Das Mailbox-Service des EDV-Zentrums

von Martin Angebrandt (Ausgabe 94/2, September 1994)

 

Electronic Mail - kurz "eMail" genannt - ermöglicht den Austausch von Nachrichten, Texten und Dokumenten auf elektronischem Wege und ist eine der meistgenutzten Anwendungsmöglichkeiten von Computernetzwerken. In den Anfängen des eMail-Zeitalters konnten lediglich Benutzer des jeweils gleichen Rechnersystems auf diese Weise kommunizieren; seit geraumer Zeit bieten Datennetze jedoch die Möglichkeit, weltweit Millionen von Benutzern verschiedenster Plattformen zu erreichen. Aktuellen Schätzungen zufolge sind im derzeit dominierenden Netzwerk, dem Internet - an das auch das Computernetz der Universität Wien angeschlossen ist - ca. 25 Mio. Benutzer auf ca. 3,2 Mio. Rechnern erreichbar. Um dieser Entwicklung Rechnung zu tragen und um einen möglichst bequemen Zugang zu den Netzwerkdiensten wie eMail anbieten zu können, wurde vom EDV-Zentrum ein Mailbox-Service für alle Bediensteten der Uni Wien ins Leben gerufen, das am Ende dieses Artikels im Detail vorgestellt wird. Für Neueinsteiger werden jedoch zunächst kurz die Grundlagen von Electronic Mail erläutert.

Die akademischen Netzwerke: Von EARN zu Internet

Mitte der 80er Jahre wurde die Universität Wien an das European Academic Research Network (EARN) angeschlossen, welches wiederum mit seinem amerikanischen Pendant Bitnet verbunden war. Damit waren plötzlich hunderte Universitäten und Forschungseinrichtungen weltweit erreichbar. Trotzdem verblieb ein Wermutstropfen: EARN/Bitnet verband vornehmlich Großrechenanlagen - typischerweise die zentralen Großrechner der angeschlossenen Universitäten. Man mußte also Zugang zu einem dieser Großrechner haben, um die Vorzüge des Netzwerks nützen zu können.

Einen Durchbruch brachte 1990 die Anbindung Österreichs an das Internet. Die enormen Ressourcen dieses Netzwerks und sein Benutzerkreis waren somit im Prinzip erreichbar; es galt nun, den Zugang zum Netzwerk direkt an die Arbeitsplätze zu bringen. Durch das rasche Fortschreiten der Gebäudeverkabelung und der internen Vernetzung konnten viele Angehörige der Uni Wien mittlerweile mit einem Netzanschluß versorgt werden.

Von besonderer Bedeutung war und ist die Etablierung von Netzwerkdiensten - insbesondere von eMail - im Bereich der Verwaltung der Universität Wien. Mit hohem Aufwand wurden in den letzten Jahren die meisten Dienststellen mit EDV-Geräten ausgestattet und an das Datennetz der Universität angeschlossen. Dadurch wurde unter anderem die Voraussetzung für eine wesentlich verbesserte Kommunikation innerhalb der Universität geschaffen.

eMail - Grundlegende Aspekte

Wo und wie können Sie eMail verwenden?

Optimal ist es, wenn sich Services wie eMail nahtlos in die gewohnte Arbeitsumgebung integrieren lassen. Generell sollte also eMail auf jenem Rechner zur Verfügung stehen und verwendet werden, auf dem Sie als Benutzer üblicherweise arbeiten. An der Universität Wien sind die typischen Szenarien:

  • Sie arbeiten primär an Ihrem PC oder Macintosh. Dann müssen Sie zum Mail-Lesen Ihre gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen. Bedingung ist nur, daß Ihr Gerät in das Datennetz der Universität eingebunden ist und daß Sie ein Rechner des EDV-Zentrums beim Empfangen und Senden der Mail unterstützt. Diese bequeme Methode des Mailing wird weiter unten näher erläutert.

