UNIVIS: Kommt Zeit, kommt RAD
Die neue Research Activities Documentation der Universität Wien

von Mag. Michael Greil, DLE Bibliotheks- und Archivwesen
& Mag. Dr. Lucas Zinner, DLE Forschungsservice und Internationale Beziehungen
(Ausgabe 07/1, März 2007)

 

Es wird nicht nur viel gelehrt, sondern auch viel geforscht an der Uni Wien: Die Menge an Forschungsergebnissen, die jährlich publiziert wird, ist imposant. Allerdings weiß niemand genau, wie viele wissenschaftliche Arbeiten, Kon­fe­renzbeiträge, Bücher usw. von UniversitätsmitarbeiterInnen veröffentlicht werden - ein schwerer Mangel, denn für die Präsentation der Uni Wien in der Öffentlichkeit und für die Evaluierung der Forschungsleistungen ist es essentiell, hierzu vollständige Daten zu besitzen.

Vom praktischen Nutzen abgesehen, ist dies seit kurzem auch gesetzlich vorgeschrieben: Das Universitätsgesetz 2002 sieht in § 16 einen jährlichen Leistungsbericht vor, und in der Wissensbilanz-Verordnung des BMBWK1) ist genau festgelegt, wie dieser Leistungsbericht auszusehen hat.

Diesen Umstand haben die Universität Wien und die Medi­zinische Universität Wien zum Anlass genommen, gemeinsam ein zentrales Service zur Erfassung der Forschungs­leistungen und -aktivitäten ihrer MitarbeiterInnen aufzu­bauen. Dazu zählen unter anderem:

  • Publikationen
  • Projekte
  • Vorträge im In- und Ausland
  • Incoming- und Outgoing-Aktivitäten (Besuche und Gast­aufenthalte)
  • Veranstaltungen, wissenschaftliche Tagungen oder Kon­gresse
  • Aktivitäten in wissenschaftlichen Gremien, Gesellschaf­ten oder Zeitschriften
  • Patente und Erfindungen

Das Projekt mit dem Namen Research Activities Documentation - kurz: "das RAD" - wurde von mehreren Dienst­leistungseinrichtungen (DLEs) gemeinsam initiiert. Die inhaltliche Be­treuung liegt derzeit bei den DLEs Forschungs­service und Internationale Beziehun­gen sowie Bibliotheks- und Archiv­wesen; für die Entwicklung und den technischen Support ist die Abtei­lung Univer­si­tätsverwaltung des Zen­tra­len Infor­matik­dienstes zuständig.

Das RAD wurde im Rahmen des UNI­VIS-Projekts2) entwickelt und ist Be­standteil der Universitätsverwal­tungs­software i3v, was einen problemlosen Zugriff auf die in i3v gespeicherten Daten (z.B. Personaldaten) und ein­fache Schnittstellen zu weiteren i3v-Applikationen ermöglicht. Im Gegen­satz zu den anderen i3v-Anwendungen ist es für die meisten Funktionen des RAD nicht erforderlich, ein eigenes Klientenprogramm zu installieren: Da bei der Entwicklung der Research Activities Documentation die so genannten "Neuen Technologien" eingesetzt wurden, die auf der Pro­grammiersprache Java basieren, genügt für die Bedienung ein Webbrowser. Diese Technologien haben nun - nach einigen Anfangsschwierigkeiten - mit der Inbetriebnahme des RAD ihre erste Bewährungsprobe an der Uni Wien bestanden und sollen in Zukunft für viele weitere webba­sierte i3v-Anwendungen verwendet werden.

Das unmittelbare Ziel des RAD ist es, die in der Wissensbilanz-Verordnung vorgesehenen Daten zur Verfügung zu stellen und somit die Leistungen der UniversitätsmitarbeiterInnen entsprechend präsentieren zu können. Das RAD soll und wird die Datenquelle sein, die für die Erstellung eines standardisierten Berichtswesens im Rahmen des Datawarehouse-Projekts3) notwendig ist, um künftig das alljährlich wiederkehrende große Forschungsdaten-Sammeln am Jahresende Geschichte werden zu lassen.

Dezentrale Eingabe von Daten in ein zentrales System

Eine Datenerfassung durch Dritte führt in der Regel zu wesentlichem Mehraufwand und Fehlern. Daten retrospektiv erfassen zu müssen, findet häufig wenig Anklang und bringt für den einzelnen Wissenschaftler auch meist wenig Nutzen, weil sehr oft ohnedies persönliche Publikationslisten permanent geführt werden. Aus diesem Grund bietet das RAD-Team zwar derzeit Unter­stützung bei der Nacherfassung für das Jahr 2006; künftig sollen jedoch (Meta-)Daten zum Zeitpunkt ihres Entstehens von den MitarbeiterInnen selbst erfasst werden und diesen im Anschluss auch zur Verfü­gung stehen.

