Research Activities Documentation (RAD)
Neuerungen 2009

von Mag. Michael Greil, DLE Bibliotheks- und Archivwesen, unter Mitarbeit von Clemens Miniberger, DLE Bibliotheks- und Archivwesen, und Eva Kößlbacher, ZID (Ausgabe 09/2, Oktober 2009)

Einrichtung eines RAD Advisory Boards

2009 wurde die Weiterentwicklung von RAD auf eine neue Grundlage gestellt: Im Auftrag des Rektorats der Universität Wien wurde das RAD Advisory Board eingerichtet, um im Dialog mit den BenutzerInnen Verbesserungsvorschläge für künftige RAD-Versionen zu erarbeiten. Die Grundlage der Arbeit des RAD Advisory Board ist folgendes Mission Statement:

Das Research Activities Documentation System (RAD) besitzt zentrale Bedeutung für alle BenutzerInnengruppen der Universität Wien.
Um die Akzeptanz zu gewährleisten und eine kontinuierliche Verbesserung und Erweiterung des RAD-Systems zu erreichen, wird ein RAD Advisory Board eingerichtet. Dieses RAD Advisory Board befasst sich mit der ständigen Verbesserung der Benutzbarkeit (Usability) des RAD-Systems aus der Perspektive der AnwenderInnen, um in einem konsensualen Prozess unter Vermeidung von Friktionen und unter Berücksichtigung der technischen Rahmenbedingungen aus RAD den größtmöglichen Nutzen für alle Beteiligten zu erzielen.
Das RAD Advisory Board begutachtet in einem wiederkehrenden Prozess die aktuellen Entwicklungen, analysiert die von den BenutzerInnen gemeldeten Probleme und spricht Empfehlungen für die Verbesserung und Weiterentwicklung des Systems aus.

Neue RAD-Info-Webseite

Als Anlaufstelle für Hilfe suchende RAD-AnwenderInnen wurde eine RAD-Info-Webseite (http://radinfo.univie.ac.at) eingerichtet, auf der es Informationen über aktuelle Entwicklungen, Releases und bevorstehende Fristen gibt. Auch befinden sich dort umfangreiche Hilfedokumentation, ausführliche Leitfäden und Hilfestellungen zur Dateneingabe sowie Hintergrund- und Kontaktinformationen.
Berichte des RAD Advisory Board sind ebenfalls über die Webseite unter dem Menüpunkt Wir über uns - Advisory Board abrufbar.

Erweitertes Schulungsangebot

Auch das Schulungskonzept für die Dateneingabe in RAD wurde überarbeitet, sodass es neben Schulungen für i3v-Client auch ein verstärktes Angebot an Schulungen für die Dateneingabe über das UNIVIS-Webinterface (http://univis.univie.ac.at) geben wird. Zielgruppe sind v.a. ForscherInnen, die ihre Daten selbst eingeben. Das Ziel dabei ist, dass nicht mit fiktiven Daten gearbeitet wird, sondern dass die Zeit dafür genutzt wird, einen großen Teil der Dateneingabearbeit mit Supervision von RAD-MitarbeiterInnen zu erledigen.
Die nächsten Schulungstermine für diesen Herbst werden über http://radinfo.univie.ac.at/ unter dem Menüpunkt Schulungen angekündigt.

Weiterentwicklungen und Verbesserungen

Im Laufe dieses Jahres wurden eine Reihe von neuen Funk­tionalitäten und Verbesserungen umgesetzt, die den Anwen­der­Innen die Dateneingabe in RAD erleichtern sollen.

Webservices

Es wurde die erste Entwicklungsstufe der Webservices (inklusive Katalogkomponente) umgesetzt, d.h. es gibt einerseits die Möglichkeit, alle Publikationen und Vorträge, die in RAD eingetragen wurden, über ein Suchportal abzufragen, andererseits können RAD-Daten mittels bestimmter Suchparameter (Publikations­jahr, Publikationstyp) oder IDs (Personen, Ein­richtungen, Zeit­schriften) abgefragt werden. Das Suchergebnis wird als XML-File ausgegeben. Damit ist jetzt eine Einbindung der RAD-Daten in Instituts- und persönliche Homepages möglich. Derzeit wird noch die Dokumentation für die Webservices fertig gestellt. Diese wird im letzten Quartal 2009 für alle UserInnen benutzbar sein.

