UNIVIS
Was bisher geschah

von Martin Polaschek (Ausgabe 04/3, Oktober 2004)

 

Gut fünf Jahre ist es nun her, dass die ersten konkreten Planungen für das Projekt UNIVIS in Angriff genommen wurden, das laut Projektbeschreibung das Ziel verfolgt, die Verwaltung der Universität Wien durch den Einsatz zeitgemäßer Informationstechnologie und durch die damit einhergehende Revision der Verwaltungsprozesse nachhaltig in ihrer Leistungsfähigkeit zu steigern und auf die Anforderungen der Zukunft vorzubereiten. Schwerpunkte liegen in der Betonung der Servicefunktionen für Studenten und Mitarbeiter sowie in der Bereitstellung von Informationen für Managemententscheidungen der Universität.

Der bisherige Projektverlauf wurde in zehn Comment-Artikeln beschrieben, die unter www.univie.ac.at/univis/ gesammelt abrufbar sind - von Welche EDV braucht die Universitätsverwaltung (Comment 98/1) bis UNIVIS, die Zehnte (Comment 02/2). Im Folgenden sollen in einer Art Zwischenbilanz die Pläne von damals der Realität von heute gegenübergestellt werden.

Zuerst sorgfältig planen, ...

Im Mai 1999 - nach längeren universitätsinternen Vorarbeiten und einer EU-weiten Interessentensuche - wurde die Firma CSC Ploenzke mit der Planung von UNIVIS beauftragt. Da der Projektumfang anfangs noch nicht klar abgegrenzt werden konnte, war das Ziel der ersten Projektphase ("Initialisierungsphase") die Definition der Projektziele und -inhalte. Zu diesem Zweck wurde anhand eines groben unternehmensweiten Prozessmodells ein aus sieben Anwendungsgruppen bestehendes Anwendungsportfolio definiert:

  • Studienwesen (Studierenden-, Lehr- und Prüfungsverwaltung);

  • Personalwesen (Personalstamm-, An-/Abwesenheits- und Reiseverwaltung, Personalaufnahme, -entwicklung und -abrechung, Planstellenverwaltung);

  • Facility Management (Liegenschafts- und Raumverwaltung, Management von Reinigung, Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten);

  • Finanzwesen (Finanzbuchhaltung, Haushaltsmanagement, Kostenrechnung, Controlling, Budgeterstellung und -vollzug);

  • Materialwirtschaft (Lager-, Lieferanten- und Materialverwaltung, Einkauf/Beschaffung, Inventar-/Anlagenverwaltung, Instandhaltung);

  • Managementinformationssystem (MIS) / Datawarehouse (Soll-Ist-Vergleiche, Statistiken, Prognosen, Daten zur Effektivitätsbewertung);

  • Work Management (Definition und Steuerung von Geschäftsprozessen, Dokumentenverwaltung, Unterstützung der Zusammenarbeit und Kommunikation - z.B. Terminverwaltung, elektronischer Akt).

Die Bewertung dieser Anwendungsgruppen erfolgte auf der Basis des zu erwartenden Nutzenzuwachses hinsichtlich der im Kriterienkatalog festgelegten vier Hauptziele des Projekts:

  • Verbesserung der Außenwirkung und Erhöhung der Kundenzufriedenheit;

  • Steigerung der Produktivität, Effizienz und Effektivität im Verwaltungsbereich;

  • Verbesserung der Informationsbereitstellung für EntscheidungsträgerInnen;

  • Gewährleistung der Betriebssicherheit und Optimierung des Betriebs- und Betreuungsaufwands.

Neben der reinen Nutzwertanalyse waren auch technische Restriktionen zu berücksichtigen - z.B. die daten- und funktionsmäßig enge Koppelung zwischen Studienwesen und Personalwesen, aber auch zwischen Finanzwesen und Materialwirtschaft: In solchen Fällen ist in der Regel eine gemeinsame Umstellung am günstigsten, da keine zusätzlichen neuen Schnittstellen zwischen den Systemen programmiert bzw. betreut werden müssen und der Migrationsaufwand geringer ist. Aus dem bewerteten Anwendungsportfolio und diversen Nebenbedingungen - Personal- und Budgetrestriktionen, Migrationsanforderungen usw. - wurde schließlich ein Masterplan für das Gesamtprojekt UNIVIS entwickelt (siehe Abb. 1).

