Erfolgreiche Umstellung der Telefonanlage

von Peter Rastl (Ausgabe 97/3, September 1997)

 

Wie geplant wurde am Wochenende um den 23./24. August 1997 die alte, aus dem Jahr 1979 stammende Telefonanlage im Universitätshauptgebäude außer Betrieb genommen und durch eine neue ersetzt. Damit konnte der erste und schwierigste Abschnitt bei der Umsetzung des neuen Telefoniekonzepts der Universität Wien erfolgreich abgeschlossen werden.

Ein kurzer Rückblick

Nachdem der Akademische Senat der Universität Wien im März 1995 dem EDV-Zentrum die Verantwortung für die gesamte Telekommunikation übertragen und das EDV-Zentrum die Planungsfirma PKG-Data GmbH mit der Ausarbeitung eines umfassenden Telefoniekonzepts beauftragt hatte (Telefonie an der Universität Wien, Comment 97/1), wurde im Februar 1997 die Anschaffung eines neuen Telekommunikationssystems für die Universität Wien ausgeschrieben, das in den Jahren 1997 bis 2002 an der gesamten Universität Wien implementiert werden soll. Der erste Bauabschnitt, der bereits für den Sommer 1997 geplant wurde, betrifft die Erneuerung der Telefonanlage im Universitätshauptgebäude sowie die Neuanschaffung des Telefonsystems für den Universitätscampus Altes AKH (Die neue Telefonanlage an der Uni Wien, Comment 97/2).

Die Vorbereitungen

Als Bestbieter der vom EDV-Zentrum durchgeführten Ausschreibung wurde die Firma Ericsson Austria AG ermittelt. Am 18. Juni 1997 erging das diesbezügliche Auftragsschreiben der Universität Wien an die Firma. Ab diesem Zeitpunkt, nachdem also die definitiven Partner für das Telefonie-Projekt der Universität Wien feststanden, konnte die konkrete Planung für die Details der Umstellung der Telefonanlage beginnen. Um die Installation des neuen Telefonsystems tatsächlich im Sommer 1997 durchführen zu können, durfte keine Zeit verloren gehen: In einem ziemlich gedrängten Zeitplan, der nur mit der professionellen Planungsunterstützung durch die Firma PKG-Data möglich war, wurde die Umstellung vorbereitet. Es waren an sechs Standorten die baulichen Voraussetzungen für die Aufstellung der neuen Anlage und ihrer Subanlagen zu schaffen, die Leitungsverbindungen zu überprüfen bzw. zu sanieren, die detaillierte Konfiguration des Telefonsystems und seine Betriebsparameter festzulegen, die Benutzer über den Ablauf der Umstellung zu informieren, der Klappenplan in allen Einzelheiten zu erstellen, und vieles mehr.

Am 25. Juni fand im Kleinen Festsaal der Universität eine Informationsveranstaltung statt, zu der die Mitarbeiter aller von der Umstellung betroffenen Universitätseinrichtungen - insgesamt knapp 100 Institute und andere Dienststellen an der Universität! - eingeladen wurden. Bei dieser Veranstaltung wurden das Telefoniekonzept der Universität Wien, das neue Telefonsystem der Firma Ericsson sowie der geplante Ablauf der Umstellung vorgestellt und ein Terminplan für die detaillierten Konfigurationsgespräche vereinbart, die mit jeder einzelnen Universitätseinrichtung abgehalten werden mußten. Drei Wochen lang, Stunde für Stunde, ein Institut nach dem anderen, erarbeitete die Firma Ericsson in diesen Besprechungen die genaue Konfiguration der Telefone in jeder von der Umstellung betroffenen universitären Einrichtung. Dank der Sorgfalt, mit der sich die Institute im großen und ganzen auf diese Besprechungen im EDV-Zentrum vorbereiteten, konnte der Klappenplan zum vorgesehenen Redaktionsschluß am 22. Juli 1997 fertiggestellt werden und die Programmierung des Telefonsystems beginnen.