Anforderungen wie das Erstellen standardisierter Berichte - seien es die Wissens­bilanz oder Institutsberichte - erfordern ein zentrales System, das aber klarerweise nicht alle Individualbedürfnisse sofort erfüllen kann. An vielen In­stituten bzw. Ar­beitsgruppen existieren bereits Publika­tions­datenbanken, werden Gästelisten in Excel geführt oder die Konferenzbeiträge der Mitarbei­terInnen gesammelt. Doch sind diese Datenbanken meist speziell auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten und lassen einen einfachen Export kaum zu; daher können daraus weder Daten in ein Datawarehouse importiert noch automatisierte Verknüp­fungen anhand der Metadaten erstellt werden.

Webmasken

Der Zugang zum RAD erfolgt unter http://forschung.univie.ac.at/de/portal/rad/ (siehe Abb. 1). Hier findet man Informationen zum RAD, Kontaktadressen zum RAD-Helpdesk und den Einstieg zur Erfassung der Daten. Für die dezentrale Eingabe wurden für die diversen Sub­appli­kationen (Publikationen, Projekte, Gäste, ...) Web­masken entwickelt, die unter dem Navigationspunkt Daten­erfassung im RAD aufrufbar sind.

Startseite des RAD
Abb. 1: Startseite des RAD


Die Authentifizierung erfolgt über den Mailbox-Account. Aus Sicherheitsgründen lassen sich die Anwendungen des RAD nur mit einer IP-Adresse der Uni Wien (131.130.n.n) nutzen; von außerhalb des Universitäts-Daten­netzes ist dafür eine Verbindung über VPN (Virtual Private Net­work) erforderlich. Um alle Funktionen des RAD verwenden zu können, muss im Browser JavaScript aktiviert sein; die Aktivierung von Cookies ist von Vorteil.

Nach dem Einloggen werden die BenutzerInnen durch die einzelnen Webmasken geführt. Hilfetexte bei den auszufüllenden Feldern dienen zur Erklärung. Alle Daten, die in Zukunft für die Wissensbilanz und andere Auswertungen verwendet werden sollen, können aus entsprechenden Listen ausgewählt oder aber durch die BenutzerInnen neu angelegt werden. Solche Daten - wie z.B. wissenschaftliche Gesellschaften, Verlage oder externe Personen - sind einem Workflow unterworfen und werden von einer Redaktion geprüft und freigegeben. Daten, die bereits in Listen zur Verfügung standen (z.B. Zeitschriftentitel) wurden vorab erfasst; andere Listen wie solche von wissenschaftlichen Gesellschaften oder externen Personen sind in raschem Wachstum begriffen.

Bei der Suche kann ein Stern als Platzhalter für variable Textteile verwendet werden - z.B. empfiehlt es sich, bei einer Suche nach der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Uni­versität Bonn in die Suchmaske den Be­­griff *Uni*Bonn einzugeben. Gefunden werden dann alle Einrichtungen, die bereits von der Redaktion redigiert oder von der suchenden Person selbst neu angelegt wurden (siehe Abb. 2).

Abb. 2: Suchergebnis für den Begriff *Uni *Bonn

Spezifikationen

Unmittelbar mit einer zentralen Daten­erfassung in Zusam­menhang steht der Nach­teil mangelnder Spezifizierungen: Da die Universität Wien ein sehr breites Spektrum wissenschaftlicher Gebiete abdeckt, müssen die Eingabemasken und Auswahllisten entsprechend allgemein gehalten werden. Beim Erstellen der Auswahllisten ist zudem ein Kompromiss zwischen Vollständigkeit und dem Bemühen um gute Performance erforderlich. Man könnte erwarten, dass Applikationen je nach Wissenschaftsdisziplin vorspezifiziert werden und z.B. einem Mathematiker nur die für ihn relevanten Zeitschriften oder Konferenzen zur Auswahl angeboten werden. Schreibt er allerdings einen Artikel für eine historische Zeitschrift, wäre diese dann nicht auswählbar. Abgesehen davon stellt sich die Frage, wer eine solche Einschränkung überhaupt vornehmen könnte.

Anders ist die Sache in Bezug auf die Form und Spezifikation der Datenfelder gelagert. Hier wurde bei den Projekten vorrangig auf die für Verwaltung und Dokumentation notwendigen Felder geachtet. Bei den Publikationen orientierte man sich am Dublin Core-Standard4). Das Einhalten von Standards ist die Voraussetzung für Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. zum geplanten Digital Asset Management System bzw. dafür, dass die Daten wieder in geeigneten Formaten (z.B. XML5), BibTeX) zur Verfü­gung gestellt werden können. Dadurch ist es beispiels­weise möglich, die Research Activities Documentation als Werk­zeug zum Erstellen von persön­lichen Publikations­listen zu verwenden und so unnötigen Mehraufwand bei der Da­te­neingabe zu vermeiden.