In der Initialisierungsphase war auch die Frage zu klären, ob die bestehenden EDV-Systeme der Universitätsverwaltung durch eigens entwickelte Programme (Individualsoftware) oder durch "fertige" Standardsoftware ersetzt werden sollten. Individualsoftware kann im Allgemeinen besser auf spezielle Anforderungen abgestimmt werden; für Standardsoftware spricht das in der Regel höhere technische Niveau, der geringere Analyse- und Einführungsaufwand sowie die geringere Durchlaufzeit bei der Einführung und das geringere Risiko des Scheiterns bei der Einführung. In Übereinstimmung mit dem Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur als Geldgeber wurde daher beschlossen, wo immer möglich Standardsoftware zu verwenden und andernfalls Individualsoftware zu entwickeln (letzteres konnte aus damaliger Sicht aufgrund der Personalsituation nur außer Haus erfolgen).

Für die Anwendungsgruppe Studienwesen, der die höchste Priorität zugewiesen worden war, wurden nun die am Markt angebotenen Standardsoftware-Pakete genau überprüft. Nach einer eingehenden Analyse entschied die Universität Wien, im Bereich des Studienwesens die Software i3v®-education der Karlsruher Firma GINIT einzusetzen.

... dann improvisieren

Natürlich lassen sich bei derart langfristigen Planungen nicht alle Zwischenfälle vorhersehen, und UNIVIS ist da keine Ausnahme. So klappte die Zusammenarbeit mit den Partnerfirmen GINIT Education AG und GINIT Technology GmbH zu Beginn tadellos. Ab dem Frühjahr 2002 zeichneten sich als Folge firmeninterner Probleme jedoch zunehmend Mängel in der Leistungsfähigkeit und der Qualität ab: Immer öfter wurden vereinbarte Termine nicht eingehalten und mangelhafte Programmkomponenten geliefert. Gegen Ende des Jahres 2002, in einer kritischen Phase des Teilprojekts Personalwesen, spitzte sich die Situation zu, als die bereits dringend benötigten i3v-Komponenten für die Lehr- und Prüfungsabgeltung auch nach mehrfachen Terminverschiebungen nicht bzw. nicht in der erforderlichen Qualität geliefert werden konnten. Nur durch den Einsatz von Fachkräften der Uni Wien vor Ort (in Karlsruhe) und die Fertigstellung einzelner Komponenten durch die Universität Wien konnte diese Projektphase erfolgreich und mit gerade noch vertretbarem Verzug abgeschlossen werden.

Als Konsequenz daraus wurde zu Beginn des Jahres 2003 der Servicevertrag mit der GINIT Technology GmbH in seinem bisher bestehenden Umfang reduziert und später gekündigt. Rechtliche Streitigkeiten zwischen den beiden Firmen, die inzwischen auch in wirtschaftlichen Schwierigkeiten1) steckten, führten schließlich dazu, dass die GINIT Education AG die Verträge mit der Uni Wien nicht mehr erfüllen konnte. Eine Vertragsklausel sicherte in diesem Fall der Universität Wien die Rechte am i3v-Quellcode zu, und mit März 2003 übernahm die Uni Wien daher die Wartung und Weiterentwicklung von i3v. Da außer GINIT kein Anbieter über das erforderliche Know-how für die technische Durchführung verfügte, wurde in der Abteilung Universitätsverwaltung des ZID innerhalb kürzester Zeit ein Referat für Softwareentwicklung aufgebaut, das mittlerweile aus acht Personen besteht. Das ebenfalls neue Referat für Projekt-, Changemanagement und Public Relations mit vier Mitarbeiterinnen nimmt seither sämtliche Agenden der Projektabwicklung wahr. Nach dieser recht plötzlichen Vergrößerung war die Abteilung Universitätsverwaltung allerdings den alten Räumlichkeiten in der Garnisongasse endgültig entwachsen, und im ohnehin turbulenten Frühjahr 2003 wurde innerhalb eines Monats ein neuer Standort in der Universitätsstraße 11 gefunden, adaptiert und besiedelt.

