Onlinedruck
Die Hausdruckerei per Mausklick

von Aron Vrtala (Ausgabe 05/2, Oktober 2005)

 

Kasten: Tipps & Tricks

 

Seit Gutenberg ist viel geschehen. Wir drucken heute auf Laser- oder InkJet-Druckern, lokal oder über das Netzwerk. Fast auf jedem Schreibtisch steht ein Drucker - aber keine Druckerei. An der Uni Wien ist das nun anders. Mit dem Onlinedruck, einem neuen Service der Hausdruckerei der Universität Wien, steht per Mausklick ein hochqualitatives Druckereizentrum zur Verfügung, das von allen Uni-MitarbeiterInnen mit Mailbox-UserID genutzt werden kann.

Worin liegen die Vorteile? Ein typischer PC-Drucker ist relativ langsam. Hunderte Skripten auszudrucken benötigt viel Zeit und bringt manche Hardware an die Grenzen ihrer mechanischen Belastbarkeit. Zudem ist der lokale Drucker meist verhältnismäßig teuer im Preis pro Blatt; Herstellerfirmen erwirtschaften ihre Kosten für die Geräte mitunter erst über den Verkauf von Tintenpatronen oder Tonerkassetten. Last but not least: Der Instituts-Drucker oder -Kopierer hat meist nur wenige Optionen für die Endfertigung Ihres Druckwerks - die Hausdruckerei kann u.a. Falten, Falzen, Rillen, Lochen, Heften, Broschüren, Mappen binden, Spiralisieren, Leinenbinden und Bücher mit Heißkleberbindung herstellen. Aber kein Vorteil ist ohne Nachteil: Im Gegensatz zum privaten Drucker wickelt die Hausdruckerei die Druckaufträge nicht sofort und nicht zu jeder Tageszeit, sondern nach Maßgabe der zeitlichen Möglichkeiten ab.

So funktioniert der Onlinedruck

Login & Upload des Druckauftrags

Die "virtuelle Hausdruckerei" erreichen Sie bequem über die Homepage des Ressourcenmanagements, indem Sie in der waagrechten Navigationsleiste auf den Link Druckerei klicken. Auf der Webseite der Hausdruckerei (siehe Abb. 1) gelangen Sie unter dem Punkt Onlinedruck oder durch Anklicken des Gutenberg-Bildes direkt zum Programmsystem ".DOC" der Firma Xerox, mit dessen Hilfe die Druckaufträge abgewickelt werden.

Abb. 1: Homepage der Hausdruckerei

 

Nachdem Sie sich mit Ihrer Mailbox-UserID (z.B. musterm8) und dem dazugehörigen Passwort autorisiert haben, werden Sie gefragt, welche Datei Sie in das Onlinedruck-System laden wollen. Das System ".DOC" akzeptiert eine Vielzahl von Dateiformaten, z.B. PDF-Dateien, MS-Word- und MS-PowerPoint-Dokumente oder PostScript-Daten. Wählen Sie die gewünschte Datei mittels des Durchsuchen-Buttons aus; beachten Sie aber, dass der Dateiname keine Sonderzeichen (z.B. &, @, ...) enthalten darf, da der Upload-Vorgang sonst mit einer Fehlermeldung abgebrochen wird! Nutzen Sie auch die Möglichkeit, eine Kurzbeschreibung der Datei anzugeben - das hilft sowohl Ihnen bei Ihrer Dateiverwaltung als auch den MitarbeiterInnen der Druckerei. Klicken Sie dann auf Transfer starten.

Vorsicht: Da Druckeigenschaften wie die verwendete Papiersorte nur für die gesamte Datei festgelegt werden können, müssen Sie eventuell Teile des Druckwerks, die abweichende Eigenschaften aufweisen sollen (z.B. färbige Deckblätter), als separate Dateien übertragen. Nach jedem Dateitransfer erscheint eine Kurzinformation, und Sie haben die Möglichkeit, eine weitere Datei in das System zu laden. Sobald alle Dokumente übertragen wurden, klicken Sie auf Auftrag erstellen.

Auftragsdetails eingeben

Sie erhalten nun eine Webmaske (siehe Abb. 2), in der Sie nähere Einzelheiten zu Ihrem Druckauftrag angeben müssen. Für den Betrieb an der Uni Wien wurde das System ".DOC" von der Firma Xerox und dem ZID mit der Personaldatenbank der Universität verknüpft: Die für den Druckauftrag relevanten persönlichen Daten zu Ihrer UserID (z.B. Name, Dienststelle, Adresse, Mailadresse, Telefonnummer) werden automatisch aus der Personaldatenbank importiert und in der Webmaske vorausgefüllt.

