Gemeinsam sind wir stärker
Wiki als Collaboration Tool

von Peter Marksteiner (Ausgabe 09/2, Oktober 2009)

 

Mit Beginn des Wintersemesters 2009 bietet der ZID ein neues Service an: Unter Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterhttps://wiki.univie.ac.at/ steht Arbeitsgruppen als Werkzeug für die gemeinsame Projektarbeit ein Wiki zur Verfügung.

Das Wiki-Prinzip ist – vor allem durch die weite Verbreitung der freien Online-Enzyklopädie Wikipedia1) – heute wohl allgemein bekannt. Ein ausführlicher Artikel im comment hat sich vor drei Jahren diesem Thema gewidmet.2) Die beiden wichtigsten Aspekte sind wohl die Einfachheit – das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten soll schnell3) und einfach gehen – und die Gemeinsamkeit: Wiki-Seiten sind ein Gemeinschaftsprodukt, der/die einzelne AutorIn tritt in den Hintergrund.

Wiki – wozu?

Die Einsatzmöglichkeiten eines Wikis sind vielfältig. Das neue Wiki-Service des ZID soll aber einen recht spezifischen Bedarf abdecken: Es ist ein Werkzeug für die Zusammenarbeit einer kleineren Anzahl von Personen, also ein Collaboration Tool. Damit können Informationen ausgetauscht, Inhalte gemeinsam erarbeitet und verwaltet werden: Wer kennt beispielsweise nicht die Sitzungsprotokolle, die an alle TeilnehmerInnen einer Sitzung verschickt werden, von jedem einzelnen irgendwo abgelegt und dann oft nicht mehr gefunden werden? In einem Wiki-Bereich, auf den alle SitzungsteilnehmerInnen Zugriff haben, können solche Protokolle effizienter verwaltet werden. Besonders die Zusammenarbeit von Personen, die unterschiedlichen Instituten oder Einrichtungen angehören, kann damit erleichtert werden. Auch Externe (z. B. Angehörige von Lieferfirmen) können daran teilnehmen, diese benötigen dazu Light-IDs.4)

 

Die Einstiegsseite für das Wiki der Universität Wien.

Confluence – the Enterprise Wiki

Das universitätsweite Wiki beruht auf der Software Confluence der Firma Atlassian5). Zu den wichtigsten Features dieses sehr umfangreichen und mächtigen Produktes gehören:

  • Confluence ist in Bereiche (Spaces) organisiert. Die Bereiche sind weitgehend voneinander unabhängig und werden von eigenen Bereichs-Administratoren verwaltet. Es ist aber möglich, die Bereiche untereinander zu verlinken.
  • Confluence verfügt über eine ausgefeilte Rechte­ver­wal­tung, mit der BenutzerInnen und BenutzerInnen­grup­pen sehr fein abgestimmte Zugriffsrechte auf die einzelnen Bereiche eingeräumt werden können.
  • Zum Erstellen und Bearbeiten von Seiten dient eine eigene Wiki-Syntax. Alternativ steht auch ein Rich Text-Editor zur Verfügung, ein einfacher, den Grundfunktionen von Microsoft Word ähnlicher WYSIWYG-Editor (Abb. 2).
  • An jede Wiki-Seite können Dateien angehängt werden (Attachments).
  • Bei jeder Änderung einer Wiki-Seite oder eines Anhangs wird die vorhergehende Version aufgehoben; die komplette Versionsgeschichte eines jeden Dokuments steht zur Verfügung und ermöglicht es, ältere Versionen wieder herzustellen.
  • Confluence bietet Möglichkeiten, sich bei Änderungen in ausgewählten Bereichen informieren zu lassen: Es bietet einen RSS-Feed und Benachrichtigungen über E-Mail.
Abb. 2: Eine Seite kann im Rich Text-Editor (oben) oder als Wiki-Markup-Version (unten) bearbeitet werden.

Die populärste und weitest verbreitete Wiki-Software ist ohne Zweifel MediaWiki6), vor allem, weil die Wikipedia auf MediaWiki beruht. Wer sowohl Confluence als auch MediaWiki verwendet, wird sich wohl des Öfteren über die subtilen Unterschiede in der Syntax ärgern und irrtümlich die falsche Sprache verwenden. Die Frage ist berechtigt, warum für das Uni-Wiki nicht gleich MediaWiki eingesetzt wird. Der Hauptgrund für die Wahl von Confluence ist das ausgefeilte Rechtesystem: MediaWiki – hauptsächlich für offene Systeme gedacht – bietet nur eine sehr rudimentäre Unterstützung für Rechteverwaltung; eine solche ist für die Art, wie das Wiki an der Universität Wien eingesetzt werden soll, jedoch essentiell.

