Eine für alle, alles in einer
Services und Projekte der Abteilung PC-Systeme & Fakultätsunterstützung

von Christian Marzluf (Ausgabe 06/2, Juni 2006)

 

Kasten: Fakultätsunterstützung - Hilfe & Kontakt

 

Als im Mai 2005 die Abteilung PC-Systeme & Fakultätsunterstützung durch Zusammenfassung mehrerer PC-orientierter Aufgabenbereiche des ZID gegründet wurde, war dies in erster Linie von einem tragischen Ereignis induziert,1) die Idee hingegen, durch diese Zusammenlegung mögliche Synergien zu nutzen und die EDV-Unterstützung für die Fakultäten der Uni Wien neu zu gestalten, war bereits seit längerem gegenwärtig. Heute, ein Jahr später, umfasst die Abteilung folgende Tätigkeitsgebiete:

  • die Entwicklung und Administration des EDV-Systems, das in den vom ZID betreuten PC-Räumen der Universität Wien zum Einsatz kommt,
  • den Support in den PC-Räumen der Universitätsstandorte NIG/1. Stock, AAKH und UZA durch PC-Raum-BetreuerInnen,
  • die Entwicklung und den Support der Verwaltungs- und Instituts-PCs,
  • die Support-Gruppe für Hardware und Kaufberatung,
  • die Betreuung der für die genannten Dienste erforderlichen zentralen Server (Windows-Server und RedHat-Cluster) sowie
  • den gesamten Bereich der Standardsoftware für Universitäts-MitarbeiterInnen.

Aus den genannten Bereichen ersieht man die Ausrichtung der Abteilung: Hier werden für den jeweiligen "Kundenkreis" (Studierende, MitarbeiterInnen, so genannte "Organisationseinheiten" von Fakultäten bis zu Arbeitsgruppen) speziell zugeschnittene Lösungen angeboten und dabei Entwicklungen und Support für die verschiedenen Bereiche eng miteinander verknüpft.

Fakultätsunterstützung

Die zentrale Herausforderung, der sich die Abteilung zu stellen hat, war und ist wohl die Reorganisation der Fakultätsunterstützung: Das Projekt Juridicum2) zeigte ob seines Erfolges, dass in den Organisationseinheiten (kurz OE) der Uni Wien großes Interesse an einer zentralen Unterstützung der PC-Systeme durch den ZID besteht. Unabdingbare Voraussetzung für eine solche Unterstützung (diese umfasst im Wesentlichen das zentral gesteuerte Einspielen von Betriebssystem-Updates und neuesten Virendefinitionen sowie die Verfügbarkeit eines breit gefächerten Software-Angebots, das sich auf Wunsch der jeweiligen OE unter Berücksichtigung möglicher Lizenzpflichten auf den einzelnen PCs installieren lässt) sind Flexibilität in der Konfiguration sowie lokale Administrierbarkeit durch EDV-Verantwortliche und FakultätsbetreuerInnen.

Die bereits für das Projekt Juridicum erarbeiteten "Paradigmen" einer Fakultätsunterstützung (siehe Kasten Anforderungen an ein Konzept zur Instituts-PC-Betreuung) sind mittlerweile in einem neuen, vollständig vom ZID entwickelten, so genannten "Deployment-System" zur Ferninstallation und -wartung von PCs realisiert und um einige Aspekte erweitert worden, die teils unter Mitarbeit von BenutzerInnen und EDV-Verantwortlichen vorgeschlagen wurden bzw. sich als notwendige Erweiterungen erwiesen. So wird es unter anderem auch Deployments und Support für Mac OS und Linux geben, die freilich personell an der realen Verteilung dieser Systeme in den Organisationseinheiten orientiert bleiben müssen.

Anforderungen an ein Konzept zur Instituts-PC-Betreuung

(Quelle: Comment 05/1, Seite 3)

  • Zentrale Verteilung und Installation von Betriebssystemen, Security-Patches, Virenscanner-Updates und so genannter Standardsoftware durch den ZID;

  • Implementierung eines Netzwerk-Sicherheitskonzepts (VLANs, Instituts-Firewalls, Datentankstellen für ungewartete Notebooks etc.), um den Security-Problemen der Vergangenheit entgegentreten zu können;

  • Ablage der Dateien auf zentralen Fileservern (Samba) in selbst verwalteten Verzeichnissen, die entweder nur für den jeweiligen Benutzer persönlich zugänglich sind oder von Instituten bzw. Arbeitsgruppen gemeinsam genutzt werden können;

  • lokale Administrierbarkeit der PCs durch die EDV-Verantwortlichen der Institute und die EDV-Beauftragten der Fakultät, da im universitären Alltag zusätzlich zur Basis-Konfiguration oft verschiedenste Programme installiert und deinstalliert werden müssen, was im Zeitrahmen einer zentral organisierten Wartung nicht möglich ist.

