Computerunterstützte Prüfungsverwaltung an der Uni Wien

von Harald Riedel-Taschner (Ausgabe 98/1, Februar 1998)

 

Das EDV-System zur Prüfungsverwaltung als eine der neueren Verwaltungsapplikationen an der Universität Wien ist ein Dauerbrenner in unserer Berichterstattung: Schon in der ersten Nummer des (wiederauferstandenen) Comment im Juni 1994 wurde über den "Testbetrieb" des neuen Prüfungsverwaltungssystems berichtet, und zuletzt war zu diesem Thema im Jänner 1996 (Computerunterstützte Prüfungsverwaltung an der Uni Wien, Comment 96/1) ein ausführlicher Beitrag zu lesen. Grund genug, um nach zwei Jahren wieder über den aktuellen Entwicklungsstand zu berichten.

Kurz zur Erinnerung: Durch die Änderung des Familienlasten-Ausgleichsgesetzes (FLAG) im Jahre 1992 wurde die Ausstellung von Studienerfolgsbestätigungen für alle jene Studierenden im ersten Studienabschnitt erforderlich, die Anspruch auf Familienbeihilfe hatten. Aus diesem Grund beschloß die Universität Wien, ihre Prüfungsverwaltung endlich auf EDV umzustellen. Als Basis dafür wurde das an der TU Graz eingesetzte Client/Server-System der beiden Informatiker Lipp und Gürtl ausgewählt und auf die in vieler Hinsicht andersartigen Verhältnisse an der Universität Wien adaptiert, was bekanntlich nicht ohne Schwierigkeiten ablief.

An der Universität Wien sind die Dekanate der acht Fakultäten für die Prüfungsevidenz verantwortlich, wobei die jeweiligen organisatorischen Abläufe fakultätsspezifische Unterschiede aufweisen. Zumindest die großen Fakultäten verfügen dabei über einen eigenen "FLAG-Referenten" am Dekanat, der die organisatorischen Angelegenheiten der Prüfungsverwaltung betreut und koordiniert. Dank der entschlossenen Vorreiterrolle der Geisteswissenschaftlichen Fakultät konnten die anfänglichen Schwierigkeiten mit dem Prüfungsverwaltungssystem bald überwunden werden, sodaß dieses System heute an den meisten Fakultäten im routinemäßigen Einsatz steht.

Wie funktioniert das Prüfungsverwaltungssystem?

Wenn man von der EDV-mäßigen Prüfungsverwaltung spricht, so meint man in erster Linie das PC-Programm, mit dem die Prüfungsprotokolle an den Instituten bzw. an den FLAG-Servicestellen der Dekanate erfaßt werden. Die damit erfaßten Daten werden auf fakultätsspezifischen Server-PCs ("Transaktionsserver") zwischengespeichert, bevor sie auf der VM-Rechenanlage in der Datenbank der Universitätsverwaltung abgespeichert und zum Druck der FLAG-Bestätigungen und der Zeugnisse sowie zur Abrechnung der Prüfungsgebühren herangezogen werden. Umgekehrt werden die aktuellen Daten der Studierenden und Universitätslehrer sowie die Lehrveranstaltungsdaten, die traditionellerweise auf der VM-Rechenanlage verwaltet werden, jede Nacht von dieser auf die Transaktionsserver übertragen. Die Arbeitsplatz-PCs greifen dann bei der Eingabe der Prüfungsdaten über das Netz auf die Transaktionsserver zu - wobei natürlich nur soweit auf aktuelle Daten zugegriffen werden kann, als diese auf der VM-Rechenanlage von den zuständigen Verwaltungsstellen auch laufend aktualisiert werden. Die Transaktionsserver stehen ihrerseits mit einem "Masterserver" am EDV-Zentrum in Kontakt, der die Datenübertragung von und zur VM-Rechenanlage durchführt (siehe Abbildung).

Diese Konstellation hat den Vorteil, daß Prüfungsdaten nicht verloren gehen können, wenn ein Arbeitsplatzrechner defekt wird. Auf den Servern selbst werden die Daten parallel auf zwei unabhängigen Festplatten gespeichert und über Nacht zusätzlich auf Band gesichert. Durch diese Zentralisierung sind alle Prüfungstermine von jedem beliebigen Arbeitsplatz-PC aus bearbeitbar, wobei mittels entsprechender Zugriffsberechtigungen sichergestellt wird, daß ein Sachbearbeiter nur "seine" Termine bearbeiten kann. Die Vergabe dieser Berechtigungen erfolgt durch die Fakultät für den eigenen Server, sodaß die Zuständigkeit gewahrt bleibt.

Erfassung der Prüfungsprotokolle

Zur Erfassung der Prüfungsprotokolle gibt es grundsätzlich mehrere Möglichkeiten. Den größten Komfort bietet heute die Online-Lösung: In diesem Fall ist am Institut auf dem an das Datennetz angeschlossenen PC-Arbeitsplatz ein Programm zur Prüfungsverwaltung ("PV-Client") installiert, das zur Bearbeitung der Prüfungstermine dient und dabei auf die Stammdaten am Fakultätsserver zugreift. Die für die Prüfungsverwaltung zuständigen Mitarbeiter an den Universitätsinstituten können die Client-Software aus dem Internet herunterladen und auf ihrem PC installieren (siehe http://www.univie.ac.at/AUV).