Anlegen eines Bereichs

Das Anlegen eines Bereichs ist denkbar einfach: Dazu dient die Webmaske Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.univie.ac.at/ZID/wiki-anmeldung/. Die auszufüllenden Felder sind weitgehend selbsterklärend: Der Name des Bereichs, eine Kurzbe­zeich­nung, eine Liste von BenutzerInnen, die darauf zu­greifen dürfen – fertig! Einzige Voraussetzung ist, dass die Person, die den Bereich anlegt, sich im Personalstand der Universität Wien befindet. Diese Person ist dann für den Be­reich ver­ant­wortlich und als Ad­ministratorIn für seine Ver­wal­tung zu­ständig.

Beim Anlegen des Bereichs über die Webmaske wird eine Standard-Ein­stiegs­seite angelegt. Diese kann sofort mit dem Wiki-Editor bearbeitet werden, es können Unterseiten angelegt werden und Attachments hochgeladen – los geht’s!

Jeder Bereich ist mit einem Ablaufdatum versehen, üblicherweise liegt dieses zwei Jahre nach dem Datum des Anlegens. Vor dem Ablaufdatum wird die verantwortliche Person benachrichtigt: Wird das Wiki noch benötigt, wird es formlos verlängert. Damit soll vermieden werden, dass sich verwaiste und nicht mehr benutzte Bereiche ansammeln. Scheidet ein Verantwortlicher aus dem Personalstand aus, so muss die Verantwortung für den Bereich an eine andere Person übergeben werden.

Berechtigungen

Wer darf in einem Bereich was tun? Das Wiki unterscheidet vier Kategorien von Benutzer:

  • Anonyme Benutzer, also irgendjemand auf der Welt, der ohne weitere Authentifizierung die Webseite aufruft.
  • Angemeldete Benutzer, die sich mittel Mailbox- oder u:net-Passwort authentifiziert haben. Dies geschieht über einen Klick auf Anmelden rechts oben: Das Wiki verwendet die SSO-Infrastruktur7) der Universität Wien.
  • Eingetragene Benutzer, die vom Bereichs-Adminis­tra­tor explizit berechtigt werden.
  • Der Bereichs-Administrator; dieser hat die weitestgehenden Rechte.

Beim Anlegen eines Bereichs entscheidet der Bereichs-Administrator, welche Rechte den drei Benutzergruppen eingeräumt werden sollen. Die Standard-Einstellungen sind:

  • Anonyme Benutzer haben gar keine Rechte
  • Angemeldete Benutzer haben Leserechte
  • Eingetragene Benutzer haben Lese- und Schreibrechte.

Der Administrator kann die Rechte bei Bedarf erweitern oder einschränken, lediglich Schreibrechte für anonyme Benutzer (wie sie z. B. bei Wikipedia Standard sind) werden aus Sicherheitsgründen nicht angeboten. Wer keine Leserechte auf einen Bereich hat, bekommt diesen in der Übersichtsseite gar nicht angezeigt.

Das nachträgliche Hinzufügen und Entfernen von Benutzern oder das Ändern von Rechten durch den Administrator geschieht nicht über die Webmaske, sondern im Wiki selbst (Verwaltung des Bereichs – Sicherheit – Berechtigungen). Dabei gibt es eine Besonderheit: Wer das Wiki noch nie verwendet hat, kann nicht als Benutzer eingetragen werden. Wenn Sie beim Hinzufügen eines Benutzers eine kryptische Fehlermeldung erhalten, dann bitten Sie diesen, sich einmal anzumelden; anschließend sollte es funktionieren.

Datensicherung

Wie bei praktisch allen Services des ZID werden auch hier die Daten regelmäßig gesichert. Im unwahrscheinlichen Fall des Datenverlustes durch Plattenfehler oder Ähnliches kann zumindest der Stand vom Vortag in jedem Fall wieder hergestellt werden.

Eine spezielle Sicherung einzelner Seiten zum Schutz gegen versehentliches Löschen findet nicht statt, ist aber im Allgemeinen auch nicht notwendig, weil ohnedies alle Version einer Seite aufgehoben werden. Wer sich irrtümlich eine Seite überschreibt, kann mit Hilfe der Historie jede frühere Version rekonstruieren. Lediglich beim Löschen von Seiten ist Vorsicht geboten.

Benutzungsbedingungen

Wie überall geht es auch beim Wiki-Service nicht ohne Spielregeln. Diese sind allerdings denkbar einfach und eigentlich selbstverständlich:

  • Die Inhalte müssen im weitesten Sinne für universitäre Zwecke (Lehre, Forschung, Verwaltung) relevant sein.
  • Der Administrator, der einen Wiki-Bereich angelegt hat, ist dafür verantwortlich und haftet bei Missbrauch.
  • Kommerzielle Nutzung ist nicht gestattet.

Design

Das Design der Wiki-Seite ist dem Corporate Design der Universität Wien angepasst. Bereichsadministratoren können unter Gestaltung das Erscheinungsbild ihres Bereiches anpassen; es stehen einige vorkonfigurierte Designs zur Verfügung.