  • Sie sind Standleitungs- bzw. Wählleitungsbenützer oder haben aus einem anderen Grund nur terminalbasierten Zugang zu den Services des EDV-Zentrums. Dann müssen Sie eines der Rechnersysteme des EDV-Zentrums in Anspruch nehmen. Für Bedienstete der Universität Wien wird in der Regel der Mailbox-Rechner die erste Wahl sein.

  • Sie sind viel unterwegs - sei es, daß Sie mehrere Dienstorte an der Universität haben oder daß Sie oft auf Reisen sind. Es ist Ihnen wichtig, Ihre Mail z.B. auch auf einem Kongreß lesen zu können. In diesem Fall ist es erforderlich, daß Sie ein Rechnersystem verwenden, welches das Bearbeiten von Mail über das Netz gut unterstützt (z.B. den Mailbox-Rechner).

  • Ihre gewohnte Arbeitsumgebung befindet sich auf einem der Zentralrechner des EDV-Zentrums (z.B. IBM-Großrechenanlage), den Sie über ein Terminal oder eine Terminalemulation erreichen. In diesem Fall kann eMail als zusätzliche Applikation am zentralen Rechner verwendet werden. Für Neulinge ist es aber kaum sinnvoll, die Verwendung von 3270-Terminals oder von VM/CMS zu erlernen, nur um Mailing betreiben zu können.

  • Ihr Institut betreibt einen eigenen Institutsserver, über den die gesamte Kommunikation mit der Außenwelt abgewickelt wird. Die Entscheidung, wie Mailing gehandhabt wird, bleibt hier dem Institut überlassen.

Wie können Sie mit Ihrem PC oder Mac auf Ihre Mail zugreifen?

Technisch wäre es machbar, daß Ihr PC Ihren gesamten eMail-Verkehr direkt abwickelt. Das Problem dabei ist das Empfangen der Mail - von einem Mailsystem wird erwartet, daß es rund um die Uhr erreichbar ist. Mit anderen Worten: Nicht nur, daß Sie ihren PC nie ausschalten dürfen, es muß auf ihm ununterbrochen ein Programm laufen, das am Netz auf ankommende Mails wartet. Das macht natürlich wenig Sinn. Viel einfacher ist es, wenn ein zentraler Rechner (in diesem Zusammenhang meist "Mailhub" genannt) die Nachrichten empfängt und Sie regelmäßig auf diesem Rechner nachsehen, ob neue Mail für Sie angekommen ist. Dies ist auf zwei Arten möglich:

Interaktiv:
Sie führen ein Login auf diesem Mailhub durch und bearbeiten Ihre eMail direkt auf diesem Rechner unter Verwendung des dort installierten Mailprogramms. Ein Vorteil dieser Arbeitsweise ist, daß Sie von jedem Rechner im Netz aus interaktiv auf den Mailhub zugreifen können - Sie sind nicht an einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden. Ein Nachteil jedoch ist, daß Sie Ihre eMail mit FTP oder einem anderen Filetransferprogramm auf Ihren lokalen Rechner übertragen müssen, wenn Sie diese ausdrucken oder in andere Applikationen einbinden wollen.

Client/Server-basiert:
Sie starten auf Ihrem PC oder Mac ein Mailprogramm, das zuerst automatisch Ihre eMail vom Mailhub auf den PC überträgt und Ihnen dann die Möglichkeit der lokalen Bearbeitung bietet. Die dafür notwendigen Mailprogramme stellt Ihnen das EDV-Zentrum kostenlos und teilweise vorkonfiguriert zur Verfügung: "Pegasus Mail für Windows (WinPMail)" für PCs bzw. "Eudora" für Macs.

Was bietet die Client/Server-basierte Methode?

Bei Anwendungen, die sich der Client/Server-Technik bedienen, arbeiten meist zwei auf verschiedenen Rechnern laufende Programme über das Netzwerk zusammen. In unserem Fall übernimmt dabei ein Mailhub - wie etwa der neue Mailbox-Rechner - die Rolle des Servers. Seine Aufgabe ist, für alle Benutzer, die auf dem Mailhub eine gültige User-ID haben, eMail zu empfangen und aufzubewahren. Wie oben erwähnt, muß ein derartiger Server rund um die Uhr in Betrieb sein.

