Arbeiten mit Acrobat
Frischen Sie Ihr Wissen über PDF auf

von Peter Wienerroither (Ausgabe 10/1, März 2010)

 

Warum PDF?

PDF ist ein Dateiformat, welches die originalgetreue Weitergabe von Dokumenten ermöglicht, unabhängig vom ursprünglichen Anwendungs­pro­gramm. Eine PDF-Datei kann daher immer in der Form betrachtet und ausgedruckt werden, die der Autor/die Autorin festgelegt hat. Damit entfallen nicht nur typische Kon­ver­tierungsprobleme z. B. bei Seitenum­brüchen oder Schriftarten. PDF-Doku­mente können zudem mit weiteren Funktionen versehen werden, die dem Schutz der Datei dienen.

 

Seit Jahren bietet der ZID im Rahmen der Standardsoftware für Institute und Dienststellen der Universität Wien (Öffnet  einen externen Link in einem neuen Fensterwww.univie.ac.at/zid/standardsoftware/) das Programm Adobe Acrobat an – seit Juli 2008 ist die neueste Version 9 verfügbar. Adobe Acrobat sollte nicht mit der kostenlosen Software Adobe Reader 9 verwechselt werden, die lediglich Funktionen zum Anzeigen, Drucken und Durchsuchen von PDF-Dateien besitzt. Acrobat ist ein umfangreiches Programm, mit dem PDF-Dateien nicht nur erzeugt und bearbeitet werden können, sondern das darüber hinaus über sehr viele zusätzliche Funktionen verfügt, die weit über das simple Erstellen einer PDF-Datei hinausgehen.

Ein PDF erstellen

Dennoch ist das Erzeugen eines PDF-Dokuments – meist aus einer Word-, Excel- oder anderen Office-Vorlage – die wohl am häufigsten verwendete Funktion in Acrobat. Am einfachsten geht dies mit Klick auf das Acrobat-Icon bzw. Acrobat-Menü im jeweiligen Programm (z. B. Word 2007, siehe unten) oder über den Druckdialog, indem man als Drucker Adobe PDF auswählt. Hier finden sich zudem über den Button Einstellungen einige Optionen, denen man ein wenig Aufmerksamkeit schenken sollte.

Abb. 1: Acrobat-Druckmenü in word 2007

Was können Reader und Acrobat?

 

Adobe Reader

 

Adobe Acrobat

  • kommerzielle Software (Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.adobe.com)
  • Erzeugen von PDF-Dateien aus jedem druckbaren Doku­ment
  • Dokumente in das PDF-Format scannen und enthaltenen Text automatisch mit OCR (optische Zeichenerkennung) erfassen
  • PDF-Dokumente mit 256-Bit-Verschlüsselung schützen
  • Druck-, Kopier- und Änderungsrechte für PDF-Dateien einschränken
  • Dateien aus verschiedenen Anwendungen in einem PDF-Dokument zusammenführen
  • Dokumente mit Kom­men­tierungs­werkzeugen wie Hervorheben, Notizen, Linien usw. überarbeiten
  • interaktive PDF-Formulare aus Papiervorlagen oder vorhandenen Dateien erstellen

 

Neuere Acrobat-Versionen bieten meist neue Funk­tionen, die von älteren Programmversionen oft nicht umgesetzt werden können. So ist beispielsweise das Standard-Speicherformat der neuesten Version 9 nur bis PDF 1.5 (Version 6) abwärtskompatibel, was den Dateiaustausch mit anderen NutzerInnen, die noch mit älteren Versionen arbeiten, beeinträchtigen kann. Auch können die eigenen Dateien im Laufe der Zeit unlesbar werden, wenn man selbst neue Programmversionen installiert.