Pläne für die Zukunft

Wie praktisch alle Services des ZID wird auch das Wiki-Service weiterentwickelt werden. Die Details werden anhand der praktischen Erfahrungen und der Wünsche und Anforderungen festgelegt werden. Derzeit sind Erweiterungen im Bereich Authentifizierung und Berechtigungen geplant: Das Wiki soll in die ACOnet-Federation eingebunden werden, wodurch gemeinsame Projekte mit anderen österreichischen Universitäten erleichtert werden. Auch soll die Gruppenverwaltung erweitert werden, sodass z. B. Berechtigungen für Angehörige eines Instituts oder einer Fakultät vergeben werden können.

Was das Wiki nicht ist

Wie bei jedem Werkzeug, so finden auch beim Wiki kreative Köpfe Einsatzmöglichkeiten, die ursprünglich gar nicht vorgesehen waren. Dies ist zwar keineswegs verwerflich, doch sollte man prüfen, ob es nicht andere Werkzeuge gibt, die dafür besser geeignet sind. Der Funktionsumfang der verschiedenen Werkzeuge überschneidet sich in vielen Fällen, sodass es oft eine Geschmacksfrage ist, welchem man den Vorzug gibt.

Ein gemeinsamer Datenspeicher

Natürlich ist auch das Wiki ein geeigneter Ort, für eine Arbeitsgruppe Protokolle und andere Dokumente abzulegen. Wenn es jedoch nur um Dateiablage und sonst nichts geht, sind die Fileservices des ZID8) zu empfehlen: Es ist komfortabler, ein Netzlaufwerk von share.univie.ac.at zu verbinden und die Daten wie lokale Files zu verwalten als sie über das Wiki hoch- und wieder herunter zu laden. Auch ist die Datenmenge im Wiki beschränkt, über die Fileservices steht wesentlich mehr Platz zur Verfügung.

Eine Lernplattform

Selbstverständlich ist es nicht verboten, das Wiki in der Lehre einzusetzen. Im Allgemeinen sind jedoch die Lernplattformen Fronter und Moodle dafür besser geeignet: In beiden ist es möglich, in einen Kurs ein Wiki einzubinden, hier wird als Software MediaWiki eingesetzt.

Ein Content-Management-System

Nach der Eigendefinition des Herstellers Atlassian handelt es sich bei Confluence um ein „Enterprise Wiki“ – das lässt schon darauf schließen, dass der Funktions­umfang weit über das hinausgeht, was das Wesen eines Wiki ausmacht: simpel und schnell. Die Grenzen zwischen Wiki-Software und einem Content-Management-System sind fließend, und Confluence hat sie wohl teilweise überschritten. Zur Not lässt sich daher die Web­präsenz eines Instituts oder einer Arbeitsgruppe auch mit Confluence gestalten. Den­noch sind dafür die Services Webseiten für Institute (Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.univie.ac.at/ZID/www/) bzw. TYPO39) (Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.univie.ac.at/ZID/typo3/) wohl eher die Werkzeuge der Wahl.

Ein Diskussionsforum

Confluence bietet die Möglichkeit, Kommentare zu Wiki-Seiten zu veröffentlichen. Damit bietet es die Funktionalität eines einfachen Diskussionsforums. Es gibt jedoch wesentlich bessere und ausgereiftere Foren-Software – zum Beispiel die TYPO3-Erwei­te­rung, die im zentralen TYPO3-System der Universität Wien zur Verfügung steht.

Ein Newsletter und eine Mailingliste

Im eingangs erwähnten Beispiel von Sitzungs­proto­kollen kann das Wiki Kommunikation über E-Mail ergänzen oder ersetzen. Für viele Zwecke ist Informa­tions­austausch über E-Mail aber besser geeignet, dafür stehen Werkzeuge wie Mailinglisten10) und der Versand von Massenmail11) an bestimmte Zielgruppen zur Verfügung.

Wiki-Dokumentationen

Online-Dokumentation (User Guide) von Atlassian:
Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterhttp://confluence.atlassian.com/display/DOC/Confluence+User+Guide

Dokumentation zum Wiki-Service des ZID:
Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.univie.ac.at/ZID/wiki/

 

 

1) Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterhttp://de.wikipedia.org/
2) WIKI – back to the future in comment 06/1, Seite 49, http://comment.univie.ac.at/06-1/49/
3) Daher der Name Wiki, der auf hawaiisch soviel wie „schnell“ bedeutet.
4) Von Ultra-Light bis Extra-Large: Benutzungsberechtigungen nach Maß in comment 07/2, Seite 2, http://comment.univie.ac.at/07-2/2/
5) Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.atlassian.com/software/confluence/
6) Öffnet einen externen Link in einem neuen Fensterwww.mediawiki.org
7) Single Sign-On: siehe Weblogin mit Shibboleth: Neues Login-System für Web-Applikationen der Universität Wien, in comment 08/3, http://comment.univie.ac.at/08-3/20/
8) siehe www.univie.ac.at/ZID/share/
9) Webauftritte leicht gemacht: Typo3 an der Universität Wien in comment 06/3, Seite 37, http://comment.univie.ac.at/06-3/37/
10) www.univie.ac.at/ZID/mailinglisten/
11) www.univie.ac.at/ZID/massenmail/