Als weiteres Ereignis mit Tiefgang darf wohl das Inkrafttreten des Universitätsgesetzes 20022) am 1. Oktober 2002 bezeichnet werden. Der Verlauf des UNIVIS-Projekts wurde vor allem durch die folgenden Neuerungen massiv beeinflusst:

  • die Errichtung der Medizinischen Universität Wien als Rechtsnachfolgerin der Medizinischen Fakultät der Universität Wien;

  • die Verpflichtung zur Einrichtung eines Rechnungswesens (einschließlich einer Kosten- und Leistungsrechnung) nach den Richtlinien des ersten Abschnitts des dritten Buches des Handelsgesetzbuches (HGB);

  • die Wirksamkeit des Angestelltengesetzes anstelle des Vertragsbedienstetengesetzes für das nicht beamtete Universitätspersonal und die Durchführung der Lohnverrechnung für diese Personengruppe.

Darüber hinaus gingen mit dem UG 2002 zahlreiche Kompetenzen in den Verantwortungsbereich der Universitäten über, was natürlich eine Chance für Verbesserungen darstellt, gleichzeitig aber auch Änderungen an bestehenden Systemen nach sich zieht. Auch die Organisationsstruktur der Uni Wien wird im Zuge des UG 2002 neu festgelegt, was sich auf praktisch alle Verwaltungsabläufe und die entsprechenden technischen Systeme nachhaltig auswirkt.

Die Errichtung der Medizinischen Universität Wien beschäftigte das UNIVIS-Team vor allem in zweierlei Hinsicht: Zum einen wurde ab März 2003 ein eigener ZID für die Medizinische Universität3) aufgebaut, der ab Jänner 2004 auch die dann eigenständigen i3v-Systeme der Medizinischen Universität betreuen sollte (lizenzrechtliche Probleme in Bezug auf i3v gab es nicht, da in den Verträgen mit der Firma GINIT bereits Vorkehrungen für den Fall einer etwaigen Teilung der Universität getroffen worden waren). Zum anderen mussten die neuen i3v-Systeme vorbereitet und vor allem die bisher gemeinsam genutzten Daten "aufgeteilt" werden. Letzteres entpuppte sich als durchaus anspruchsvolle Aufgabe, da bei der Analyse der Datentrennung (vor allem in den Bereichen Studienwesen und Personalwesen) neben den technischen auch zahlreiche rechtliche Fragen zu klären waren. Erschwerend kam hinzu, dass die Trennung der Universitäten - und somit auch der Systeme und Daten - mitten im Semester bei vollem Studienbetrieb erfolgen musste. Dennoch konnten termingerecht zum Jahresende 2003 die i3v-Systeme der nunmehr zwei Universitäten geteilt und erfolgreich wieder in Betrieb genommen werden. Die Weiterentwicklung von i3v erfolgt für beide Unis gemeinsam durch den Zentralen Informatikdienst der Universität Wien.

Das Rechnungswesen der Universität Wien orientierte sich bis zum 31.12.2003 - wie an allen Bundesdienststellen - am Bundeshaushaltsgesetz (BHG) und den entsprechenden Verordnungen ("Kameralistik"). Die Abwicklung der Finanzgebarung erfolgte über das vom Bundesrechenzentrum (BRZ GmbH) betriebene System der automatisierten Haushaltsverrechnung. Durch die Anwendung des Handelsgesetzbuches (HGB) ab 1.1.2004 wird als Grundgerüst für das Rechnungswesen nun die doppelte Buchhaltung vorgegeben, was eine grundlegende Umstellung der Geschäftsprozesse im Rechnungswesen und der technischen Buchhaltungssysteme zur Folge hat. Die neuen Systeme auf der Basis von SAP R/3 wurden im Rahmen des österreichweiten Projekts uni.verse unter der Generalunternehmerschaft der Firma SBS und der Mitwirkung der BRZ GmbH an den österreichischen Universitäten eingeführt. Die von uni.verse abgedeckten Anwendungsgruppen (Finanzwesen, Teile der Materialwirtschaft) wurden daher aus dem UNIVIS-Projekt ausgegliedert.