Neue Apparate & Nummern

Das neue Telefonsystem MD110 der Firma Ericsson ist eine digitale Nebenstellenanlage, deren Funktionen nur dann vollständig genutzt werden können, wenn auch die Telefonapparate auf entsprechende digitale Endgeräte getauscht werden. Die Telefonumstellung bedingte also beim ersten Projektabschnitt im Sommer 1997 den Austausch von rund 2000 Telefonapparaten in den betreffenden Universitätsgebäuden. Am Umstellungswochenende (23./24. August 1997) konnten verständlicherweise nicht sämtliche Apparate getauscht werden, sondern es wurden zunächst nur die Endgeräte an einzelnen Standorten (Juridicum, Neues Institutsgebäude) erneuert. Im Universitätshauptgebäude und an den übrigen Stellen erfolgte der Apparatetausch dann in den darauffolgenden Wochen, zumindest soweit ein Zugang zu den Räumlichkeiten möglich war. Die Umstellung im Institutsgebäude Heßgasse 1 - das bisher über eine eigene Telefonanlage (Rufnummer 5321050) verfügte, nun aber über eine Glasfaserleitung mit dem Juridicum verbunden wurde - ist für Oktober 1997 geplant. Den Instituten der Geisteswissenschaftlichen Fakultät, die auf den Universitätscampus Altes AKH übersiedeln, wird dort die neue Telefoninfrastruktur gleich von Anfang an zur Verfügung stehen, wobei alle Personen, die bereits vor der Übersiedlung über die neue Anlage erreichbar waren, ihre jeweiligen Nebenstellen beibehalten werden.

Im Endausbau werden mehr als 10000 Nebenstellen von der neuen Telefonanlage versorgt werden. Das hat zur Folge, daß neuerdings fünfstellige Klappennummern verwendet werden müssen und die bestehenden Telefonnummern nicht beibehalten werden können. Zum Ausgleich wurde allerdings als neue Rufnummer der Universität Wien bei der Post eine vierstellige Kurzrufnummer beantragt - sie lautet 4277. Die fünfstelligen Nebenstellen eines Instituts wurden in der Form xxxyy strukturiert, wobei die drei Anfangsziffern xxx das Institut bezeichnen. (Die an der Universität sonst gebräuchlichen Institutsnummern, die etwa zur Kennzeichnung der Kostenstellen in der Quästur verwendet werden, waren für die Telefonie aus verschiedenen Gründen nicht brauchbar.) Einheitlich für die gesamte Universität erhält dabei jedes Institut die Klappennummer xxx01 für sein zentrales Sekretariat, und an jedem Institut wird die (vierstellige) Klappe 9xxx für sein zentrales Fax vergeben. Über die Klappe 8xxx ist außerdem der zentrale Sprachspeicher des jeweiligen Instituts erreichbar, auf dem generelle Informationen des Instituts wie Öffnungszeiten, Sprechstunden etc. verlautbart werden können. Damit soll die telefonische Erreichbarkeit der Institute auch ohne Suche in einem Telefonverzeichnis ermöglicht werden, zumindest sobald die neuen Institutsnummern etwas bekannter geworden sind.

Hilfe & Auskunft

Sprachserver

Um das völlige Chaos nach der Umstellung zu vermeiden (niemand ist mehr unter seiner bisherigen Nummer erreichbar, die neuen Klappen sind noch wenig bekannt etc.), wurde ein programmierbarer Sprachserver an die Telefonnummer 40103 - die alte Rufnummer der Universität Wien - angeschlossen, der in deutscher und englischer Sprache darüber informiert, wie die neuen Telefonnummern lauten: Bei Eingabe der alten Nebenstellennummer über die Telefontastatur (leider funktioniert es nicht bei Wählscheibenapparaten) teilt der Sprachserver dem Anrufer die neue, fünfstellige Nebenstelle mit und verbindet danach zu diesem Anschluß. Wird keine oder eine dem System unbekannte Nebenstellennummer eingegeben, stellt der Sprachserver zur Vermittlung durch. Dieses Service wird bis Ende März 1998 aufrechterhalten.

Telefonbuch

Eine erste Version eines vorläufigen Telefonbuchs für die neue Rufnummer 4277 wurde vom EDV-Zentrum unmittelbar nach der Umstellung herausgegeben und ist über die Wirtschaftsabteilung der Universitätsdirektion erhältlich. Dieses Telefonbuch kann außerdem als WinWord-Datei vom Info-Server der Universität Wien kopiert werden. Das ziemlich kurzfristig erstellte Verzeichnis weist freilich noch zahlreiche inhaltliche und strukturelle Mängel auf, die erst in späteren Ausgaben bereinigt werden können. Die neuen Telefonnummern sind selbstverständlich auch im Internet aus der Instituts- bzw. Personaldatenbank der Universität abrufbar. Um die Richtigkeit und Aktualität dieser Daten zu gewährleisten, müssen sie regelmäßig zwischen Telefonanlage und Personaldatenbank softwaremäßig abgeglichen werden - ein Vorgang, der wegen der komplizierten Datenstrukturen viel schwieriger ist, als man gemeinhin annehmen würde. Gleichzeitig wird diese Datenbank an bestimmten Stichtagen dazu herangezogen, ein gedrucktes Telefonverzeichnis der Universität Wien herauszugeben.

