Query - Die Online-Recherche in den Beständen des Universitätsarchivs

von Thomas Maisel (Archiv der Universität Wien) (Ausgabe 07/2, Juni 2007)

 

Schon im 16. Jahrhundert wurde das Archivum Universitatis zur Verwaltung der rechtlich und historisch relevanten Dokumente aus dem Bereich der Universitätsverwaltung eingerichtet. Mit der Bestellung eines hauptamtlichen Archi­vars und der Zusammenführung der Alt-Registraturen von Rektorat, Dekanaten und anderen Universitätseinrichtun­­­-gen im Jahr 1875 beginnt die moderne Geschichte des Universitätsarchivs als einer für die Öffentlichkeit und die historische Forschung zugänglichen Einrichtung. Neben einigen Prunkstücken, wie der Gründungsurkunde von 1365 (Rudolfini­scher Stiftbrief), den mittelalterlichen Matrikel­bänden oder der "Celtis-Truhe" (ca. 1508 zur Aufbewahrung der In­signien des humanistischen "Dichterkollegs" angefertigt), verwahrt das Universitätsarchiv vor allem die historischen Verwaltungsakten aller universitären Einrichtungen (insbesondere des Rektorats und der Fakultäten) sowie die histori­sche Studenten-Evidenz (Matrikel,"Nationale", Prü­fungs- und Promotionsprotokolle). Das Universitätsarchiv versteht sich als Service- und Forschungsstelle für Uni­ver­sitäts- und Wissen­schaftsgeschichte. Dieser Anspruch setzt die Zugänglichkeit des Archiv­materials voraus; zugänglich ist jedoch nur jenes Material, das auch durch Findbehelfe erschlossen ist.

Warum ein eigenes Archivinformationssystem?

Bestandserschließung zählt seit jeher zu den Kernaufgaben von Archiven. Während sich in verwandten Tätigkeitsbe­reichen - etwa im Bibliothekswesen oder bei der Verwaltung von Sammlungsgut - schon bald international verbind­liche Standards für Verzeichnung und Katalogisierung durchsetzten und den Einsatz von elektronischen Datenbank­systemen erleichterten, waren Archive in dieser Hinsicht lange Zeit von einer gewissen "Eigenbrötler"-Mentalität gekennzeichnet. Dafür gab und gibt es jedoch gute Gründe: Archiv­bestände sind vergleichsweise heterogen und von sehr unterschiedlicher Entstehungsgeschichte. Meist handelt es sich um Verwaltungsakten, deren Informationswert nicht nur von Betreff und Inhalt des Einzelakts abhängig ist, sondern auch von dessen "Ort" innerhalb einer Aktenserie oder eines Teilbestandes. Die Bestandsstruktur von Archiven spiegelt somit die Verwaltungsstruktur und die Tätigkeit einer "Behörde" oder eines "Amtes", und zur kritischen Be­urteilung des Informationswerts eines Aktes ist dieser Kon­text immer mit einzubeziehen. Darüber hinaus haben sich über Länder und Institutionen hinweg oft sehr unterschied­liche Ablage- und Ordnungssysteme (Aktenpläne) bei Re­gistra­turbildnern entwickelt, was die Etablierung eines in­ternational verbindlichen Verzeichnungsstandards nicht erleichtert hat.

Letztlich haben aber auch im Archivwesen die Bestrebun­gen nach einer Formulierung von verbindlichen Standards Früchte getragen. Spezifisch für Archivbestände ist es, dass sie meist eine hierarchische Struktur besitzen, von oben nach unten etwa: Bestand - Aktenserie - Einzelakt - Schrift­stück. Diesem Umstand wurde in ISAD(G), den Interna­tionalen Grundsätzen für die archivische Verzeichnung1), Rechnung getragen. Kennzeichnend sind darin vor allem zwei Begriffe: Verzeichnungseinheit (VE) und Verzeich­nungs­stufe. VE kann alles sein, was im Archiv vorhanden ist - das Archiv selbst, ein Archivfonds, ein Bestand, eine Akten­serie, ein Akt oder auch ein darin enthaltenes Do­kument. Alle diese Ebenen sind durch die entsprechende Angabe im Datenelement Verzeichnungsstufe gekennzeichnet, wobei be­stimmte Regeln keiner weiteren Erläuterung bedürfen: So kann einem Bestand eine Aktenserie oder ein Akt untergeord­net sein, aber nicht umgekehrt.