Sobald Sie auf Ihrem PC oder Mac den Client (das Mailprogramm) starten und ihm mitteilen, daß Sie jetzt die neu eingelangten Nachrichten sehen möchten, nimmt er Verbindung mit dem Mailhub auf und holt Ihre Mail auf Ihren PC. Der Übertragungsvorgang läuft ohne weiteres Zutun des Benutzers ab. Sie müssen lediglich bei der Konfiguration des Mailprogramms die Internet-Adresse des Mailhubs, Ihre User-ID und das dazugehörige Paßwort angeben. Mit diesen Informationen ist das Mailprogramm in der Lage, zum gewünschten Zeitpunkt die Mail vom Mailhub zu holen. Das Mailprogramm und der Mailhub kommunizieren dabei nach dem "Post Office Protocol Version 3" (POP3), und nur Mailprogramme, die dieses Protokoll verstehen, können verwendet werden. (Die Programme Pegasus Mail für Windows und Eudora beherrschen selbstverständlich POP3.)

Der große Vorteil dieser Methode ist, daß der Benutzer selbst nur mit dem lokalen Mailprogramm arbeitet. Es ist nicht erforderlich, daß er mit dem Server in Kontakt tritt. Die Mailprogramme sind in der Regel gut an die jeweilige Arbeitsumgebung angepaßt: Wer MS-Windows gewohnt ist, sollte eigentlich sofort mit Pegasus Mail arbeiten können. Genauso werden auch Macintosh-Benutzer bei der Verwendung von Eudora die ihnen vertrauten Bedienungselemente vorfinden.

Damit Sie von neu eingelangter Mail rasch informiert werden, sollten Sie die Mailapplikation so einstellen, daß sie in regelmäßigen Abständen (typischerweise 30 Minuten) automatisch eine Verbindung zum Mailhub aufbaut und gegebenfalls neu eingelangte eMail abholt. Die Mail steht somit lokal zur Verfügung und kann z.B. direkt aus dem Mailprogramm auf den lokalen Drucker geschickt werden.

Natürlich wollen Sie nicht nur Mail empfangen, sondern auch Nachrichten absenden - die Kommunikation wäre ansonsten etwas einseitig. Die besprochenen Mailprogramme verfügen einerseits über einfache Editoren zum Erstellen von "Ausgangspost". Andererseits besteht auch die Möglichkeit, in anderen Applikationen vorgefertigte Dateien wie z.B. Excel-Spreadsheets oder Winword-Dokumente zu versenden (dies ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn der Empfänger dieser Dokumente über die entsprechende Software verfügt, um sie weiterzuverarbeiten). Sie müssen die abgehende Nachricht nun noch mit der richtigen Mailadresse des Empfängers versehen und zum Versenden freigeben. Hierauf wird die Nachricht zunächst von Ihrem Mailprogramm an den Mailserver des EDV-Zentrums geschickt, der dann die korrekte Zustellung der Mail übernimmt. Für abgehende Nachrichten wird ein weiteres Übertragungsprotokoll, das "Simple Mail Transfer Protocol" (SMTP) verwendet.

Welche Formen von eMail-Adressen gibt es?

Adressen müssen eindeutig sein - das gilt auch für eMail-Adressen. Im Internet wird der folgende Aufbau verwendet:

NAME@DOMAIN

Die beiden Informationsteile der Mailadresse werden getrennt durch das Zeichen @ - gemeinhin "Klammeraffe", "at", "atsign", "funny a", ... genannt. Man unterscheidet bei Mailadressen dieser Form einerseits hostabhängige, andererseits hostunabhängige Adressen.