Hinsichtlich der Lohnverrechnung entschied die Uni Wien, dafür nicht die Dienstleistungen der BRZ GmbH in Anspruch zu nehmen, sondern diese im eigenen Haus durchzuführen. Zu diesem Zweck wurde in einem Vergabeverfahren die Software Le Salaire der Firma Eurofunk-Kappacher ausgewählt und erworben. Im Rahmen von UNIVIS musste daher eine Schnittstelle zwischen der Personalverwaltung in i3v und der Lohnverrechnung in Le Salaire entwickelt werden, und auch die EDV-Anwendungen des Personalwesens waren entsprechend anzupassen.

Der Projektverlauf im Detail

Studienwesen

Dem Studienwesen - insbesondere der Studierendenverwaltung - war von Beginn an die höchste Priorität zugedacht worden. Noch im September 1999 erhielt CSC Ploenzke den Auftrag zur Erstellung des Fachkonzepts Studienwesen, in dem auch die für den Einsatz an der Uni Wien erforderlichen Änderungen an der (bereits in der Initialisierungsphase ausgewählten) Software i3v®-education definiert wurden. Im Juli 2000 unterzeichnete die Universität Wien die Lizenz- und Wartungsverträge mit der Firma GINIT, und es konnte mit den Anpassungsarbeiten begonnen werden.

Im Jänner 2001 wurde mit der Studierendenverwaltung die erste Komponente von i3v in Betrieb genommen. Als wesentliche organisatorische Verbesserungen wurden dabei von Beginn an die Internet-Voranmeldung und das One Stop-Prinzip umgesetzt: Nach der Erfassung aller Daten im Internet erfolgt nun die Überprüfung der erforderlichen Unterlagen, die Zulassung zum Studium und die Erstellung und Übergabe der Studiendokumente (Studierendenausweis, Studienblatt, Semesteretikett) in einem einzigen Schritt am Schalter der Studienabteilung.

Bereits im folgenden Semester machte die Einführung der Studienbeiträge weitreichende organisatorische und technische Änderungen erforderlich. Seither wurden die i3v-Komponenten laufend verbessert und neue Geschäftsbereiche unterstützt - zuletzt wurde im Frühjahr 2004 eine weitere Komponente in Betrieb genommen, die es den Studierenden ermöglicht, die im Universitätsgesetz 2002 geregelte Abstimmung über die Zweckwidmung der Studienbeiträge online durchzuführen. Eines der derzeit anstehenden Vorhaben beschäftigt sich mit der Rückerstattung der Studienbeiträge: Diese wird nun nicht mehr vom ÖAD durchgeführt, und auch der begünstige Personenkreis wurde erweitert (z.B. wird ab dem Sommersemester 2004 auch Uni-MitarbeiterInnen der Studienbeitrag rückerstattet). Die neue Universitätsstudienevidenz-Verordnung und die Bildungsdokumentationsverordnung bringen weitere Neuerungen mit sich, die teils im Sommer 2004 umgesetzt werden mussten und teils bis Ende des Jahres 2004 zu realisieren sind.

Die Lehrverwaltung mit i3v wurde aus organisatorischen Gründen schrittweise eingeführt: Im Wintersemester 2001 ging sie zunächst nur an der Medizinischen Fakultät und an den beiden theologischen Fakultäten in Betrieb. Im Laufe des nächsten Jahres folgten dann die anderen Fakultäten, wobei als Übergangslösung die Lehrveranstaltungen teilweise am Dekanat anstatt an den Instituten erfasst werden mussten. Seit dem Wintersemester 2002 wird die gesamte Lehre der Uni Wien mit i3v verwaltet; aufgrund der gerade in diesem Bereich sehr großen Innovationsfreude des Gesetzgebers kommen allerdings praktisch jedes Semester neue Programmversionen zum Einsatz. Auch die Umsetzung des UG 2002 an der Universität Wien erfordert tiefgehende Eingriffe in die bestehende i3v-Architektur, um die Abwicklung der Lehre im Sinne des Gesetzes und im Sinne der den neu eingerichteten Studienprogrammleitungen zugedachten Aufgaben gewährleisten zu können.