Hintergrunddaten - moderierte Listen

Es gibt wohl viele Publikationen, die einen "A. Müller" als Koautor haben. Will man eine korrekte Zuordnung der Forschungsdaten zu den einzelnen Personen dieses Namens erreichen, so genügt es nicht, den Namen zu erfassen - viel­mehr muss für jede Person ein eigener Datensatz angelegt werden. Die Erfassung und Pflege dieser so genannten Hin­ter­grunddaten hat in der Aufbauphase zwar einen Mehr­aufwand zur Folge, erspart aber spätere Recherche- und Zu­ordnungsarbeiten. Dies betrifft insbesondere externe Ein­richtungen (wissenschaftliche Einrichtungen, Verlage etc.), Zeitschriften/Reihen, Kongresse und universitätsex­terne Personen. Selbst große Publikationsdatenbanken wie z.B. Scopus oder ISI Web of Science führen Personen nicht eindeutig, was entsprechende Importe erschwert. Für eine Universität ist es aber durchaus von Interesse zu wissen, wo Schwerpunkte bei Kooperationen liegen, um entsprechend unterstützend wirken zu können. Außerdem ist es von Belang, an wie vielen bzw. an welchen Konferenzen MitarbeiterInnen der Universität Wien vertreten sind.

Jede Person, die Zugang zum RAD hat, kann solche Hin­ter­grunddaten an­le­gen. Hat eine Per­son einen Datensatz (z.B. eine Zeitschrift) angelegt, der in der Auswahlliste noch nicht vorhanden war, kann diese Person - und nur diese! - den Datensatz sofort verwenden, um eine entsprechende Publika­tion einzutragen. Der Datensatz wird daraufhin von der RAD-Redaktion geprüft und steht anschließend in den Aus­wahllisten zur allgemeinen Verfü­gung. Mit der Redi­gie­rung geht die Ver­antwortung für den Datensatz, seine Korrektheit und weitere Pflege auf die Re­daktion über.

Steht beispielsweise eine Zeit­schrift bei der Ein­gabe einer Publi­kation noch nicht zur Ver­fügung, kann man diese Zeit­schrift neu anlegen (vor­ab empfiehlt es sich immer, mit Hilfe geeigneter Platzhalter nach ihr zu suchen). Bei einer Neuein­gabe sind hier nur die rosa hinterlegten Fel­der auszufüllen und nicht alle Felder im Detail zu recherchieren (siehe Abb. 3). Dennoch unterstützen alle weiteren Einträge die Redaktion bei ihrer Arbeit.

RAD
Abb. 3: Anlegen einer neuen Zeitschrift im RAD

Ausblick

Zwei wesentliche Schwerpunkte bei der Weiterentwicklung der RAD-Anwendungen liegen in der Verbesserung der Per­formance sowie in der Programmierung von Features, die das Suchen nach Inhalten erleichtern sollen. Zusätzlich zu den persönlichen Forscherprofilen werden auch Anwen­dun­gen für Profile von Arbeitsgruppen, Instituten und Fakul­täten zur Verfügung stehen. Ein weiterer Fokus ist die Ent­wicklung von Webservices, die einen Export der eingepfleg­ten Daten (anfangs als XML, später auch in weiter verarbeiteter Form) ermöglichen. Die Daten des RAD sollen als wesentliche Bereiche des Webcontents dienen und z.B. auch für die Ankündigung von Vorträgen herangezogen werden. Im Herbst 2007 sollten sich die RAD-Daten also nicht nur gut eingepflegt in der Datenbank befinden, sondern sollen auch auf geeigneten Websites über die Leistungen und Ak­tivitäten der Universitäts-MitarbeiterInnen informieren.

 

Trost und RAD

Bei Fragen oder Anregungen zur Research Activities Documentation wenden Sie sich bitte an die unter http://forschung.univie.ac.at/de/portal/rad/kontakt/ angegebenen Ansprechpersonen.

 


1) siehe Verordnung der Bundesministerin für Bildung, Wissenschaft und Kultur über die Wissensbilanz (Wissensbilanz-Verordnung - WBV) unter www.bmwf.gv.at/uploads/media/wbv.pdf

2) Das Projekt UNIVIS wurde im Jahr 1999 gestartet und verfolgt das Ziel, eine einheitliche, moderne und ausbaufähige EDV-Infrastruktur für die Universitätsverwaltung aufzubauen; als Basis dafür wurde die Universitätsverwaltungssoftware i3v gewählt. Im Comment erschienen in den letzten Jahren zahlreiche Beiträge zu diesem Thema, der bislang letzte in Comment 06/2, Seite 6 (UNIVIS: Anmelde­systeme - Piloten ist nichts verboten).

3) siehe Artikel UNIVIS - Ein Haus voller Daten in Comment 05/2, Seite 10

4) siehe Artikel Digitale Reichtümer bzw. The Dublin Core Metadata Initiative

5) siehe Expressing Qualified Dublin Core in RDF / XML