PC-Deployment

Nach erfolgreicher Initiierung an der Rechtswissenschaftlichen Fakultät (und weiteren Installationen an den Fakultäten für Physik und für Philosophie, in Hörsälen, in der Universitätsverwaltung, am ZID und in einigen kleineren Bereichen) kann das PC-Deployment nun also für die gesamte Universität Wien angeboten werden. Seit Mitte Mai dieses Jahres laufen weitere Umstellungen an, die von den FakultätsbetreuerInnen und den EDV-Verantwortlichen vorbereitet sein müssen.

Diese Umstellungen erfolgen nach der Reihung, die sich aus den Vereinbarungen der jeweiligen Fakultäten mit dem Rektorat ergeben haben. Die früheren Leistungen der Außenstellen des ZID werden damit in skalierbarer, nachvollziehbarer und kommunizierter Form allen Bereichen der Universität zugänglich und damit deutlich effizienter, die Unterstützung damit auch transparenter für die Organisationseinheiten. Unbedingte Voraussetzungen, um in den Genuss der Fakultätsunterstützung zu kommen, sind:

  • Die Benennung eines EDV-Verantwortlichen durch die Organisationseinheit, der in Übereinkunft mit deren LeiterIn "politische", vom ZID unbeantwortbare Entscheidungen fällt (z.B. Wer darf sich an welchem PC einloggen? Wer hat welche Zugriffe auf Verzeichnisse am Instituts-Share?) sowie

  • die Benennung eines Technical Staff (z.B. Fakultätsbetreuer), der den Vollzug des Deployments vor Ort überwacht, mögliche Problemlagen analysiert und die lokale Administration übernimmt. Letzteres umfasst
    • das Initiieren von Garantieabwicklungen durch Hersteller bei Hardware-Defekten,
    • das Aufstellen neuer Geräte und
    • die Installation oder das Skripten von Spezial-Software, die nicht vom ZID zentral eingespielt werden kann.

Im Falle von Zweifeln bei der Beurteilung von Hardware-Problemen steht den Fakultäten der neu geschaffene Service Desk Hardware des ZID zur Seite, der auch bei Fragen zu Neuanschaffungen von PCs, Notebooks, Monitoren und Druckern konsultiert werden kann.

Die Arbeitsgruppe Fakultätsunterstützung des ZID und die FakultätsbetreuerInnen, die den jeweiligen Fakultäten unterstellt bleiben, bilden ein kommunikatives Netzwerk, das die Entwicklung des Systems im Sinne der BenutzerInnen vorantreibt. Ein genaues Verständnis des Deployment-Systems ist dafür unerlässlich, deshalb müssen bereits auf dem Anmeldeformular zum PC-Deployment die entsprechenden Verantwortlichen der OE namentlich genannt werden.

Groupware-Service

Zusätzlich zu (und unabhängig von) der Ferninstallation und -wartung der PCs bietet die Fakultätsunterstützung des ZID den Organisationseinheiten der Universität Wien die Verwendung einer Groupware an. Diese Groupware (MS-Exchange) ermöglicht die Nutzung gemeinsam verwalteter Kalender, Aufgaben, Notizen, Adressen oder beliebiger Ressourcen und erlaubt via MS-Outlook die einfache Synchronisation mit einer Vielzahl von Handhelds. Der Zugriff auf die Groupware ist via OWA (Outlook Web Access) von allen Betriebssystemen aus möglich. Mit Evolution steht zudem ein leistungsstarker eMail-Client unter Linux zur Verfügung, der problemlos mit dem Exchange-Cluster zu "sprechen" vermag.

Diese Groupware-Lösung ist per definitionem (group) nur Organisationseinheiten zugänglich und nicht einzelnen BenutzerInnen, da sie kein (!) Ersatz für das zentrale Mailing ist und an dieses vollständig gekoppelt bleibt. Das bedeutet auch, dass die Nutzung der Groupware keinen Einfluss auf die Geschwindigkeit der Mailzustellung hat, und auch die Spam-Problematik bleibt weiterhin die des zentralen Mailings (siehe dazu auch den Artikel Wenn der Postmann zweimal klingelt).

Die Fakultätsunterstützung stellt jeder Organisationseinheit auf Wunsch einen eigenen Exchange-Bereich zur Verfügung. Die Rechtestruktur innerhalb von Exchange (Wer darf welche Daten einsehen oder ändern?) wird dabei ausschließlich von der OE selbst verwaltet; der ZID nimmt hierauf keinen Einfluss. Das Anmeldeformular zum Groupware-Service finden Sie ebenfalls unter www.univie.ac.at/ZID/formulare/#fu (Groupware-Service und PC-Deployment können getrennt voneinander bezogen werden).