 

Abb. 2: Webformular für Auftragdetails (Beispiel)

 

Im ersten Abschnitt des Webformulars definieren Sie Auftragsdetails wie das gewünschte Fertigstellungsdatum (falls dieses nicht eingehalten werden kann, wird entweder mit Ihnen Kontakt aufgenommen oder der Auftrag zurückgewiesen), die Anzahl der benötigten Exemplare und die gewünschte Endverarbeitung (detaillierte Beschreibungen der einzelnen Endverarbeitungsmöglichkeiten finden Sie auf der Homepage der Hausdruckerei). Sollten Sie mehrere Endverarbeitungen gleichzeitig benötigen, geben Sie diese bitte im Feld Zusätzliche Wünsche an - das Personal der Hausdruckerei erhält diesen Text so, wie Sie ihn abschicken. Sie können in diesem Feld auch noch weitere Anliegen artikulieren; beispielsweise mag es sinnvoll sein, einen Probedruck zu sehen, bevor eine größere Anzahl von Druckwerken hergestellt wird. Im Feld Versandart können Sie zwischen Selbstabholung oder Zustellung wählen. Für die Zustellung nutzt die Hausdruckerei den Postfahrt-Dienst des Ressourcenmanagements, der die größeren Standorte der Universität Wien täglich beliefert.

Der zweite Abschnitt des Formulars regelt die für Lieferung und Verrechnung relevanten Einzelheiten. Falls Sie mehreren Dienststellen angehören, wählen Sie im Feld Organisationseinheit die gewünschte Dienststelle aus. Hier können Sie auch angeben, dass Ihr Auftrag PRIVAT sein soll. Füllen Sie in diesem Fall bitte die darunter folgenden Eingabefelder vollständig aus. Sofern Sie eine Dienststelle gewählt haben, sind diese Felder bereits vorausgefüllt; Sie können die Angaben aber nötigenfalls händisch korrigieren. Die Kostenstelle gibt an, von welchem Konto an der Universität Wien die Umbuchung des Kostenersatzes erfolgen soll. Standardmäßig ist hier die Hauptnummer der jeweiligen Organisationseinheit angegeben. Soll ein anderes Konto belastet werden (z.B. ein Projektkonto), tragen Sie bitte die entsprechende Kostenstellennummer in dieses Feld ein.

Abschließend folgen jene Angaben, die sich konkret auf die übertragene(n) Datei(en) beziehen: Im dritten Abschnitt der Webmaske legen Sie fest, welches Farbmodel (Schwarz/Weiß oder Farbe), welcher Aufdruck (einseitig oder doppelseitig), welches Papierformat (A4 oder A3) und welche Papiersorte für den Druck der jeweiligen Datei verwendet werden sollen. Bei der Papiersorte kann aus einer breiten Palette gewählt werden - neben Normalpapier bietet die Hausdruckerei beispielsweise auch 160g-Deckblätter, Postkarton, Farbetiketten, Overheadfolien und sogar eine Papiersorte, die einer Elefantenhaut ähnelt. Für Normalpapier gibt es zudem eine große Auswahl an jederzeit verfügbaren Papierfarben.

Endkontrolle

Wenn Sie mit Ihren Einstellungen fertig sind, klicken Sie auf Senden. Damit ist Ihre Arbeit im Systemteil Printshop.doc des Onlinedrucksystems beendet, und Sie werden an Workflow.doc verwiesen. Während Sie weiterblättern, beginnt ".DOC" Ihre Dateien zu verarbeiten und erzeugt eine grafische Vorschau jeder Datei, die Sie hochgeladen haben. Im Browserfenster meldet sich Workflow.doc mit einer Auftragsliste, die die wichtigsten Informationen zu Ihrem Druckauftrag anzeigt. Sie müssen nun warten, bis das System den Auftrag aufbereitet hat (gegebenenfalls können Sie inzwischen auf Printshop.doc klicken und mit einem weiteren Auftrag beginnen).

Ist ".DOC" fertig, so ändert sich die Auftragsliste im Browserfenster: Die Inhalte der Felder Druckauftrag, Auftragsname und Voransicht werden anklickbar und führen Sie zu einer Seite, auf der nochmals alle Auftragsdetails angeführt sind. Überprüfen Sie bitte alle Einstellungen auf ihre Richtigkeit und klicken Sie weiter in die Voransicht jeder Datei, die Sie an ".DOC" übergeben haben. Kontrollieren Sie bitte jede Voransicht genau! Zwar kann diese Darstellung immer noch leicht vom fertigen Endprodukt abweichen, die Unterschiede sollten jedoch kaum wahrnehmbar sein. Durch Anklicken der einzelnen Seiten können Sie diese in einer größeren Auflösung darstellen lassen.

Anschließend kehren Sie zu Workflow.doc zurück. Wenn alle Auftragsdetails sowie die Voransicht korrekt sind, bestätigen Sie den Auftrag durch Anklicken des grünen Häkchens im Feld Status (siehe Abb. 3). Damit wird der Auftrag an die Hausdruckerei übergeben; Sie erhalten eine eMail zur Information. Falls Sie den Auftrag nicht freigeben wollen, klicken Sie im Feld Status auf das Symbol mit dem roten X. Ihr Auftrag wird verworfen, und Sie können unter Printshop.doc einen neuen Versuch starten.

