Alles neu macht ... Office 2007

von Eva Birnbacher (Ausgabe 07/2, Juni 2007)

 

Vor kurzem hat mir mein Kollege vom Helpdesk voller Stolz das gerade frisch installierte Microsoft Office 2007 präsentiert - gespickt mit ein paar Grundsatzfragen à la: Wo finde ich denn das "Speichern unter"?

Nach den Erfahrungen mit den letzten Office-Produkt­updates, bei denen sich rein äußerlich wenig bis gar nichts geändert hat bzw. auch von der Programmfunktionalität her nur marginale Dinge verändert wurden, hatte ich für diese Fragestellung insgeheim nur ein leichtes Kopfschütteln übrig. Mit dem Ansatz "das kann doch kein Problem sein" ging ich frohen Mutes an die Sache heran und dann...

... ja, ähm, wo ist denn nun das Speichern unter, wo hat sich denn das verflixte Dateimenü versteckt? Das kann doch nicht wahr sein! Wer kommt auch schon als jahrelang erfahrene Office-Anwenderin und Seminarleiterin auf die Idee, dass der Klecks links oben - Microsoft betitelt das Ding als Office-Schaltfläche - nunmehr als zentrale Stelle fungiert, an der Kernfunktionen wie Öffnen, Speichern und Drucken den Benutzern gebündelt zur Verfügung stehen? Die Integration dieser neuen Schaltfläche (siehe Abb. 1) in die Office-Produkte von Microsoft war dann auch der An­lass, sich mit dem neuen Office 2007 etwas eingehender zu beschäftigen und herauszufinden, was sich denn sonst noch so alles getan hat, oder ob Microsoft nur à la Potjomkinsches Dorf arbeitet - tolle Fassade und nichts dahinter.

Abb. 1: Die neu gestaltete Office-Arbeitsoberfläche am Beispiel von Word 2007

Die ersten Schritte

Nach erfolgreicher Installation - die selbst für den Laien keine Hürde mehr darstellt - bin ich nunmehr stolze Be­sitzerin einer Microsoft Office 2007 Enterprise Edition. Dazu gleich ein kurzer Abstecher zu den Office 2007-Programm­paketen: Microsoft hat insgesamt acht Programmpakete geschnürt, die die unterschiedlichsten Anwendungen enthalten. Es wäre müßig, hier alle Details aufzulisten. Wer sich einen Überblick verschaffen will, sei auf die österrei­chische Microsoft-Website verwiesen, wo unter dem URL http://office.microsoft.com/de-at/suites/ der Link Vergleichen Sie alle Suiten zu finden ist - klickt man darauf, so erhält man eine tabellarische Übersicht des jeweiligen Lieferumfangs der einzelnen Pakete. Bis auf eine Ausnahme (Office Basic 2007 enthält kein Power­Point) sind in allen Programmpaketen die Standard­anwendungen Word, Excel und PowerPoint ent­halten, die ich mir als Basis für diesen Artikel näher angesehen habe.

Neue Optik & neues Bedienkonzept

Was nach dem Aufruf der drei Standardprogramme als erstes ins Auge springt, ist das vollkommen überarbeitete De­sign - oder besser gesagt, das völlig neu gestaltete Bedien­konzept (siehe Abb. 1). Die gewohnte Menüleiste mit den einzelnen Menüs ist einfach nicht mehr da! Dafür aber eine Art überdimensionale Symbolleiste, die als Multifunk­tions­leiste bezeichnet wird und - in einzelne Blöcke gegliedert - eine Unzahl von Symbolen und Texten für den Anwender bereithält. Und nicht zu vergessen: der besagte Klecks - die Office-Schaltfläche - am oberen linken Rand des Pro­gramm­fensters.

Von Vorteil ist es, dass dieses neuartige Bedienkonzept scheinbar in allen Programmpaketen, die in der Office 2007 Enterprise Edition enthalten sind, durchgezogen wird. In allen? Nein - da rufe ich als fünftes Programm (neben Access, Excel, PowerPoint und Word) Outlook 2007 auf und was finde ich? Hier gibt es doch tatsächlich noch die gute alte und gewohnte, aber mittlerweile von Microsoft für die anderen Standardanwendungen in Pension geschickte Me­nü­leiste.

