Computerunterstützte Prüfungsverwaltung an der Universität Wien

(Ausgabe 94/3, Dezember 1994)

 

Im Comment 94/1 wurde das neue Prüfungsverwaltungssystem, das an der Uni Wien zum Einsatz kommen soll, bereits kurz vorgestellt. Hier soll nun etwas detaillierter beschrieben werden, wie sich das Prüfungsverwaltungssystem in die Gesamtorganisation eingliedert.

Die Erfassung der ca. 300.000 Prüfungen pro Semester für die EDV-gestützte Prüfungsverwaltung erfordert einige organisatorische Maßnahmen. Eine zentrale Erfassung kam wegen des Arbeitsaufwandes nicht in Frage, eine voll dezentralisierte Lösung schien in der zur Verfügung stehenden Zeit ebenfalls nicht realisierbar - vor allem auch deshalb, weil viele Institute noch nicht vernetzt sind. Der letzte Punkt ist insofern von einiger Wichtigkeit, da stets besonderer Wert darauf gelegt wurde, bei der Erfassung der Daten nur solche zu akzeptieren, die sowohl auf Richtigkeit (Matrikelnummern, Namen) als auch auf Plausibilität (Datum, Notenbereich, Reprobationsfristen) geprüft sind. Diese Kontrollen, die schon bei der Dateneingabe erfolgen, setzen jedoch voraus, daß der gesamte Datenbestand - sowohl die Studenten und ihre bisherigen Prüfungen als auch die Prüfer und Mitwirkenden - unmittelbar bei der Datenerfassung zur Verfügung steht. Da diese Daten jedoch einer ständigen Änderung unterliegen, schien es organisatorisch nicht möglich, sie in der erforderlichen Aktualität den Instituten in Form von Disketten zu übermitteln. So wurde als Kompromiß beschlossen, in der Phase I an den Dekanaten Servicestellen einzurichten, wo auf Basis von PCs und einer Client/Server-Lösung die Datenerfassung erfolgen kann. In regelmäßigen Abständen werden die Daten zur Weiterverarbeitung zum zentralen Host geschickt; von dort werden auch jeweils die aktuellen Stammdaten geladen.

Die Datenerfassung gelingt umso leichter, je weniger Verwaltungsschritte zwischen der Datenerhebung und der Eingabe in das Prüfungsverwaltungssystem liegen. Der Gesamtablauf beginnt mit den Prüfern - daher geben im Idealfall die Prüfer die Daten selbst ein. Um auch diesem Wunsch Rechnung zu tragen, stellt die ADV-Abteilung das dafür erforderliche Programmsystem "PVOFFLine" (das auf einer einzigen Diskette Platz findet) zur Verfügung. Damit jedoch die oben erwähnten Plausibilitätsprüfungen stattfinden können, müssen die erforderlichen Stammdaten mitgegeben werden. Das bedingt, daß in der Servicestelle bekanntgegeben wird, welche Prüfer lokal mit der PVOFFLine-Version des Prüfungsverwaltungssystems arbeiten wollen, um welche Prüfungen es sich handelt und welcher Studentenkreis zu erwarten ist. Dadurch werden aus den rund 70.000 immatrikulierten Studenten, 16.000 Lehrveranstaltungen und 3.000 akademischen Mitarbeitern der ca. 200 Institute nur noch jene Stammdaten auf Diskette bereitgestellt, die für das entsprechende Institut und diese Prüfung aller Wahrscheinlichkeit nach in Frage kommen.

Die PVOFFLine-Lösung steht natürlich auch für die Institutssekretariate zur Verfügung. Die Sekretärin kann an ihrem gewohnten Arbeitsplatz die Daten erfassen, im Fall von Unklarheiten unbürokratisch Rücksprache mit den Prüfern pflegen und dann im Laufe des Semesters die Disketten mit den Prüfungsdaten an die Servicestelle weiterleiten. Dort sollte die Diskette problemlos eingelesen werden können, da die entscheidenden Plausibilitätsprüfungen ja bereits durch das PVOFFLine-Programm erfolgten.

Sowohl mit dem PVOFFLine-Programm als auch mit der Online-Variante können Anmeldelisten und Prüfungsprotokolle ausgedruckt werden. Die Anmeldelisten sind vom Layout genauso gestaltet wie die neuen Prüfungsprotokolle und können daher als Grundlage zur manuellen Erfassung der Prüfungsnoten dienen. Sobald die Online-Variante des Programms dezentralisiert in den Instituten zur Verfügung stehen wird, kann damit auch die Prüfungsanmeldung effizient erfolgen: Schon bei der Anmeldung zu einer Prüfung werden die Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden können. Zusätzlich wird das System auf eine unzulässige Anzahl an Prüfungswiederholungen, Nichteinhalten der Reprobationsfrist, Doppelmeldungen usw. hinweisen.

Werden die Prüfungsergebnisse sofort in das Prüfungsverwaltungssystem eingegeben, kann man sich den Zwischenschritt mit den händisch ausgefüllten Prüfungsprotokollen ersparen und druckt das fertige Prüfungsprotokoll gleich aus. Dieses muß dann nur noch unterschrieben und gemeinsam mit der Datendiskette des PVOFFLine-Programms an die Servicestelle weitergeleitet werden.

Zur Verwendung des PVOFFLine-Programms genügt ein DOS-Rechner 386SX mit 2 MB Hauptspeicher, einer Festplatte und einem 3,5"-Disketten-Laufwerk.

Wir danken der ADV-Abteilung der Universitätsdirektion für diesen Beitrag.