UNIVIS online wächst und wächst
Neues Anmeldesystem mit Curriculumsunterstützung im Pilotbetrieb

von Mag. Doris Richling (DLE Studien- und Lehrwesen) (Ausgabe 07/3, Oktober 2007)

 

Seit einigen Jahren gibt es UNIVIS online, ein Webservice des ZID, das es den Studierenden der Uni Wien ermöglicht, selbständig ihre persönlichen Daten zu aktualisieren, ihre Prüfungsleistungen abzufragen, die Fortsetzung des Studiums bekannt zu geben sowie über die Zweckwidmung des Studienbeitrags abzustimmen. UNIVIS online greift direkt auf die Universitätsverwaltungssoftware i3v zu, hat sich bewährt und wird daher laufend erweitert - mittlerweile können auch WissenschaftlerInnen und VerwaltungsmitarbeiterInnen über UNIVIS online arbeiten, z.B. im Rahmen der Forschungsdokumentation RAD1).

Mit Beginn des Wintersemesters 2007/2008 kommt nun ein neuer Anwendungsbereich dazu: ein universitätsweites Anmeldesystem, das weit mehr kann als Anmeldungen zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen jeder Studienprogrammleitung (SPL) zu bearbeiten. Dieses Anmeldesystem stellt eine bahnbrechende Neuerung in der Lehr- und Prüfungsverwaltung an der Universität Wien dar - erstmals ist es universitätsweit einsetzbar, außerdem können Studienpläne (seit dem UG 2002 Curricula genannt) direkt in i3v modelliert und so die im Curriculum definierten Voraussetzungen überprüft werden. Die Abteilung Universitätsverwaltung des ZID (AUV) hat die technische Realisierung dieses Systems übernommen und kooperiert dabei eng mit der Dienstleistungseinrichtung Studien- und Lehrwesen der Universität Wien, die für die Daten aus dem Bereich der Lehr-, Prüfungs- und Studierendenverwaltung verantwortlich ist und als direkte Schnittstelle zur jeweiligen SPL fungiert.

Mehrere Monate lang wurde mit den Studienprogrammleitungen Wirtschaftswissenschaften, Philosophie und Bildungswissenschaft intensiv an der Umsetzung der neuen Strukturen und an der Datenpflege für das Anmeldesystem gearbeitet. Am 17. September 2007 begann für diese drei so genannten "Pilot-SPLs" die erste Anmeldefrist; in den folgenden zwei Wochen meldeten sich 4300 Studierende über das neue Anmeldesystem für 9500 Lehrveranstaltungsplätze in 360 Lehrveranstaltungen an.

Wer UNIVIS online schon bisher verwendet hat, wird feststellen, dass sich nicht nur die Funktionalität erweitert, sondern auch die Optik verändert hat: Die Inbetriebnahme des neuen Anmeldesystems wurde zum Anlass genommen, die Eingabemasken an das Corporate Design der Uni Wien anzupassen. Darüber hinaus wurde mit dem Stichtag 17. September auch die Zugangsadresse zu UNIVIS online auf https://univis.univie.ac.at/ umgestellt; der bisherige Link www.univie.ac.at/uvo/ wird aber an die neue Adresse weitergeleitet und funktioniert auch weiterhin.

Was macht dieses Anmeldesystem zur besseren Alternative?

Die unterschiedliche Struktur der Studienpläne hat es bisher sehr schwierig gestaltet, ein Anmeldesystem mit Curriculumsunterstützung, das in weiterer Folge einen elektronischen Prüfungspass ermöglicht, zu realisieren. Angesichts der hohen Studierendenzahlen der Universität ist eine elektronische Unterstützung für die Anmeldungen zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen (vor allem zu solchen mit beschränkter Teilnehmerzahl) aber ein wichtiges Instrument in der Lehr- und Prüfungsverwaltung. Folgerichtig existieren an den verschiedenen Studienprogrammleitungen zahlreiche Anmeldesysteme - so genannte "dezentrale Systeme" - unterschiedlichster Bauart:

