HOPLA
Elektronische Diplomarbeiten, Masterarbeiten und Dissertationen

von Peter Marksteiner (Ausgabe 08/3, November 2008)

 

Die Universität Wien ist nicht nur die älteste, sondern mit ihren 72.000 Studierenden1) wohl auch die größte Universität im deutschen Sprachraum. Entsprechend groß - nämlich ungefähr 5.000 pro Jahr - ist demnach auch die Zahl der Studierenden, die ihr Studium erfolgreich beenden und eine Abschlussarbeit (Diplomarbeit, Masterarbeit oder Dissertation) einreichen. Bis vor kurzem hat sich der Vorgang der Einreichung seit vielen Jahren kaum geändert: Vom "Original" werden mehrere Kopien hergestellt, gebunden und abgegeben; nachdem die Arbeit begutachtet und positiv beurteilt wurde, landen die Exemplare in der Universitätsbibliothek, bei Dissertationen kommt ein weiteres Exemplar in die Österreichische Nationalbibliothek.

Die Zeiten, in denen Schreibbüros florierten, die aus handgeschriebenen Unterlagen präsentable Druckversionen produzierten, sind zwar noch nicht so lange her, allerdings bald endgültig vorbei: Wohl kaum jemand schreibt heute noch seine Diplomarbeit mit der Schreibmaschine oder gar mit der Hand. Durch die Möglichkeit, elektronische Dokumente beliebig zu kopieren und zu vervielfältigen, hat der Begriff des "Originals" kaum noch Bedeutung.

Die oben beschriebene Form der Abgabe ist daher kaum noch zeitgemäß. Die Vorteile einer Abgabe in elektronischer Form liegen auf der Hand: Elektronische Dokumente können rasch und effizient an die beteiligten Personen (Betreuer, Begutachter) weitergeleitet und über das Internet einem weit größeren Personenkreis zur Verfügung gestellt werden: Anstatt auf die Bibliothek zu pilgern oder sich mühsam per Fernleihe eine Arbeit zu organisieren, genügt ein Mausklick.

Die verpflichtende elektronische Abgabe von Abschlussarbeiten wurde im Vorjahr beschlossen und seither schrittweise umgesetzt. Sie betrifft Dissertationen, Diplom- und Masterarbeiten, nicht jedoch Bachelorarbeiten. Mit der Verordnung vom 24. September 20072) wurde die verpflichtende elektronische Abgabe in vier Studienprogrammleitungen (Wirtschaftswissenschaften, Geschichte, Kunstgeschichte und Volkskunde, Molekulare Biologie) ab 1. Oktober 2007 festgesetzt. Nach dieser Pilotphase wurde am 15. Juli 2008 die Ausweitung auf 21 Studienprogrammleitungen ab 4. August 2008 beschlossen3), seit dem 1. Oktober 2008 ist die elektronische Abgabe in allen 35 Studienprogrammleitungen verpflichtend4). Die praktische Durchführung erfolgte im Rahmen eines gemeinsamen Projekts der Universitätsbibliothek, des Zentralen Informatikdiensts und der DLE Studien- und Lehrwesen (Büro der Studienpräses).

Durch die elektronische Abgabe hat sich - vorerst - nichts an der Verpflichtung geändert, die Abschlussarbeiten auch in Papierform einzureichen. Die elektronische Version muss vor der gedruckten abgegeben werden. Vom "papierlosen Büro" ist schon lange die Rede, wirklich realisiert wurde es noch kaum. Ich persönlich bin der Meinung, dass die gedruckte Version nur Kosten, Aufwand und Platzbedarf verursacht, aber gegenüber der elektronischen keinen nennenswerten Mehrwert bietet. Falls darauf einmal verzichtet wird, kommen wir der "papierlosen Universität" einen Schritt näher.