Das seit dem Wintersemester 2001 mit i3v produzierte Vorlesungsverzeichnis erscheint im Wintersemester 2004 erstmals nicht mehr in gedruckter Form. Das dadurch zusätzlich aufgewertete Online-Vorlesungsverzeichnis wurde neu strukturiert und stellt die Daten aus i3v tagesaktuell zur Verfügung. Im Rahmen der Prüfungsverwaltung werden zwei Teilprojekte verfolgt:

  • Die Prüfungsergebnisverwaltung, die mit der Dokumentation von Prüfungsergebnissen und der Zeugnisausfertigung im wesentlichen die Funktionalitäten des Altsystems abdeckt, und

  • die umfassende Prüfungsverwaltung, die darüber hinaus auch die Anmeldung der Studierenden zu Prüfungen bzw. prüfungsimmanenten Lehrveranstaltungen (unter Berücksichtigung unterschiedlicher Anmeldestrategien) sowie die Verwaltung der Studienpläne vorsieht. Dies ermöglicht die Überprüfung studienplanmäßiger Voraussetzungen schon bei der Anmeldung und somit eine weitgehend automatisierte Studienabwicklung.

Die Einführung der umfassenden Prüfungsverwaltung an den ersten Fakultäten war ursprünglich für das Wintersemester 2001 vorgesehen. Im Laufe der Vorarbeiten zeigte sich jedoch, dass die erforderlichen Modifikationen der standardmäßigen Prüfungsverwaltungskomponenten von i3v weit umfangreicher und aufwendiger waren als ursprünglich angenommen. Die Einführung im Wintersemester 2001 wurde daher auf die Medizinische Fakultät beschränkt, wo sich mit der grundlegenden Neugestaltung des Studienplans (Medizin Curriculum Wien) und dem zugehörigen Pilotprojekt [mcw]150 mit 150 Studierenden ein überschaubarer Rahmen für den kontrollierten Einsatz der neuen Programmkomponenten bot. Mit dem Wintersemester 2002 und dem vollen Anlaufen des Medizin Curriculum Wien konnte das System dann für alle neuen Medizinstudierenden erfolgreich eingesetzt werden.

Dennoch wurde bald deutlich, dass die Einführung der umfassenden Prüfungsverwaltung an den übrigen Fakultäten weder in der in i3v verfügbaren Form noch im Rahmen des ursprünglichen Zeitplans zu bewerkstelligen war. Um die kritischen Terminvorgaben für die Abschaltung der Altsysteme nicht zu gefährden, wurde daher beschlossen, das an den anderen Fakultäten (mit Ausnahme der Rechtswissenschaftlichen Fakultät) eingesetzte Prüfungsverwaltungssystem PV-Client vorerst durch eine reine Prüfungsergebnisverwaltung abzulösen. Dies erfolgt in zwei Schritten: Im Juli 2002 wurden zunächst die zentralen Komponenten des Systems (zentrale Prüfungsevidenz, Zeugnisausfertigung) von der alten VM-Großrechenanlage nach i3v "übersiedelt" und alle im Altsystem vorhandenen Daten in das neue System übernommen. Für die unmittelbar Betroffenen - d.h. die Studierenden und jene Uni-MitarbeiterInnen, die mit der Eingabe von Prüfungsergebnissen beschäftigt sind - vollzog sich dieser Schritt weitgehend unbemerkt; lediglich der einwöchige Ausfall der Zeugniserstellung sowie die rigorosere Datenprüfung im neuen System waren merkbare Symptome dieser umfangreichen Umstellung. Im zweiten Schritt wird ab Herbst 2004 auch das an den Instituten und Dekanaten noch verwendete Notenerfassungsprogramm des PV-Client durch entsprechende i3v-Anwendungen ersetzt - nicht zuletzt deshalb, weil dieses schon recht betagte Programm im Rahmen der aktuellen Standardkonfiguration für Verwaltungs-PCs nicht mehr eingesetzt werden kann.