Detail am Rande: Er fehlt mir schon! Wer? Der schöne bunte Farbklecks, sprich die Office-Schaltfläche am linken oberen Rand. Der fehlt mitsamt dem ganzen ausgeklügelten Be­dienkonzept nicht nur bei Outlook, sondern auch z.B. beim Publisher. Vier Jahre Ent­wick­lungs­­zeit haben anscheinend nicht ausgereicht, um das Kon­zept vollständig umzusetzen. Konsequenz? - Das bis dato Gelernte nicht ganz ad acta zu le­gen und darauf zu war­ten, dass Micro­soft im Zuge der nächsten Up­dates die nötige Zeit und Muße findet, um auch noch die rest­li­chen Office-Pro­gram­me an die neuen Stan­dards anzupassen. Sonst nimmt die Suche nach dem gerade benötigten Menübefehl mitunter ungeahnte Dimensionen an.

Schnell - schneller - Multifunktionsleiste

Aber zurück zur Multifunktionsleiste. Der linke obere Be­reich der Multifunktionsleiste mit der Bezeichnung Symbol­leiste für den Schnellzugriff (siehe Abb. 1) enthält standardmäßig die vom Anwender am häufigsten benötigten Funktionen wie Speichern, Rückgängig und Wiederherstel­len. Wer mehr benötigt, der kann diesen Bereich der Multi­funktionsleiste durch Klick auf den Listenpfeil sehr einfach modifizieren: Per Mausklick kann aus den Standard­vorga­ben der gewünschte Befehl ausgewählt und hinzugefügt werden.

Will man mehr, so steht in dieser Liste unter Weitere Be­fehle... das gute alte Dialogfenster Anpassen (mit derselben Struktur, aber selbstverständlich in neuem Outfit) zur Ver­fügung. Damit lässt sich wirklich jeder x-beliebige Be­fehl in die Symbolleiste für den Schnellzugriff integrieren.

Damit hat sich's aber auch schon mit den Anpassungen. Alle Versuche, die Symbole der Multifunktionsleiste anzupassen oder auch nur zu verschieben, scheitern kläglich. Hier hat Microsoft kein Hintertürchen offen gelassen. "Ent­weder ganz oder gar nicht" lautet die Devise, und so muss man sich zwangsweise mit dem neuen Bedienkonzept anfreunden oder darf erst gar nicht auf die neue Version umsteigen. Ein Zurück zur klassischen Ansicht ist schlichtweg nicht vorgesehen. 

Klein, aber fein

Was auch auffällt, sind die erweiterten Tooltipps, die die gelbe QuickInfo ablösen und dem Anwender nunmehr sehr ausführlich die Funktionalität der gewählten Schaltfläche erläutern. Eine weitere Errungenschaft stellt die neue Zoom­möglichkeit für Dokumente dar. Das größtenteils mit unbrauchbaren Vorein­stellungen gefütterte Drop­down-Menü der Vorgänger­versionen wird durch einen am rechten Rand der Sta­tus­leiste angesiedelten Schiebe­regler abgelöst (vgl. Abb. 1), der sämt­liche Zoom-Ein­­stellun­gen zulässt.

Auch das Spiel mit der rechten Maustaste und dem Kon­textmenü hat eine Über­arbeitung erfahren. Zusätzlich zum ge­wohn­ten und in seiner Darstellung auch unverändert gebliebenen Kontextmenü erscheint ein Aus­zug aus der Multi­funk­tionsleiste, die Mini­sym­bolleiste, die dem Anwen­der auf Mausklick die passenden Befehle für Änderungen im Hinblick auf die Schrift- bzw. Absatzformatierung zur Ver­fügung stellt.

Information wird bunt

Last but not least hat sich vor allem im Hinblick auf die grafische Aufbereitung von Informationen einiges getan. So steht dem Anwender - sei es in Excel, Word oder Power­Point - unter dem Menüpunkt Einfügen - Illustrationen eine Vielzahl grafischer Elemente zur Verfügung, frei nach dem Motto "ein Bild sagt mehr als tausend Worte" (siehe Abb. 2).

Abb. 2: Vorgefertigte SmartArt-Grafiken

Neben den herkömmlichen Diagrammen, ClipArts und For­men stechen hier vor allem die neu hinzu gekommenen SmartArts ins Auge. Unter diesem Begriff sind grafische Listen, Prozessdiagramme, Organigramme und Ähn­liches mehr zusammengefasst, die via Mausklick in das jeweilige Dokument eingefügt werden können. Vorbei die Zeiten der mühsamen Stricherl- und Kasterlmalerei, deren Ergebnisse vor allem in Sachen Optik zu wünschen übrig ließen.