Erstellen einer elektronischen Abschlussarbeit

Mit welchen Programmen Sie Ihre Arbeit erstellen, unterliegt keinerlei Beschränkungen. Am beliebtesten sind Microsoft Word und verwandte Programme (z.B. OpenOffice) sowie in den Naturwissenschaften TeX und seine Abkömmlinge (z.B. LaTeX, MikTeX). Für die Abgabe der elektronischen Abschlussarbeiten sind diese Formate jedoch unmittelbar nicht geeignet, vor allem, weil die Vielfalt an Formaten auch eine Vielfalt an Programmen erfordert, um sie lesen zu können. Aus diesem Grund müssen die Arbeiten vor der Abgabe in PDF-Dokumente umgewandelt werden.

PDF, das Portable Document Format, hat folgende Eigenschaften, die es für den Zweck der elektronischen Abgabe besonders geeignet machen:

  • PDF ist zwar ein proprietäres Format der Firma Adobe, die Spezifikationen sind jedoch öffentlich. Vor kurzem (am 1. Juli 2008) wurde die Version 1.7 von PDF auch als ISO-Standard 32000-1:2008 veröffentlicht.
  • PDF beschreibt das Layout der Seiten bis ins kleinste Detail: Auf diese Weise kann die geforderte Übereinstimmung von elektronischer und gedruckter Form sichergestellt werden, während z. B. die Ausdrucke derselben Word-Datei auf verschiedenen Druckern und mit unterschiedlichen Word-Versionen sich beträchtlich voneinander unterscheiden können.
  • PDF-Dateien unterliegen faktisch keinen Größenbeschränkungen. Sie können beliebig komplex sein und jede Art von Objekten (Grafiken usw.) einbinden.
  • PDF ist sehr weit verbreitet. Für alle gängigen Betriebssysteme gibt es Werkzeuge zum Lesen, Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dokumenten. Von Adobe wird zum Lesen von PDF-Dateien der Acrobat Reader kostenlos zur Verfügung gestellt. Es gibt aber auch eine Menge Open Source-Werkzeuge (z.B. Foxit5) für Windows und kpdf für Linux), die dem Acrobat Reader in einigen Punkten überlegen sind, vor allem, was die Geschwindigkeit betrifft.

Eine spezielle Variante des PDF-Formats wird als PDF/A bezeichnet, wobei das A für "Archivierung" steht. PDF/A zeichnet sich dadurch aus, dass die Dokumente "self-contained" sind, also keine Verweise auf externe Informationen wie Definitionen von Zeichensätzen enthalten: Alle verwendeten Zeichensätze müssen in das Dokument selber eingebunden werden. Das ist eine wichtige Voraussetzung für Langzeitarchivierung: Wenn das Dokument auch noch nach vielen Jahren lesbar sein soll, so darf keine Abhängigkeit von irgendwelchen externen Daten bestehen, über deren Beständigkeit man keine Kontrolle hat. Die Spezifikationen von PDF/A sind schon seit längerem ISO-Standard (ISO 19005-1:2005).

Es gibt verschiedene Methoden und Werkzeuge, ein PDF-Dokument zu generieren. Es wird empfohlen, das PDF-Service des ZID zu verwenden: Schicken Sie Ihr Word-Dokument einfach per Mail an pdf.zid@univie.ac.at. Es wird automatisch verarbeitet, und nach wenigen Minuten erhalten Sie das Ergebnis im korrekten PDF/A-Format zurückgeschickt. Falls sich der PDF-Server einmal an einem Dokument "verschluckt" - was gelegentlich vorkommt - oder es sonst Probleme bei der PDF-Erstellung gibt, wenden Sie sich bitte an den Helpdesk des ZID: Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Die Dateigröße ist zwar prinzipiell unbeschränkt - wenn es sein muss, kann eine elektronische Arbeit auch größer als ein Gigabyte sein. In der Praxis sind solche Ungetüme jedoch mühsam zu handhaben: Das PDF-Service des ZID kann nur für Dateien mit maximal 40 MB verwendet werden; Textverarbeitungsprogramme werden bei solchen Größen oft unerträglich langsam, auch das Herunterladen einer solchen Arbeit ist für die Leser eine Geduldsprobe. Selbst Arbeiten mit umfangreichen Bildbeilagen lassen sich durch die Wahl eines geeigneten Grafik-Formats fast immer wesentlich platzsparender gestalten. Für Fotografien ist meistens das JPEG-Format am besten geeignet. Ein Bild im JPEG-Format kann ohne besondere Qualitätsverluste oft sehr stark komprimiert werden, z.B. mit der Option "für Web speichern" im Adobe Photoshop. Die meisten Bilder werden dadurch kleiner als 100 Kilobyte, sodass selbst eine Arbeit mit mehreren Hundert Abbildungen noch kleiner als 40 MB ist. Für Strichgrafiken und Diagramme ist das JPEG-Format nicht ideal, hier sind Formate wie GIF und PNG besser geeignet.