Derzeit werden die Komponenten für die umfassende Prüfungsverwaltung, vor allem für die Prüfungsanmeldung und die Studienplanverwaltung, von Grund auf neu konzipiert.

Personalwesen

Aufgrund der engen Koppelung mit dem Studienwesen wird auch im Personalwesen die Software i3v eingesetzt, die allerdings ursprünglich über keine entsprechenden Komponenten verfügte. Nachdem an der Uni Wien aus der Entwicklung der Altsysteme fundiertes Fachwissen vorhanden war, wurde von GINIT in enger Zusammenarbeit mit der Universität eine Personal- und Planstellenverwaltung als weitere Funktionskomponente von i3v komplett neu entwickelt. Eine weitere Konsequenz der engen Verknüpfung mit dem Studienwesen war auch der Umstellungszeitpunkt: Obwohl die Personalabteilung bereits über eine vergleichsweise brauchbare IT-Unterstützung verfügte, musste die Umstellung mit jener des Studienwesens abgestimmt und somit um Jahre vorgezogen werden.

Im Juli 2002 ging die neue i3v-Personalverwaltung in einer ersten Ausbaustufe - einer Personalverwaltung im engeren Sinne - in Betrieb. Um eine solide Datenbasis für die Planstellen- und Arbeitsplatzbewirtschaftung zu schaffen, wurden im Zuge der Betriebseinführung die betroffenen Verwaltungsabläufe reorganisiert und Daten zu Arbeitsplätzen, Planstellen und Organisationseinheiten sowie Informationen über Dienstverträge, dienstliche Angelegenheiten, Lehrbeauftragte und Lehrbefugnisse neu erfasst bzw. überarbeitet. Die zweite Ausbaustufe folgte im September 2002 und umfasste im Wesentlichen die Verknüpfung der Personaldaten mit den Lehrverwaltungsdaten. Im Sinne einer integrierten Lösung wurde dabei besonderes Augenmerk auf die Budgetierungswerkzeuge für den Personalbereich (z.B. Koppelung der Personal- und Planstellendaten mit den Lehrveranstaltungs- und Prüfungsdaten) gelegt. Die vollautomatisierte Lehr- und Prüfungsabgeltung ging schließlich Ende 2002 in Betrieb. Mit der Übernahme sämtlicher Daten der Personalverwaltung und -verrechnung sowie der Lehr- und Prüfungsabgeltung war die Datenmigration aus dem Altsystem abgeschlossen, sodass der Betrieb der VM-Großrechenanlage wie vorgesehen mit Ende 2002 eingestellt werden konnte.

Anlässlich der Einführung einer Lohnverrechnung für die nicht beamteten DienstnehmerInnen der Uni Wien (als Folge der Umsetzung des UG 2002) wurde eine komplexe Schnittstelle entwickelt, die die relevanten Daten aus der i3v-Personalverwaltung praktisch in Echtzeit für die Lohnverrechnung mit Le Salaire zur Verfügung stellt. Dadurch kann eine doppelte Datenpflege in beiden Systemen vermieden werden. Die Schnittstelle sowie die erforderlichen Erweiterungen in i3v wurden im Laufe des Jahres 2003 konzipiert und entwickelt und im Jänner 2004 planmäßig in Betrieb genommen.

Die an der Universität Wien (bzw. seit 1.1.2004 am Amt der Universität Wien) beschäftigten Beamten werden nach wie vor vom BRZ abgerechnet. Das bestehende Lohnverrechnungssystem des Bundes4) soll jedoch per Jänner 2005 durch das neue bundesweite Personalmanagementsystem pm-SAP abgelöst werden, sodass auch die bislang zwischen i3v und der Bundesbesoldung betriebene Schnittstelle (PAV-Schnittstelle) ersetzt werden muss. Leider verläuft dieses Vorhaben bisher nicht ganz friktionsfrei: Einerseits ist die neue pm-SAP-Schnittstelle im Vergleich zur PAV-Schnittstelle in der Funktionalität stark eingeschränkt. Dies könnte unter anderem zur Folge haben, dass abrechnungsrelevante Daten nicht in der erforderlichen Genauigkeit über die Schnittstelle aktualisiert werden können und daher sowohl in i3v als auch in pm-SAP gepflegt werden müssen, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig ist. Andererseits kommt es im BRZ immer wieder zu Verzögerungen im Terminplan. So lag Mitte August 2004 noch keine vollständige Schnittstellen-Definition vor, obwohl der Beginn der Testphase für 1. Juni 2004 vorgesehen war.

