Aus 1 mach 11
Zweites u:book-Verkaufsfenster erfolgreich abgeschlossen

von Christian Marzluf (Ausgabe 08/3, November 2008)

 

Bereits zum zweiten Mal öffnete sich von Mitte September bis Mitte Oktober 2008 das u:book-Verkaufsfenster - nur diesmal nicht ausschließlich für Studierende und Mitarbeiter/-innen der Universität Wien, sondern auch für zehn weitere österreichische Hochschulen (siehe Kasten).

 

Teilnehmende Einrichtungen beim zweiten u:book-Verkaufsfenster

  • Universität Wien
  • Universität Innsbruck
  • Medizinische Universität Wien
  • Medizinische Universität Graz
  • Technische Universität Wien
  • Technische Universität Graz
  • Universität für Bodenkultur Wien
  • Johannes Kepler Universität Linz
  • Universität für angewandte Kunst Wien
  • Universität für Musik und darstellende Kunst Wien
  • Akademie der bildenden Künste Wien

www.ubook.at/ubook-an-ihrer-uni/

 

 

Herausforderungen

Nachdem bereits unmittelbar nach dem ersten u:book-Verkaufsfenster im Frühjahr dieses Jahres viele österreichische Universitäten ihr Interesse an der Teilnahme an der u:book-Aktion bekundet hatten, nahm der ZID der Universität Wien die Herausforderung an, in nur wenigen Monaten die Ausweitung des u:book-Services auf insgesamt 11 Einrichtungen und über alle Servicebereiche hinweg zu organisieren.

u:book-Shops

Grundlegend war zu garantieren, dass die bewusst strengen Auflagen der Hersteller - wonach nur bezugsberechtigte Personen (Studierende, Mitarbeiter/-innen, Organisationseinheiten) der teilnehmenden Einrichtungen auf die u:book-Shops zugreifen dürfen - durch die Implementierung geeigneter Zugriffsmechanismen eingehalten werden. An der Universität Wien wurden dahingehend bereits zum ersten Verkaufsfenster die Grundlagen für eine Authentifizierungs- und Autorisierungs-Infrastruktur (AAI)1) realisiert: Ein auf Shibboleth basierendes Login-System. Zukünftig wird die Teilnahme an der im Aufbau befindlichen ACOnet-AAI Federation Voraussetzung für alle teilnehmenden Einrichtungen des u:book-Services sein.

Begleitmaterialien

Rund um das u:book werden neben den eigentlichen Verkaufsshops eine ganze Reihe weiterer technischer und auch informativer Begleitmaterialien benötigt. Einerseits natürlich, um die Zielgruppe über das Service entsprechend zu informieren. Hierzu zählen neben Plakaten und Foldern auch die Webseiten (www.ubook.at) sowie das Forum (https://forum.ubook.at). Andererseits bietet das Service zur Abwicklung grundlegender Arbeitsszenarien der Studierenden und Mitarbeitern/-innen eine Sammlung zahlreicher Software-Programme, die als CD/DVD zu jedem Gerät erhältlich ist. Weiters gab es als kleine Zugabe auch in diesem Verkaufsfenster zu jedem u:book ein Bildschirmtuch im u:book-Design. Die komplette Herstellung und Verteilung dieser Materialien wurde zentral vom ZID der Universität Wien auf Basis von Verteilungsschlüsseln (Anzahl der Studierenden und Mitarbeiter/-innen) bzw. auch auf Basis individueller Wünsche organisiert.

Einheitliches u:book-Design

Um den teilnehmenden Einrichtungen die Möglichkeit zu geben, unter der Marke u:book zu firmieren, wurde das u:book-Design entsprechend weiterentwickelt. Basierend auf dem bereits bestehenden Layout wurde ein Konzept entworfen, welches es den Teilnehmern erlaubte, durch austauschbare Gestaltungselemente einrichtungsbezogene Medien - dazu zählen Folder und Plakate - in der Farbgebung sowie durch Einbinden des eigenen Logos und individueller Bilder auf das eigene Corporate Design abzustimmen. Es bestand zudem die Möglichkeit, an vordefinierter Stelle einen freien Text einzubinden, der die lokalen u:book-Services der Teilnehmer, z.B. Support, berücksichtigt.

Für einrichtungsübergreifende Medien (Webseite, Forum, Bildschirmtücher, CDs/DVDs) wurde ein einheitliches, standardisiertes Design entworfen.

Die u:book-DVDs für die Betriebssysteme Windows bzw. Mac OS X wurden so angepasst, dass sie nach Starten des Installationsprogramms im ersten Schritt über ein Menü die Auswahl der gewünschten Einrichtung ermöglichen. Im zweiten Schritt können dann die individuellen Konfigurationen, Linksammlungen etc. der jeweiligen Einrichtung installiert werden.

Servicestruktur

Um das u:book-Service so effizient wie möglich zu halten, wurden die Servicestrukturen in zentrale und lokale Strukturen aufgeteilt. Die zentralen Servicestrukturen werden vom ZID der Universität Wien betreut.