Elektronische Abgabe: Ablauf

Die Abgabe der elektronischen Version erfolgt - vor der Abgabe der gedruckten Version - über die Adresse https://hopla.univie.ac.at. Die Prozedur ist weitgehend selbsterklärend, es gibt auch ausführliche Hilfetexte, im Problemfall hilft Ihnen die Servicestelle der Universitätsbibliothek weiter, die unter e-theses.ub@univie.ac.at zu erreichen ist.

Beim Hochladen werden nur PDF-Dokumente akzeptiert; es wird jedoch nicht überprüft, ob es sich tatsächlich um PDF/A handelt. Bitte überprüfen Sie die Eingabe sorgfältig: Achten Sie auf Tippfehler, auf die richtige Darstellung von Sonderzeichen, dass bei "cut and paste" nichts abgeschnitten oder verstümmelt wird. Sind die Angaben fehlerhaft oder unvollständig, muss der Upload-Vorgang unter Umständen wiederholt werden: Das bedeutet für alle Beteiligten - nicht zuletzt für Sie selbst - viel unnötige Arbeit.

Die elektronische Version muss den Formvorschriften genügen (siehe Fußnote 4). Achten Sie besonders darauf, dass folgende Teile enthalten sind:

  • Titelblatt: Vorlagen, wie das Titelblatt zu gestalten ist, werden von den StudienServiceCentern zur Verfügung gestellt.
  • Zusammenfassung/Abstract: Jede Arbeit muss eine deutsche Zusammenfassung enthalten. Ein Abstract in englischer Sprache wird empfohlen und ist in einigen Studienplänen auch vorgeschrieben.
  • Lebenslauf: Nur der akademische Werdegang muss verpflichtend in den Lebenslauf aufgenommen werden. Immer wieder werden Arbeiten abgegeben, in denen ein Lebenslauf wieder verwendet wird, der offensichtlich aus Bewerbungsunterlagen stammt. Wenn es Sie nicht stört, auf diese Weise Ihre Mailadresse, Handynummer und sonstige private Angaben im Internet zu veröffentlichen, können Sie das natürlich gerne tun - Hinweise wie "vertraulich" sind an dieser Stelle aber sinnlos!

Dass die Arbeit unabhängig von allen Formvorschriften auch den Regeln der "guten wissenschaftlichen Praxis"6) genügen muss, ist eigentlich selbstverständlich. Das wird auch überprüft, und bei Verstößen ist mit ernsten Konsequenzen zu rechnen. Die elektronische Version muss mit der Druckversion übereinstimmen. Am einfachsten und verlässlichsten lässt sich das erreichen, indem Sie die elektronische Version ausdrucken.

Bei Dissertationen - und nur bei diesen - ist zusätzlich noch die Eingabe in die Dissertationsdatenbank (www.obvsg.at/services/dissertationsdatenbank/) des Österreichischen Bibliothekenverbunds erforderlich. Eine automatische Übernahme der Daten ist derzeit leider noch nicht möglich; es wird jedoch daran gearbeitet, sodass dieser Schritt in Zukunft hoffentlich entfallen kann.

