u:book - Studium und Wissenschaft on (lap)top
Notebooks für Studierende und MitarbeiterInnen der Universität Wien

von Christian Marzluf & Elisabeth Vinek (Ausgabe 08/1, März 2008)

We support u:book

Unter dem Namen u:book bietet die Universität Wien über den Zentralen Informatikdienst ab dem Sommersemester 2008 ihren Studierenden und MitarbeiterInnen ein in Österreich bisher einzigartiges Service: Qualitativ hochwertige Business-Notebooks können zu exklusiven Preisen und mit zahlreichen Extras zweimal jährlich - in 3- bis 4-wöchigen Verkaufsfenstern jeweils zu Semesterbeginn - erworben werden.

Nach einer zweijährigen Projektphase, begleitet durch zahlreiche ZID- und universitätsinterne Diskussionen, einem regen Austausch mit internationalen Partnern sowie Verhandlungen mit Herstellern und Händlern von Notebooks, startet das Service namens u:book mit Beginn des ersten Verkaufsfensters am 25.02.2008 (www.univie.ac.at/ZID/ubook/).

Aller Anfang gestaltet sich schwierig

Eine wesentliche Aufgabe des Zentralen Informatikdienstes besteht darin, Studierenden und MitarbeiterInnen der Universität Wien für ihren Studien- bzw. Arbeitsalltag die entsprechenden IT-Services bestmöglich zur Verfügung zu stellen. Die zunehmende Flexibilität, die speziell von Studierenden gefordert wird, stellt immer wieder neue Anforderungen an die IT-Infrastruktur sowie an die darauf aufbauenden Services - Mobilität wird zu einem besonders wichtigen Faktor. Daher war es nahe liegend, den Versuch zu wagen, ein neues Service auf die Beine zu stellen - günstige und qualitativ hochwertige Arbeitsgeräte anzubieten - und als Universität dafür besonders gute Preise auszuhandeln. Ein Wagnis - deshalb, da von Beginn an klar war, dass ein solches Projekt sehr viel Engagement erfordern würde.

Aus der ersten Idee des "besonders günstigen Notebooks für Studierende" hat sich zunächst die Idee des "günstigsten Notebooks überhaupt" in den Köpfen der Initiatoren verankert. Gleichzeitig haben sich diese Personen viele Fragen gestellt: Wie können wir die Qualität der Notebooks sicherstellen? Nach welchen Kriterien sollen die Notebooks überhaupt ausgewählt werden? Wie sieht der Support für ein solches Service aus? Genügt ein "nacktes" Notebook oder können wir darauf aufbauend nicht weitere Services anbieten? Und nicht zuletzt: Wie fügt sich dieses Angebot überhaupt in die Servicestruktur des ZID ein?

Aus diesen Fragestellungen und basierend auf einer umfassenden Marktbeobachtung wurde vor allem Folgendes klar: Wir können und wollen als Universität nicht "das günstigste Notebook überhaupt" anbieten, sondern müssen vielmehr besonders auf Qualität, Nachhaltigkeit und Investitionsschutz - natürlich unter Berücksichtigung eines besonders guten Preises - achten.

Nachhaltigkeit und internationale Kooperation

Die erwähnte Nachhaltigkeit ist speziell in zwei Aspekten wiederzufinden:

  • Bei den u:books handelt es sich ausschließlich um Business-Notebooks hoher Qualität, die allesamt mit drei Jahren Garantie ausgestattet sind. Nach dem Bologna-Modell der Studienarchitektur, das auch an der Universität Wien zunehmend implementiert wird, ist ein Bachelorstudium auf drei Jahre angelegt. Zumindest für diesen Zeitraum sollen die BesitzerInnen eines u:books keinerlei Hardware-Investitionen tätigen müssen - außer natürlich es ist eine Aufrüstung ausdrücklich gewünscht.
  • Das Service selbst ist auf viele Jahre angelegt. Nach dem ersten Verkaufsfenster ist bei weitem nicht Schluss, sondern es folgen kontinuierliche Verbesserungen sowie der weitere Ausbau des Services basierend auf den bisherigen Erfahrungen.

In dieser Form - mit dem Bekenntnis zu Qualität und Nachhaltigkeit - hat das Projekt auch die Zustimmung des Rektorats der Universität Wien gefunden. Mit dem Service u:book - Studium und Wissenschaft on (lap)top unterstützt die Universität Wien damit auch offiziell zeit- und ortsunabhängiges Studieren und Arbeiten und setzt ein klares Bekenntnis zur Mobilität ihrer Studierenden und MitarbeiterInnen.