  • Die meisten dieser Systeme basieren derzeit auf dem beliebten First come, first served-Prinzip, d.h. die Vergabe der Plätze erfolgt in der Reihenfolge des Einlangens der Anmeldung. Das stärkste Plus dieser Methode, die scheinbare Gleichberechtigung aller Studierenden, löst sich jedoch bei genauerem Hinsehen in Luft auf: Während bei einer Anmeldung am Schalter diejenigen profitieren, die sich früh genug anstellen, ist es bei einer elektronischen Anmeldung nach dem First come, first served-Prinzip ausschlaggebend, in der richtigen Millisekunde auf den Knopf zu drücken, was einer mehr oder weniger zufälligen Vergabe der Plätze gleichkommt. Darüber hinaus hat dieses System noch mit einem weiteren Problem zu kämpfen: Von Studierenden programmierte Anmeldeautomatismen sorgen immer wieder dafür, dass bei Anmeldungen zu stark frequentierten Veranstaltungen die Server schlichtweg zusammenbrechen. Dagegen helfen nur Serverfarmen à la Google - und für eine Universität ist das leider kein realisierbarer Ausweg.
  • Bei einem Präferenzsystem werden die verfügbaren Plätze anhand von "Wunschlisten" zugeteilt: Die Studierenden melden sich zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb der Anmeldefrist (diese dauert in der Regel ein bis zwei Wochen) zu den gewünschten Lehrveranstaltungen an und reihen sie dabei nach ihrem persönlichen Interesse - z.B. beginnend mit 1 für die subjektiv wichtigste Lehrveranstaltung. Nach Ende der Anmeldefrist einer Veranstaltung werden zuerst alle Studierenden aufgenommen, die diese auf Platz 1 ihrer Wunschliste haben, danach jene, die sie auf Platz 2 haben usw.
  • Ein Punktesystem erlaubt eine noch feinere Abstufung: Hierbei erhält jeder Studierende pro Semester und pro SPL ein gewisses Punktekontingent. Diese Punkte können auf bestimmte Veranstaltungen gesetzt (vgl. Abb. 1) und bis zum Ende der Anmeldefrist auch noch verschoben werden. Je mehr Punkte man auf eine Veranstaltung setzt, desto wahrscheinlicher ist die erfolgreiche Anmeldung.

Anmeldesysteme auf Basis einer Punkte- bzw. Präferenzwahl sind inhaltlich hoch spezialisiert, durchdacht und gerecht in der Zuteilung; einer ihrer größten Vorteile liegt darin, dass der Zeitpunkt der Anmeldung keine Rolle mehr spielt. Dezentrale Systeme dieser Art haben allerdings das Problem, dass sie nicht direkt auf Studierendendaten wie z.B. Matrikelnummer oder erbrachte Leistungen zugreifen können, sondern nur über Schnittstellen - also zeitverzögert - mit der Universitätsverwaltungssoftware i3v verbunden sind. Das neue Anmeldesystem vereint nun die Logik eines Punkte- bzw. Präferenzsystems mit der Datenbasis von i3v. Damit wird einerseits den Studierenden möglichst viel Flexibilität bei der Planung ihres Studiums und andererseits den SPLs ein hohes Maß an Individualität geboten (Näheres dazu siehe Kasten Was bringt das Anmeldesystem für die Universitätsadministration?).

Ein zentrales Thema des neuen Anmeldesystems ist die erstmals verfügbare Curriculumsunterstützung. Da die Umsetzung der neuen Studienarchitektur nach dem Bologna-Prozess2) gleiche Richtlinien für alle Curricula vorsieht, ist nun eine universitätsweite IT-unterstützte Administration dieser Curricula möglich: Die für die Absolvierung eines Curriculums notwendigen Leistungen werden auf organisatorischer Ebene als zu erbringende Studienplanpunkte abgebildet und auf inhaltlicher Ebene als Lehrinhalte, welche die zu erwerbende Kompetenz beschreiben. Voraussetzungen und Abhängigkeiten organisatorischer oder inhaltlicher Natur können auch in i3v erfasst und im Anmeldesystem überprüft werden. So kann bereits bei der Anmeldung zu einer bestimmten Veranstaltung automatisch ermittelt werden, ob der Studierende die nötigen Voraussetzungen erfüllt - beispielsweise wird überprüft, ob er bereits die Einführungsvorlesungen besucht hat, wenn er sich zu einem Aufbauseminar anmeldet.

Ein solches "modelliertes Curriculum" ist die Voraussetzung für den elektronischen Prüfungspass, mit dem der gesamte Studienverlauf eines Studierenden ganz ohne Papierkrieg administriert und nachvollzogen werden kann (mehr dazu im Abschnitt Der elektronische Prüfungspass - das Ende der Zettelwirtschaft).

Wie funktioniert das neue Anmeldesystem?