Hostabhängige eMail-Adressen:

Hier wird die Mail direkt an eine bestimmte User-ID eines Rechners (Rechner werden im EDV-Jargon hier "Host" genannt) geschickt. Diese Form ist zwar einfach, aber aus mehreren Gründen nicht besonders benutzerfreundlich. So sind die User-IDs an vielen Rechnern auf 8 Zeichen beschränkt und enthalten nicht den Namen, sondern z.B. die Institutsnummer. Ein Beispiel wäre etwa:
A4711DAA@VM.UNIVIE.AC.AT

Hier wird die Mail direkt an den Rechner VM.UNIVIE.AC.AT geschickt, und zwar dort an den Benutzer mit der nichtssagenden User-ID A4711DAA. (Oder wissen Sie, welche Person sich hinter dieser Benutzerkennung verbirgt?) Größere Schwierigkeiten ergeben sich bei dieser Form von Mailadressen, sobald sich z.B.

  • der Rechnername ändert,
  • die User-ID des Benutzers auf dem Rechner ändert,
  • der Betrieb des Rechners eingestellt wird,
  • der Benutzer auf ein anderes Rechnersystem umsteigen will.

Bei jeglicher Änderung muß der Benutzer allen seinen Mail-Partnern eine andere, jedoch genauso kryptische Mailadresse zur Kenntnis bringen. Aufgrund dieser Unannehmlichkeiten sollte man diese Form von Adressen vermeiden - es sei denn, man hat keine Alternative.

Hostunabhängige eMail-Adressen:

Um den obigen Problemen aus dem Weg zu gehen, entschließen sich immer mehr Institutionen (Universitäten, Behörden, Firmen, ...), für ihren Bereich hostunabhängige Adressen einzuführen. Dabei gibt man im Teil "DOMAIN" der Adresse nur mehr die Information zur Institution an - etwa "UNIVIE.AC.AT" für die Universität Wien. Die Adresse enthält keine Information über Hostrechner.

Das erfordert aber, daß diese Institution einen zentralen Rechner betreibt, der sich aller ankommenden Nachrichten annimmt, die im Teil "DOMAIN" der Adresse die Bezeichnung der Institution tragen, und sie innerhalb der Institution auf Basis der Angaben im Teil "NAME" verteilt. Auf diesem zentralen Rechner sind einerseits die Mailadressen der Benutzer gespeichert, andererseits ist registriert, unter welcher User-ID auf welchem Rechner der Benutzer seine Mail erhalten will. Da die Umsetzung der Mailadresse auf die User-ID und den Rechnernamen durch den zentralen Rechner durchgeführt wird, braucht der Namensteil der Adresse nicht mit der User-ID übereinzustimmen. Man ist daher frei, sinnvolle Bezeichnungen wie den Namen des Benutzers oder seine Funktion innerhalb der Institution zu verwenden. So ist z.B. Bill Clinton derzeit unter der folgenden Adresse erreichbar: PRESIDENT@WHITEHOUSE.GOV

Diese Vorgangsweise bietet einige große Vorteile:

  • Die Mitarbeiter einer Institution sind bis zu Ihrem Ausscheiden unter einer einzigen Adresse kontinuierlich erreichbar, ungeachtet aller erdenklichen Rechnerwechsel, Übersiedlungen, Forschungssemester im Ausland usw.

  • Beim Wechsel, aber auch beim kurzfristigen Ausfallen des Empfangsrechners, der sich hinter der Adresse verbirgt, kann einfach auf einen anderen Rechner umgeschaltet werden, ohne daß die Mailadresse selbst geändert werden muß. Es genügt, die entsprechende Eintragung am zentralen Mailrechner zu ändern. Dies kann der Benutzer in der Regel selbst tun.

  • Die Mailadresse läßt gewöhnlich einen direkten Rückschluß auf den Empfänger zu. Die Adressen sind intuitiv erfaßbar und daher weniger fehleranfällig.

An der Universität Wien wird nun die hostunabhängige Adreßform im Rahmen des Mailbox-Service unterstützt.