Im Zuge der Projektplanung hat der ZID Ende 2005 an einer Tagung in München teilgenommen, bei der auch das Thema "Unterstützung der Mobilität von Studierenden" angesprochen wurde. Vorgetragen haben hier die Verantwortlichen des Projekts Neptun, in dessen Rahmen seit 2001 an der Eidgenössischen Technischen Hochschule Zürich (ETHZ) günstige Business-Notebooks für Studierende und MitarbeiterInnen angeboten werden. Aus einem ersten Gespräch im Rahmen dieser Tagung folgten ein reger Austausch und schließlich eine Kooperation zwischen dem ZID und dem Projekt Neptun.

Die Wahl der Modelle

Die Frage nach der Auswahl der Modelle wurde schnell beantwortet: Das Projekt Neptun basiert auf einer breit angelegten und alle zwei Jahre stattfindenden Evaluation von Notebooks, deren Ergebnisse uns von der ETHZ großzügigerweise zur Verfügung gestellt werden.

Die Abwicklung dieser sehr aufwändigen Evaluierung erfolgt höchst professionell. Neben zahlreichen technischen Tests werden auch potentielle Benutzer eingehend zu den Geräten befragt. Über eine genaue Bewertungsskala für die einzelnen Tests werden schließlich die Endergebnisse ermittelt.

Folgende Kriterien werden bei der Evaluation berücksichtigt:

  • Mechanische Robustheit
  • Akkulaufzeit
  • Geräusch- und Wärmeentwicklung
  • Gewicht
  • Auflösung und Qualität des Bildschirms
  • Benchmarks (Leistungsdaten, z. B. Graphik, Performance)
  • Kommunikation, inkl. Wireless LAN
  • Schnittstellen
  • Preis und Optionen
  • Lieferumfang
  • Garantieabwicklung und Support
  • Linux-Kompatibilität (nur bei PC-Modellen)

Aus der letzten Evaluation im Herbst 2007 (betrifft nur PC-Modelle) sind die Notebook-Hersteller Lenovo und HP als Sieger hervorgegangen. Neben PC-Modellen sind auch die immer beliebteren Apple-Notebooks im Neptun-Portfolio. Da sich der ZID zu einer Kooperation mit dem Projekt Neptun entschlossen hat, werden auch die u:books bis einschließlich zum Verkaufsfenster im Frühjahr 2009 von diesen drei Herstellern sein - dann findet wieder eine Evaluation statt und die Karten werden neu gemischt.

Im Rahmen des Projekts Neptun konnten bereits zahlreiche wertvolle Erfahrungen gesammelt werden, die uns den Start an der Universität Wien erleichtert haben. An der ETH Zürich hat die Aktion bereits einen sehr hohen Bekanntheitsgrad: Umfragen zufolge wissen über 90 % aller Studierenden der ETHZ über das Projekt Bescheid.

Neptun ist aber längst nicht mehr nur an der ETH Zürich ein Thema: Aufgrund des Erfolges haben sich zahlreiche andere schweizerische Universitäten und Hochschulen dem Projekt angeschlossen. Das Ergebnis sind ständig steigende Verkaufszahlen, welche die Verhandlungsbasis mit den Herstellerfirmen nur verbessern können.

Auch die zentrale Abwicklung ist für alle Beteiligten von Vorteil: Die Organisation eines entsprechenden Services bedeutet einen enormen Aufwand, den nicht alle Universitäten leisten wollen und können. Durch die Anbindung an eine bereits bestehende Struktur ist ein solches Service viel leichter zu realisieren. So haben bereits weitere österreichische Universitäten großes Interesse an einer Teilnahme an diesem Projekt bekundet.

Nicht "nur" ein Notebook, sondern ein gesamtes Servicepaket

Von jedem der genannten Hersteller werden mehrere Modelle zum Kauf angeboten. Selbstverständlich werden vor jedem Verkaufsfenster die genauen Spezifikationen und Preise neu verhandelt, wobei darauf geachtet wird, möglichst aktuelle Modelle in leistungsfähigen Konfigurationen anzubieten.

Aus diesem Grund werden die genauen Modelle und Preise jeweils erst kurz vor Start des Verkaufsfensters bekannt gegeben. Um den Interessenten die Auswahl eines Notebooks entsprechend den persönlichen Bedürfnissen oder Vorlieben zu erleichtern, wurden die PC-Modelle in drei Kategorien eingeteilt:

  • mini: sehr leichtes, ultramobiles Notebook mit langen Akkulaufzeiten
  • midi: Standard-Notebook ("Office-PC") für BenutzerInnen ohne spezielle Anforderungen im grafischen Bereich
  • maxi: Notebook für gehobene Ansprüche (z. B. als "Scientific Workplace" für NaturwissenschaftlerInnen) - hohe Rechenleistung, bessere Grafikkarte, größeres Display, höhere Bildschirmauflösung

Die Apple-Modelle hingegen werden außerhalb dieser Kategorien angeboten.