Die zweite Entwicklungsstufe der Webservices (Webservices für EndNote und BibTeX) ist in der Umsetzungsphase und wird voraussichtlich im ersten Quartal 2010 zur Verfügung stehen. In RAD enthaltene Daten können dann in die Literatur­ver­wal­tungs­­­programme EndNote und BibTeX exportiert werden.

Kopieren von Datensätzen

Es besteht nun die Möglichkeit, jeden Datensatz zu kopieren. Das ist besonders dann hilfreich, wenn beispielsweise eine Reihe von Vorträgen, die auf einer Konferenz gehalten wurden, einzutragen sind. Bei diesen unterscheiden sich oft lediglich der Titel und das Vortragsdatum, andere Daten wie die Verknüpfung mit der Konferenz oder die ÖSTAT-Klassifikation¹⁾ bleiben dabei unverändert. Mit der Kopierfunktion erspart man sich so eine Menge Zeit und Mausklicks.

Beiträge in Sammelwerken

Massiv erleichtert wurde das Eintragen von Beiträgen in Sammelwerken. Ein Beitrag in einem Sammelband (Beitrag in einem Tagungsband, Kapitel in einem Buch, ...) kann jetzt direkt eingetragen werden, ohne dass die übergeordnete Publikation angelegt und mit dem Beitrag verknüpft werden muss. Die Informationen zum jeweiligen Sammel­werk können jetzt (je nach Zitiergepflogenheit der Disziplin bzw. des Autors/der Autorin) in ein Freitextfeld eingetragen werden.

Vorbefüllung von Feldern

Ist das ForscherInnenprofil bereits mit einer ÖSTAT klassifiziert, wird diese mit der entsprechenden prozentuellen Gewichtung beim Anlegen einer Publikation eingetragen. Voraussetzung ist, dass ein Autor oder eine Autorin eingetragen und erstgereiht wird. Von der ersten ausgewählten Person werden die im ForscherInnenprofil vorhandenen ÖSTAT-Notationen auf die Publikation übertragen. Eine nachträgliche Änderung ist natürlich möglich.

Übernahme der Sprache eines Titels

Wurde einmal eine Sprache des Titels eingetragen, befüllt sich das Feld Sprache bei Publikationssprache, der Keywords und des Abstracts automatisch mit diesem Wert, der natürlich im Nachhinein verändert werden kann.

Synonyme verwalten

Es wurde die Möglichkeit geschaffen, auf den Anwendungen Externe Einrichtungen und Zeitschriften Synonyme für die Einrichtung bzw. die Zeitschrift zu hinterlegen. Über diese kann ein Suchlauf gestartet werden, was das Finden von teils national teils international oder mit Abkürzungen bezeichneten Organisationen und Medien vereinfacht.

Verträge verwalten

Verträge sind wesentliche Bestandteile in vielen Teilbereichen des RAD, angefangen von Forschungsprojekten über Partner­schafts­ab­kommen mit externen Einrich­tungen bis hin zu Patent- und Lizenz­ver­trä­gen. Sofern gewünscht können diese nun in i3v hinterlegt werden.

Dateneingabe und Datenauswertung

Dateneingabe über UNIVISonline und i3v-Client

Daten kommen auf zweierlei Wegen ins RAD: Erstens über die UNIVIS-Webmaske (http://univis.univie.ac.at), zweitens über den i3v-Client. Über einen Zugang zu UNIVIS verfügt jeder Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeiterin, der/die eine Mailbox-UserID besitzt. Eine eigene Berechtigung dafür ist nicht notwendig, auch wenn der Zugang von außerhalb des Daten­netzes der Universität Wien erfolgen sollte. Der/die BenutzerIn wird direkt auf die VPN-Login-Maske geleitet, und kann sich so in UNIVISonline einloggen (Abb. 5).

