Digitale Dokumente austauschen
Aber richtig!

von Aron Vrtala (Ausgabe 05/2, Oktober 2005)

 

Das Lesen bereits gedruckter Texte erfordert - sofern eine geeignete Schriftart und -größe gewählt wurde - keine technischen Hilfsmittel. Zum Lesen bzw. Verarbeiten eines Word-Dokuments, einer JPEG-Grafik oder einer PDF-Datei (um nur drei Vertreter aus dem gewaltigen Zoo von Text-, Grafik- und Druckbeschreibungsformaten zu nennen) wird jedoch immer das Hilfsmittel Computer inklusive geeigneter Software benötigt. Zudem kämpft die Verarbeitung digitaler Daten mit dem noch erheblicheren Problem der Kurzlebigkeit: Neue Programmversionen mit zusätzlichen Funktionen bewirken Änderungen in den Dateiformaten. So lassen sich z.B. die Features von Acrobat 7 (= PDF-Format Version 1.6) mit einem PDF-Reader der Version 6 oder älter nicht darstellen. Ähnliches gilt für alle Softwareprodukte.

Solange Sie nur Ihre eigenen Dokumente auf Ihrem eigenen Rechner bearbeiten, gibt es meist keine Probleme: Eine ältere Datei ist üblicherweise mit einer neueren Version des entsprechenden Programms lesbar. Umgekehrt funktioniert das leider nicht - je nach Software ist die Datei nicht mehr zu öffnen oder die neuen Features werden lediglich nicht dargestellt. Durch unseren hohen Grad der Vernetzung ist das Austauschen von elektronischen Daten aber mittlerweile tägliches Geschäft. Dazu müssen die Dateien von unterschiedlichen Betriebssystemen und verschiedenen Programmversionen kompatibel verarbeitet werden können. Der Haken dabei: Die Zahl der verfügbaren Dateiformate und ihrer Versionen ist heute größer als die Anzahl der Sprachen und Dialekte der Welt.

Dateien tauschen - aber wie?

Freiwillige Selbstbeschränkung

Wenn Sie z.B. einem Journal eine Publikation in digitaler Form übermitteln wollen, erhalten Sie üblicherweise in den Informationen für AutorInnen des Verlags Hinweise darüber, welche Dateiformate zulässig sind. So wie Sie von einem Verlag nicht erwarten können, dass er für Sie alle denkbaren Formate handhabt, können Sie auch vom Empfänger eines elektronischen Dokuments nicht erwarten, dass er den aktuellsten Reader für ein bestimmtes Dateiformat installiert hat bzw. zu dessen Installation bereit ist (vielleicht ist er nicht einmal in der Lage, ihn zu installieren). Der Austausch digitaler Dokumente erfordert daher immer das Einhalten gewisser Mindeststandards - damit beispielsweise Acrobat 5 eine PDF-Datei lesen kann, darf sie eben keine Dernier Cri-Funktionen der Version 7 beinhalten.

Zusätzlich müssen alle Elemente der Datei, die nicht auf allen Systemen als verfügbar vorausgesetzt werden können, im Dokument mittransportiert werden ("eingebettet sein"). Das betrifft in erster Linie Grafiken und Schriftarten (engl. Fonts): Standardmäßig werden diese nicht eingebettet, um die Dateigröße möglichst gering zu halten und damit die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen. Insbesondere wenn Dateien an Druckereien bzw. Drucksysteme übermittelt werden (siehe dazu auch Artikel Onlinedruck: Die Hausdruckerei per Mausklick), müssen die verwendeten Fonts und Grafiken aber inkludiert sein, damit die Dokumente in der gewünschten Form ausgedruckt werden können.

Welche Formate sind sinnvoll?

Derzeit dominiert Microsoft die PC-Welt. Bei MS-Office-Formaten (Word, PowerPoint usw.) kann man daher in der Regel davon ausgehen, dass die EmpfängerInnen die Datei verarbeiten können. Daneben hat sich auch das Portable Document Format (PDF) der Firma Adobe durchgesetzt, das eigens für den sicheren und verlässlichen Austausch von elektronischen Dokumenten entwickelt wurde. Im Druckwesen ist außerdem das Format PostScript seit vielen Jahren Standard. Selbstverständlich existieren auch zahlreiche Dateiformate, die bei bestimmten Benutzergruppen sehr beliebt sind und innerhalb dieser Gruppen daher meistens unkompliziert verschickt werden können - z.B. die Textverarbeitungen TeX und LaTeX unter NaturwissenschaftlerInnen. Im Folgenden werden die für einen problemlosen Datenaustausch erforderlichen Einstellungen jedoch nur anhand der drei oben genannten, am weitesten verbreiteten Formate beschrieben.

Als Beispiel für die prinzipielle Vorgangsweise bei den Programmen von Microsofts Office-Suite (die alle vergleichbar aufgebaut sind) dient hier MS-Word 2003 in der Windows-Variante.