Abb. 3: Workflow.doc wartet auf Freigabe


Auftragsabwicklung

Sobald die Hausdruckerei Ihren Auftrag durchgeführt hat, ändert sich die Statusanzeige auf Auftrag ist fertig. Durch einen Klick auf die Statusmeldung können Sie die Gesamtkosten des Druckauftrags abrufen; Sie erhalten diese Informationen aber auch per eMail. Falls Sie Selbstabholung gewählt haben, bittet die Hausdruckerei, den Auftrag innerhalb von 6 Wochen abzuholen - die Platzressourcen der Druckerei gestatten keine längere Lagerung.

Sollte die Hausdruckerei nicht in der Lage sein, den Auftrag zu erfüllen (z.B. weil widersprüchliche Eingaben - wie Lochen und Buchbinden - gemacht wurden oder weil der gewünschte Fertigstellungstermin zu kurz angesetzt ist), dann werden Sie entweder kontaktiert oder der Auftrag wird abgewiesen. Sie erfahren dies auf der Workflow.doc-Webseite sowie per eMail.

Wie schon erwähnt, ist das Onlinedruck-Service natürlich nicht kostenlos: Jeweils am Monatsende werden Ihre Aufträge gesammelt abgerechnet. Sie erhalten per eMail eine Kostenersatz-Information, die Sie bitte kontrollieren. Universitätsintern wird später eine Umbuchung des Betrages von Ihrem Verrechnungskonto (Kostenstelle) auf das der Hausdruckerei veranlasst; bei privaten Druckaufträgen wird Ihnen eine Rechnung zugeschickt. Eine aktuelle Preisliste finden Sie auf der Homepage der Hausdruckerei.

Fazit

Mit dem Onlinedruck-Service steht allen Uni-MitarbeiterInnen ein mächtiges, via Internet bequem steuerbares Druckwerkzeug zur Verfügung. Druckaufträge können aber auch sehr diffizil sein; insbesondere grafische Feinheiten wie Farbmanagement und Schriftarten (siehe dazu auch Kasten Tipps & Tricks) sorgen generell immer wieder für Komplikationen. Bitte wenden Sie sich daher bei Unklarheiten bereits vorab an die MitarbeiterInnen der Hausdruckerei.

 

Tipps & Tricks

Nachdrucken von Dokumenten

Ein bereits gedrucktes Dokument können Sie auf zwei Arten vervielfältigen: Entweder Sie scannen das Original selbst ein und senden die Datei(en) an das ".DOC"-System, oder Sie bringen bzw. schicken das Dokument in die Hausdruckerei der Uni Wien. Diese verfügt über einen leistungsfähigen Scanner, der auch umfangreichere Dokumente effizient einlesen kann. Die MitarbeiterInnen der Hausdruckerei verwandeln das Originaldokument in eine PDF-Datei und laden diese in das Drucksystem. Sie müssen lediglich den Auftrag kontrollieren und bestätigen.

Farben

Für eine absolut exakte Farbwiedergabe ist die farbliche Abstimmung von Bildschirm und Druckausgabe unbedingt notwendig. Es gibt zwar eine Reihe von Software-Werkzeugen, die Farbmanagement beherrschen (z.B. CorelDraw); dennoch ist dies für viele BenutzerInnen zu kompliziert. Die Hausdruckerei bietet daher bei Drucken in Fotoqualität die Möglichkeit, Probedrucke herstellen zu lassen. Wenn Sie diesbezüglich Fragen haben, werden Sie von den MitarbeiterInnen der Hausdruckerei gerne beraten. Ist Ihnen absolute Farbtreue wichtig, so tragen Sie dies bitte bei der Erstellung des Auftrags im Feld Zusätzliche Wünsche ein.

Schriftarten

Die Drucksysteme der Hausdruckerei beherrschen eine große Anzahl von Schriftarten, die je nach Ausgabesystem leicht variiert. Eine Liste der verfügbaren Schriftarten entnehmen Sie bitte der Homepage der Hausdruckerei. Falls Sie in Ihren Dateien andere Schriftarten verwenden, werden diese durch eine bestmögliche Näherung ersetzt, was jedoch unerwünschte Auswirkungen auf das Erscheinungsbild des Druckwerks haben kann.

Beim Erstellen Ihrer PDF- oder PostScript-Dokumente sollten Sie daher die Option nutzen, die verwendeten Schriftarten in die Ausgabedatei (das druckbare Dokument) einzubetten. Das gewährleistet, dass die gewünschte Schriftart auch dem Drucksystem zur Verfügung steht und die Datei originalgetreu ausgegeben werden kann. Nähere Informationen zum Einbetten von Schriftarten finden Sie im Artikel Digitale Dokumente austauschen - aber richtig!.