Um Daten über den i3v-Client eintragen zu können, ist eine Berechtigung erforderlich. Diese eignet sich weniger für individuelle Dateneingaben von Einzel­personen, als eher für Personen, die für größere Perso­nen­gruppen (z. B. Department-/Instituts-/Fakultäts-/Zentrumsebene) Daten eintragen. Berech­ti­gungen können bei den Key-Usern unter der E-Mail-Adresse redaktion.rad@univie.ac.at beantragt werden. Voraussetzung, um eine Berech­tigung für RAD-i3v zu erhalten, ist das Absolvieren der i3v-Basisschulung (Abb. 6).

Auswertungen im Datawarehouse

Über einen so genannten ETL-Prozess (Extract-Transform-Load) werden Daten in das Datawarehouse geladen. Das Berichts­wesen erfolgt über das Reporting-Tool Cognos. Es stehen eine Reihe von Ready-made-Berichten zur Verfügung. Das können Übersichtslisten über die Leistung von Instituten, Departments oder Fakul­täten sein und sie können von der Fakultät über die Institute auf die Einzelpersonen herunter gebrochen werden. Diese Berichte können jederzeit mit den gewünschten Para­metern von berechtigten Personen ausge­führt werden. Berechtigt sind z. B. die RAD-Re­daktion, aber auch die Fakultäts­leitungen. Es können auch neue Be­richte zugeschnitten auf noch nicht abgedeckte Bedürfnisse bereit gestellt werden, wofür allerdings ausreichend Vorlauf­zeit erforderlich ist. Es muss mit mindestens sechs bis acht Wochen gerechnet werden, da der Bericht erstellt und auf Plausibilität getestet werden muss, ehe er zur Ver­fügung gestellt werden kann. Prinzipiell sollte auch darauf geachtet werden, dass nicht individuell zugeschnittene Lösungen gewünscht werden. Im Idealfall stellt ein Bericht einen Mehrwert für mehrere Fakultäten oder die ganze Uni­versität dar.

Mitglieder des RAD Advisory Board

• Vorsitzender: Ao. Univ.-Prof. Dr. Erich Schikuta
  Research Lab Computational Technologies and Business Engineering, Fakultät für Informatik
• Ao. Univ.-Prof. Mag. Dr. Gerhard Ecker
  Department für Medizinische/Pharmazeutische Chemie, Fakultät für Lebenswissenschaften
• Monika Fink
  stv. Leiterin Verwaltungskoordination und Recht
• Ao. Univ.-Prof. Dr. Wolfgang Lang
  Gruppensprecher der Elektronischen Materialeigenschaften, Fakultät für Physik
• ADir. Harald Riedel-Taschner
  Leiter der Abteilung Universitätsverwaltung des Zentralen Informatikdienstes
• HR Dr. Wolfram Seidler
  Leiter der Fachbereichsbibliothek Germanistik, Skandinavistik, Nederlandistik
• HR Mag. Maria Seissl
  Leiterin des Bibliotheks- und Archivwesens
• Dr. Dorothea Sturn
  Leiterin der Qualitätssicherung
• Dr. Lucas Zinner
  stv. Leiter Forschungsservice und Internationale Beziehungen

Ständige Auskunftspersonen

• Ass.-Prof. Dr. Gert Bachmann
  Department für Chemische Ökologie
• Mag. Peter Paul Beran
  Institut für Knowledge and Business Engineering
• Ass.-Prof. Mag. Dr. Christian Cenker
  Institut für Scientific Computing
• Mag. Michael Greil
  RAD, Bibliotheks- und Archivwesen
• Dr. Ionut Puica
  Elektronische Materialeigenschaften
• Ass.-Prof. Mag. Dr. Karl Reiter
  Department für Naturschutzbiologie, Vegetations- und Landschaftsökologie
• AR Markus Ristic
  Institut für Meteorologie und Geophysik