Bedienungsanleitung

Bei der Installation der neuen Telefonapparate wurde den Universitätsangehörigen auch eine Bedienungsanleitung ausgehändigt. Eine Kurzfassung dieser Bedienungsanleitung ist im Internet verfügbar. Bereits vor dem Umstellungszeitpunkt wurden die Mitarbeiter aller betroffenen Institute zu einer einstündigen Einschulung eingeladen, die in mehreren Durchgängen an den Tagen vom 4. bis 8. August 1997 im NIG stattfand. Freilich konnten zu diesen Terminen, die ja für viele Universitätsangehörige mitten in die Urlaubszeit fielen, etliche Personen nicht teilnehmen. Eine Wiederholung dieser Schulungsveranstaltungen findet daher Anfang Oktober 1997 statt.

Helpdesk

Nach der Telefonumstellung wurde außerdem unter der Klappe 777 ein Helpdesk eingerichtet, wo zu Beginn ein Mitarbeiter der Firma Ericsson Auskunft und Hilfe bei Problemen oder Konfigurationsfehlern leistet. Auch die Vermittlung, die universitätsintern unter der Klappe 99 erreichbar ist, wird in manchen Fällen helfen können. Die Grundfunktionen wie Rückfrage, Weiterverbinden und Anrufumleitung werden vermutlich jedem Benutzer rasch geläufig werden. Durch die am Apparat verfügbare Benutzerführung sollten sich die Universitätsangehörigen auch bald mit dem Gebrauch ihrer Sprachbox vertraut machen können und in der Lage sein, Texte aufzusprechen, Nachrichten abzuhören und die Sprachbox im Falle ihrer Abwesenheit für Anrufumleitungen einzusetzen, um damit das Personal in der Vermittlung sowie in den Institutssekretariaten zu entlasten. Das Telefon-Helpdesk ist zusätzlich auch unter der eMail-Adresse telefon@univie.ac.at erreichbar, an die auch alle weiteren die Telefonie betreffenden Nachrichten (wie Störungsmeldungen, Änderungswünsche an der Konfiguration, Korrekturen für das Telefonbuch etc.) gesendet werden können.

Chipkarten & Gebührenverrechnung

Grundsätzlich bleibt bei der neuen Telefonanlage die "Nullsperre" aufrecht, doch sind von dieser Sperre nur die tatsächlichen Ferngespräche betroffen. Gespräche in der Gebührenzone von Wien - und die erstreckt sich mit Inkrafttreten der Gebührenreform der PTA im November 1997 bis zu einem Umkreis von 50 km und erfaßt daher auch niederösterreichische Orte wie Wiener Neustadt oder Tulln - unterliegen nicht der Nullsperre. Ebenso wurden auch Handy-Nummern und dergleichen von der Nullsperre ausgenommen. Ferngespräche können von jedem Apparat aus wie bisher bei der Vermittlung (Klappe 99) angemeldet werden. Bei Benutzung eines Chipkartenapparats können die Inhaber einer Chipkarte selbst die Nullsperre aufheben, was die Herstellung von Ferngesprächsverbindungen auch außerhalb der Dienstzeiten des Vermittlungspersonals ermöglicht. Ein Ferngespräch kann auch auf einem fremden Chipkartenapparat (z.B. vom Institutssekretariat) hergestellt und von dort zum eigenen Apparat weiterverbunden werden. Auf der Chipkarte ist neben einer Kontonummer, der die beim Gespräch anfallenden Gebühren zugeordnet werden, auch ein Berechtigungscode gespeichert, der die Nullsperre aufhebt. Grundsätzlich kann jeder Telefonapparat mit einem Chipkartenmodul ausgestattet werden (Mehrkosten etwa öS 3.000,-); auch ein nachträglicher Einbau ist möglich. Da zum Umstellungstermin im August 1997 die Chipkartentelefone noch nicht lieferbar waren, werden die bei den Konfigurationsgesprächen vereinbarten Apparate erst im Oktober 1997 mit den Chipkartenlesern aufgerüstet.

Für jede Universitätseinrichtung werden ein Telefongebührenkonto und auf Wunsch weitere Subkonten eingerichtet. Außerdem können Telefongebühren, die der Universität zu refundieren sind, auf eigene Projekt- oder Privatkonten verbucht werden. Diese Kontonummern werden gemeinsam mit dem personenbezogenen Berechtigungscode auf den Chipkarten gespeichert, die auf Anforderung durch den Institutsvorstand vom EDV-Zentrum ausgestellt und den Inhabern persönlich zugeteilt werden. Ein entsprechendes Informationsschreiben des EDV-Zentrums ist allen Institutsvorständen bzw. Dienststellenleitern der von der neuen Telefonanlage versorgten Universitätseinrichtungen übermittelt worden. Das EDV-Zentrum wird - sobald die dafür nötige Software betriebsfähig ist - den Instituten monatliche Gebührenaufstellungen zusenden, in denen die angefallenen Telefongebühren für jede dem Institut zugerechnete Nebenstelle und jede vom Institut angeforderte Chipkarte aufgelistet sind.

