Teamarbeit leicht gemacht
Das Exchange-Service des ZID

von Rainer Jantscher & Stefan Just (Ausgabe 07/1, März 2007)

Kasten: Das Exchange-Service des ZID: Was steckt dahinter?

Seit August 2006 stellt der Zentrale Informatikdienst für Organisationseinheiten der Universität Wien neben dem bewährten Mailservice auch eine umfassendere Kommuni­ka­tionsplattform zur Verfügung: Microsoft Exchange.

MS-Exchange ist eine so genannte Groupware, eine Soft­ware, die Arbeitsgruppen eine gemeinsame Nutzung ver­schie­dener Daten erleichtert. Mit Hilfe eines entsprechenden Klientenprogramms lassen sich nicht nur eMail-Nach­richten bearbeiten, sondern auch mehrere Kalender führen, Kon­takte erstellen bzw. organisieren sowie Aufgabenlisten und Notizen verwalten.

Alle diese Funktionen können - je nach Konfiguration der Zugriffsrechte - sowohl von einzelnen BenutzerInnen als auch von mehreren Personen gemeinsam verwendet werden. MS-Exchange ermöglicht darüber hinaus auch eine einfache Synchronisation mit diversen Handhelds. Im vergangenen halben Jahr haben sich bereits mehr als 700 Uni­versitäts-MitarbeiterInnen für das Exchange-Service entschieden (siehe dazu auch Kasten Das Exchange-Service des ZID: Was steckt dahinter?).

Eine Software - drei Einsatzmöglichkeiten

Auf Wunsch stellt der ZID jeder Organisationseinheit der Uni Wien einen eigenen Exchange-Bereich zur Ver­fügung (mehr darüber im Abschnitt Anmeldung und Um­stellung). Dieser Bereich wird Öffentlicher Ordner genannt und ausschließlich von der Organisations­einheit selbst verwaltet. Der ZID nimmt keinerlei Einfluss auf die Struktur des öffentlichen Ordners oder die Vergabe der Zugriffsrechte, bietet aber selbstverständlich jegliche erforderliche Unter­stützung bei der Umstellung auf bzw. der Anwendung von MS-Exchange (siehe Informationen und Schulungen).

In Bezug auf die Nutzung des Exchange-Service sind drei verschiedene "Ausbaustufen" möglich:

1) Exchange ohne Groupware im eigentlichen Sinn:

Für jemanden, der bereits mit MS-Outlook vertraut ist, ist der Umstieg auf MS-Exchange ohne große Änderung der Nutzungsgewohnheiten möglich. Die Funktionsordner Kalender, Aufgaben, Notizen und Adressen können wie bisher verwendet werden. Einzig und allein der Persönliche Ordner, in dem alle Unterordner beheimatet sind, wird in der Exchange-Konfiguration von Outlook als Postfach ? Nachname Vor­name bezeichnet. Diese erste Art der Exchange-Nutzung - die alleinige Verwendung der persönlichen Daten - beinhaltet noch keine Groupware­funktionen, erweist sich aber bereits durch die zentrale Speicherung der Daten am Server und die verschiedenen Zugriffsvarianten als überaus nützlich: Es ist damit z.B. nicht mehr notwendig, Adressbücher auf verschiedenen PCs oder Notebooks manuell synchron zu halten.

2) Freigabe von Ordnern des eigenen Postfachs:

Die zweite Stufe besteht darin, die Funktionsordner des eigenen Post­fachs für andere Einzelpersonen freizugeben. Beispielsweise kann man Kol­legInnen den Zugriff auf den eigenen Kalender (siehe Abb. 1) erlauben, indem man mit der rechten Maustaste darauf klickt und unter dem Menüpunkt Eigenschaften die Registerkarte Freigaben entsprechend bearbeitet. Die Rechtevergabe erfolgt entweder über vordefinierte Stufen (von 0 bis 8), oder man setzt die gewünschten Eigenschaften nach Bedarf - z.B. lässt sich definieren, ob ein Berechtigter nur lesen oder auch Einträge erstellen darf (siehe Abb 2). Man kann Termine auch als privat kennzeichnen; dann ist für die Zugriffsberechtigten zwar ersichtlich, dass der Termin reserviert ist, die Details werden jedoch nicht angezeigt.

3) Verwendung des öffentlichen Ordners:

In der dritten Ausbaustufe der Exchange-Nutzung werden Kalender, Aufgaben, Notizen und Adressen nicht nur im eigenen Postfach angelegt, sondern auch - in beliebiger Struktur - im Öffentlichen Ordner der jeweiligen Organi­sa­tionseinheit. Der öffentliche Ordner eignet sich z.B. für gemeinsame Projektpläne, Adresslisten oder Terminpläne für Besprechungszimmer; hier kann aber auch ein Mailordner mit einer eMail-Adresse (z.B. einer Service-Mailadresse) verknüpft werden.

