ADV-Abteilung ins EDV-Zentrum eingegliedert

von Peter Rastl (Ausgabe 97/1, Jänner 1997)

 

Bisher bestand an der Universität Wien neben dem EDV-Zentrum - als der allgemeinen Dienstleistungseinrichtung für die EDV-Belange der Universität - eine eigene Abteilung der Universitätsdirektion speziell zur Betreuung der EDV-Angelegenheiten der Universitätsverwaltung: die ADV-Abteilung (Automatische Datenverarbeitung). Während das EDV-Zentrum sich im Bereich der Universitätsverwaltung im allgemeinen nur um die Bereitstellung der technischen EDV-Infrastruktur (Zentralrechenanlage, Datennetz, PC-Ausstattung, Standardsoftware) kümmerte, war die ADV-Abteilung für die universitätsspezifischen Verwaltungsapplikationen (Personaldatenbank, Inskriptionsprogramm, Prüfungsverwaltungssystem) verantwortlich.

Eine Zusammenführung dieser beiden Einrichtungen wurde schon lange diskutiert. Auch die im UOG (Universitätsorganisationsgesetz) `93 vorgesehene Organisationsform sieht im "Zentralen Informatikdienst" die aus dem EDV-Zentrum und der ADV-Abteilung der Universitätsdirektion gebildete umfassende EDV-Dienstleistungseinrichtung, die sämtliche EDV-Angelegenheiten der Universität wahrzunehmen hat. Auf Vorschlag des Rektors, an der Universität Wien die ADV-Abteilung bereits vor dem Inkrafttreten des UOG `93 in das EDV-Zentrum einzugliedern, verfügte das Wissenschaftsministerium nun auch erlaßmäßig eine entsprechende Organisationsänderung: Mit Wirkung vom 1. August 1996 wurde die ADV-Abteilung der Universitätsdirektion aufgelöst und ihre Aufgaben dem EDV-Zentrum übertragen. Gleichzeitig wurde der Personalstand der ADV-Abteilung in das EDV-Zentrum eingegliedert.

Es war natürlich naheliegend, im Zuge einer derartigen Neuorganisation auch gewisse strukturelle Veränderungen an der ADV-Abteilung vorzunehmen. Gerade das Prüfungsverwaltungsprojekt, das die ADV-Abteilung in den letzten Jahren besonders in Anspruch genommen hatte, zeigte so manche Schwachstellen der bestehenden Organisation auf. Der bisherige Leiter der ADV-Abteilung, Manfred Forster, erhielt eine neue Aufgabe im EDV-Zentrum und ist nun für den Aufbau einer Außenstelle im Universitätscampus Altes AKH (AAKH) verantwortlich. (In dieses Areal wird der Großteil der Institute der Geisteswissenschaftlichen Fakultät übersiedeln, sobald die baulichen Adaptierungsarbeiten abgeschlossen sind. Die EDV-Infrastruktur im AAKH bedarf aber bereits jetzt zusätzlicher Personalressourcen, da die Vorarbeiten für die Installation der Netzwerkverkabelung bereits im Gange sind.)

Entscheidend für eine erfolgreiche Übernahme der Agenden der ADV-Abteilung durch das EDV-Zentrum ist vor allem die Frage, inwieweit es dem Leiter des EDV-Zentrums gelingt, die Mitarbeiter der ADV-Abteilung für einen engagierten Dienstleistungsbetrieb zugunsten der Universitätsverwaltung zu motivieren und einen neuen Geist einer initiativen Zusammenarbeit mit den Verwaltungsstellen aufzubauen. Dies setzt zunächst ein starkes persönliches Engagement des Leiters des EDV-Zentrums für die Belange der Universitätsverwaltung voraus. Die Mitarbeiter der ADV-Abteilung wurden daher einer eigenen, neuen "Abteilung Universitätsverwaltung" (AUV; die alte Bezeichnung ADV für die EDV-Angelegenheiten im Verwaltungsbereich soll wegen der belasteten Vergangenheit fallengelassen werden) am EDV-Zentrum zugeordnet, unmittelbar unter der Verantwortung des Leiters des EDV-Zentrums. Es wird daher bis auf weiteres die Verantwortung für die Leitung dieser Abteilung nicht an einen eigenen Abteilungsleiter delegiert. Zur Unterstützung des Leiters des EDV-Zentrums, der sicherlich nicht in der Lage ist, allen Detailproblemen im Bereich der Universitätsverwaltung die erforderliche Zeit und Aufmerksamkeit zu widmen, wird eine eigene Stabsstelle eines "Koordinators der Abteilung Universitätsverwaltung" geschaffen, der am EDV-Zentrum jene koordinierenden und leitenden Aufgaben im Bereich der Abteilung Universitätsverwaltung wahrnimmt, die der Leiter des EDV-Zentrums zu delegieren gezwungen ist. Diese Funktion hat - mit großem Engagement - Harald Riedel-Taschner übernommen, der bisher in der Universitätsquästur tätig war und wie kein Zweiter die tägliche Praxis der Universitätsverwaltung in allen Einzelheiten kennt.