Wahl des Betriebssystems

Während alle Apple-Geräte selbstverständlich mit der jeweils aktuellen Version des Betriebssystems Mac OS X ausgestattet sind, kann bei den meisten PC-Modellen die Wahl zwischen Windows Vista (es besteht die Möglichkeit eines Downgrades auf Windows XP) oder FreeDOS - also ohne Betriebssystem - erfolgen. Zu jedem Gerät, das mit FreeDOS bestellt wird, gibt es einen Datenträger mit der Linux-Distribution ubuntu sowie Anleitungen für die entsprechenden Konfigurationen - z. B. für das Einrichten von Wireless LAN und UniVPN unter ubuntu dazu.

Bitte beachten Sie: Die beigelegte Linux ubuntu-CD ist für ausgewiesene Modelle nicht lauffähig. Hier sollte nur die/derjenige zur FreeDOS-Variante greifen, die/der sich mit Linux-Installationen gut auskennt. Details über die Kompatibilität des jeweiligen Gerätes mit Linux entnehmen Sie bitte der Webseite www.univie.ac.at/ZID/ubook/. Informieren Sie sich vor dem Kauf bei diesen ausgewiesenen Modellen ausführlich auf einschlägigen Internetseiten, wo sich Erklärungen finden, wie man Linux auf diesen Geräten erfolgreich installiert.

Wenn Sie ein u:book mit FreeDOS kaufen, bedenken Sie bitte, dass Sie ein Betriebsystem - sei es das zu jedem FreeDOS-Modell beigelegte ubuntu Linux, eine andere Linux-Distribution oder Windows Vista bzw. XP - selbst installieren müssen. Wir weisen darauf hin, dass Sie bei kommerziellen Betriebssystemen zwingend eine gültige Lizenz benötigen!

Servicepaket

Notebooks bieten nicht nur die Möglichkeit, BenutzernInnen eine flexible Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, sondern auch viele Services der Universität Wien zu integrieren und leichter nutzbar zu machen. Dazu zählen z. B. der Zugang zur universitätsweiten eLearning-Plattform und zu Bibliothekskatalogen oder aber die Online-Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen.

Mit einem u:book erwerben Studierende und MitarbeiterInnen nicht nur ein Notebook, sondern ein auf das universitäre Umfeld abgestimmtes Arbeitsgerät, das die unkomplizierte Nutzung von verschiedenen IT-Services ermöglicht.

Zu jedem Windows- oder Apple-u:book gehört eine u:book-DVD, auf der Freeware- und Shareware-Programme zur Abwicklung grundlegender Arbeitsszenarien von Studierenden und MitarbeiterInnen zu finden sind. Die Liste der Softwarepakete können Sie den u:book-Webseiten (www.univie.ac.at/ZID/ubook/) entnehmen.

Weiters können wichtige Konfigurationen auf einen Klick eingerichtet werden. Zu diesen zählen zurzeit (je nach Betriebssystem unterschiedlich):

  • Wireless LAN - drahtloser Zugang zum Internet an verschiedenen Standorten der Universität Wien,
  • UniVPN - eine einfache Möglichkeit in das Datennetz der Universität zu gelangen und Services zu nutzen, die aus Sicherheitsgründen nur aus dem Universitätsnetz zugänglich sind,
  • u:print (Druck-Service) - Einrichten des Zugangs zum verteilten Drucksystem der Universität Wien; Dokumente können vom u:book aus an Drucker an verschiedenen Standorten der Universität Wien geschickt und ausgedruckt werden (siehe auch Artikel u:print - Verteiltes Drucken an der Universität Wien),
  • Setzen von Bookmarks, die für den Alltag an der Universität Wien wertvolle Informationen liefern, sowie
  • Setzen von Bildschirmhintergründen.

Zusätzlich werden rund um das u:book folgende weitere Services angeboten:

  • Support: Der First Level Support für u:books erfolgt durch den Helpdesk des ZID (www.univie.ac.at/ZID/helpdesk/).
  • Zusätzliche Software: Studierende können über das u:soft-Service des ZID ( www.univie.ac.at/ZID/softwareshop/) kostengünstig ausgewählte Software beziehen. MitarbeiterInnen und Organisationseinheiten der Universität Wien können über den ZID lizenzierte Standardsoftware beziehen.
  • Recovery-DVD: Für jedes u:book können im Notfall über den Helpdesk des ZID Datenträger zur einfachen Wiederherstellung des Systems bezogen werden, soweit sie nicht dem gekauften System bereits beigelegt waren oder der/die BenutzerIn versäumt hat, sich eine Windows Vista Recovery-DVD anzufertigen (es wird überprüft, ob Sie bezugsberechtigt sind).
  • Kurse: Um den BenutzerInnen den Umgang mit dem u:book und verschiedenen Programmen zu erleichtern, erhalten u:book-BesitzerInnen einen Gutschein in Höhe von 30 Euro, der für die Präsenzschulungen des ZID der Universität Wien eingesetzt werden kann.