Sie umfassen nicht nur das komplette Aufsetzen des Services - dazu zählen Verhandlungen mit den Herstellerfirmen, das Erstellen und Warten der zentralen Webseite www.ubook.at, die Betreuung des Forums https://forum.ubook.at sowie die Erstellung des gesamten Begleitmaterials. Der ZID unterstützt auch teilnehmende Einrichtungen bei der - als Voraussetzung notwenigen - Implementierung von Shibboleth. Vor, während und nach dem u:book-Verkaufsfenster ist der ZID der Universität Wien zudem erster Ansprechpartner in Bezug auf Lieferschwierigkeiten, Modelländerungen und Reklamationen.

Jede teilnehmende Einrichtung bietet zudem eine lokale Servicestruktur für ihre Studierenden und Mitarbeiter/-innen an, und zwar für die Services, die eines Vor-Ort-Supports bedürfen (WLAN, VPN, Software etc.). Die Anlaufstellen in diesen Fällen sind die lokalen Service- oder Helpdesks. Über die u:book-Webseite www.ubook.at/ubook-an-ihrer-uni/ können die lokalen Supportseiten abgerufen werden.

Konfiguration der Modelle

Der Vorteil eines Verkaufsfensters unmittelbar vor Semesterbeginn liegt darin, dass es dadurch in den meisten Fällen möglich ist, den Studierenden die u:books noch rechtzeitig zu Vorlesungsbeginn liefern zu können. Der Nachteil aber ist, dass Frühjahr und Herbst auch immer Ankündigungszeiten für technische Änderungen auf Herstellerseite sind.

Nachdem wir an dem Konzept der Business-Notebooks aufgrund der deutlich besseren Mobilitätseigenschaften der Modelle (Haltbarkeit und Garantiebedingungen) unbedingt festhalten möchten - wir binden uns hier eng an unsere Partner von der ETH Zürich - und die 3-Jahres-Garantie einen echten Investitionsschutz bedeutet, wollen wir den Käufern/-innen auch immer die technisch aktuellsten Modelle anbieten. Dies jedoch bedeutet, dass aufgrund der bestehenden Roadmaps (Strategie, Projektplan) der Firmen immer wieder mit technischen Änderungen in der Zeit um das Verkaufsfenster zu rechnen ist. Wir halten aber den Nachteil von unter Umständen verlängerten Lieferzeiten durch das Anbieten topaktueller Modelle für kompensiert.

Die PC-Hersteller kündigen solche Änderungen über ihre Roadmaps rechtzeitig an, so dass wir diese Entscheidungen im Vorhinein berücksichtigen können und ggf. die Käufer/-innen rechtzeitig über verlängerte Lieferzeiten informieren können. Natürlich gibt es in einem solchen System auch Abhängigkeiten, die der klar definierten Roadmap zuwiderlaufen können, z.B. wenn der Chiphersteller (hier Intel) aus welchen Gründen auch immer seine Roadmap verschieben muss.

Apple und seine Philosophie

Im Gegensatz zu den Business-Notebook-Herstellern vertritt Apple eine grundlegend andere Ankündigungsphilosophie, die sich nicht in öffentlich sichtbar gemachten Roadmaps widerspiegelt, sondern in einem System, das die Überraschung liebt und über alles schätzt. Dieses Netz von Überraschungen ist so perfekt gestrickt, dass es selbst die Mitarbeiter/-innen des Unternehmens als zu Überraschende einschließt. Was bleibt, sind immer nur Gerüchte, Vermutungen und nicht planbare Gegebenheiten.

So gab es auch im Vorfeld der aktuellen u:book-Aktion Gerüchte, wonach inmitten des Verkaufsfensters neue Apple-Modelle angekündigt werden sollten. Klar ist, dass man mit solchen Gerüchten nicht offen operieren kann und sich daher auch keine Angebote im Vorfeld verhandeln lassen.

So wurde beschlossen, das Verkaufsfenster für die Apple-Modelle bei einer etwaigen Ankündigung zu schließen, da wir in diesem Falle keine besonderen Konditionen für u:book zu erwarten hatten. Als dann am Abend des 14. Oktober 2008 in der Tat neue MacBooks und MacBooks Pro angekündigt wurden, haben wir uns noch in der Nacht mit Apple darauf verständigt, dass es zwar zu spät sei, um um etwaige spezielle u:book-Konditionen anzusuchen (das Bewilligungsprozedere dauert zumeist mehrere Wochen), wir aber andere Vergünstigungen dafür erhalten sollen. Diese sollten für die letzten Tage des Verkaufsfensters abrufbar sein.

So geschah es dann auch: Für das aktuelle Verkaufsfenster konnte ein u:book-Rabatt für die Apple-Modelle von 14 bis 16 Prozent (statt der normalen 12 Prozent des AOC; Apple on Campus), einen sehr vergünstigten APP (AppleCare Protection Plan; 3-Jahres-Garantie) sowie die Möglichkeit, alles mit den Back-To-School-Angeboten (Apple-Vergünstigungen zu Semesterbeginn) zu kombinieren, verhandelt werden.

