungs-EDV nicht zu denken - die meiste Arbeitskraft muß in die Aufrechterhaltung des Betriebs der bestehenden Systeme und deren laufende Anpassung an Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen investiert werden, ungeachtet des gewaltigen Innovationsbedarfs in vielen Verwaltungsbereichen, die heute noch vergeblich auf EDV-Unterstützung warten. Außerdem mußte die Reorganisation der ehemaligen ADV-Abteilung von den Mitarbeitern auch im täglichen Betrieb vollzogen werden, um die organisatorischen Schwachstellen in der EDV-Betreuung der Universitätsverwaltung zu beseitigen, die in der Vergangenheit Anlaß zu berechtigter Kritik gaben.

Konzept der Universitätsverwaltung

Die Verwaltung der Uni Wien spielt sich im wesentlichen auf drei Ebenen ab: zentral in der Universitätsdirektion, subsidiär in den acht Dekanaten und dezentral an den einzelnen Instituten. Die Universitätsdirektion als zentrale Verwaltungsstelle kümmert sich mit ihren Fachabteilungen um jene großen und datenintensiven Verwaltungsbereiche, die die gesamte Universität betreffen: Die Verwaltung der Studierenden mit den von ihnen betriebenen Studien ist Aufgabe der Studienabteilung, die Verwaltung der Universitätsbediensteten mit allen Details ihrer jeweiligen Dienstverhältnisse liegt bei der Personalabteilung, für die gesamte Finanzverwaltung (sowohl in der Haushaltsverrechnung als auch in der Besoldung) ist die Quästur zuständig, und die Verantwortung für die Gebäude der Universität samt ihrer Ausstattung und ihrem Betrieb trägt die Wirtschaftsabteilung - um nur die in EDV-mäßiger Hinsicht traditionell größten Aufgabenbereiche aufzuzählen.

Die Dekanate sind unter anderem für die Verwaltung des Lehrbetriebs an ihrer jeweiligen Fakultät (dazu zählt die Verwaltung des Lehrangebots ebenso wie die Personalverwaltung der externen Lehrbeauftragten), aber auch für die Prüfungsevidenz und Zeugniserstellung zuständig. In den Sekretariaten der einzelnen Institute findet die "Basisarbeit" der Universitätsverwaltung statt, ob es sich nun um die Prüfungsverwaltung (Prüfungsanmeldungen und -ergebnisse), die Personalverwaltung (Überstunden, Urlaube, Krankenstände) oder um die Finanzen (Budgetplanung und -evidenz, Inventarverwaltung) handelt.

Alle diese Verwaltungsabläufe, deren Details hier nicht einmal angedeutet werden können, sind untereinander hochgradig verwoben. So verknüpft z.B. die Prüfungsverwaltung Daten aus fast allen Verwaltungsstellen: Die Stammdaten (Name, Matrikelnummer, Studienrichtung) der Studierenden, die eine Prüfung ablegen, kommen aus der Studienabteilung; der Prüfungsgegenstand ist im allgemeinen ein Teil des Lehrangebots und wird an einem Dekanat verwaltet; die Prüfungsprotokolle mit den Prüfungsergebnissen werden am Institut administriert; der Prüfer ist entweder ein Universitätsbediensteter oder ein externer Universitätslehrer, seine Personaldaten kommen daher entweder aus der Personalabteilung oder aus einem Dekanat und werden unter anderem für die Abgeltung der Prüfungsgebühren benötigt, welche schließlich von der Quästur über das Bundesrechenzentrums ausbezahlt werden.