Nach ISAD(G) sollen zu einer VE Angaben in folgenden Ele­ment­gruppen erfasst werden: Identifika­tion, Form und In­halt, Zugangs- und Benutzungsbestim­mun­gen, Hinweise auf sach­verwandte Unterlagen und Be­merkungen. Redun­dan­zen sollen vermieden werden: Auf höherer Ebene erfasste Daten werden auf untergeordneter Stufe nicht wiederholt (z.B. Provenienz). Die hierarchischen Beziehungen müs­sen eindeutig sein. Aus Gründen der Ar­beits­ökono­mie und/oder Zweckmäßigkeit kann auf eine "Tiefenerschließung" verzichtet werden. So kann sich die Er­schließung eines Be­standes auf die Verzeichnungsstufe Be­stand beschränken, während die Verzeichnung von dort vor­handenen Einzel­akten einem späteren Arbeitsschritt vorbehalten bleibt.

scopeArchiv im Archiv der Universität Wien

ISAD(G) bietet demnach Richtlinien zur Erfassung von Meta-Daten über Archivgut auf eine Art und Weise, die den Ent­stehungszusammenhang einer archivischen VE aus der Tätigkeit einer Verwaltungsstelle erkennbar machen soll. Als sich das Archiv der Universität Wien vor ca. sieben Jah­ren auf die Suche nach einem Archivinformationssystem be­gab, waren solche Vorgaben noch relativ neu. Die kommerziellen Software-Anbieter verstanden damals unter "Archiv­soft­ware" etwas ganz anderes, nämlich ein System zur Ver­waltung von elektronischen Dokumenten (eMails, Word-Dateien, Fotos etc.), vor allem für den Bedarf mittelständischer Unternehmen. Diese Lösungen kamen von vornherein nicht in Frage (die Archivierung von elektronischen Do­kumenten und Akten ist ein gesonderter Problembereich, dessen Erörterung ein eigenes Kapitel darstellt). Andere Systeme waren für den Bibliotheks- oder Museumsbereich entwickelt worden und konnten, wenn überhaupt, nur mit "Verrenkungen" dem ISAD(G)-Standard gerecht werden.

Die Entscheidung fiel letztendlich für ein Schweizer Produkt namens scope­Archiv, das seine Entwicklung einer ganz ähn­lich gelagerten Suche zu verdanken hatte: Als das Staats­archiv Basel-Stadt die Anschaffung eines Archivinforma­tions­systems be­schloss, musste es feststellen, dass es auf dem Markt zu diesem Zeit­punkt nichts Geeignetes gab. So wurde in enger Kooperation mit den Baseler Archivaren auf Basis von Oracle ein System programmiert und 1999 unter dem Na­men scopeArchiv auf den Markt gebracht, das die Empfehlungen von ISAD(G) berück­sichtigt, gleichzeitig aber so fle­xibel ist, dass nationale oder lokale Verzeich­nungspraktiken ohne Pro­bleme umgesetzt werden können. Dieser Aspekt war für das Universitätsarchiv umso wichtiger, als die Übernahme von bereits existierenden elektronischen Findbehel­fen (MS-Access-Datenbanken, Word-Da­teien etc.) gewährleistet sein sollte. Die Möglichkeit einer Online-Recherche in der Archiv­­datenbank war für eine zukünftige Ausbaustufe vorgesehen. 2001, als die Ent­scheidung heranreifte, gab es weltweit nur wenige Archive, die über ein integriertes elektronisches Archivinforma­tions­system verfügten (in Öster­reich nur zwei "kleine" Archive, jedoch kein einziges Landesarchiv und auch nicht das Öster­reichi­sche Staatsarchiv), und noch weni­ger, die bereits eine Online-Suche über das gesamte Archiv anbieten konnten (in Österreich zu diesem Zeitpunkt noch kein einziges).