Grundsätzlich ist seitens der Universität Wien daran gedacht, die ordentliche Dotation der Institute um einen entsprechenden Budgetbetrag für die Telefonie aufzustocken und gleichzeitig die wirtschaftliche Verantwortung für die anfallenden Telefongebühren an die Institute zu delegieren. Eine solche Maßnahme kann aber fairerweise erst dann eingeführt werden, wenn eine entsprechende Gebührentransparenz auch für jene Telefonanschlüsse geschaffen wurde, die nicht über die neue Telefonanlage betrieben werden. Vorerst dienen daher die monatlichen Gebührenaufstellungen nur zur Information über die verursachten Telefongebühren und zur Erzeugung eines entsprechenden Problembewußtseins.

Die Verantwortlichkeiten des EDV-Zentrums

Die Inbetriebnahme des neuen Telefonsystems an der Universität Wien hat das EDV-Zentrum vor eine Fülle neuer Fragen und Aufgaben gestellt. Diese reichen von so komplexen und arbeitsintensiven Themen wie der Verwaltung der Telefongebühren, der Organisation der Chipkartenvergabe oder der Erstellung eines brauchbaren Telefonbuchs bis zu den an sich harmlosen, aber nicht minder sensiblen Entscheidungen - etwa über das grafische Design der Chipkarten, die Aufnahme des Textes, mit dem sich das neue Telefonsystem der Universität Wien meldet, oder die Auswahl des Musikstücks, das im Wartezustand zu hören ist.

Für letzteres hat sich - trotz der enormen Fülle an Möglichkeiten - eine einfache Lösung angeboten, die hier dokumentiert sei. Es gibt nämlich glücklicherweise ein bedeutendes Musikstück, das vom Komponisten der Universität Wien gewidmet wurde - eine Ehre, mit der kaum eine andere Universität aufwarten kann: Anton Bruckner hat anläßlich der Verleihung der Ehrendoktorwürde im Jahre 1891 die sogenannte "Wiener Fassung" seiner Ersten Symphonie der Universität Wien zugeeignet. Im Wartezustand der Telefonanlage erklingt daher in Hinkunft ein Ausschnitt aus dieser Symphonie (Takt 45-59 aus dem zweiten Satz).

Ende gut, alles gut

Die Umstellung am Wochenende des 23./24. August 1997 verlief dank der hervorragenden Arbeit des Ericsson-Teams durchaus erfolgreich - nahezu sämtliche Nebenstellen waren nach dem Umschalten auf die neue Telefonanlage auf Anhieb funktionsfähig. Dabei wurden zuvor noch die Nerven aller Beteiligten auf eine harte Probe gestellt, weil die Post & Telekom Austria die Herstellung der neuen ISDN-Amtsleitungen, die für den 20. August 1997 zugesagt war, erst am Nachmittag des 22. August (nach Intervention des EDV-Zentrums in der PTA-Generaldirektion) zuwege brachte. Auch mit manchen anderen Schwierigkeiten hatten die Projektverantwortlichen zu kämpfen - sei es, daß die Spezialhardware für die Blindenunterstützung in der Telefonzentrale nicht rechtzeitig geliefert wurde; sei es, daß bis zuletzt immer wieder einzelne, von der alten Anlage versorgte Nebenstellen bekannt wurden, die in den Konfigurationsgesprächen mit den Universitätsinstituten nicht erwähnt worden waren; und ähnliche Detailprobleme mehr.

Alle Beteiligten an diesem Projekt, ob es nun die Mitarbeiter der Firma Ericsson, der Bundesbaudirektion, der beauftragten Planer PKG-Data oder die Kollegen aus der Wirtschaftsabteilung waren, haben zum Erfolg dieser Telefonumstellung maßgeblich beigetragen. Dank gebührt auch allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an den von der Umstellung betroffenen Universitätsinstituten, die durch ihre konstruktive Mithilfe diese erfolgreiche Umstellung überhaupt erst ermöglicht haben. Insgesamt kann man also nach diesen Erfahrungen mit dem bisherigen Projektverlauf recht zufrieden sein und voller Zuversicht auf die Bauabschnitte der nächsten Jahre blicken, in denen sukzessive alle übrigen Telefonsysteme der Universität ersetzt und in die neue Infrastruktur integriert werden.