Die neue Telefonanlage an der Uni Wien

von Peter Rastl (Ausgabe 97/2, Juni 1997)

 

Die Umsetzung des neuen Telefoniekonzepts der Universität Wien, mit dessen Ausarbeitung das EDV-Zentrum die Firma PKG-Data beauftragt hat (siehe Telefonie an der Universität Wien, Comment 97/1), macht zügige Fortschritte. Nachdem im Rahmen dieses Planungsauftrages ein detailliertes Pflichtenheft erstellt worden war, wurde am 24. Februar 1997 die EU-weite Ausschreibung der Telekommunikationsanlage im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht. Das Gesamtprojekt, dessen Realisierung in den Jahren 1997 bis 2002 vorgesehen ist, gliedert sich in mehrere Bauabschnitte: Bereits im Sommer 1997 erfolgt im ersten Bauabschnitt die Erneuerung der Telefonanlage im Universitätshauptgebäude sowie die Ausstattung zumindest jener Gebäude im Universitätscampus Altes AKH (AAKH) mit einer Telefon-Infrastruktur, die im Herbst 1997 von den Instituten der Geisteswissenschaftlichen Fakultät bezogen werden.

Das neue Telefoniekonzept der Universität Wien verfolgt mehrere Ziele: Zum einen sollen mit einem modernen digitalen Telekommunikationssystem im Endausbau (fast) alle Standorte der Universität Wien einheitlich ausgestattet werden, sodaß die üblichen Funktionen eines Telefonsystems wie Vermittlung, Rufumleitung, automatischer Rückruf, Konferenzschaltung usw. auch standortübergreifend zur Verfügung stehen. Die Universität Wien wird von außen an allen diesen Standorten über eine einheitliche Kurzrufnummer erreichbar sein, wobei die Anrufe im internen Telekommunikationsnetz der Universität auf die dezentralen, in den einzelnen Gebäuden installierten Subanlagen verteilt werden. Eine zentrale Telefonvermittlungsstelle erlaubt den weiteren Ausbau des Telefonnetzes der Universität Wien - etwa für den Bereich des Universitätscampus AAKH - ohne daß für die neu hinzukommenden Gebäude eigenes, zusätzliches Vermittlungspersonal angestellt werden muß.

Zum anderen wird das neue Telefonsystem auch die erforderliche Kostentransparenz bieten und die Zuordnung der anfallenden Gesprächsgebühren auf die dafür vorgesehenen Kostenstellen (z.B. auf Institutsebene, aber auch auf ein Projektkonto oder ein persönliches Konto) ermöglichen, sodaß Maßnahmen zur Senkung der Telefonkosten auf dezentraler Ebene getroffen werden können. Durch Einbeziehung der Glasfaserstrecken des Universitäts-Datennetzes und durch die Nutzung alternativer Leitungswege (z.B. Call-Back-Services für Auslandsgespräche) können weitere Einsparungen bei den laufenden Kosten erzielt werden. Grundsätzlich soll auch im neuen Telefonsystem die Fernwahlsperre beibehalten werden, wobei aber einzelne Telefonapparate, von denen aus häufiger Ferngespräche geführt werden, auf Wunsch mit einem Chipkartenleser ausgestattet werden. Mittels einer Chipkarte, auf der die Kontonummer des betreffenden Gebührenkontos gespeichert ist, kann dann jeder Benutzer selbständig - ohne Inanspruchnahme der Vermittlung - seinen Telefonapparat für Ferngespräche freischalten und diese daher auch zu jenen Tageszeiten führen, wo die Telefonzentrale nicht mehr besetzt ist.

Digitale Sprachspeicherboxen können als persönlicher Anrufbeantworter genutzt werden, um Nachrichten zu hinterlegen und abzufragen. Der Sprachserver bietet aber auch die Möglichkeit, entsprechende Informationstexte für häufig nachgefragte Auskünfte unter eigenen Nebenstellennummern abzulegen, wobei in gewissem Umfang auch eine Interaktion möglich ist ("Wählen Sie eine Eins, wenn Sie Informationen über die Prüfungstermine im Wintersemester erhalten wollen, wählen Sie eine Zwei, wenn Sie ..."). Derartige Funktionen könnten in Zukunft, wenn die Universitätsverwaltung über die nötige modernisierte EDV-Infrastruktur mit entsprechenden Datenbanken verfügt, auch mit den EDV-Daten etwa im Bereich der Studien- und Prüfungsverwaltung gekoppelt werden, um den Studierenden automatisch individuelle Auskünfte über das Telefon zu erteilen - aber das ist vorerst noch Zukunftsmusik.