MS-Office

Ein Tipp zu Beginn: Office-Dokumente, die für die Weitergabe bestimmt sind, sollten nach ihrer Fertigstellung nochmals unter einem anderen Namen gesichert werden. Verschicken Sie stets die "neue" Datei! Sie vermeiden damit Probleme, die durch die Schnellspeicherung und die Rückgängig-Funktion entstehen können - unter Umständen hat der Empfänger sonst die (meistens unerwünschte) Möglichkeit, alle Änderungen nachzuverfolgen, die Sie an dem Dokument vorgenommen haben.

Einbetten von Fonts

Um eine Datei mit eingebetteten Schriftarten abzuspeichern, wählen Sie in MS-Word das Menü Extras - Optionen und dann die Registerkarte Speichern (siehe Abb. 1). Dort aktivieren Sie TrueType-Schriftarten einbetten sowie (zum Zweck der Plattenplatzeinsparung) die Unteroption Nur verwendete Zeichen einbetten. Vorsicht: Diese bewirkt, dass die EmpfängerInnen der Datei keine wesentlichen Änderungen am Dokument vornehmen können, weil nicht alle Schriftzeichen enthalten sind. Soll die Datei für andere Personen bearbeitbar bleiben, dürfen Sie in Word diese Option nicht anklicken (bei MS-PowerPoint müssen Sie in diesem Fall die Option Alle Zeichen einbetten aktivieren). Abschließend überprüfen Sie noch die Option Smarttags einbetten, die aktiviert sein sollte, damit alle Funktionen des Dokuments verfügbar sind. Wenn Sie sichergehen wollen bzw. wenn die EmpfängerInnen ältere Windows-Versionen verwenden, können Sie in MS-Word zusätzlich von der Option Features deaktivieren, die neuer als: Gebrauch machen (in MS-PowerPoint würden Sie dann unter PowerPoint-Dateien speichern als beispielsweise PowerPoint 95-Präsentation auswählen).

Abb. 1: Speichern mit eingebetteten Schriftarten (MS-Word)

 

Verknüpfungen

Ein weiterer Stolperstein beim Austausch von Dateien sind Verknüpfungen: In MS-Office können Teile des Dokuments - z.B. Grafiken - über das Menü Einfügen und den gewünschten Unterpunkt mit einer anderen Datei verknüpft werden. Dazu muss im Dialogfenster des entsprechenden Unterpunkts die Option Verknüpfen aktiviert sein. Diese bewirkt, dass alle Änderungen der externen Datei automatisch im aufgerufenen Office-Dokument sichtbar werden. Die Grafiken (oder andere Objekte) sind jedoch nur als Verknüpfung in das Dokument integriert, d.h. es wird nicht der Inhalt, sondern lediglich die Lokation der externen Datei gespeichert. Wenn Sie das Office-Dokument verschicken, so ist dieses zwar klein, aber nicht vollständig. Die EmpfängerInnen, die auf die extern gespeicherten Bilddaten nicht zugreifen können, sehen die Datei nur bruchstückhaft: Für die fehlenden Objekte ist zwar ein Rahmen in der jeweils richtigen Größe vorhanden, dieser enthält jedoch nur ein kleines rotes X.

Verknüpfte Daten lassen sich folgendermaßen in einer Datei mitspeichern: Wenn ein Dokument externe Verknüpfungen hat bzw. hatte, ist im Menü Bearbeiten die Funktion Verknüpfungen verfügbar (andernfalls ist sie grau dargestellt und kann nicht ausgewählt werden). Im Fenster Verknüpfungen selektieren Sie alle vorhandenen Quelldateien, indem Sie die <Shift>-Taste (für Großbuchstaben) gedrückt halten und die erste und die letzte Datei der Liste anklicken (siehe Abb. 2). Danach aktivieren Sie die Option Grafik in Dokument speichern. Nun klicken Sie auf Jetzt aktualisieren, um die aktuellen Bildinhalte nochmals von der Festplatte zu laden, und anschließend auf OK. Dann speichern Sie die Datei - sinnvollerweise unter einem neuen Namen. Ein Vergleich der ursprünglichen mit der neuen Dateigröße muss einen Zuwachs zeigen. Beachten Sie, dass nun Änderungen an den Quelldateien nicht mehr automatisch im Office-Dokument nachgezogen werden!