Elektronische Abgabe: Administrative Vorgänge

Sobald Sie die Bestätigung erhalten, dass Ihre Arbeit erfolgreich hochgeladen wurde, ist für Sie die elektronische Abgabe erledigt. Ein wesentlicher Teil des Projekts "Elektronische Abgabe" ist jedoch die Unterstützung und weitgehende Automatisierung der Prozesse, die nach der Abgabe erfolgen: Verständigungen an die Beteiligten (Studienprogrammleiter, StudienServiceCenter, Begutachter, Betreuer); Erfassung der Arbeit im Katalog der Universitätsbibliothek, Veröffentlichung auf dem "E-Theses"-Server (siehe unten). Ein Ziel des Projektes ist es, doppelte Eingaben zu vermeiden und die Daten automatisch zwischen allen beteiligten Systemen auszutauschen. Ganz ist dieses Ziel noch nicht erreicht, wir sind ihm jedoch schon ein gutes Stück näher gekommen.

Abschlussarbeiten online: E-Theses-Server

Nachdem eine Abschlussarbeit positiv beurteilt wurde, wird sie automatisch auf dem E-Theses-Server http://othes.univie.ac.at öffentlich zur Verfügung gestellt. Beim Hochladen kann angegeben werden, ob das Dokument zugänglich sein soll oder nicht. Bei nicht öffentlich zugänglichen Arbeiten sind nur die Metadaten (Autor, Titel usw.) sowie das Abstract sichtbar, die Arbeit selber kann jedoch nicht eingesehen werden. Falls eine Sperrfrist beantragt und bewilligt wurde, so wird diese ebenfalls berücksichtigt. Es besteht keine Verpflichtung, die Arbeit öffentlich zugänglich zu machen, dies wird jedoch dringend empfohlen. Einerseits sollte eine Abschlussarbeit wohl etwas sein, worauf man stolz sein kann und was man gerne in der Öffentlichkeit herzeigen will. Andererseits gibt es leider immer wieder Leute, die es mit der "guten wissenschaftlichen Praxis" nicht so genau nehmen und sich bei den Werken anderer bedienen. Wenn Ihre Arbeit öffentlich zugänglich ist, mag zwar die Versuchung größer sein, daraus abzuschreiben - allerdings wird das nicht von Erfolg gekrönt sein, weil ein solches Plagiat sofort auffällt, während Plagiate von Arbeiten, die nur in wenigen gedruckten Exemplaren existieren, oft jahrelang unentdeckt bleiben.

In Kürze erwarten wir die tausendste Arbeit auf dem E-Theses-Server. Bis jetzt kamen fast ausschließlich Arbeiten auf dem oben beschriebenen Weg der verpflichtenden Abgabe dorthin. Auch wenn Sie Ihre Arbeit bereits vor der Einführung der elektronischen Abgabe vollendet haben, können Sie die elektronische Version noch nachliefern: Dazu verwenden Sie den Punkt Anmelden (Upload E-Theses) auf der Einstiegsseite von Othes. Bitte beachten Sie, dass dieser Zugang ausschließlich für an der Universität Wien eingereichte und bereits approbierte Arbeiten gedacht ist.

Die zahlreichen Abschlussarbeiten dokumentieren die Qualität und die Vielfalt der Lehre und Forschung an der Universität Wien. Sie gehören also zu den Digital Assets, den "digitalen Reichtümern", für die mit dem Digital Asset Management System Phaidra7) eine Plattform geschaffen wurde. Dass die Abschlussarbeiten derzeit noch auf einem eigenen System außerhalb von Phaidra abgespeichert werden, hat rein historische Gründe: Mit der Implementierung des E-Theses-Servers wurde bereits begonnen, bevor Phaidra zur Verfügung stand. Mittelfristig sollen die beiden Systeme jedoch zusammenwachsen.