Grob umrissen, arbeitet das neue Anmeldesystem nach folgendem Prinzip: Vorab muss die jeweilige Studienprogrammleitung alle angebotenen Lehrveranstaltungen mitsamt ihren Anmeldefristen und allfälligen Platzbeschränkungen in i3v erfassen. Die Studierenden können sich dann zu einem beliebigen Zeitpunkt während der Anmeldefrist via Webbrowser anmelden; bei platzbeschränkten Veranstaltungen erscheint der Hinweis Punktevergabe nötig. Selbstverständlich ist es auch möglich, die gesetzten Punkte nachträglich zu verschieben oder sich von einer Veranstaltung wieder abzumelden. Der in UNIVIS online angezeigte Anmeldestatus des Studierenden (vgl. Abb. 2) lautet bis zum Ende der Anmeldefrist entweder vorgemerkt (bei platzbeschränkten Veranstaltungen) oder angemeldet (bei nicht platzbeschränkten Veranstaltungen).

Nach Ablauf der Anmeldefrist ändert sich der Anmeldestatus der Studierenden bei platzbeschränkten Veranstaltungen von vorgemerkt auf in Bearbeitung. Das System errechnet nun anhand eines Zuteilungsalgorithmus, dessen Parameter durch die SPL konfiguriert wurden, einen Vorschlag für die Platzvergabe, der von der Studienprogrammleitung noch freigegeben werden muss. Im Anschluss daran ist die Zuteilung verbindlich - der Anmeldestatus lautet nun entweder angemeldet (bei erfolgreicher Anmeldung) oder auf Warteliste (sofern man bei der Zuteilung keinen Platz erhalten hat).

  • Genaue Anleitungen zur Verwendung des neuen Anmeldesystems sowie die jeweiligen Anmeldefristen können über das Studierenden-Portal der Universität Wien (http://studieren.univie.ac.at/) unter dem Link Student Management System - Anmeldesystem abgerufen werden.
  • Der Zugang zum Anmeldesystem erfolgt entweder über UNIVIS online (https://univis.univie.ac.at/) unter dem Punkt Anmeldesystem oder über das Online-Vorlesungsverzeichnis (http://online.univie.ac.at/vlvz?extended=Y), wo bei den betreffenden Veranstaltungen der Link Anmelden aufscheint.

Abgesehen vom Punktesystem, vom direkten i3v-Zugriff und von der Curriculumsunterstützung bietet das neue Anmeldesystem noch etliche weitere Annehmlichkeiten für Studierende und Lehrende:

  • Die Anmeldung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen kann über den gewohnten UNIVIS online-Zugang erfolgen. Dabei sind sowohl die aktuellen Vormerkungen, die verfügbaren Plätze als auch der eigene Anmeldestatus ersichtlich. Während der Anmeldefrist können jederzeit Änderungen vorgenommen werden.
  • Sofern die jeweilige Studienprogrammleitung dies in ihrem Zuteilungsalgorithmus entsprechend festgelegt hat, kann das System verhindern, dass sich ein Studierender zu zwei oder mehr Lehrveranstaltungen anmeldet, die gleichzeitig stattfinden. Eine gewisse zeitliche Überschneidungstoleranz kann dabei von der SPL frei definiert werden.
  • Die angemeldeten Studierenden werden automatisch per eMail über das Ergebnis der Platzvergabe verständigt.
  • Voraussichtlich ab dem Wintersemester 2008/2009 wird bei modellierten Curricula ein elektronischer Prüfungspass für die Studierenden zur Verfügung stehen (mehr dazu weiter unten).
  • Für Lehrende existiert ein eigenes Webinterface, das jedem Lehrenden die vorhandenen Anmeldungen für seine Veranstaltungen anzeigt und über das er direkten eMail-Kontakt zu den jeweiligen Studierenden aufnehmen kann. Ab dem Sommersemester 2008 wird das Lehrenden-Interface um einige zusätzliche Features erweitert. Dann werden Lehrende über dieses Webinterface automatisch generierte Teilnehmerlisten erhalten; zudem werden sie eigenverantwortlich Studierende aus der Warteliste in die Lehrveranstaltung aufnehmen können. Die Noteneingabe nach Prüfungen soll künftig ebenfalls über das Lehrenden-Interface möglich sein und ist dann nicht mehr direkt in i3v notwendig.

