Ein Konzept bewährt sich
1000 Instituts-PCs mit Fernwartung

von Rainer Jantscher & Jörg Egger (Ausgabe 07/3, Oktober 2007)

 

Seit rund drei Jahren betreut der Zentrale Informatikdienst die PCs von Organisationseinheiten der Universität Wien in einem sehr viel größeren Umfang als früher. Der erste Versuch einer solchen umfassenden Unterstützung wurde 2004 an der Rechtswissenschaftlichen Fakultät gestartet, wo er auf große Akzeptanz stieß (siehe Artikel Anmerkungen zur EDV-Sanierung des Juridicums in Comment 05/1, Seite 3 bzw. unter http://comment.univie.ac.at/05-1/3/). Nach Abschluss dieses Projekts wurde das neu geschaffene System zur Ferninstallation und -wartung von Software - vom ZID kurz Organon genannt - unter Einbeziehung aller gewonnenen Erfahrungen für einen universitätsweiten Einsatz adaptiert.

Im September 2007 konnte nun ein beachtlicher Teilerfolg gefeiert werden: Mehr als 1000 PCs, verteilt auf 12 Fakultäten und Dienstleistungseinrichtungen der Universität Wien, werden seither über das Organon betreut. Die Teilnahme an diesem System erfolgt auf freiwilliger Basis: Bei Interesse seitens einer Organisationseinheit (OE) startet zunächst ein Prozess der Produktpräsentation und Evaluation. Sofern erwünscht und machbar, folgt dann die eigentliche Umstellung, die sich je nach Rahmenbedingungen und Softwareanforderungen unterschiedlich aufwendig gestaltet.

Die Services der Arbeitsgruppe Fakultätsunterstützung (FU) des Zentralen Informatikdienstes sind ausschließlich für Organisationseinheiten der Uni Wien - nicht für einzelne MitarbeiterInnen - verfügbar und gliedern sich in die Bereiche Beratung, Exchange-Service und Organon. Diese werden im Folgenden kurz vorgestellt; alle Details finden Sie im Internet unter www.univie.ac.at/ZID/fu/. Grundsätzlich ist zu sagen, dass der ZID nur dann eine derart umfassende Betreuung anbieten kann, wenn die teilnehmende OE eine/n zuständige/n Instituts- bzw. Fakultätsbetreuer/in stellt, der/die alle vor Ort anfallenden Aufgaben erledigt und als Kontaktperson zum ZID fungiert.

Beratung

Im Vorfeld der Umstellung einer Organisationseinheit auf das Exchange- und/oder Organon-Service erfolgt eine ausführliche Beratung der jeweiligen Instituts- oder FakultätsbetreuerInnen. Dabei geht es vor allem darum, wie die PCs ferninstalliert und gewartet werden sollen, d.h. um Hardwareanforderungen, Arbeitsabläufe und Arbeitsaufteilungen. Bei Bedarf ist auch eine Kaufberatung möglich. Zudem ist die Arbeitsgruppe Fakultätsunterstützung des ZID bemüht, die EDV-BetreuerInnen in einen ständigen Dialog einzubinden. Dies geschieht insbesondere durch regelmäßige Sitzungen, an denen angesichts der über tausend betreuten PCs bereits eine ansehnliche Zahl von Fakultäts-betreuerInnen teilnimmt. In diesen Sitzungen werden offene Probleme und mögliche Verbesserungen besprochen. Durch den Austausch von Wissen und Erfahrungen der FakultätsbetreuerInnen und des ZID kann eine viel bessere Servicequalität für die EndanwenderInnen geboten werden.

Exchange-Service

MS-Exchange ist eine Software, die Arbeitsgruppen eine gemeinsame Nutzung verschiedener Daten wie eMail-Nachrichten, Kalender, Kontakte, Aufgabenlisten etc. erleichtert. Das Exchange-Service des ZID wird üblicherweise in Kombination mit dem Organon in Anspruch genommen, kann aber im Prinzip auch unabhängig davon verwendet werden. MS-Exchange wurde im Comment bereits ausführlich vorgestellt; nähere Informationen dazu entnehmen Sie daher bitte dem Artikel Teamarbeit leicht gemacht - Das Exchange-Service des ZID in Comment 07/1, Seite 29 bzw. unter http://comment.univie.ac.at/07-1/29/.

Organon

Unter diesem Namen bietet der ZID eine automatisierte Ferninstallation (auch "Beschickung" oder "Deployment" genannt) von Instituts-PCs, verbunden mit einer zentral organisierten, permanenten Softwarewartung. Die betreuten Rechner werden dabei nacheinander mit einer Grundbeschickung, einem Freeware/Shareware-Desktop und bei Bedarf mit Zusatzsoftware ausgestattet.