 

Abb. 2: Verknüpfte Dateien im Dokument speichern (MS-Word)

 

Adobe Acrobat

Das Portable Document Format (PDF) der Firma Adobe ist aufgrund seiner technischen Möglichkeiten und Fortschritte mittlerweile nicht mehr so portabel, wie man es aufgrund seines Namens erwarten würde. Deswegen hat Adobe eine ISO-Norm namens PDF/X vorgelegt, die größtmögliche Kompatibilität gewährleistet. Mit dem an der Universität Wien als Standardsoftware verfügbaren Programmpaket Adobe Acrobat Professional können Sie PDF/X-Dateien erzeugen - entweder aus anderen PDF-Dateien oder durch Konversion, z.B. aus einem Word-Dokument. In allen Fällen führt der sicherste Weg über den Druckertreiber Adobe PDF und den Speicherstandard PDF/X-3:2002. Wählen Sie also in MS-Office oder in Adobe Acrobat Datei - Drucken und selektieren Sie aus der Liste Name den Drucker Adobe PDF (siehe Abb. 3). Anschließend klicken Sie rechts daneben auf die Schaltfläche Eigenschaften.

Abb. 3: Auswählen des Adobe PDF-Druckertreibers

 

Es erscheint das Dialogfenster Eigenschaften von Dokument "Adobe PDF". In der Registerkarte Layout können Hoch- oder Querformat ausgewählt werden. Es ist hier auch möglich, die Anzahl der Seiten pro Blatt festzulegen, was insbesondere beim Ausdruck von PowerPoint-Folien sehr nützlich sein kann. Für die Definition des PDF/X-Formats wird jedoch die Registerkarte Adobe PDF-Einstellungen benötigt (siehe Abb. 4).

Abb. 4: Registerkarte Adobe PDF-Einstellungen

 

Wählen Sie in dieser Registerkarte aus der Liste Standardeinstellungen die Option PDF/X-3:2002. Unter Adobe PDF-Ausgabeordner ist Eingabeaufforderung für PDF-Dateiname am günstigsten. Danach müssen Sie noch das Kontrollkästchen Schriften nicht an Adobe PDF senden deaktivieren (kein Häkchen) und auf OK klicken. Fertig. Sie werden nach einem Dateinamen gefragt und können das Dokument abspeichern. Wenn Sie anschließend den Menüpunkt Datei - Dokumenteigenschaften aufrufen, sehen Sie, dass auf der Registerkarte Beschreibung die ältere PDF-Version 1.3 (Acrobat 4.x) angegeben ist. Auf der Registerkarte Schriften sind alle Schriftarten als Eingebettete Untergruppe deklariert. Das bedeutet, dass das Dokument nun auch die entsprechenden Schriftzeichen enthält und daher von jedem Acrobat Reader der Version 4 oder höher darstellbar ist.

Da der Adobe PDF-Druckertreiber auch die Grafiken neu berechnet, entsteht unter Umständen ein Verlust an Bildqualität, was zwar in den meisten Fällen kein Problem darstellt, bei größeren Darstellungen aber möglicherweise unerwünscht ist. Sie können diese Funktion deaktivieren, indem Sie neben der Liste Standardeinstellungen auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken (siehe Abb. 4). Es erscheint ein neues Fenster, in dem Sie das Symbol Bilder auswählen. Schalten Sie dann die Neuberechnungen für Farb-, Graustufen- und Schwarzweißbilder und die zugehörigen Komprimierungen aus.

PostScript

Bei PostScript (Dateityp: .ps) handelt es sich um eine technisch sehr ausgereifte Seitenbeschreibungssprache, die ausschließlich für den professionellen Druck entwickelt wurde. Das Nachbearbeiten solcher Dateien ist nur eingeschränkt möglich - z.B. mit CorelDraw. PostScript gibt es in drei Versionen, die "Level" genannt werden: Level 1 ist veraltet; Level 2 wird derzeit von Level 3 abgelöst. Für einen möglichst kompatiblen Datenaustausch ist daher PostScript Level 2 zu empfehlen.

Ausgehend von Ihrem PDF-Druck von vorhin sind Sie nur einen Katzensprung von einem PostScript-Level 2-Dokument entfernt: Aktivieren Sie im Fenster Eigenschaften von Dokument "Adobe PDF" (aufzurufen über die Schaltfläche Eigenschaften rechts oben im Dialogfenster Drucken, vgl. Abb. 3) die Registerkarte Layout und klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche Erweitert. Im nun erscheinenden Fenster Erweiterte Optionen für Adobe PDF Converter (siehe Abb. 5) öffnen Sie Dokumentoptionen und dann PostScript-Optionen. Bei PostScript-Sprachebene ist standardmäßig 3 eingestellt. Ändern Sie diesen Wert auf 2, indem Sie auf die Ziffer klicken; danach klicken Sie auf OK.

Abb. 5: Erweiterte Optionen für Adobe PDF Converter

 

Abschließend muss der Adobe PDF-Druckertreiber noch angewiesen werden, eine PostScript-Datei zu erzeugen. Dies geschieht durch Aktivieren des Kontrollkästchens Ausdruck in Datei im Dialogfenster Drucken (siehe Abb. 3). Der Druckertreiber generiert dann eine PostScript-Datei, der Sie einen beliebigen Dateinamen mit der Erweiterung .ps zuweisen können.