Programmfunktionalität im Zeitraffer

Soweit zu den augenscheinlichen Änderungen. Aber wie sieht es denn tatsächlich mit der dahinter liegenden Pro­grammfunktionalität aus? Geben wir doch mal in der Text­ver­­arbei­tung einen Mustertext ein. Für alle, die es noch nicht wissen: Mit der Zeichenfolge =rand() und anschließendem Drücken der Enter-Taste erhält man einen Blindtext, mit dem man so allerlei durchtesten kann. Ge­sagt - getan!

Neue Standardschriftart

Dabei fällt gleich als erstes auf, dass die Standardschriftart nicht mehr Times New Roman, sondern eine Schriftart mit Namen Calibri ist. Wie eine kurze Internet-Recherche ergeben hat, wurde diese Schriftart von Lucas de Groot speziell für Microsoft und die neue Produktpalette entworfen. Als serifenlose Schrift soll sie für die Verwen­dung in Online-Publikationen wie auch Print-Publikationen gleichermaßen geeignet sein (Näheres siehe http://de.wikipedia.org/wiki/Calibri).

Ein Blick in die gängigen Dialogfenster Schriftart (ehemals Zeichen), Absatz, Seite einrichten etc. zeigt, dass sich hier von den Optionen her wenig bis gar nichts geändert hat. Selbst so komplexe Vorgänge wie die Arbeit mit dem Serien­druck oder die Modifikation von Formatvorlagen sind bis auf unbedeutende Details gleich geblieben.

Formatvorlagen in Word

Bleiben wir kurz beim Thema Formatvorlagen und werfen wir einen Blick auf die so genannten Schnellformatvor­lagen. Diese Funktion bietet dem Anwender in Form einer Galerie fertig definierte Formatvorlagen in Listenform an. Von Vorteil ist hier das Zusammenspiel mit einer weiteren Novität - der Livevorschau. Diese zeigt anhand einer markierten Textstelle, wie sich beispielsweise die Auswahl einer bestimmten Formatvorlage auf den gewählten Textbereich auswirkt. Das mag für den erfahrenen An­wender auf den ersten Blick ein verzichtbares Feature sein. Ich muss aber ehrlich zugeben, dass sich diese Livevorschau als sehr nützliches Werkzeug entpuppt, zumal sie die Zahl der Fehlver­suche gerade im Bereich Formatierungen deutlich reduziert und die Experimentierfreudigkeit dahingehend fördert, dass auch andere Formateinstellungen zumindest in Augen­schein genommen werden.

Die Livevorschau findet sich auch in den anderen Standard­programmen wieder - leider mit gewissen Einschränkungen. So lassen sich beispielsweise die Diagrammoptionen innerhalb von Excel nicht vorweg betrachten. Da kann der Maus­zeiger noch so lange auf den Vorschlägen in den Galerien Diagrammlayout und Diagrammformatvorlagen verweilen, im "Echt-Diagramm" selbst wird nichts angezeigt.

Verbesserte grafische Darstellung in Excel und PowerPoint

Bleiben wir gleich bei Excel. Hier hat sich vor allem für Power-User eine sehr wesentliche Neuerung ergeben - dem Platzproblem wurde der Kampf angesagt. Mit einer Million Zeilen und den 16000 Spalten sollten nunmehr auch die umfangreichsten Berechnungen genügend Platz finden. In Excel spielt auch die grafische Darstellung von Datenmate­rial eine zentrale Rolle. So lassen sich Tabellenwerte rasch und einfach mittels spezieller Farben oder Überschriften entsprechend kennzeichnen, um etwaige Trends herauszulesen.

Aber auch für Excel gilt, dass programmtechnisch keine wirklichen Highlights hinzugekommen sind. Der Bedien­komfort hat aber zugenommen - beispielsweise kann man die Kopf- und Fußzeilen nunmehr direkt im Doku­ment bearbeiten bzw. über die bedingte Formatierung Zell­werte auch grafisch hervorheben.