Grundbeschickung

Diese Phase umfasst die Installation des Betriebssystems (derzeit nur MS-Windows; Linux befindet sich im Testbetrieb) sowie essentieller Komponenten wie Virenscanner, Windows Server Update Service (WSUS), Perl-Interpreter und SSH-Server. Die beiden letzteren werden für die Ferninstallation benötigt; über WSUS erfolgt die regelmäßige Aktualisierung der Microsoft-Produkte am PC (z.B. MS-Windows, MS-Office). Der Virenscanner wird vom ebenfalls in dieser Phase installierten McAfee ePolicy Orchestra Service (EPO) laufend mit den neuesten Virensignaturen versorgt.

Freeware/Shareware-Desktop

Nach der Grundbeschickung werden die PCs mit einer Palette nicht-kommerzieller (Gratis-)Software versehen. Dieser so genannte Freeware/Shareware-Desktop umfasst zahlreiche Anwendungsprogramme des täglichen Bedarfs, z.B.:

  • Mozilla Firefox mit Shockwave-, Flash- und Citrix-Plugin (Webbrowser)
  • Mozilla Thunderbird (Mailing)
  • 7-Zip, Filezilla, Putty (Dateikompression/-übertragung)
  • ConTEXT (Editor)
  • IrfanView, Gimp, Nvu, Adobe Reader und FreePDF
  • (Erstellen, Bearbeiten und Betrachten von Grafiken, Fotos, Websites und PDF-Dateien)
  • Virtual Dub (Abspielen von Videos/DVDs und einfache Videobearbeitung)
  • CDBurner XP Pro (CD-/DVD-Brennen)

Zusatzsoftware

Neben dieser auf jedem "FU-PC" vorhandenen Freeware/Shareware-Ausstattung bietet der ZID noch eine ganze Reihe anderer nicht-kommerzieller und kommerzieller Programme an, die bei Bedarf für eine automatisierte Installation aufbereitet ("geskriptet") werden können. Einen besonderen Fall stellt dabei die so genannte Spartensoftware dar - das sind Programme, die nur von einem eingeschränkten Personenkreis benötigt werden, z.B. nur von einzelnen Fakultäten, Instituten oder Arbeitsgruppen. Im Rahmen der Spartensoftware sind auch die Universitätsverwaltungssoftware i3v, SAP sowie Programme zur Unterstützung von Personen mit eingeschränktem Sehvermögen verfügbar. Der ZID bemüht sich selbstverständlich auch hier, spezielle KundInnenwünsche zu erfüllen. Zur Zeit befinden sich rund 150 fertig geskriptete Programme im Zusatzsoftware-Portfolio der Fakultätsunterstützung. Einen kleinen Auszug daraus finden Sie im nebenstehenden Kasten.

Damit ein bestimmtes Produkt vom ZID geskriptet werden kann, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

  • Das Programm muss lizenziert sein, beispielsweise im Rahmen der Standardsoftware (Näheres siehe www.univie.ac.at/ZID/standardsoftware/).
  • Sofern es nicht als Standardsoftware am ZID erhältlich ist, muss ein Mindestbedarf von 10 installierten PCs bestehen.
  • Das Skripten der Software muss technisch machbar sein, was bisher bei ca. 90% aller Anfragen der Fall war.

Das Erstellen einer solchen automatisierten Software-Installation dauert je nach Komplexität und Umfang zwischen zwei Tagen und zwei Wochen. Die Zeitspanne vom Eintreffen des KundInnenwunsches bis zur Überprüfung der Machbarkeit ist hierbei nicht inkludiert; im Regelfall gelingt es uns jedoch, auch die Machbarkeitsprüfung innerhalb der genannten Frist durchzuführen. So-fern mit einem Produkt ein zusätzlicher Aufwand verbunden ist (z.B. wenn dafür ein eigener Lizenzserver benötigt wird), ist allerdings mit etwas längeren Vorlaufzeiten zu rechnen.

Feedback

Zum Abschluss sollen hier noch einige EDV-BetreuerInnen von Instituten zu Wort kommen, die die Services der Fakultätsunterstützung bereits nutzen:

Unser Institut war das Pilotprojekt bei der Einführung der Fakultätsbetreuung: Zu meiner Überraschung verlief die Umstellung unserer EDV völlig problemlos. Es freut mich, dass ich mich um keine Updates, Sicherungskopien und Ähnliches kümmern muss - das machen unsere PCs beim Herunterfahren ohne uns bei der Arbeit zu stören "von selber" - meinen herzlichen Dank dem Fakultätsbetreuungsteam / Helpdesk.

