Des einen Freud, des anderen Leid...
Die Auswirkungen des neuen Organisationsplans auf das Telefonsystem

von Karin Geicsnek (Ausgabe 05/2, Oktober 2005)

 

Im Zuge der Implementierung des Universitätsgesetzes 2002 hat sich auch die interne Struktur der Uni Wien verändert - manche universitären Einrichtungen wurden zusammengelegt, andere getrennt, einige haben neue Institutsnummern erhalten. Die EDV-Systeme der Universität müssen nun an den neuen Organisationsplan angepasst werden, was nicht zuletzt im Bereich der Telefonie ein durchaus aufwendiges Unterfangen darstellt.

Gebührenabrechnung & Chipkarten

Im Telefonsystem der Uni Wien findet die Institutsnummer sowohl im Nummernblock der jeweiligen Einrichtung (xxx00 - xxx99) als auch in den Telefon-Kostenstellen Verwendung. Bis vor kurzem war deshalb auf einen Blick ersichtlich, welchem Institut eine bestimmte Nebenstelle zugeordnet ist bzw. wer die Kosten dafür übernimmt - bei fast 10 000 Nebenstellen eine wesentliche Arbeitserleichterung für das Telefonie-Team des ZID. Nun hat sich aber z.B. die Naturwissenschaftliche Fakultät in fünf Fakultäten geteilt, und aus manchen ihrer Institute sind mehrere Departments entstanden, die teilweise neue Institutsnummern erhalten haben. Mit allen vom neuen Organisationsplan betroffenen Universitätseinrichtungen (einschließlich jenen der Medizinischen Universität, deren Festnetz nach wie vor vom ZID der Uni Wien betreut wird) musste daher geklärt werden, wie ihre Telefongebührenabrechnung künftig gegliedert sein soll. Da dieselben Kostenstellen auch für die Telefonchipkarten verwendet werden, war es in diesen Fällen auch notwendig, die Chipkarten-Listen gemeinsam durchzusehen und für alle Personen, die Chipkarten benötigen, neue auszustellen. Die betroffenen Einrichtungen waren dankenswerterweise sehr kooperativ, sodass diese Umstellungen in den ersten Monaten des Jahres 2005 ohne größere Zwischenfälle abgewickelt werden konnten.

Neue Nummernblöcke

Selbstverständlich wurde allen betroffenen Instituten auch angeboten, ihre Nebenstellen in neue, den aktuellen Institutsnummern entsprechende Nummernblöcke zu übernehmen und die bisherigen Klappen drei Monate lang auf die neuen Nebenstellen weiterzuleiten. Das Umprogrammieren von 50 Nebenstellen dauert (ohne Vorbereitungszeit) rund drei Stunden - erst werden die neuen Klappen eingerichtet, dann die alten umgeleitet. Darüber hinaus sind noch etliche weitere Arbeitsschritte erforderlich:

  • die Telefonvermittlung muss informiert werden,
  • die Datenbank der Vermittlung muss aktualisiert werden,
  • die Daten in der Universitätsverwaltungssoftware i3v müssen aktualisiert werden,
  • die Diensthandys der betreffenden Einrichtung müssen umprogrammiert werden,
  • die CTI-Server müssen aktualisiert werden,
  • die Sprachboxen müssen von den BenutzerInnen neu besprochen werden.

Obwohl die Umstellung eines Nummernblocks also einigen Aufwand verursacht, ist es aus den oben erwähnten administrativen Gründen sehr wünschenswert, wenn Institutsnummer, Nummernblock und Telefon-Kostenstellen übereinstimmen. Wir hoffen daher, dass sich noch weitere Institute entschließen, ihre Nebenstellen an den neuen Organisationsplan angleichen zu lassen, und möchten uns an dieser Stelle bei allen bereits umgestellten Universitätseinrichtungen für die gute Zusammenarbeit bedanken.