Im PV-Client wird zunächst durch die Angabe der erforderlichen Kenndaten (Lehrveranstaltungsnummer, Stoffsemester, Prüfer, Mitwirkende usw.) ein Prüfungstermin angelegt, wobei dies durch Suchmöglichkeiten in den Server-Daten unterstützt wird. Dann erfolgt die Anmeldung der Kandidaten, wofür die Inskriptionsdaten der letzten sechs Semester am Server zur Verfügung stehen, sodaß man nur die Matrikelnummer einzugeben braucht. Bei Angabe einer ungültigen Matrikelnummer erfolgt eine Fehlermeldung; man kann dann online in der Studentendatei den betreffenden Kandidaten nach dem Namen suchen. Zu jedem Prüfungstermin kann man auf Wunsch einen Aushang bzw. einen Beurteilungsbogen als Unterlage für die Prüfung drucken.

Nach Eingabe der Prüfungsergebnisse der einzelnen Kandidaten wird der Termin "freigegeben". Die Freigabe stellt eine elektronische Bestätigung dar, daß alle Daten des Termins nun vollständig und korrekt sind und in die gesamtuniversitäre Prüfungsevidenz übernommen werden sollen. Ab diesem Zeitpunkt ist ein weiteres Bearbeiten des Termins nicht mehr möglich. Man kann aber selbstverständlich vorher zur Überprüfung Ergebnislisten ausdrucken oder Eingaben korrigieren. Mit der Freigabe verbunden ist der automatische Ausdruck eines Prüfungsprotokolls mit einer Kontrollzahl, welche die Übereinstimmung dieses Protokolls mit den abgespeicherten Daten nachweist. Wenn gewünscht, kann man in diesem Arbeitsschritt auch für alle Kandidaten Prüfungsbestätigungen ausdrucken.

Derzeit wird außerdem eine erweiterte Programmversion erprobt, mit der auch frühere Prüfungsergebnisse im PV-Client abgefragt werden können, sodaß die am PV-Client verfügbare Studentenkartei nicht nur Auskunft über offene Studien, Studienpläne, Zustelladressen etc., sondern auch über die bereits abgelegten Prüfungen gibt.

Wer über keine oder nur eine leistungsschwache Netzanbindung verfügt, kann leider mit dem Client nicht direkt am Institut arbeiten. Telefonmodem oder langsame Standleitung reichen nicht aus. An den Dekanaten sind jedoch Servicestellen mit PCs eingerichtet, wo PV-Clients zur Dateneingabe für jene Institute installiert sind, deren Datennetz noch nicht für einen befriedigenden Online-Betrieb ausgebaut werden konnte.

In manchen dieser Fälle ist es allerdings nicht zumutbar, regelmäßig die Servicestelle zur Prüfungserfassung aufzusuchen. Als Notlösung gibt es hierfür die Offline-Version des Prüfungsverwaltungsprogramms auf Diskettenbasis: Mit Hilfe des PV-Client werden Disketten erstellt, auf denen Prüfungstermine und Kandidaten eines Prüfers oder Instituts gespeichert sind. Mit dem Offline-Programm werden nun die Termine bearbeitet und wieder auf Diskette ausgelagert. Die Ergebnisse werden dann am Client eingelesen. Alle Daten sind hierbei verschlüsselt, können also ohne Gefahr der Datenfälschung übermittelt werden.

Diese Lösung wird allerdings nicht mehr favorisiert, da sie entscheidende Nachteile hat. Beispielsweise können die eingegebenen Matrikelnummern nur dann überprüft werden, wenn die erforderlichen Stammdaten der Studierenden bei der Erstellung der Termin-Diskette dazugeladen wurden. Die Speicherkapazität einer Diskette reicht aber nicht für alle Daten der Studierenden aus, sodaß immer wieder fehlerhafte Daten ungeprüft erfaßt und erst beim Einlagern in das Online-System zurückgewiesen werden. Nachdem aber der gesamte Prüfungstermin nicht weiterverarbeitet werden kann, wenn auch nur eine einzige Matrikelnummer fehlerhaft ist, führt dies zu lästigen Rückfragen zwischen Dekanat und Institut.

Als spezielle Möglichkeit der Eingabe von Prüfungsprotokollen ist schließlich der Datentransfer über eine Importschnittstelle möglich: An manchen Instituten sind bereits seit Jahren eigene Softwarelösungen in Gebrauch, die genau an die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Instituts angepaßt wurden. Eine Umstellung dieser "Insellösungen" auf das gesamtuniversitäre Prüfungsverwaltungssystem kann nicht verlangt werden, wenn dafür wichtige Vorteile des eigenen Systems geopfert werden müßten. Grundsätzlich wird angestrebt, nützliche Funktionen, die sich die Benutzer wünschen, in das allgemeine Prüfungsverwaltungssystem zu integrieren. Das ist aber in vielen Fällen noch nicht oder überhaupt nicht möglich. Für Institute, die die eigene Software weiterhin verwenden wollen, wurde daher eine Datenschnittstelle zum Prüfungsverwaltungssystem geschaffen: In drei Dateien pro Termin können die unbedingt erforderlichen Informationen an den PV-Client übergeben werden. Umgekehrt können vom PV-Client die aktuellen Studenten-, Lehrveranstaltungs- und Prüferdaten für das fremde Programm zur Verfügung gestellt werden.