Die Rechteverwaltung des öffentlichen Ordners wird vom Administrator der jeweiligen Organi­sa­tionseinheit durchgeführt: Der Administrator kann entweder allen oder auch nur bestimmten MitarbeiterInnen Zugriff gewähren - sogar eine Freigabe für Angehörige anderer Organisationseinheiten ist möglich. Diese BenutzerInnen haben dann zwei entsprechend gekennzeichnete öffent­liche Ordner.

Die Groupware-Funktionalität von MS-Exchange ist ein wichtiges Werkzeug, um Geschäftsprozesse transparent darstellen und effizient ausführen zu können. Daher ist es notwendig, spezielles Augenmerk auf den Umstellungsprozess und dessen Planung zu legen: Jeder bereits in der Planung berücksichtigte Geschäftsprozess muss nicht später aufwendig hinzugefügt werden. Nähere Informationen zum Um­stellungsprozess finden Sie im Abschnitt Anmeldung und Umstellung.

Zugriffsvarianten

Der Zugriff auf den Exchange-Server der Universität Wien ist derzeit mit folgenden Klientenprogrammen möglich: Outlook 2003 SP2 bzw. Outlook 2007 (für Betriebssys­tem Windows XP SP2 oder neuer), Entourage 2004 (Mac OS X) und Evolution (Linux). Das Service kann jedoch nicht nur vom eigenen PC aus genutzt werden:

• Der Outlook Web Access (http://owa.univie.ac.at/) erlaubt den Zugriff auf eMail-Nachrichten, Ka­len­dereinträge, Kontakte und Aufgaben mittels Web­browser und somit von praktisch jedem Rechner mit Internet­an­schluss aus (siehe Abb. 3). Nach Eingabe dieses URLs wird man auf die SSL-gesicherte Webseite des Exchange-Servers weitergeleitet; die Daten werden also verschlüsselt übertragen.
• Via Outlook Mobile Access (http://oma.univie.ac.at/) können die Daten auf dem Exchange-Server über ein mobiles Gerät ohne Exchange-Unterstützung (z.B. Mobiltelefon) oder über einen alphanumerischen Browser (z.B. w3m/lynx unter Unix) abgerufen und ab­geglichen werden. Die Darstellungsmöglichkeiten sind dabei allerdings stark eingeschränkt.
• Wer ein Smartphone oder einen PDA mit Exchange-fähigem Betriebssystem besitzt, kann seine Daten mittels Exchange Active Sync über GPRS/UMTS oder WLAN direkt mit dem Server synchronisieren. Bei nicht Exchange-fähigen Geräten wie Nokia Communicator ist dies z.B. mit Hilfe der kommerziellen Drittanbieter-Software RoadSync möglich. In beiden Fällen werden die Daten ebenfalls verschlüsselt übertragen. Mit aktuellen Windows Mobile PDAs ist es darüber hinaus bereits möglich, eingehende Nachrichten und Kalen­dereinträge via PUSH-Dienst ohne vorherige Synchro­nisation in Echtzeit zu erhalten.

Zusätzlich kann Ihr Konto am Exchange-Server auch für den IMAP-Zugriff freigeschaltet werden. Dadurch wird es mög­lich, mit einem beliebigen Mailprogramm eine IMAP-Ver­bindung zum Exchange-Server herzustellen, um eMail-Nach­richten zu bearbeiten. Neuere Versionen von Mac OS X erlauben dies auch mit dem Programm Apple Mail (wie Sie in Apple Mail einen Exchange-Account konfigurieren, ist unter www.univie.ac.at/ZID/anleitungen-exchange/applemail/ beschrieben). Wenn Sie den IMAP-Zugang verwenden möchten, wenden Sie sich bitte per eMail an die Adresse exchange.zid@univie.ac.at.

Anmeldung und Umstellung

Wie eingangs erwähnt, steht das Exchange-Service des Zentralen Informatikdienstes nicht für einzelne Universitäts­mitarbeiterInnen, sondern nur für Organisationseinheiten zur Verfügung. Die Anmeldung zu diesem Service kann daher nur durch eine Orga­ni­sa­tionseinheit der Universität Wien (unter Angabe eines EDV-Verantwortlichen und/oder Fakultätsbetreuers) erfolgen.

Das dafür benötigte Formular ist unter www.univie.ac.at/ZID/formulare/#fu zu finden. Falls Sie nicht sicher sind, ob Ihre Organisationsein­heit bereits für das Exchange-Service angemeldet ist, erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem EDV-Betreuer bzw. beim Leiter Ihrer Organisationseinheit.

Nach Einlangen des Formulars richtet der ZID einen eigenen Exchange-Bereich für die jeweilige Organisationseinheit ein, weist dem angegebenen Administrator - d.h. dem EDV-Verantwortlichen bzw. Fakultätsbetreuer - die erforderlichen Berechtigungen für die Verwaltung dieses Bereichs zu und verständigt ihn darüber per eMail. Dies geschieht in der Regel innerhalb eines Arbeitstages nach Eintreffen der Anmeldung.