Dieses Resümee lässt sich auch für PowerPoint ziehen: verbesserte grafische Darstellungsmöglichkeiten, aber keine wirklich bahnbrechenden Neuerungen. Die Designs sind moderner geworden und lassen sich wie in den bereits zuvor besprochenen Programmen Word und Excel aus den dafür vorgesehenen Galerien mittels Livevorschau komfortabel auswählen.

Adieu, binäres Speicherformat

Abweichend von den augenscheinlichen Neuerungen, die sich auf den jeweiligen Programmoberflächen abspielen, bleibt abschließend noch zu erwähnen, dass mit Office 2007 auch ein neues Dateiformat Einzug hält. Beim Spei­chern quer durch alle drei Standardprogramme fällt auf, dass an die programmspezifische Dateiendung automatisch ein x angehängt wird. So enden Word-Dokumente nunmehr mit .docx, Excel-Tabellen mit .xlsx und Power­Point-Präsentationen mit .pptx.

Grund hierfür ist das neue XML-basierende Dateiformat (XML = eXtensible Markup Language), bei dem es sich um ein Microsoft- bzw. Office-spezifisches XML handelt. Neben der neuen Dateiendung fällt auch auf, dass die Dateien nunmehr deutlich weniger Speicherplatz einnehmen. So schrumpft eine mit PowerPoint 2003 erstellte Prä­sentation beim Speichern unter PowerPoint 2007 im neuen Dateiformat von 1,5 MB auf 757 KB zusammen.

Hier stellt sich die Frage, was da eigentlich im Hintergrund passiert. Dazu ein Tipp: Ändern Sie im Windows-Ex­plorer die Endung einer Word-Datei von .docx auf .zip und öffnen Sie diese mit einem ZIP-Programm. Als Ergebnis erhalten Sie eine Reihe von .xml-Dateien (siehe Abb. 3) - und damit ist die Frage auch schon beantwortet: Im Zuge des Speichervorganges werden Content und Formatierung fein säuberlich in entsprechende .xml-Dateien aufgesplittet und diese via ZIP-Komprimierungstechnologie gleichzeitig Platz sparend gepackt.

Abb. 3: Der Inhalt der Datei Wordtext wird in mehreren .xml-Dateien gespeichert.

Sinn und Zweck dieser Aufsplittung ist, dass Dateien auch dann geöffnet werden können, wenn eine Dateikomponente (beispielsweise ein eingefügtes Bild) beschädigt ist, bzw. soll damit auch der Datenaustausch mit anderen Program­men gewährleistet sein. Letztendlich benötigt man zum Öffnen und Bearbeiten der im neuen Dateiformat gespeicherten Office-Dokumente nur ein ZIP-Programm (z.B. WinZIP) und einen XML-Editor, was auch tadellos funktioniert. So lässt sich die Datei document.xml ohne Probleme in einem HTML-Editor öffnen und bearbeiten.

Mein Praxistest mit der für Abbildung 3 verwendeten Datei Word­text hat gezeigt, dass ein simpler fünfseitiger, mit Word 2003 geschriebener und aus 2827 Wörtern bestehender Text einen Speicherplatz von 45 KB benötigt, während der gleiche Text, mit Word 2007 gespeichert, mit rund 12 KB das Auslangen findet.

Kompatibilität

Natürlich stellt sich auch die Frage, wie es im Hinblick auf die Kompatibilität mit früheren Programmversionen aussieht. Ein Blick ins Dialogfenster Speichern unter zeigt, dass im Bereich Dateityp die benötigten Konver­ter zur Verfügung stehen und Dateien damit z.B. als Word 97-2003-Dokument gespeichert werden können. Das Öffnen einer auf diese Art gespeicherten Datei mit Word 2003 verlief problemlos, womit auch das gemeinsame Arbeiten an Word-Doku­men­ten mit unterschiedlichen Pro­gramm­ver­sionen sichergestellt ist.

Im Gegenzug habe ich eine Word-Datei, die mit einer älteren Programmversion noch im binären Dateiformat gespeichert wurde, in Word 2007 geöffnet und diese bearbeitet. Word 2007 öffnet ältere Dateien im so genannten Kompa­tibilitätsmodus, was auch beim Speichern auffällt. Wird eben diese Datei unter Word 2007 gespeichert, wird das ursprüngliche, binäre Dateiformat beibehalten - es sei denn, der Anwender ändert dies explizit über den Dateityp. Somit besteht auch keinerlei Gefahr, dass ältere Dateien für die gemeinsame Nutzung mit unterschiedlichen Programm­ver­sionen unbrauchbar werden.