Der Tätigkeitsrahmen der einzelnen Mitarbeiter der ADV-Abteilung wurde im großen und ganzen beibehalten. Die neue Abteilung Universitätsverwaltung des EDV-Zentrums wurde in vier Referate gegliedert, in welchen die bisherigen Aufgabenbereiche mit geänderter Schwerpunktsetzung zusammengefaßt sind:

  • Projektorganisation und Benutzerbetreuung
  • Projektanalyse und Qualitätssicherung
  • Produktionsbetrieb
  • Softwareentwicklung

Die personelle Trennung in "zentrale" und "dezentrale" Applikationen hat immer wieder Unklarheiten in Fragen der Zuständigkeit verursacht und wurde fallengelassen. Die Organisation von Projekten muß in stärkerem Ausmaß als bisher die Anliegen der Benutzer einbeziehen, weshalb Projektorganisation und Benutzerbetreuung in einem Referat unter einer gemeinsamen Verantwortung (Herbert Lackner) zusammengefaßt wurden. Dieses Referat ist somit in der Folge die Anlaufstelle für die Anliegen aller EDV-Benutzer in der Universitätsverwaltung und koordiniert die Lösung aller Benutzerprobleme mit den jeweils zuständigen Fachleuten am EDV-Zentrum.

Qualitätsmängel in den EDV-Applikationen werden häufig durch unzureichende Analyse der Arbeitsabläufe und Datenstrukturen verursacht. Gerhard Klünger, der nun für Projektanalyse und Qualitätssicherung verantwortliche Referatsleiter, hat daher nicht nur die Aufgabe, die zu automatisierenden Verwaltungsabläufe und ihre Daten ausreichend zu analysieren und als Grundlage für Softwareentwicklung und Produktionsbetrieb zu dokumentieren, sondern er ist auch für die interne Abnahme aller neuen Programme und Programmversionen zuständig, die jeweils vor der Übernahme in den Produktionsbetrieb zu erfolgen hat. Auf diese Weise soll vermieden werden, daß Programme im Benutzerbetrieb zum Einsatz kommen, die nicht ausreichend überprüft und unabhängig von den Softwareentwicklern ausgetestet wurden.

In kleinen EDV-Organisationen mit (zu) geringem Personalstand besteht leicht die Versuchung, zwischen Entwicklung und Betrieb nicht genau zu unterscheiden - mit offensichtlichen Beeinträchtigungen der ständigen Benutzbarkeit der Applikationen. Aus diesem Grund wurde in der neuen Abteilung Universitätsverwaltung ein eigenes Referat (unter der Leitung von Josef Kauer) mit der ständigen Obsorge für den Produktionsbetrieb auf allen technischen Plattformen (sowohl auf dem zentralen Großrechner als auch auf den PC-Systemen und im Netzwerk) beauftragt.

Die Softwareentwicklung für die Verwaltungsapplikationen fand in der Vergangenheit vorwiegend auf dem zentralen Großrechner des EDV-Zentrums statt. Im Rahmen des Prüfungsverwaltungs-Projektes wurde allerdings erstmals auch Fremdsoftware auf PC-Systemen eingesetzt und Entwicklungsarbeit extern beauftragt. Die (durch die aktuellen Entwicklungen in der EDV nahegelegte) Einführung neuer Konzepte und Werkzeuge in die künftige Infrastruktur der Universitätsverwaltung darf jedoch nicht die Aufrechterhaltung der bestehenden Dienstleistungen gefährden und kann daher nur langfristig verwirklicht werden. Insoferne wird sich in den nächsten Jahren auch das Profil des Referates Softwareentwicklung verschieben, mit dessen Leitung Wolfgang Rast betraut ist.

Durch diese Neuorganisation und die Zusammenführung der Verantwortung für die gesamte EDV-Infrastruktur sind die Weichen für eine weitreichende organisatorische Modernisierung der Universitätsverwaltung gestellt. Viele administrative Strukturen an der Universität Wien stammen noch aus Zeiten, in denen es keine elektronische Kommunikation, keine unternehmensweite Datenverwaltung und nur "selbstgestrickte" Anwendungsprogramme gab, von der Einführung neuer Technologien ganz zu schweigen. Das EDV-Zentrum als Dienstleistungseinrichtung an der Universität hat nach der Eingliederung der ADV-Abteilung nun die wichtige Aufgabe, die technischen Voraussetzungen für eine Rationalisierung der Universitätsverwaltung nach den Erfordernissen im Jahre 2000 zu schaffen. Daß diese Möglichkeiten tatsächlich auch umgesetzt werden, liegt jedoch nicht nur beim EDV-Zentrum, sondern auch bei den Führungsorganen der Universität Wien, die den nötigen Veränderungen den Weg bereiten müssen.