Es ist klar, daß sich an einer so großen Universität auch administrative Arabesken entwickelt haben, die gar nicht so leicht aus der Welt zu schaffen sind. Unvermeidlich haben die acht Dekanate für ihre an sich gleichartigen Verwaltungsabläufe vielfach unterschiedliche Vorgangsweisen entwickelt und ein gewisses Streben nach Unabhängigkeit von der Universitätsdirektion kultiviert, zumal die Direktion oft nichts zur Lösung der akuten Verwaltungsprobleme an den Dekanaten beitragen konnte. All das steht einer effizienten EDV-Unterstützung der Universitätsverwaltung ziemlich im Wege. Und die administrativen Randbedingungen, die der Universität von außen auferlegt werden (etwa der Universitätsquästur durch die verpflichtende Inanspruchnahme des Bundesrechenzentrums), tragen auch nicht gerade zur Erhöhung der Flexibilität bei. Um das Rationalisierungspotential der EDV nutzen zu können, müssen aber die Verwaltungsabläufe an allen beteiligten Stellen auf einander abgestimmt werden - ein Vorgang, der schonungslos Schwächen in der Universitätsverwaltung aufzeigt und daher gerne dazu verleitet, mit Kritik an der EDV von den eigentlichen Problemen abzulenken.

Vorgaben für eine neue EDV-Lösung

Wie sollte also die EDV-Infrastruktur in Zukunft aussehen? Einige Grundprinzipien sind ziemlich offensichtlich:

  • Sämtliche "Unternehmensdaten" müssen einheitlich in einer leistungsfähigen Datenbank verwaltet werden, die von allen Universitätseinrichtungen genutzt werden kann, wobei entsprechend abgestimmte Zugriffsrechte für die verschiedenen Benutzer bestehen müssen. Daten, die von mehreren Dienststellen benötigt werden, dürfen jedenfalls nicht mehrfach erhoben werden, sondern die Verantwortung für die Erfassung und Wartung der Daten muß jeweils bei einer - und zwar der dafür am besten geeigneten und daher sachlich zuständigen - Verwaltungseinrichtung liegen, während diese Daten allen anderen Stellen im benötigten Umfang vollständig und aktuell zur Verfügung stehen müssen. Dies erfordert unter anderem eine leistungsfähige und zukunftsorientierte Datenbanksoftware mit entsprechenden Werkzeugen für die Systementwicklung und den Produktionsbetrieb. Das EDV-Zentrum hat daher die Produkte der Firma Oracle, dem Marktführer auf diesem Sektor, als Grundlage für die künftige EDV-Infrastruktur der Universitätsverwaltung ausgewählt.
  • Die Applikationen der Verwaltung müssen grundsätzlich in Client/Server-Architektur implementiert werden, wobei für die Kommunikation zwischen dem Server (Datenbanksystem) und dem Client (PC des Benutzers) nur das Internet-Protokoll TCP/IP eingesetzt wird und als Client-Software die gängigen WWW-Browser dienen. Mit einer derartigen "Intranet"-Lösung wird sichergestellt, daß die EDV-Standardausstattung der Uni auch für alle Verwaltungsapplikationen genutzt werden kann und keine Spezialsysteme mehr betrieben werden müssen. Gleichzeitig garantiert eine solche Systemarchitektur eine weitgehende Unabhängigkeit vom jeweiligen EDV-Hersteller, von den unterschiedlichen Betriebssystemen auf PC-Ebene sowie vom jeweiligen Standort der Verwaltungsstellen innerhalb des Universitätsdatennetzes. Nur so ist ein dynamisches Wachstum der Verwaltungsapplikationen als Antwort auf neue Anforderungen oder technische Entwicklungen möglich, und nur so kann der Betreuungsaufwand für die EDV-Infrastruktur in Grenzen gehalten werden.
  • Die Datenspeicherung und Datenübertragung bei allen EDV-Anwendungen der Universitätsverwaltung muß eine ausreichende Sicherheit vor unberechtigtem Zugriff, unautorisierter Manipulation und allen anderen Formen des Mißbrauchs bieten. Dazu ist die Umsetzung entsprechender infrastruktureller Maßnahmen wie Firewalls, Datenverschlüsselung und Authentifizierungssysteme (siehe Comment 97/2) nötig. Will man die elektronische Kommunikation zur bevorzugten Art der Informationsweitergabe innerhalb der Universitätsverwaltung machen, müssen Hilfsmittel wie digitale Unterschriften und kryptographische Schlüssel als selbstverständlicher Bestandteil der EDV-Infrastruktur von allen Universitätsangehörigen genutzt werden können.
  • Der Betrieb der bestehenden EDV-Werkzeuge der Universitätsverwaltung, wie verbesserungswürdig sie auch sein mögen, muß so lange aufrechterhalten werden, bis neue, erwiesenermaßen bessere Lösungen an ihre Stelle treten können - und das ist nicht nur eine Frage ihrer technischen Realisierung, sondern auch des organisatorischen Umfelds, in dem diese neuen EDV-Systeme zum Einsatz kommen. Mit der Entwicklung einer modernen EDV-Infrastruktur für die Universitätsverwaltung wird daher auch eine kritische Analyse der gegenwärtigen Verwaltungsabläufe einhergehen müssen, was nur in intensiver Kooperation mit den betroffenen Verwaltungsstellen gelingen kann. Damit allerdings die Bereitschaft der betroffenen Anwender zu einem solchen Vorhaben nicht bereits erlischt, bevor noch irgendwelche Resultate sichtbar werden, ist - bei aller Interdependenz der einzelnen Verwaltungsbereiche - ein modulares Vorgehen bei der Entwicklung der neuen EDV-Lösungen nötig: In pragmatischer Weise müssen geeignete Teilbereiche der Universitätsverwaltung bereits auf die neuen Anwendungen umgestellt werden können, noch bevor eine vollständige Analyse aller anderen Bereiche vorliegt - wobei nicht auf die Notwendigkeit der Koexistenz alter und neuer EDV-Services vergessen werden darf.