Den Käufern der "alten" Modelle wurde die Möglichkeit gegeben, diese gegen "neue" einzutauschen - eine Option, die von sehr vielen auch genutzt wurde. Der Idee, das Verkaufsfenster für Apple ein wenig zu verlängern, um allen die Chance zu geben, auf das Angebot zuzugreifen, wurde allerdings von Apple leider eine Absage zuteil.

Die immer gleiche Frage nach dem "Wie viele?"

Zu Redaktionsschluss wurde das Herbstverkaufsfenster von u:book gerade erst abgeschlossen, so dass die meisten Daten noch nicht ausgewertet bzw. verfügbar waren. Dennoch lässt sich schon jetzt ein grober Überblick über die aktuellen Verkaufszahlen geben: Es wurden knapp 2.500 Geräte verkauft, die meisten vom Hersteller HP, gefolgt von Lenovo und dahinter - vor allem aufgrund der Modelländerungen und der daraus resultierenden nur kurzen Verkaufszeit - die "neuen" Apple-Modelle. Im Jahr 2008 wurden also in zwei vierwöchigen Verkaufsfenstern rund 4.200 u:books verkauft, Mengen also, die u:book u.a. auch für Kooperationen sehr interessant machen. Eine detaillierte Aufschlüsselung der Verkaufsergebnisse werden wir - sobald verfügbar - auf der u:book-Webseite bekannt geben.

Ausblick auf das nächste Verkaufsfenster

Modelle

Die Hoffnung, dass es zumindest im technologischen Sinne ein ruhigeres Verkaufsfenster zu Beginn des Sommersemesters 2009 geben wird, könnte sich durchaus erfüllen, da die neuen Intel-Chipsätze (Montevina) gerade erst in den neuen Modellen implementiert wurden und insbesondere die Ankündigung der neuen Apple-Modelle in das jetzige Verkaufsfenster gefallen ist. Somit ist bei den im kommenden Frühjahr angebotenen Modellen - erfreulicherweise - mit keiner großen Überraschung zu rechnen.

Neue Teilnehmer und Kooperationen

Die Anforderungen werden andere sein, denn u:book wächst weiter. Viele neue Partner von Universitäten, Fachhochschulen und Pädagogische Hochschulen haben ihr Interesse an einer Beteiligung zum Frühjahr 2009 bereits kundgetan, und wir müssen uns überlegen, wie wir die neuen Herausforderungen, welche zusätzliche Teilnehmer mit sich bringen, meistern können.

Das Erstellen von Foldern und Plakaten, insbesondere auch der u:book-DVDs ist eine gut zu koordinierende - da letztlich auch zeitkritische - Aufgabe. Bei den u:book-DVDs ergibt sich zudem das Problem, dass hier eine geeignete Qualitätskontrolle den Zeitfaktor noch verschärft. Die Abschätzung etwaiger Stückzahlen sowie die entsprechende Verteilung sind zusätzliche (kostenintensive) Fehlerquellen. Hier wollen wir mit der ETH Zürich gemeinsam über geeignete Verfahren nachdenken, wie sich diese Software-Service-Bündelung effizienter gestalten lässt und den teilnehmenden Partnern mehr Möglichkeiten zur Mitgestaltung gegeben werden kann.

Eine weitere große Herausforderung wird das Abwickeln der an uns bereits herangetragenen Kooperationswünsche sein. So wollen manche Softwarefirmen mit uns zusammenarbeiten und zu den jeweiligen Verkaufsfenstern interessante Angebote bieten, die durch den sehr begrenzten Aktionszeitraum besondere Konditionen erlauben. Auch hier sind alle Details mit den teilnehmenden Einrichtungen abzuklären, da die Kooperationen sich nicht im Widerspruch zu bereits bestehenden Vertragssituationen befinden dürfen.

Dank

Es bleibt am Ende all den so engagierten Mitarbeitern/-innen am ZID der Uni Wien ausdrücklich zu danken. Ohne deren Arbeit wäre ein Service wie u:book nicht möglich. Dieser Dank gilt ebenfalls den involvierten Mitarbeitern/-innen der teilnehmenden Einrichtungen. Auch die rege Mitwirkung unsere Business-Partner im u:book-Forum bis in die Nacht hinein ist in dieser Form wohl einzigartig.

 

 

Links und Infos rund ums u:book

Den Zeitpunkt des nächsten u:book-Verkaufs­fensters (Bekanntmachung Anfang 2009) und alle weiteren aktuellen Informationen entnehmen Sie bitte der offiziellen u:book-Webseite www.ubook.at.

u:book-Forum: https://forum.ubook.at

u:book am ZID: www.univie.ac.at/ZID/ubook/

 

 

1) siehe Artikel AAI in Aktion - Web Single Sign-On an der Uni Wien in comment 07/2, Seite 21 bzw. unter http://comment.univie.ac.at/07-2/21/