Das Mailbox-Service

Um an der Uni Wien sowohl hostunabhängige eMail-Adressen als auch einen bequemeren Zugang zu eMail im allgemeinen zu etablieren, wurde im Mai 1994 vom EDV-Zentrum das Mailbox-Service ins Leben gerufen. Herzstück dieses Service ist der sogenannte "Mailbox-Rechner" - eine leistungsfähige IBM-Workstation unter dem Betriebssystem AIX mit der Netzwerkadresse

MAILBOX.UNIVIE.AC.AT

Dieses Service kann zur Zeit ausschließlich von Bediensteten der Universität Wien in Anspruch genommen werden und bietet folgende Vorteile:

Einheitliche, hostunabhängige eMail-Adressen:

Jeder Mitarbeiter, der eine User-ID auf dem neuen Mailbox-Rechner des EDV-Zentrums beantragt, erhält damit automatisch eine universitätsweit einheitliche, hostunabhängige eMail-Adresse der Form

VORNAME.NACHNAME @UNIVIE.AC.AT

Im Teil "DOMAIN" steht hier "UNIVIE" für University of Vienna, "AC" für Academic und "AT" für Austria. Beispiel:
BARNEY.GEROELLHEIMER@UNIVIE.AC.AT

Bei Namensgleichheit wird das "First come, first served"-Prinzip angewandt, d.h. der Teil "NAME" wird im Wiederholungsfall erweitert, um die Adressen eindeutig zu machen (also z.B. VORNAME1.VORNAME2.NACHNAME).

Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, die unter dieser Adresse ankommende Mail, falls Sie es wünschen, automatisch an einen anderen Rechner weiterzuleiten. Sollten Sie z.B. gewohnt sein, auf der Großrechenanlage zu arbeiten, können Sie Ihre Mail dorthin schicken lassen und wie üblich verarbeiten, müssen aber trotzdem nicht auf Ihre hostunabhängige Adresse verzichten.

Unterstützung von POP3:

Ein am Mailbox-Rechner installierter POP3-Server erlaubt Ihnen den Client/Server-basierten Zugriff auf Ihre eMail. Auf die Vorteile dieses Verfahrens wurde bereits im Kapitel "Was bietet die Client/Server-basierte Methode?" ausführlich eingegangen. Sollte aber der Fall eintreten, daß Sie sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz mit POP3-fähiger Mailapplikation befinden (Sie sind z.B. auf einem Arbeitstreffen), können Sie auch interaktiv auf Ihre Mail zugreifen.

Unterstützung von interaktivem Zugriff:

Sind Sie gezwungen, interaktiv (terminalorientiert) am Mailbox-Rechner zu arbeiten, so finden Sie dort eine menügeführte Arbeitsumgebung vor. Alle wesentlichen Operationen sind aus dieser Oberfläche heraus möglich - Sie sehen jederzeit, welche Funktionen Ihnen gerade zur Verfügung stehen. Zum Arbeiten am Mailbox-Rechner sind somit keine Betriebssystem-Kenntnisse erforderlich. Beim interaktiven Zugang stehen Ihnen neben Mail auch Menüpunkte zur Verwendung anderer Netzwerkdienste (News, Telnet, Datex-P) zur Verfügung.

Um den terminalorientierten Zugang möglichst unkompliziert zu gestalten, werden die im Internet weitverbreiteten Terminalemulationen vt100 und vt220 unterstützt.

Hilfe für Ein- und Umsteiger:

Neben anderen Kursen im Netzwerkbereich bietet das EDV-Zentrum in regelmäßigen Abständen auch Schulungen zum Thema Mailbox-Service an, die von Universitätsbediensteten kostenlos besucht werden können. Ein Handbuch zum Mailbox-Service ist ebenfalls in Vorbereitung. Weitgehend vorkonfigurierte Mailprogramme ("Pegasus Mail" für MS-DOS und MS-Windows) samt Installationsanleitungen können Sie vom FTP-Server der Universität Wien per FTP abholen.

Überzeugt? Dann beantragen Sie einfach mit dem Formular Ansuchen um Rechnerbenutzung eine User-ID auf dem Mailbox-Rechner. Happy Mailing!