Unterstützung beim Verarbeiten von eMail
Mail filtering

von Herbert Stappler (Ausgabe 97/1, Jänner 1997)

 

Wer intensiv die Möglichkeiten von Electronic Mail nutzt, kann mit dem Sichten und Verarbeiten der eingetroffenen Nachrichten schon einige Zeit verbrauchen. Für solche Benutzer kann Mail filtering unter Umständen eine Hilfe darstellen. Mail filtering ist ein Hilfsmittel zur automatischen Verarbeitung einlangender Nachrichten, das von vielen Mailprogrammen unterstützt wird. Dabei definiert man Regeln, was mit Nachrichten, die bestimmten Kriterien entsprechen, geschehen soll. Häufige Anwendungen sind:

  • Nachrichten, die von einer bestimmten Mailadresse abgeschickt wurden (etwa von einer Mailingliste), können automatisch in einen bestimmten Folder gesteckt werden.
  • Unerwünschte Nachrichten, die auf Grund eines Merkmals (z. B. des Absenders) sicher zu identifizieren sind, können gelöscht werden.
  • Bestimmte Nachrichten können vom Mailprogramm an eine oder mehrere Mailadresse(n) weitergeleitet werden.

Das Festlegen der Regeln für Mail Filtering ist im allgemeinen recht einfach. Die Vorgangsweise ist aber von Mailprogramm zu Mailprogramm unterschiedlich. Für die folgenden Beispiele wird Version 2.42 von Pegasus Mail für Windows - das derzeit an der Universität Wien am meisten verbreitete Mailprogramm - verwendet.

Für die Bearbeitung von neu eingelangten Nachrichten findet sich auf der Symbolleiste von Pegasus Mail eine Schaltfläche mit folgenden Aussehen:

Sobald man diese anklickt, erscheint das Fenster Rules for new mail mit allen derzeit existierenden Regeln, die auf Nachrichten im New mail folder angewandt werden sollen. Der New mail folder ist jener Folder, in dem alle neuen Nachrichten einlangen.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Add rule kann eine neue Regel hinzugefügt werden. Um eine bereits bestehende Regel zu ändern, markiert man diese und klickt auf die Schaltfläche Edit Rule. Mit der Schaltfläche Erase Rule kann man Regeln wieder löschen.

Abb. 1: Liste der Regeln, die auf einlangende Nachrichten angewendet werden

 

Will man etwa erreichen, daß alle Nachrichten, die vom Rechner mit dem Hostnamen Laestige.Werbung.Com abgeschickt werden, automatisch gelöscht werden, so füllt man in der Folge die Eingabemaske auf diese Weise aus:

Gelöscht werden all jene Nachrichten, bei denen im From: Feld des Mailheaders die unter Trigger Text definierte Zeichenkette Laestige.Werbung.Com vorkommt.

Abb. 2: Definition einer Regel für das Löschen bestimmter Nachrichten

 

Im obersten Abschnitt des Fensters gibt man an, welche Felder des Mailheaders untersucht werden sollen. In dem Feld Action to take kann man auswählen, was mit der Nachricht geschehen soll, wenn auf sie die angegebenen Bedingungen zutreffen. Die häufigsten Anwendungen sind:

delete Die Nachricht wird gelöscht.
move Die Nachricht wird in einen bestimmten Folder gespeichert und im New mail folder gelöscht.
copy Die Nachricht wird in einen bestimmten Folder kopiert. Zusätzlich verbleibt sie aber im New mail folder.
forward Die Nachricht wird an eine anzugebende Mailadresse weitergeschickt.

Die Kriterien, wann eine Regel für eine Nachricht zutreffen soll oder nicht, lassen sich noch deutlich verfeinern, wenn man statt einer einfachen Zeichenkette sogenannte reguläre Ausdrücke (regular expressions) verwendet. Die Regeln dafür sind im zugehörigen Hilfstext ausführlich beschrieben.

Abb. 3: Definition einer Regel: Durch diese Regel werden alle Nachrichten, die das Wort "Sparpaket" enthalten, automatisch in den gleichlautenden Folder kopiert.

 

Die oben beschriebenen Regeln werden auf alle neu ankommenden Nachrichten angewendet, sobald man den New mail folder öffnet. Weitere Regeln kann man nicht über die Symbolleiste, sondern nur über den Punkt Mail filtering rules im Menü File auswählen. So ist es zum Beispiel möglich, Regeln zu definieren, die in der Folge erst angewandt werden, wenn der New mail folder geschlossen wird. Man kann Regeln für den Copy-self folder, in dem Kopien der abgeschickten Nachrichten liegen, festlegen.

Abb. 4: Definition weiterer Regeln über den Menüpunkt Mail filtering rules

 

Aber auch für bereits bestehende Folder kann man gegebenenfalls Regeln definieren und diese so reorganisieren. Für all diese schon etwas fortgeschrittenen Vorgangsweisen sei an dieser Stelle auf die entsprechenden Hilfstexte in Pegasus Mail verwiesen.