Computerunterstützte Prüfungsverwaltung an der Uni Wien

(Ausgabe 96/1, Jänner 1996)

 

Als die Universität Wien vor drei Jahren beschloß, ein Projekt zur Umstellung ihrer Prüfungsverwaltung auf Computer in Angriff zu nehmen (siehe die Beiträge im Comment 94/1 und im Comment 94/3 unter dem gleichen Titel), ahnten vermutlich nur wenige, wie viele Wechselbeziehungen mit Verwaltungsabläufen dies haben und auf welche Schwierigkeiten man bei der Umsetzung des Vorhabens stoßen würde. Dennoch ist es trotz mancher Rückschläge nun gelungen, ein umfassendes computerunterstütztes Prüfungsverwaltungssystem aufzubauen und - ein Jahr später als ursprünglich geplant - zu Beginn des Wintersemesters 1995/96 erfolgreich an den ersten Fakultäten der Uni Wien in Betrieb zu nehmen. Dem weiteren Ausbau dieses Systems und seinem flächendeckenden Einsatz an allen Universitätsinstituten stehen daher keine grundsätzlichen Hindernisse mehr entgegen.

Prüfungen zählen wohl zu den allerwichtigsten Vorgängen im Universitätsgeschehen, und deren effiziente Administration muß daher auch ein Kernanliegen der Universitätsverwaltung sein. Die Prüfungen nehmen auch verwaltungstechnisch eine zentrale Stellung ein - nicht zuletzt deshalb, weil als Voraussetzung zu ihrer Administration gleich drei wichtige Datenbanken der Verwaltung bereitstehen müssen: Die Stammdaten der Studierenden mit den von ihnen inskribierten Studien, die Personaldaten des Universitätspersonals einschließlich aller besoldungsrelevanten Daten für die Taxenabrechnung der Prüfer sowie die Daten der Lehrveranstaltungen aller maßgeblichen Semester. Die verschiedenen Teilaspekte der Prüfungsverwaltung sind durch mehrere gesetzliche Bestimmungen geregelt:

  • die Universitäts-Studienevidenzverordnung (UniStEVO) vom 17. Mai 1989, die unter anderem die Vorschriften für die "Evidenthaltung des Studienerfolges" enthält,
  • die Novelle vom 26. Juni 1992 zum Familienlastenausgleichsgesetz 1967 (FLAG), die den Universitäten die Ausstellung von Bestätigungen über den Studienerfolg der Studierenden im ersten Studienabschnitt vorschreibt,
  • das Bundesgesetz vom 11. Juli 1974 über die Abgeltung von Lehr- und Prüfungstätigkeiten an Hochschulen.

Diese Vorschriften bestimmen die inhaltlichen Erfordernisse sowie teilweise auch die organisatorischen Abläufe der Prüfungsverwaltung sehr detailliert und lassen eigentlich wenig Spielraum für individuelle Interpretationen. Dennoch hat sich an den einzelnen Fakultäten der Universität Wien eine unterschiedliche Handhabung dieser Bestimmungen eingebürgert. Manche Vorschriften konnten bisher überhaupt nicht vollzogen werden: Zum Beispiel dürften Zeugnisse eigentlich nur von der Universitätsdirektion oder den Dekanaten, nicht aber von den Instituten ausgestellt werden, wobei das häufig verwendete "Lehrveranstaltungszeugnis" (Formular 12 zur UniStEVO), das dem Studierenden vom Prüfer unmittelbar nach Ablegung einer Einzelprüfung als Nachweis ausgefolgt wird, mit dem Vermerk "Gilt nur vier Wochen ab Prüfungsdatum" zu versehen und rechtzeitig durch ein zentral ausgestelltes Zeugnis zu ersetzen wäre.

Vor allem die Notwendigkeit, für Studierende, die eine Familienbeihilfe beziehen wollen, entsprechende Studienerfolgsbestätigungen ("FLAG-Bestätigungen") auszustellen, zwang die Universität Wien endgültig zur Einführung einer automationsunterstützten Prüfungsverwaltung. Es war klar, daß nur ein System sinnvoll ist, das eine Computerunterstützung auch für alle anderen Bereiche der Prüfungsverwaltung in Aussicht stellt und eine universitätsweit einheitliche Vorgangsweise erlaubt. Zur Koordination des Projekts - in das in der einen oder anderen Weise während der letzten Jahre die ganze Uni involviert war - setzte der Rektor ein eigenes Projektteam unter dem Vorsitz von Univ.-Prof. DDr. Ferdinand Dexinger ein, welchem Vertreter maßgeblicher Universitätseinrichtungen (die Leiter der ADV-Abteilung, der Studienabteilung und des EDV-Zentrums, der Präses einer Prüfungskommission) angehörten.