Software-Projekte

Neben dem Schwerpunkt "Aufbau einer effektiven, kollaborativen Fakultätsunterstützung" verfolgt die neue Abteilung derzeit auch noch andere Projekte. Darunter fällt die Reorganisation des Software-Bestellwesens, das in eine Art elektronischen Warenkorb umgewandelt werden soll. Der jeweiligen Organisationseinheit wird es dann möglich sein, auch online die Lizenzzahlen, die Ablaufdaten von Mietlizenzen sowie die Verteilung der Software innerhalb der OE abzufragen. Bei Ausscheiden von MitarbeiterInnen kann die Organisationseinheit deren Lizenzen in einem Pool "zwischenparken" und bei Bedarf an andere MitarbeiterInnen vergeben. Zudem werden die Lizenzbedingungen übersichtlich zusammengefasst sein. Mit der Konsolidierung im Storage-Bereich wird das gesamte am Software-Distributionsserver notierte Software-Sortiment sowohl als ISO-Images zum Selbstbrennen als auch als Installations-Images für das PC-Deployment verfügbar gemacht werden.

In einem weiteren Projekt versuchen wir, günstige Konditionen für Studenten-Software zu verhandeln. Die besondere Schwierigkeit an der Uni Wien liegt hier zum einen an der großen Zahl von Studierenden, die Campus-Verträge für Studierende zumeist unfinanzierbar macht, und zum anderen an der (im Gegensatz zu einer Technischen Universität) hohen Diversifikation der Fachrichtungen, die einem einigermaßen einheitlichen Portfolio zuwiderläuft. Sollten wir trotz dieser Hürden zu einem positiven Abschluss und einem ansprechenden Portfolio gelangen, werden wir einen geeigneten Distributionsweg finden, um die Software den Studierenden zur Verfügung zu stellen.

Über die Fortschritte dieser und anderer Projekte werden wir in den nächsten Ausgaben des Comment informieren.

Fakultätsunterstützung - Hilfe & Kontakt

  • Allgemeine Informationen zur Fakultätsunterstützung (kurz FU) sowie einen Überblick über das umfangreiche Software-Portfolio finden Sie unter: www.univie.ac.at/ZID/fu/

  • Etliche EDV-Verantwortliche und/oder FakultätsbetreuerInnen haben sich das Deployment-System des ZID auf eigenen Wunsch hin bereits vorführen lassen, um die Vorarbeiten für die Umstellungen beschleunigen zu können. Falls auch Sie eine Präsentation des PC-Deployments wünschen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung:
    Christian Marzluf, Tel.: 4277-14120, eMail: christian.marzluf@univie.ac.at

  • Das so genannte Organon (die Verwaltungs- und Informationswebseite für PCs, die bereits im Deployment erfasst sind) finden Sie unter: https://organon.univie.ac.at/

    Sie können dort - nach Eingabe Ihrer Mailbox-UserID und Ihres Mailbox-Passworts - jederzeit Einblick in die zu Ihrem PC erfassten Daten nehmen. Den EDV-Verantwortlichen und den FakultätsbetreuerInnen dient diese Webseite zum Verwalten der ihrem Bereich zugeordneten PCs, Netzwerkdrucker und BenutzerInnen (Viren- und Updatekontrolle, Zuweisen von Druckern sowie zentralen und lokalen BenutzerInnen, Verwalten von File-Shares, Zugriff auf Exchange-Services etc.).

  • Über den ZID-Agent, der im Systemtray (das ist der Infobereich rechts unten in der Windows-Taskleiste) installiert ist, erfahren Sie, falls Probleme mit zentralen Services oder lokale Problemlagen einen nicht vollständigen Betrieb bedingen. Der ZID-Agent informiert Sie auch über anstehende Updates oder neue Softwarepakete.

  • Die Fakultätsunterstützung des Zentralen Informatikdienstes ist Montag - Freitag von 08:00 - 18:00 Uhr unter der Telefonnummer 4277-14140 für Sie erreichbar. Denken Sie aber bitte daran, dass der Weg zur Problemlösung in der Regel zuerst über Ihren zuständigen EDV-Verantwortlichen oder Fakultätsbetreuer und nur bei dessen Nichtverfügbarkeit oder bei Unlösbarkeit des Problems über die Fakultätsunterstützung des ZID führen sollte.

    Eine Kontrolle über Ihre Anfrage erhalten Sie am besten, wenn Sie diese via eMail an fu.zid@univie.ac.at senden. Sie erhalten unmittelbar nach Versenden der Nachricht eine Bestätigung vom Ticketsystem des ZID und können über den an Sie zurückgesandten Link die Bearbeitung Ihrer Anfrage verfolgen.

Bei allgemeinen Anfragen wenden Sie sich bitte direkt an den Helpdesk des Zentralen Informatikdienstes.

An Anfragen, Vorschlägen, Anregungen und Kritik zu den einzelnen Projekten der Fakultätsunterstützung ist uns sehr gelegen. Bitte nutzen Sie dazu die eMail-Adressen der jeweiligen Teilbereiche.

 

 

1) siehe Personalnachrichten in Comment 05/2

2) siehe Artikel Anmerkungen zur EDV-Sanierung des Juridicums in Comment 05/1