Prüfungsevidenz an der VM-Rechenanlage

Alle dezentral erfaßten Prüfungstermine werden nach deren Freigabe (?Hostfreigabe?) mit einer eigenen Ladeprozedur auf die zentrale VM-Rechenanlage geladen. Bei diesem Ladevorgang wird das Auftreten allfälliger doppelter Termine (gleiche Lehrveranstaltung, gleicher Prüfer, gleiches Semester, gleicher Studierender, gleiches Prüfungsdatum) geprüft. Diese Termine werden als "doppelte Termine" abgewiesen. Ebenso werden die Daten der Prüfer ("Hat dieser Prüfer tatsächlich diese Lehrveranstaltung in diesem Semester abgehalten?") und die Daten der Studenten geprüft. Über die abgewiesenen Termine bzw. über Warnmeldungen wird ein Protokoll erstellt und dem jeweils zuständigen FLAG-Referenten per electronic Mail übermittelt. Der FLAG-Referent erhält außerdem per eMail die Information, wieviele Termine, Mitwirkungen und Prüfungsergebnisse geladen wurden.

Drucken der Studienerfolgsbestätigungen

Einmal pro Semester werden aus den an der VM-Rechenanlage vorhandenen Daten für alle Fakultäten, die das Prüfungsverwaltungssystem einsetzen, von der zentralen Verwaltung Studienerfolgsbestätigungen ("FLAG-Bestätigungen") erstellt und den Studierenden zugesandt, ohne daß es eines weiteren Arbeitseinsatzes durch das Dekanat oder das Institut bedarf. Lediglich Studierende, die zum diesem Zeitpunkt noch nicht genügend positiv abgeschlossene Semesterstunden vorweisen können beziehungsweise wegen einer geänderten Adresse oder dergleichen die FLAG-Bestätigung nicht erhalten haben, müssen sich zur individuellen Ausstellung ihrer FLAG-Bestätigung an das Dekanat wenden.

Zentraler Zeugnisdruck

Nachdem die aktuellen Termine des jeweiligen Tages auf die VM-Rechenanlage geladen wurden, werden für alle Institute, die dies wünschen, automatisch Zeugnisse über die verarbeiteten Prüfungen gedruckt. Grundsätzlich ist dieses Service für jedes Institut, das Prüfungsprotokolle über den PV-Client erfaßt, nach Absprache mit dem FLAG-Referenten möglich. Insbesondere ist dabei festzulegen, welcher Mitarbeiter des Instituts die Zeugnisse in der Universitätsdruckerei, wo der zentrale Drucker der Universitätsverwaltung steht, abholen darf. Die zentral gedruckten Zeugnisse ersetzen die von den Prüfern händisch ausgefertigten - vom Gesetz her ohnehin nur vier Wochen gültigen - temporären Zeugnisse. Zusätzlich ist durch den FLAG-Referenten jederzeit der Einzeldruck bzw. der Nachdruck von Zeugnissen möglich.

Abrechnung der Prüfungstaxen

Die an der VM-Rechenanlage vorhandenen Prüfungsdaten werden (gegebenenfalls ergänzt durch die vom jeweiligen Dekanat direkt an der VM-Rechenanlage erfaßten Daten von Diplomprüfungen, Dissertations-Begutachtungen etc.) zur Berechnung der Prüfungsgebühren herangezogen. Mit dem zentralen Prüfungsverwaltungssystem konnte nun auch sichergestellt werden, daß eine regelmäßige Abrechnung der Prüfungsgebühren durchgeführt werden kann, wenn die betreffende Fakultät dies wünscht. War es bisher lediglich möglich, Nachträge zu Vorsemestern zweimal pro Jahr bei der Hauptabrechnung zu berücksichtigen, können solche Nachträge nun in Abständen von zwei bis drei Monaten mit den jeweils neuesten Daten verrechnet werden.

Ein weiterer Vorteil der EDV-mäßigen Erfassung der Prüfungsdaten besteht in der Möglichkeit, den Prüfern detaillierte Aufstellungen über die geleisteten Prüfungen und deren bruttomäßige Abrechnung zu übermitteln. Damit kann jeder Prüfer selbst beurteilen, welche Prüfungsabrechnungen noch offen sind und wie sich die vom Bundesrechenzentrum überwiesenen Prüfungsgebühren aus den abgerechneten Prüfungsterminen herleiten. Diese Prüfungsgebührenaufstellungen können beim jeweiligen FLAG-Referenten angefordert werden.