Nachdem dieses "FLAG-Team" verschiedene Lösungsansätze auf ihre Realisierbarkeit hin analysiert hatte, einigte man sich darauf, das an der TU Graz für die Prüfungsverwaltung eingesetzte Softwarepaket zu übernehmen und an die Verhältnisse der Uni Wien anzupassen. Die Verantwortung für die EDV-technische Umsetzung dieses Projekts lag bei der ADV-Abteilung der Universitätsdirektion. Für die konkrete Verwaltung der Prüfungen sind an der Universität Wien die Dekanate zuständig; diese wurden vom FLAG-Team zu Einführungsveranstaltungen eingeladen, um ihnen das geplante Prüfungsverwaltungssystem vorzustellen und ihnen Gelegenheit zu geben, ihre eigenen Vorstellungen einzubringen. Bald zeigte sich, daß es an der Uni eine Reihe von "Insellösungen" gab, die für die Bedürfnisse des jeweiligen Instituts bzw. der Fakultät maßgeschneidert waren und die zum Teil auch viel Geld gekostet hatten. Die vom FLAG-Team angepeilte Lösung mußte aber in der Lage sein, alle Aspekte der Prüfungsverwaltung abzudecken, und benötigte daher entsprechend vollständig erhobene Daten. Keine der bereits implementierten Insellösungen konnte zum Beispiel die Anforderungen für eine korrekte Abrechnung der Prüfungstaxen erfüllen - unter anderem erfaßte keines der Programme die Mitwirkenden bei Prüfungen, denen ein Anteil der Prüfungstaxe zusteht. Daher mußten Schnittstellen entwickelt werden, die eine Übernahme und Ergänzung der vorhandenen Daten ermöglichten.

Für die Prüfungsverwaltung war vor allem die Frage entscheidend, wie die Prüfungsdaten am bequemsten vollständig erfaßt werden konnten. Wie bereits im Comment 94/3 berichtet, mußten wegen der Größe und Heterogenität der Universität, wegen ihrer unzureichenden PC-Ausstattung und der noch unvollständigen Vernetzung gewisse Kompromisse eingegangen und mehrere verschiedene Eingabemöglichkeiten geschaffen werden: Die Prüfungsprotokolle können nun entweder dezentral mit Hilfe eines speziellen Eingabeprogramms ("PVOFFLine") von den Prüfern oder den Institutssekretariaten auf hierfür vorbereitete Disketten eingegeben oder "online" in den an den Dekanaten errichteten "FLAG-Servicestellen" direkt in das Prüfungsverwaltungssystem eingetragen werden. Natürlich können die Prüfer ihre Protokolle auch weiterhin in Papierform an die Dekanate liefern - zumindest solange diese zur Eingabe der Daten in den Computer bereit sind. In allen Fällen ist aber sicherzustellen, daß nur geprüfte Daten (z.B. keine falschen Matrikelnummern, keine falsche Studienzuordnung) in das Prüfungsverwaltungssystem gelangen. Man möchte es nicht für möglich halten, was der Universitätsalltag in dieser Hinsicht alles an Überraschungen bereithält: Personen, die an der Uni Wien gar nicht inskribiert sind, machen hier Prüfungen; Prüfer, die an den Dekanaten völlig unbekannt sind, geben Prüfungsprotokolle ab; Prüfungen, die sich auf Lehrveranstaltungen längst vergangener Semester beziehen, finden statt, und anderes mehr.

Es liegt auf der Hand, daß die Prüfungsverwaltung am Computer nur bei vollständig erfaßten Daten problemlos funktionieren kann - jemandem, von dem es im Computer keine Daten gibt, kann man auch nicht automatisch seine Prüfungstaxen anweisen. Häufig vergeben die Fakultäten ihre Lehraufträge aber an Personen, die nicht an der Universität angestellt sind. Zur Verwaltung dieser Personen haben einzelne Dekanate bereits eigene PC-Programme implementiert, doch können deren Daten nicht ohne weiteres in die allgemeine Personaldatenbank übernommen werden, weil oft wichtige Informationen für die maschinelle Weiterbearbeitung (Sozialversicherungsnummer, Heimatadresse etc.) fehlen. Da man nicht erwarten darf, daß die Dekanate künftig die Personaldaten der Lehrbeauftragten in zwei parallelen Systemen warten, mußten wiederum Schnittstellen zur wechselseitigen Datenübernahme zwischen dem zentralen Prüfungsverwaltungssystem und den fakultätsspezifischen Lehrauftragsprogrammen geschaffen werden.