Speicherformate

Im Druckdialog-Fenster unter Eigenschaften – Adobe PDF-Einstellungen – Standardeinstellungen können im Drop-Down-Menü verschiedene Speicherformate gewählt werden, darunter auch Formate, die genormten Standards hinsichtlich der Bildschirm- und Druckausgabe entsprechen:

PDF/A ist ein Format für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente, das keinerlei Sonder­funktionen wie z. B. Formularfelder bietet, dafür jedoch garantiert, dass PDF/A von jeder Acrobat-Version unterstützt wird. Um dies zu gewährleisten, sind die verwendeten Schriftarten sowie alle Bilder des Doku­ments in der Datei selbst enthalten. Unzulässig sind ein­ge­bettete Video- oder Audiodaten, alternative Vari­anten für die Druck- oder Bildschirmausgabe von Bil­dern sowie die Verwendung von JavaScript. Aufgrund seiner eindeutigen Dokumentinformationen wird PDF/A verstärkt von Bibliotheken verwendet.

PDF/X ist ein Format für den Austausch von professionellen Druckvorlagen. Dateien dieses For­mats enthalten Angaben, die eine Vorhersehbarkeit des Druck­ergebnisses ermöglichen. So werden In­halte, die sich nicht sinnvoll drucken lassen (z. B. Video) nicht  zugelassen, Angaben wie Anschnitt und Farbangaben wiederum sind für den hochwertigen, vorlagenkonformen Druck vorgeschrieben.

Über den Button Bearbeiten im Fenster Adobe PDF-Eigenschaften können Speicherformate individuell angepasst sowie neue Formate angelegt werden (Abb. 2).

Abb. 2: Druckdialog-Fenster in Word 2007 (hinten) und PDF-Einstellungen über den Button Eigenschaften

Ein PDF-Dokument gestalten

Mit Acrobat lässt sich aus jedem druckbaren Dokument ein PDF erzeugen. Zur weiteren Gestaltung stehen im Programm vielfältige Funktionen zur Verfügung, die anhand der umfangreichen Menüstruktur der Software bereits auf den ersten Blick ersichtlich sind. Jedoch ist nicht allen AnwenderInnen bewusst, welche Mög­lich­keiten ihnen Acrobat tatsächlich bietet.

Menü Dokument

Über den Menüpunkt Dokument finden sich verschiedene Möglichkeiten, PDF-Dateien zu gestalten. So lässt sich das Erscheinungsbild eines Dokumentes anpassen sowie das Zusammenfügen und Optimieren von Inhalten ausführen (Menü­struktur siehe Abb. 3).

Abb. 3: Menü Dokument in Acrobat 9 Pro

 

Mit Kopf- und Fußzeile können ebensolche in ein PDF einfügt werden. Zahlreiche Programme wie z. B. CAD-Software, Buchhaltungsprogramme etc. bieten diese Möglichkeit oft selbst nicht. Kopf- und Fußzeilen können wie aus Office-Anwen­dungen gewohnt gestaltet und formatiert werden.

Hintergrund Sie können das „Papier“ farbig gestalten oder ein Hintergrundbild einfügen, z. B. ein Firmen- oder Institutslogo.

Wasserzeichen Funktioniert ähnlich wie die Funktion Hintergrund. Es kann entweder benutzerdefinierter Text oder eine Datei als Wasser­zeichen in den Vordergrund oder den Hintergrund eingefügt werden.

In der Untermenügruppe Seiten… können Sie  zu einem PDF-Dokument Seiten aus einer anderen PDF-Datei hinzunehmen. Sie können aber auch Seiten entnehmen (als eigene Datei exportieren), ersetzen oder löschen.

Ein weiteres angenehmes Feature ist das direkte Scannen aus Acrobat. Ein Dokument wird gescannt und direkt als PDF gespeichert. Standard­mäßig wird auch sofort OCR-Tex­terkennung (Optical Character Recognition) ausgeführt, d.h. ein normaler Scan ist nur ein „Foto“ von einem Dokument, erst OCR versucht, den Text zu erkennen und in maschinenlesbare Schrift umzuwandeln. Sollten Scans bereits als Bild (z. B. JPG oder TIF) in ein PDF eingefügt sein, lässt sich OCR auch nachträglich noch durchführen. Solche „Bildseiten“ erkennt man daran, dass sich Text mit dem Auswahlwerkzeug nicht markieren und in die Zwischenablage übertragen lässt. Auch werden mehrere Scans hintereinander immer zu einem PDF zusammengefügt.