Mag. Sybille Krausler (Institut für Staatswissenschaft)

Das Softwaredeployment installiert ein an die Uni angepasstes System. Konfiguration, Programme und Drucker sind schon da, wenn man sich das erste Mal einloggt. Das erleichtert nicht nur den Support für unbedarftere User, sondern verschafft auch die Sicherheit, dass es, wenn was schiefgeht, auch schnell wieder ein lauffähiges System auf meinem Laptop gibt. Mag. Dr. Rupert Ursin (Quantenoptik, Quantennanophysik und Quanteninformation)

Bevor die Betreuung der PCs an unserem Institut vom ZID übernommen worden ist, war regelmäßig beinahe die Hälfte der Rechner von Trojanern oder/und Viren befallen. Die Hauptursache dafür lag darin, dass es leider nicht möglich war, den Mitarbeitern nachhaltig zu vermitteln, dass sie Betriebssystem und Antivirenprogramm - im Wesentlichen selbstständig - auf dem aktuellen Stand halten müssen. Die zumeist fehlende Firewall und der Umstand, dass alle Mitarbeiter Administratorenrechte besessen haben, hat das Übrige zu der seinerzeitigen Misere beigetragen. Im Ergebnis musste damals ca. alle zwei Wochen ein Rechner (manuell) neu aufgesetzt und ins Netzwerk eingebunden werden, was mir als EDV-Verantwortlichen einen enormen zusätzlichen Zeit- und Betreuungsaufwand verursacht hat. Aber auch die anderen Institutsangehörigen waren aufgrund der häufig vorkommenden Datenverluste in ihrer Arbeit beeinträchtigt. Seit Übernahme der Betreuung durch den ZID sind keine vergleichbaren Missstände mehr aufgetreten, sodass ich die Bemühungen der Fakultätsunterstützung als äußerst erfolgreich und nützlich beurteile. Univ.-Ass. Mag. Dr. Wojciech Jaksch-Ratajczak (Institut für Zivilrecht)

Kurze Einschulungszeit, Reduktion der Wartungszeit, erhöhte Datensicherheit und die Redundanz des Services für die Benutzer(innen) (falls der/die EDV-Verantwortliche gerade nicht anwesend ist - Support durch die FU möglich) sind für mich überzeugende Argumente, für die sich ev. geringfügige Umstellungen des Benutzer(innen)verhaltens (Stichwort "Unart große Daten auf dem Desktop aufzubewahren") auf alle Fälle lohnen. Mag. Oliver Strubreither (Institut für Sportwissenschaft) Anm.: Dokumente am Desktop zu speichern führt zu längeren Wartezeiten beim Login/Logout.

Dank der intensiven Kooperation mit der FU konnte die Fakultät eine zentral verwaltete Linux-Lösung implementieren. Alle Besonderheiten der IT-Infrastruktur konnten problemlos abgebildet werden. Andreas Nemeth (Institut für Mathematik)

Auszug aus dem Software-Portfolio der Fakultätsunterstützung

(eine vollständige Liste finden Sie unter www.univie.ac.at/ZID/fu-windows/)

Freeware / Shareware / Gratissoftware:

  • ActiveSync
  • AllwaySync
  • Force
  • FoxIt
  • FreeMind
  • iTunes
  • OpenOffice.org
  • Skype
  • VLC Media Player

Kommerzielle Software:

  • Adobe Acrobat
  • Adobe CS (Photoshop, InDesign, Illustrator, GoLive)
  • Adobe Pagemaker
  • Adobe Premiere
  • Corel Draw
  • Corel WordPerfect
  • Filemaker
  • Macromedia Dreamweaver
  • Microsoft Office
  • Microsoft OneNote
  • Microsoft Project
  • Microsoft Visio
  • Microsoft Visual Studio .NET Professional
  • Nero
  • Omnipage
  • Reference Manager

Sparten- bzw. Spezialsoftware(teilweise kommerziell):

  • Allercalc
  • Amos
  • APA-Online Manager
  • A-Plan
  • AutoCAD
  • Bibedt
  • Convento
  • Euklid Dynageo
  • Freedom Scientific Jaws
  • Freedom Scientific MAGic
  • Ghostscript
  • Ghostview
  • GnuPlot
  • i3v
  • IDL
  • JEdit
  • Mathematica
  • MATLAB
  • MiKTeX
  • SAP
  • SAS
  • SciFinder
  • SigmaPlot
  • SPSS
  • WinEdt
  • WinShell
  • XNView