Die neue Telefonanlage wird auch zur Verbesserung der Erreichbarkeit der Universitätsinstitute beitragen. Grundsätzlich sollen mit der neuen Telefonanlage alle Anrufe, die nicht entgegengenommen werden, nicht wie bisher in die Telefonzentrale zurückfallen, da das Vermittlungspersonal in solchen Fällen nur selten eine Auskunft über die Erreichbarkeit des nicht angetroffenen Mitarbeiters geben kann. Solche Anrufe verbleiben vielmehr im betreffenden Institut und werden auf jene Nebenstellen umgeleitet, die vom Institut dafür ausgewählt werden (Institutssekretariat, Sprachspeicherbox etc.). Die bereits geäußerten Befürchtungen, dies würde zu einer unzumutbaren Mehrarbeit für das Sekretariatspersonal führen, entbehren jedoch jeder Grundlage, denn es liegt völlig in der eigenen Entscheidung eines jeden Instituts, was mit solchen Anrufen jeweils geschehen soll - auch wenn es vermutlich nicht dem Selbstverständnis der Universität entspricht, wenn der erfolglose Anrufer aus dem Sprachspeicher sinngemäß die Auskunft erhält: "Ich bin derzeit nicht erreichbar und möchte auch künftig nicht gestört werden"?. Die neue Telefonanlage bietet jedenfalls viele Möglichkeiten, die man nutzen kann, aber nicht muß.

Mit der neuen Telefonanlage im Universitätshauptgebäude werden auch alle Telefonapparate erneuert. Die neuen digitalen Endgeräte sind mit Funktionstasten für häufig benützte Nummern oder Funktionen sowie einem Display ausgestattet, auf dem Informationen (wer ruft mich an, wen rufe ich an, ...) angezeigt werden können. Auf die optionale Ausstattung mit einem Chipkartenleser zur Aufhebung der Fernwahlsperre wurde bereits hingewiesen. Die Umstellung auf digitale Nebenstellen mag im einen oder anderen Fall zu Problemen führen, wenn die derzeitigen Geräte nicht mehr 1:1 umgestellt werden können. Anrufbeantworter können dann im allgemeinen nicht angeschlossen werden, aber die neuen Sprachspeicherboxen werden sie ohnehin ersetzen. Die bestehenden Fax-Geräte können im allgemeinen an Nebenstellen der neuen Telefonanlage angeschlossen werden und benötigen keine eigenen Amtsleitungen mehr. In jedem Fall wird das EDV-Zentrum vor der Umstellung gemeinsam mit dem von den Instituten genannten Kontaktpersonen die konkrete Vorgangsweise absprechen und einen detaillierten Klappen- und Geräteplan erstellen.

Die Telefonanlage im Universitätshauptgebäude versorgt auch die Telefon-Nebenstellen in mehreren benachbarten Gebäuden (Neues Institutsgebäude, Juridicum, Institutsgebäude Liebiggasse 5 etc.). Alle diese Telefonanschlüsse, die derzeit unter der Rufnummer 40103 erreichbar sind, sind von der Umstellung des Telefonsystems im Sommer 1997 betroffen. Insbesondere werden für alle Telefonanschlüsse neue Klappennummern vergeben. Da das neue Telekommunikationssystem der Universität Wien für die Versorgung der gesamten Universität konzipiert ist, werden die neuen Klappennummern aufgrund der Größe des Gesamtsystems fünfstellig sein. Nur für gewisse Hauptnummern (Institutssekretariate, Faxnummern etc.) werden vierstellige Klappennummern verwendet. Es ist völlig klar, daß diese flächendeckende Umstellung des Rufnummernplans eine organisatorische Herausforderung erster Ordnung darstellt, zumal diese Umstellung gleichzeitig für das gesamte System erfolgen muß. Das EDV-Zentrum ist jedoch zuversichtlich, mit der Unterstützung der beauftragten Planungsfirma PKG-Data und der mit der Installation des neuen Systems betrauten Lieferfirma auch diese organisatorische Hürde halbwegs erfolgreich zu bewältigen. Zweifellos wird es aber auch Pannen und "Kinderkrankheiten" mit dem neuen System geben, für die wir bereits jetzt um Nachsicht ersuchen.

Zum Zeitpunkt der Abfassung dieses Artikels ist noch nicht entschieden, welche Firma den Zuschlag auf die Ausschreibung der neuen Telekommunikationsanlage erhalten wird. Am 18. April 1997 fand die Angebotseröffnung statt. Vier Firmen bewerben sich um diesen Auftrag: Alcatel, Siemens, Ericsson und Philips. Derzeit findet die Prüfung dieser Angebote statt, und die Grundlagen für die Auswahl des Bestbieters werden ausgearbeitet. In der nächsten Nummer des Comment im Herbst 1997 können wir hoffentlich bereits von der erfolgreichen Inbetriebnahme des neuen Telefonsystems berichten.