Mit Lesezeichen hinzufügen lassen sich Lesezeichen verwalten, also z. B. die Kapitel eine Dokumentes oder Buches. Die Lesezeichen werden dann auch im Reader links in einem Navigationsmenü angezeigt, damit Sie Kapitel direkt anspringen können. Wenn ein Word-Dokument Kapitel enthält, werden diese beim Generieren eines PDF automatisch in Lesezeichen konvertiert. Über Anzeige – Sprachausgabe können sie selbige aktivieren, d.h. Sie können sich ein PDF oder Teile daraus vorlesen lassen, was besonders für sehbehinderte Personen von Vorteil ist oder wenn man nebenbei anderen Tätigkeiten nachgehen will. Das funktioniert natürlich auch im Reader. Allerdings sollten Sie vorher unter Bearbeiten – Voreinstellungen – Lesen eine andere Standardstimme einstellen, denn die normale ist Englisch und hat einen dementsprechenden Akzent bei deutschen Texten.

Datei anhängen Sie können an ein PDF-Dokument beliebige Dateien unterschiedlicher Dateiformate – sei es .doc, .jpg, .mp3, .pdf. etc. anhängen und so mit dem Dokument als Anlage speichern.

Menü Kommentare

Im Menü Kommentare sind vielfältige Möglichkeiten zusammengefasst, ein PDF-Dokument mit Kommentaren und Mar­kie­rungen zu ergänzen. Ein normales PDF ist dokumentensicher, d.h. man kann es nachträglich nicht mehr ohne weiteres verändern. Wenn Sie also z. B. einen Vertrag verschi­cken, dann niemals als Word-Datei sondern als PDF. Damit andere Personen trotzdem die Möglichkeit haben, Vermerke oder Hervor­he­bungen anzufügen, gibt es die Funktion Kommentare.

Abbildung 4 zeigt die verschiedenen Optionen wie Notizen, Textbe­ar­bei­tung (einfügen, löschen, ändern), Stempel, Textmarker, Legenden, Text­felder, Hervor­hebungen (Text­wolken, Linien, Pfeile, etc.) und Freihandzeichnungen. Alle Kommen­tare können auch ein- und ausgeblendet werden, damit sie z. B. beim Ausdruck nicht sichtbar sind.

 

Abb. 4: Ein PDF-Dokument mit verschiedenen Kommentar-Werkzeugen – Notizen, Kommentarwolke, Hervorheben und Stempel – bearbeitet: Für den Druck können diese Markierungen ausgeblendet werden.

 

Wenn Sie nun neugierig auf mehr geworden sind: In der nächsten Ausgabe des comment finden Sie eine Fortzetzung des Artikels, in dem die Funktionen der Acrobat-Menüs Formulare (Erstellen von bildschim­ausfüllbaren Formularen) und Werkzeuge detailliert vorgestellt werden.

 

PDF online erstellen

Für alle, die nur den kostenlosen Reader haben, aber dennoch PDF-Dokument selber erstellen möchten, sind eine Reihe kostenloser Softwareprogramme für die verschiedenen Betriebssysteme erhältlich. Einen guten Überblick bietet folgender Online-Artikel des Standard unter:Öffnet einen externen Link in einem neuen Fenster http://derstandard.at/1241622209281/PDF-Dateien-kostenlos-erstellen

Tutorials

Tutorials zu verschiedenen Funktionen in Acrobat finden Sie auf der Adobe-Webseite unter: Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterhttp://tv.adobe.com/de/show/­lerne-acrobat-9/.

Kurse des ZID

Adobe Acrobat Einführung & Formulargestaltung
Termin: Mittwoch, 12. Mai 2010 (Anmeldefrist: Dienstag, 4. Mai 2010)
Info & Anmeldung: Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.univie.ac.at/ZID/kurse/

Bezug der Software über den ZID

Standardsoftware für Institute und MitarbeiterInnen
Info & Bestellung: Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.univie.ac.at/ZID/standardsoftware/

Testversion

Eine kostenlose Testversion steht zur Verfügung unter: Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.adobe.com/de/products/acrobatpro/tryout.html