Selbstverständlich ist es auch Ziel, die Infrastruktur an der Universität Wien weiterhin so auszubauen, dass die Nutzung von Notebooks unterstützt wird. Geplant ist beispielsweise Steckdosen für Laptops im Großen Lesesaal der Universitätsbibliothek in die bereits vorhandene Lesebeleuchtung zu integrieren.

Informationsangebot

Nicht nur Software- und Hardwarespezialisten sondern auch die Öffentlichkeitsarbeit und der Helpdesk des ZID wurden vor neue Herausforderungen gestellt - schließlich muss ein so umfassendes Service entsprechend bekannt gemacht, müssen Interessenten informiert und im weiteren Verlauf dann natürlich Supportleistungen angeboten werden.

Neben zahlreichen Printpublikationen (Infofolder, Infokarten, Plakate), die an der Universität Wien verteilt wurden, wird auch ein Informationsstand angeboten: In der Zeit vom 03.03. bis 07.03.2008 von 10:00 bis 18:00 Uhr findet in der Aula des Hauptgebäudes der Universität Wien eine Ausstellung aller u:book-Modelle statt, zu der alle Interessierten herzlich eingeladen sind. Hier können die Geräte begutachtet und ausprobiert werden. Neben MitarbeiterInnen des ZID werden auch Vertreter der einzelnen Herstellerfirmen vor Ort sein und Rede und Antwort stehen.

Vom Projekt zum Service

Ganz wesentlich für das Gelingen des Projektes waren zahlreiche Verhandlungen mit den Herstellerfirmen. Besonders gute Preise werden nicht im Handumdrehen erzielt - viel Geduld ist hier ebenso gefragt wie ein ständiges Beobachten der Entwicklungen am Markt, wobei nicht nur die Preise, sondern auch technologische Weiterentwicklungen verfolgt werden müssen. Im Rahmen dieser Verhandlungen konnte auch fixiert werden, dass das Service nicht nur für Studierende angeboten werden kann, sondern auch für MitarbeiterInnen - sowohl als Privatpersonen als auch dienstlich - zur Verfügung steht. Aufgrund der exklusiven Preise ist der Verkauf allerdings limitiert: Studierende und MitarbeiterInnen können maximal ein u:book pro Verkaufsfenster beziehen.

Der Verkauf an Organisationseinheiten der Universität ist nicht limitiert und auch das Kontingent selbst ist nicht beschränkt: Jeder, der innerhalb des Verkaufsfensters ein u:book bestellt, sollte dieses auch bekommen.

Wir hoffen, dass das neue Service u:book den Bedürfnissen aller Universitätsangehörigen - insbesondere denen der Studierenden - gerecht wird und mit diesem Projekt eine Dienstleistung geschaffen wurde, die auch mit Hinblick auf die Zukunft gerne und rege in Anspruch genommen wird.

Im nächsten Comment werden wir dann über den Verlauf des ersten Verkaufsfensters berichten.

 

Wichtige Infos auf einen Blick

Alle Informationen zum u:book finden Sie ganz ausführlich auf den u:book-Webseiten unter dem Link:

www.univie.ac.at/ZID/ubook/.

Erstes u:book-Verkaufsfenster

25. Februar bis 23. März 2008

Das nächste Verkaufsfenster findet zu Beginn des Wintersemesters 2008/2009 statt. Das genaue Zeitfenster wird noch rechtzeitig bekannt gegeben.

u:book-Infostand

3. bis 7. März 2008 von 10:00 bis 18:00 Uhr in der Aula des Hauptgebäudes der Universität Wien

 

Wie bekomme ich ein u:book?

Bestellvorgang

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, ein u:book zu kaufen, können Sie Ihre Bestellung ganz unkompliziert über den Online-Webshop abwickeln. Den Zugang zum Webshop finden Sie auf der u:book-Webseite unter www.univie.ac.at/ZID/ubook/.

Bezahlung

Studierende bezahlen die u:books per Vorauskasse direkt an den jeweiligen Händler bzw. bei Apple-Notebooks direkt an Apple. Am einfachsten ist hier eine Banküberweisung, die etwaigen Details sind je nach Händler bzw. Hersteller unterschiedlich und auf den Webseiten bekannt gegeben.

MitarbeiterInnen müssen keine Vorauskasse leisten. Sie bekommen eine Rechnung zugeschickt.

Lieferung

Die Lieferung der u:books erfolgt direkt an die bei der Bestellung angegebene Adresse.

u:book-CDs/DVDs

Mit der Einzahlungsbestätigung bzw. der Rechnung können dann am Helpdesk des ZID die u:book-CDs bzw. u:book-DVDs sowie weiteres Informationsmaterial abgeholt werden.