Nach einer Pilotphase 2002 wurde zu Beginn des Jahres 2003 scopeArchiv im Produktivmodus vom Universitäts­archiv in Betrieb genommen. Seit 2005 wird der dafür benötigte Oracle-Datenbankserver von der Abteilung Zentrale Services & Benutzerbetreuung (Arbeitsgruppe Bibliotheks-Server) des ZID betreut. Vorrangig war zunächst die Ein­spielung von älteren elektronischen Findbehelfen, in weiterer Folge die Erschließung von Beständen, die bislang entweder gar nicht oder nur unzureichend zugänglich waren (das geschieht auch weiterhin). Obwohl der Ausbau bis hin zur Online-Re­cherche in der Archivdatenbank schon für 2003/04 geplant war, dauerte es dann doch bis zum Herbst 2006, bis es so weit war. Ungefähr zur selben Zeit ging auch die Online-Recherche des Österreichischen Staatsarchivs (www.oesta.gv.at) in Betrieb, das sich etwa ein Jahr nach dem Universitätsarchiv ebenfalls für die Anschaffung von scopeArchiv entschieden hatte.

Das Query-Modul von scopeArchiv

Die Online-Recherche in den Beständen des Universi­täts­archivs erfolgt durch das Query-Modul von scopeArchiv, welches auf einem vom ZID administrierten Webserver betrieben wird (http://scopeq.cc.univie.ac.at/query/). Die Anpassung des Layouts erfolgte durch die Webredaktion der DLE Bibliotheks- und Archivwesen. Das Universitätsarchiv zählt somit zu den ersten Archiven in Österreich (neben dem Diözesanarchiv St. Pölten und dem Österreichischen Staatsarchiv), das eine Online-Abfrage zu seinen Beständen ermöglicht hat.

Die Abfrageseite kann auch über die Homepage des Uni­versitätsarchivs (www.ub.univie.ac.at/archiv/) unter dem Menüpunkt Archivrecherche angesteuert werden. An dieser Stelle findet sich ein wichtiger Hinweis, der aus dem über ISAD(G) Gesagten vielleicht noch verständlicher erscheint: Die Datenbank enthält bei weitem nicht über alle Einzelakten und Dokumente einen Detail-Datensatz. Dieser Idealzustand wird voraussichtlich noch lange nicht ge­geben sein, vor allem dort, wo traditionelle Findbehelfe (Indizes, Find­bücher, Zettelkästen etc.) die Zugäng­lichkeit des Archivguts gewährleisten.

Ist die Standard-Abfrageseite von Query geöffnet (siehe Abb. 1), wird die Einfache Suche nach Verzeich­nungsein­heiten angezeigt. Die Ein­gabe eines Begriffs führt zur Suche in den Datenelementen Titel und Sig­natur, die ge­mäß ISAD(G) bei jeder VE vorhanden sind. Der­zeit be­steht hier noch keine Möglich­keit, für die Suche bestimmte Daten­ele­mente bzw. Felder auszuwählen. In der Er­gebnis­liste finden sich alle Treffer, unabhängig davon, welcher Ver­zeich­­nungsstufe eine VE angehört.

Abb. 1: Einfache Suche in den Beständen des Universitätsarchivs

Ein Mausklick auf eine Zeile in der Resultatliste öffnet die Detailansicht (siehe Abb. 2), an deren Spitze der Archiv­plan-Kontext dargestellt wird. Auf diese Weise ist sofort sichtbar, an welcher Stelle innerhalb der "Archiv­tektonik" eine VE angesiedelt ist. Darüber hinaus werden alle Da­ten­felder angezeigt, die bei der Er­fassung mit Inhalt gefüllt wurden.