Ausschreibung eines Planungsauftrags

Viele Fragen zur Durchführung dieses ehrgeizigen Projekts sind allerdings noch offen und können vom EDV-Zentrum aus eigener Kraft nicht ohne weiteres gelöst werden. Deshalb hat sich das EDV-Zentrum entschlossen, vor der Inangriffnahme konkreter neuer EDV-Lösungen im Verwaltungsbereich ein geeignetes Planungsunternehmen auszuwählen und mit der Ausarbeitung eines umfassenden neuen EDV-Konzepts für die Verwaltung der Universität Wien zu beauftragen (bei dieser Entscheidung haben die durchaus positiven Erfahrungen des EDV-Zentrums mit seinem Planungsauftrag für die Erneuerung des Telefonsystems wohl eine gewisse Rolle gespielt). Die öffentliche Ausschreibung dieses Planungsauftrags soll noch im ersten Quartal 1998 stattfinden.

Das Planungsunternehmen soll unter anderem analysieren, welche EDV-Plattformen in der Universitätsverwaltung eingesetzt werden können: Inwieweit ist es wirtschaftlich und zweckmäßig, Chipkarten als Studienausweise einzusetzen, etwa um Prüfungsergebnisse auf dem Chip zu speichern und das Anmeldewesen damit zu automatisieren? Welchen Nutzen kann die Universität aus kommerziell erhältlicher Standardsoftware zur Unternehmensverwaltung (z.B. SAP R/3) ziehen? Wie kann an der Universität ein EDV-unterstütztes Workflow-Management aufgebaut werden, um die Effizienz der Verwaltungsabläufe zu steigern? Mit welchen Tools soll eine Raumdatenbank zur Verwaltung gebäudebezogener Daten der Universität aufgebaut werden? Wie kann an der Uni Wien eine zuverlässige Authentifizierungs-Infrastruktur aufgebaut werden? Auf welche Weise soll künftig ein Outsourcing der Applikationsentwicklung an Fremdfirmen erfolgen, um dem Engpaß an eigener Entwicklungskapazität Rechnung zu tragen?

Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, müssen dem Planer zunächst die rechtlichen Vorgaben und organisatorischen Rahmenbedingungen der Universitätsverwaltung sowie die Situation der derzeit verwendeten EDV-Systeme im Detail vertraut werden. Darauf aufbauend wird er das Grobkonzept eines Datenmodells der Universitätsverwaltung ausarbeiten, gleichzeitig aber auch jene Bereiche identifizieren, wo kurzfristig mit Erfolg neue EDV-Lösungen implementiert werden könnten. Der Planer wird die wirtschaftlichen Konsequenzen seiner Empfehlungen analysieren und Finanzierungsmodelle zu ihrer Umsetzung ausarbeiten. Er soll aber auch die Universität in der organisatorischen Umsetzung der neuen EDV-Lösungen unterstützen und die Verantwortung für die Einführung der künftigen EDV-Services zumindest in der Anfangsphase des Projekts mittragen. So soll vermieden werden, daß der Planer in monatelanger Arbeit eine teure "Studie" erstellt und von seinem Schreibtisch aus ein großartiges EDV-System empfiehlt, aber die Universität dann bei der Umsetzung seiner Empfehlungen in die Praxis kläglich im Stich läßt.

Das Logistische Zentrum

Mit dem Inkrafttreten des Universitätsorganisationsgesetzes 1993 (UOG '93) ändern sich ganz entscheidend die Managementstrukturen der Uni Wien. So wird künftig die Universitätsverwaltung nicht mehr direkt dem Wissenschaftsministerium, sondern dem neuen Rektor verantwortlich sein, und der wird als "General Manager" des ?Unternehmens Universität? ein beträchtliches Interesse an einer effizienten EDV-unterstützten Verwaltung haben müssen - schon allein um auf Knopfdruck jederzeit die von ihm benötigte Management-Information über den aktuellen Stand der Uni Wien zu erhalten. Zur Unterstützung bei der Implementierung und legistischen Exekutierung des UOG '93 wurde im vergangenen Herbst an der Universität Wien das "Logistische Zentrum" als temporäre Dienstleistungseinrichtung ins Leben gerufen, wofür das BMWV die erforderlichen Mittel zur Verfügung stellte.

Das Logistische Zentrum gliedert sich in acht Teilprojekte:

  • Organisation und Führung, Unternehmensstruktur
  • Managementinformation
  • Informatik
  • Budgetierung, Finanz- und Rechnungswesen
  • Studienangelegenheiten, Studenteninformation
  • Dienstleistungen, Verwaltungsreform
  • Evaluation
  • Forschungsstrategien

Das Teilprojekt "Informatik" hat die Aufgabe übernommen, das EDV-Zentrum bei der Erneuerung der EDV-Infrastruktur der Universitätsverwaltung zu unterstützen. Als Projektleiter für dieses Teilprojekt wurde Dr. Erich Wang angestellt. Die zur Zeit wichtigste Aufgabe im Teilprojekt "Informatik" ist die Formulierung des Pflichtenheftes für die Ausschreibung des beabsichtigten Planungsauftrags. Gleichzeitig kümmert sich Dr. Wang aber auch um die Koordination der EDV-Angelegenheiten mit den anderen Teilprojekten, holt Erfahrungen anderer Universitäten bezüglich deren EDV-Lösungen ein und unterstützt das EDV-Zentrum mit seinen Kontakten zu einschlägigen Firmen.

Das Projekt zur Erneuerung der EDV-Infrastruktur der Universitätsverwaltung ist zugegebenermaßen außerordentlich umfangreich und ziemlich ambitioniert. Vielleicht wird sich herausstellen, daß es dem EDV-Zentrum auch trotz der Unterstützung des Logistischen Zentrums eine Nummer zu groß ist. Die Voraussetzungen für eine erfolgversprechende Umsetzung eines derartigen Projekts sind aber gegenwärtig so gut wie nie zuvor, und es wäre unverantwortlich, diese Umstände nicht für die Sanierung der EDV-Situation in der Verwaltung zu nutzen. Deshalb soll voller Optimismus ein Gutteil der Arbeitskraft (und auch der Budgetmittel) des EDV-Zentrums in dieses Projekt investiert werden, über dessen Erfolg man freilich erst in einigen Jahren objektiv urteilen können wird.