Der Umstellungsprozess dauert (je nach Vorkenntnissen von Administrator und BenutzerInnen) rund eine Woche: Auf Wunsch bietet der Zentrale Informatikdienst Präsenta­tionen vor Ort an, in denen das Service und seine An­wendung vorgestellt werden. Die Mitarbeiter der Fakul­täts­unterstützung des ZID stehe­n auch gerne für detaillierte Ge­spräche zur Ver­fügung, um ver­schiedene Umstellungs- und Nutzungs­varianten zu disku­tieren und abzuwägen: Wie bereits angesprochen, hat Ex­change einen großen Einfluss auf die technische Unterstüt­zung der Abbil­dung von Ge­schäftsprozessen; die Imple­mentierung der Groupware sollte daher wohl durchdacht und sorgfältig geplant werden, um mühsame spä­tere Umstruk­turierungen oder Er­weiterun­gen zu vermeiden.

Nachdem die interne Rechte­struktur des Exchange-Bereichs ("Wer darf welche Da­ten einsehen oder ändern?") ausschließlich von der Organisations­ein­heit selbst verwaltet wird, obliegt es dem zuständigen Ad­ministrator, interes­sier­ten Mit­arbeiterInnen den Zugang zum Ex­change-Service zu ermög­lichen, in­dem er ihre Mailbox-UserIDs in entsprechende Exchange-Konten umwandelt. Die tatsächliche Um­stellung wird ebenfalls vom Administrator durchgeführt und besteht aus der Sicherung der vorhandenen, Exchange-relevanten Daten der teilnehmenden BenutzerInnen (Adress­bücher, Ka­lender, Mailfolder, Projektdaten, ...) am Server, einschließlich allfälliger Umwandlung in ein geeignetes Datei­format. Dieser Vorgang nimmt pro Arbeits­platzrechner im Schnitt ca. eine Stunde in Anspruch, wobei der größte Teil der Zeit auf die Migration der Mailfolder entfällt. Auch hier ist der ZID gerne bereit, das Prozedere anhand von zwei bis drei exemplarischen Umstellungen ge­nau zu erklären, um eventuelle Hürden oder Unklarheiten zu beseitigen.

Im Anschluss daran kann jeder teilnehmende Benutzer mit Hilfe der oben genannten Klienten auf sein Exchange-Konto zugreifen. Um eMail-Nachrichten über den Exchange-Server zu empfangen, muss er allerdings noch eine ent­sprechende Weiterleitung für seine Mailbox-Adresse einrichten, indem er unter www.univie.ac.at/ZID/weiterleitung/ in der Webmaske die Option Weiter­lei­tung an den Exchange-Server mittels Häkchen aktiviert.

Informationen und Schulungen

MS-Exchange als Groupware-Lösung ist eine komplexe Platt­form mit großem Funktionsumfang, deren Verwendung eine eingehendere Beschäftigung mit der Thematik erfordert. Als Unterstützung für BenutzerInnen und Administra­torInnen bietet der Zentrale Informatikdienst deshalb folgende Services an:

• Online-Hilfe (FAQs):
  Nähere Informationen zum Exchange-Service, An­leitungen zur Einrichtung der diversen Klienten sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema sind auf der Webseite www.univie.ac.at/ZID/anleitungen-exchange/ zu finden.
• eMail-Ticketsystem:
  Alle eMail-Anfragen an die Mailadresse exchange.zid@univie.ac.at werden über ein Ticketsystem verwaltet, d.h. Sie erhalten eine automatische Antwort mit Ihrer Ticket-Nummer (z.B. Ticket <URL: https://ticket.cc.univie.ac.at/rt/Ticket/Display.html?id=12345>) und können jederzeit den aktuellen Bearbei­tungsstand Ihrer Anfrage abrufen, indem Sie in der eMail-Nachricht auf diesen Link klicken. Sie müssen sich hierbei mit Ihrer Mailbox-UserID und dem dazugehörigen Passwort authentifizieren. Sollten Sie über keine Mailbox-UserID verfügen, können Sie sich selbstverständlich auch telefonisch über den Stand der Dinge informieren.
• Telefon-Hotline:
  Die Hotline der Fakultätsunterstützung des ZID ist montags bis freitags von 8:00 - 18:00 Uhr unter der Telefonummer +43-1-4277-141 40 erreichbar.
• Schulungen:
  Bei Bedarf bietet der Zentrale Informatikdienst Schulungen für Exchange-Be­nutzerInnen, in denen vor allem die An­wenderseite von MS-Exchange näher vorgestellt wird. Darüber hinaus werden auf Anfrage auch Schulungen für EDV-Verantwortliche der Organisationseinheiten bzw. für FakultätsbetreuerInnen abgehalten, wobei hier das Haupt­augen­merk auf den administrativen Funktionen der Soft­ware liegt.

Diese Infrastruktur sorgt dafür, dass das Exchange-Service des ZID auch bei einem Ausfall einzelner Server uneingeschränkt verfügbar ist. Da das System bei Bedarf leicht um zusätzliche Server erweitert werden kann, sind auch keine Performance-Einbußen durch stei­gende Benutzer­zahlen zu befürchten.