Ähnliche Probleme traten auch mit den Daten der Lehrveranstaltungen auf. Diese werden primär von der Studienabteilung der Universitätsdirektion bei der Redaktion des Vorlesungsverzeichnisses gewartet, dort aber selbstverständlich nur im Hinblick auf die Erfordernisse des Vorlesungsverzeichnisses. Zwar intuitiv, nicht jedoch elektronisch nachvollziehbar ist die Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Instituten und Fakultäten: Es kommt nicht selten vor, daß Angehörige eines Instituts auch an einer anderen Fakultät vortragen und prüfen, was natürlich bei der Abrechnung der Prüfungstaxen unter anderen Kostenstellen zu verbuchen ist. Von der ADV-Abteilung der Universitätsdirektion wurde daher ein Programm zur Erfassung der Lehrveranstaltungen entwickelt, das nun für die Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses eingesetzt wird und gleichzeitig den Anforderungen der Prüfungsverwaltung genügt.

Zusätzlich trat noch eine ganze Reihe weiterer Fragen auf, zu deren Beantwortung die Daten nicht vorhanden waren. Da schon grundsätzlich eine eindeutige Abbildung der abgelegten Prüfungen auf die jeweils gültigen Studienpläne durch ein Computerprogramm nicht möglich ist, mußte zumindest erhoben werden, welche Lehrveranstaltungen für ein bestimmtes Studium im Sinne der FLAG-Bestätigungen von den zuständigen Studienkommissionen als "studienrelevant" erachtet wurden - hegten doch zumindest einzelne Professoren die Befürchtung, daß Studierende die Absicht des Gesetzgebers, Familienbeihilfe nur bei Nachweis eines entsprechenden Studienerfolges zu gewähren, dadurch unterlaufen könnten, daß sie sich bevorzugt "billige Scheine" in irrelevanten Randbereichen des Studiums besorgen.

Es würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen, wollte man versuchen, alle diese Probleme hier im Detail zu behandeln; aus den paar Andeutungen, die gemacht wurden, ist jedoch bereits zu erkennen, wie komplex der EDV-Einsatz in der Verwaltung einer großen Universität ist und wie viele Probleme jenseits der Welt von Hard- und Software gelöst werden müssen, bevor Verwaltungsabläufe erfolgreich automatisiert werden können. Nun ist es aber endlich soweit: Das FLAG-Team und seine Projektpartner in den Dekanaten und in der Universitätsdirektion, aber auch die Universitätslehrer und Verwaltungskräfte an den Instituten und nicht zuletzt die Studierenden können sich über das neue Prüfungsverwaltungssystem freuen, das vor ein paar Monaten an den ersten Fakultäten den Produktionsbetrieb aufgenommen hat und bereits automatisch FLAG-Bestätigungen erstellt und Prüfungstaxen berechnet. Mit Jahresende 1995 fanden sich in der zentralen Datenbank 4000 Prüfungstermine mit insgesamt 35000 Einzelprüfungen von 13000 Kandidaten. 3200 Termine wurden von der Geisteswissenschaftlichen Fakultät erfaßt, 500 stammen von der Grund- und Integrativwissenschaftlichen Fakultät und 200 aus dem Bereich der Formal- und Naturwissenschaften. 3000 Prüfungen wurden zur Erstellung von 750 FLAG-Bestätigungen verwertet; für 2300 Prüfungstermine wurden automatisch die entsprechenden Zahlungsanweisungen erstellt und an die Quästur übermittelt. (Alle angeführten Zahlen sind gerundet.) Es ist zu erwarten, daß im Verlauf dieses Jahres das neue Prüfungsverwaltungssystem auch in den restlichen Bereichen der Universität zum Einsatz kommt und auf diese Weise endlich das gesamte Prüfungswesen der Universität Wien professionell administriert werden kann.

Wir danken Dr. Gerhard Klünger (ADV-Abteilung der Universitätsdirektion), dessen Bericht dem vorliegenden Beitrag zugrunde liegt.