Abb. 2: Detailansicht eines Suchergebnisses

Handelt es sich bei der VE um ein bereits digitalisiertes Bild oder eine Fotografie, so erscheint auch ein Vor­schaubild. Sind in einer Resultat­liste mehrere Bilder vorhanden, kann die Darstellung der Ergebnisliste durch Klick auf die Schaltfläche Portfolio in die Portfolio-Ansicht gebracht werden (siehe Abb. 3).

Abb. 3: Portfolio-Ansicht bei mehreren gefundenen Bildern

In der linken Spalte findet sich an erster Stelle der Menü­punkt Archiv­plan. Wird er angewählt, erscheint im zentralen Bildschirmbereich ein Verzeichnisbaum, der an die Ordner-Ansicht im Windows-Explorer erinnert (siehe Abb. 4). Durch Mausklick auf ein Plus- oder Minus-Sym­bol kann die"Archivtektonik" sichtbar gemacht werden. So entsteht eine komplette Übersicht über alle Teil­bestände des Universitätsarchivs. Wo eine Tiefen­er­schließung vor­handen ist, kann durch Klicken auf das Plus-Symbol bis auf Akten- oder Dokumentenebene vorgedrungen werden. Ne­ben der Be­standsübersicht bietet der Archivplan auch die Möglich­keit, alle weiteren Suchabfragen auf den angewählten Teil­be­stand einzuschränken.

Abb. 4: Archivplan, Baum-Ansicht

Im Menüpunkt Erweiterte Suche stehen zusätzliche Ab­fra­gemöglichkeiten zur Verfügung. Eine Eingabe in der Zeile Suchbegriff(e) führt wiederum zu einer Suche im Daten­element Titel. Weiter unten ist eine Suchabfrage in der Zeile Volltextsuche möglich, wo alle in der Datenbank erfassten Angaben berücksichtigt werden. Die Erweiterte Suche er­laubt auch eine Suche mit Deskriptor(en). Hier handelt es sich um den Bereich der Beschlagwor­tung, der im Universi­tätsarchiv jedoch nur im Fall von Personen-De­skriptoren konsequent durchgeführt wird. Die mit einer VE verknüpften Deskriptoren werden auch in der VE-Detailansicht als Hyperlink dargestellt. Ein Mausklick auf einen solchen De­skrip­toren-Link öffnet eine neue Resultatliste mit allen verknüpften Verzeichnungseinheiten.

Bei jeder erfolgreichen Suche wird über der Resultatliste ein Link angezeigt, der eine weitere, einschränkende Suche innerhalb dieser Resul­tat­liste möglich macht. Auf diese Weise können Suchbegriffe am einfachsten kombiniert werden. Das System erlaubt auch eine Anmeldung als User, was derzeit allerdings nur einen einzigen Vorteil bringt: In Resul­tatlisten ausgewählte Verzeichnungseinheiten lassen sich in Arbeitsmappen speichern, die bei späteren Abfrage-Sitzungen wieder aufgerufen werden können bzw. auch als Suchbereich ausgewählt werden können, um die Treffer­zahl einzuschränken.

Eine Online-Bestellung von Archivalien ist derzeit noch nicht möglich; es können jedoch Suchergebnisse im PDF-For­mat angezeigt werden (durch Mausklick auf das Acrobat-Symbol) und mittels eMail an das Univer­si­tätsarchiv als Bestellung für den Lesesaal geschickt werden. Eines darf jedoch nicht vergessen werden: Das Query-Modul ist nur einer von vielen Findbehelfen, die für eine gründliche Archiv­recherche zur Verfügung stehen. Bei je­dem For­schungs­vorhaben, sei es streng historisch-wissenschaftlich oder "nur" familiengeschichtlich, empfiehlt sich ein beratendes Ge­spräch mit den MitarbeiterInnen des Uni­versi­tätsarchivs.

 

 

1) ISAD(G) = International Standards of Archival Description, formuliert vom ICA-CDS, dem Komitee für Verzeichnungsstandards des Internationalen Archivrates (www.icacds.org.uk)