Der elektronische Prüfungspass - das Ende der Zettelwirtschaft

Wie eingangs erwähnt, wurde das neue Anmeldesystem mit Beginn des Wintersemesters 2007/2008 an drei Pilot-Studienprogrammleitungen (Wirtschaftswissenschaften, Philosophie und Bildungswissenschaft) in Betrieb genommen. Im Sommersemester 2008 wird das Anmeldesystem mit einigen zusätzlichen Funktionen - beispielsweise einem erweiterten Lehrenden-Interface - ausgestattet werden; parallel dazu sollen weitere Studienprogrammleitungen in das System eingebunden werden.

Ab dem Wintersemester 2008/2009 wird es möglich sein, den Werdegang von Studierenden ohne papierene Nachweise zu administrieren. Anhand des in i3v modellierten Curriculums kann ein elektronischer Prüfungspass erstellt werden: Der Studierende meldet sich im Anmeldesystem für eine Lehrveranstaltung an und gibt den Studienplanpunkt an, für den er die Leistung benötigt. Nachdem die Note eingetragen wurde, gilt der jeweilige Studienplanpunkt als erfüllt und wird im Prüfungspass vermerkt. So ist es möglich, den Studienfortschritt jedes Studierenden schon während des Studiums zu verfolgen, was für die Lehrveranstaltungsplanung von unschätzbarem Wert ist. Auch die unzähligen Ordner in den Prüfungsreferaten, die an anerkannte Prüfungsleistungen von Studierenden erinnern, werden sich dann nicht länger vermehren.

Der Arbeitsalltag des Verwaltungspersonals wird wesentlich erleichtert: Prüfungstermine müssen zwar nach wie vor angelegt werden (jetzt allerdings vorher), das mühsame Eintippen der Namen jedes einzelnen Studierenden - man denke an den Aufwand bei einem Termin mit hunderten Prüflingen! - gehört dann aber der Vergangenheit an. Die Anmeldung erfolgt durch die Studierenden selbst und nach der Zuteilung der Plätze können die Daten der Studierenden automatisch übernommen werden, sodass nur noch die Noten händisch einzutragen sind. Diese werden direkt bei den sonstigen Daten des jeweiligen Studierenden abgespeichert, und sowohl der Studierende selbst als auch die Studienprogrammleitung können dann via UNIVIS online nachverfolgen, in welchem Bereich seines Studiums sich der Studierende befindet, welche Leistungen er bereits absolviert hat und welche noch fehlen.

Was bringt das Anmeldesystem für die Universitätsadministration?

Das neue Anmeldesystem ist weit mehr als eine Anwendung, mit der sich Studierende zu Veranstaltungen anmelden können. Wenn man etwas tiefer in die Materie eintaucht, wird deutlich, dass es vielmehr die gesamte Lehr- und Prüfungsverwaltung der Uni Wien aus ihren Angeln hebt: Bisher war es üblich, die beiden Bereiche zu trennen und in unterschiedlichen Applikationen - oft auch von verschiedenen Personen - durchführen zu lassen. Das neue Anmeldesystem trägt jedoch dem ureigenen Zusammenhang von Lehr- und Prüfungsverwaltung Rechnung, was für die betroffenen VerwaltungsmitarbeiterInnen ein verstärkt bereichsübergreifendes Arbeiten mit sich bringt.

Es ist klar, dass für ein derart komplexes System umfangreiche Vorbereitungen notwendig waren: Bereits 2006 wurden in einer Arbeitsgruppe (bestehend aus MitarbeiterInnen der DLE Studien- und Lehrwesen, des ZID, des Bologna-Büros, der Curricularkommission sowie aus ausgewählten Curricula-Verantwortlichen) auf Basis der neuen Curricula die Rahmenbedingungen für eine EDV-Unterstützung erarbeitet. Diese wurden in einem Kompendium zusammengefasst, das die Grundlage für die technische Umsetzung bildet. Zudem wurde ein Fragenkatalog mit offenen Fragen aus dem Bereich des Anmeldesystems (und teilweise bereits erarbeiteten Antworten) in einer außerordentlichen SPL-Konferenz diskutiert. Basierend auf den Ergebnissen dieser Diskussionen wurden in i3v die nötigen Vorarbeiten für eine Implementierung des Anmeldesystems (einschließlich elektronisch abgebildeter Curricula) durchgeführt. Der letzte Schritt war die Programmierung des Anmeldesystems.