Was im Zuge des Speicherns auffällt, ist der Wegfall der in den Vorgängerversionen vorhandenen Fragestellung, ob ein Speichern im neuen Format erwünscht ist. Abhilfe sollte in jedem Fall das Microsoft Office Compatibility Pack für Da­teiformate von Word, Excel und PowerPoint 2007 schaffen, mit dessen Hilfe Office 2007-Dokumente auch mit älteren Office-Versionen geöffnet, bearbeitet und sogar gespeichert werden können. Dieses Kon­verter-Pack erhalten Sie unter http://office.microsoft.com/downloads/ nach Eingabe des Such­begriffs Compatibility.

Zu beachten ist hierbei jedoch, dass Sie vorher alle anderen Microsoft-Updates mit höherer Priorität installieren müssen bzw. dass die neuen Features mit älteren Office-Versionen oftmals nicht bearbeitet werden können.

Arbeiten mit Makros

Im Zuge des Speicherns unter einem anderen Dateityp fällt weiters auf, dass Word, Excel und PowerPoint neben dem Standard-Dateityp (.docx, .xlsx, .pptx) die Möglichkeit anbieten, die erstellten Dateien jeweils mit Makros zu speichern. Im Zuge des Ausprobierens bin ich zuerst wieder einmal bei der Kernfrage gelandet: Wo finde ich die Makrofunktionen? In meiner Not habe ich kurz entschlossen die Hilfe zu Rate gezogen (das kann ich nur wärmstens empfehlen), und da findet sich doch tatsächlich ohne langes Suchen der Hinweis, dass man unter Word-Optionen - Häufig verwendet die Option Ent­wickler­register­karte in der Multifunktionsleiste anzeigen akti­vieren muss, um in gewohnter Weise mit Makros zu arbeiten. Also Makros aufgezeichnet und beim Speichern den Datei­typ auf Word Dokument mit Makros (*.docm) geändert.

Was hat es damit nun wieder auf sich? Dateien, die im neuen Dateiformat gespeichert werden, können keinerlei VBA-Makros oder ActiveX-Steuerelemente enthalten. Damit soll dem Risiko der Makro-Viren Einhalt geboten werden. Nur Dateien, deren Dateinamenerweiterungen mit einem m enden (z.B. *.docm, *.xlsm und *.pptm) enthalten VBA-Makros und/oder ActiveX-Steuerelemente, wobei diese wiederum gesondert in einer eigenen XML-Datei aufscheinen.

Resümee

Nach zweiwöchiger intensiver Testphase muss ich Microsoft zugestehen, dass das neue Bedienkonzept voll aufgegangen ist. Ich als Office-Anwenderin der ersten Stunde hatte zwar am Anfang meine liebe Mühe, mich an das vollkommen modifizierte Erscheinungsbild zu gewöhnen, möchte es aber mittlerweile nicht mehr missen.

Oftmals habe ich zu Testbeginn auf die altbewährten Tasten­kombinationen zurückgegriffen, um rasch bzw. überhaupt zu einem Ergebnis zu kommen. Gleich zur Beruhigung für alle Tastenfreaks - die Kürzel funktionieren nach wie vor in gewohnter Weise. So lässt sich jedes Office 2007-Standard­programm über die Tastenkombination Alt + D + B beenden - und das, obwohl es ja gar kein Dateimenü mehr gibt. Und noch ein kleiner Tipp am Rande, auf den ich durch Zufall gestoßen bin: Einfach mal auf die Alt-Taste drücken und schauen, was passiert. Da erscheinen in der Multi­funktions­leiste tatsächlich bei sämtlichen Befehlen die entsprechenden Tastenkürzel. Einfacher geht?s wirklich nicht mehr.

Bleibt abschließend zu sagen, dass sich hinter der Fassade nicht allzu viel an programmtechnischen Neuerungen verbirgt. Doch mal ehrlich - was sollte es auch Neues geben, wenn die Programme ohnehin schon sehr ausgefeilt sind? Dem Anspruch, die Handhabung der Programme für den Anwender leichter, übersichtlicher und intuitiver zu gestalten, ist Microsoft meines Erachtens aber in jedem Fall gerecht geworden.