Ein zentral gesteuertes, aber dezentral bewirtschaftetes Anmeldesystem birgt immer die Problematik der Uniformität in sich - der Vereinheitlichung, wo nichts einheitlich ist, eine Einschränkung der Flexibilität. Ein Kernthema beim Designen des Systems war es deshalb, trotz einheitlicher technischer Grundstrukturen die Individualität der verschiedenen Studienprogrammleitungen zu wahren und spezifische Prioritäten von SPLs zu berücksichtigen. Dies wurde durch einen hohen Grad an Parametrisierung realisiert: Jede SPL kann die Parameter des Systems frei konfigurieren - so ist es z.B. möglich, die Flexibilität für den Einzelnen (An-/Abmeldung durch die Studierenden selbst) ebenso in den Vordergrund zu rücken wie das universitätsweite Bereitstellen von Daten für die Ressourcenplanung.

Abläufe & Parametrisierung

Zu Beginn erfasst die Studienprogrammleitung die einzelnen Veranstaltungen und Platzbeschränkungen. Dann werden die Daten für die Veranstaltungen konfiguriert, wobei es auch möglich ist, diese en bloc zu behandeln, also z.B. die Anmeldefrist für alle zentral zu verwalten. Selbstverständlich können trotzdem jederzeit für bestimmte Veranstaltungen die Plätze vermehrt oder spezielle Anmeldefristen definiert werden. Wie bereits angedeutet, gibt es zahlreiche Konfigurationsoptionen: Neben der Festlegung von Platzbeschränkungen und Anmeldezeiträumen steht es einer SPL unter anderem auch frei, Bonuspunkte zu vergeben (z.B. für Studienfortschritt, für die Zugehörigkeit von Studierenden zur jeweiligen SPL, ...), "übriggebliebene" Punkte von vergeblichen Anmeldungen aus dem Vorsemester anzurechnen oder Platzkontingente für Studierende einer bestimmten Studienrichtung zu reservieren. Im Hinblick auf zeitliche Überschneidungen von Veranstaltungen entscheidet die SPL, ob dies berücksichtigt werden soll, und wenn ja, ob zeitliche Überschneidungen zugelassen oder nicht zugelassen werden. Es besteht sogar die Möglichkeit, dass sich mehrere Studienprogrammleitungen zusammenschließen, um ihre Veranstaltungen gemeinsam zu verwalten. Nach Ablauf der Anmeldefrist einer Veranstaltung führt der Studienprogrammleiter einen so genannten "Zuteilungslauf" in i3v durch. Dabei wird ein Zuteilungsvorschlag erstellt, der bei Bedarf noch abgeändert werden kann. Erst nach der Freigabe durch die SPL ist die Platzvergabe verbindlich und wird im Web veröffentlicht. Sofern die SPL dies entsprechend vorkonfiguriert hat, müssen die erfolgreich angemeldeten Studierenden nun noch bestätigen, dass sie den zugewiesenen Platz in Anspruch nehmen werden. Es sind auch mehrere Zuteilungsläufe pro Semester möglich.

Datenpflege

Um in den Genuss der im Abschnitt Der elektronische Prüfungspass - das Ende der Zettelwirtschaft beschriebenen Vorteile zu kommen, ist natürlich ein gewisser Initialaufwand nötig, der sich jedoch bald bezahlt macht. Die anfängliche "Fütterung" des Systems mit den benötigten Daten ist unumgänglich, um einen reibungslosen Ablauf der neuen Anwendungen zu gewährleisten; in den folgenden Semestern müssen die Daten dann aber nur mehr kontrolliert und bei Bedarf ergänzt bzw. geändert werden. Abgesehen davon bleibt es der jeweiligen Studienprogrammleitung überlassen, in welchem Umfang sie das System nutzen will: Für ein einfaches Anmeldesystem reicht es aus, die Veranstaltungen und die Anmeldefristen zu erfassen. Gibt man zusätzlich die Platzbeschränkungen in i3v ein, kann auch ein Zuteilungsalgorithmus verwendet werden; pflegt man auch die Raumbelegungsdaten, wird eine zeitliche Überschneidungsfreiheit der Veranstaltungen möglich usw. Grundsätzlich gilt: Je umfassender die Daten eingepflegt werden, desto mehr Funktionalitäten bietet das System, und je vollständiger diese genutzt werden, desto geringer wird der administrative Aufwand.

 

 

1) siehe Artikel UNIVIS: Kommt Zeit, kommt RAD - Die neue Research Activities Documentation der Universität Wien in Comment 07/1, Seite 10 bzw. unter http://comment.univie.ac.at/07-1/10/

2) siehe http://bologna.univie.ac.at/