Die alte PAV-Schnittstelle wird aber auch in den Zeiten von pm-SAP nicht überholt sein: Da pm-SAP nach derzeitigem Planungsstand nur Daten verarbeiten kann, die einen Bezugszeitraum ab 1.1.2005 betreffen, müssen Auszahlungen für das Jahr 2004 und davor (z.B. Lehr- und Prüfungsabgeltungen und entsprechende Nachträge) auch nach dem 1.1.2005 noch über die alten Systeme abgerechnet werden.

Weitere laufende Vorhaben im Bereich Personalwesen beschäftigen sich unter anderem mit der Verwaltung von Stipendien, mit der Integration des BewerberInnen-Pools der Uni Wien und mit der Ausweitung der i3v-Formularverwaltung auf sämtliche in der Personalabteilung verwendeten Arbeitsverträge und Dekrete.

... und anderes

Das Teilprojekt Facility Management wurde ebenfalls wie geplant in Angriff genommen: Gemeinsam mit der Lehrverwaltung (also beginnend mit dem Wintersemester 2001) ging eine Hörsaalverwaltung zur Planung von Lehrveranstaltungsterminen in Betrieb. Im Jahr 2001 wurde eine Komponente zur Verwaltung und Anzeige von Gebäudeplänen in i3v integriert und damit begonnen, die Räume der Uni Wien systematisch zu erfassen. Mittlerweile sind die Daten von über 20 000 Räumen in i3v erfasst, etwa zwei Drittel davon mit grafischen Plandaten.

Im Frühjahr 2004 präsentierte die Firma Gosch Consulting ihre Ansätze zum Thema MIS / Datawarehouse; im Anschluss daran wurde sie mit der Erstellung der Vorstudie Datawarehousing an der Universität Wien beauftragt. Die Studie wurde im Juni 2004 fertiggestellt und bildet die Entscheidungsgrundlage für die Vorgehensweise in diesem Teilprojekt.

Work Management wurde bislang nicht als eigenständiges Teilprojekt betrieben, sondern die zugehörigen Funktionalitäten in den übrigen Teilprojekten entsprechend berücksichtigt: Jene i3v-Anwendungen, deren Daten von mehreren Personen und/oder in mehreren Arbeitsschritten bearbeitet werden (z.B. Lehrverwaltung), verfügen über eine so genannte Work Flow-Steuerung, die nicht nur regelt, welche Schritte innerhalb eines Vorgangs der Reihe nach abzuwickeln sind, sondern auch, wer welche Daten in welchem Arbeitsschritt bearbeiten kann bzw. muss. Diese Funktionalität wird ständig erweitert und auf neue i3v-Anwendungen ausgedehnt.

Die Anwendungsgruppen Finanzwesen und Materialwirtschaft wurden (wie bereits erwähnt) aus dem UNIVIS-Projekt ausgegliedert; sie werden im Rahmen des österreichweiten Projekts uni.verse realisiert.

Um die in den UNIVIS-Systemen verwalteten Daten einer breiteren Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen, werden auch die Online-Services laufend vervollständigt. Das Online-Vorlesungsverzeichnis und das Online-Personalverzeichnis können bereits auf eine lange Tradition zurückblicken - beide Services wurden schon mit den Altsystemen betrieben und mit i3v weitergeführt. Seit Inbetriebnahme der i3v-Studierendenverwaltung im Jänner 2001 können sich angehende Studierende auch per Internet zum Studium an der Uni Wien voranmelden. Dieses System wurde sukzessive ausgebaut und im Jänner 2004 auf eine technisch völlig neue Basis gestellt: UNIVIS online bietet den Studierenden nun die Möglichkeit, persönliche Daten einzusehen, die Heimat- und Zustelladresse zu ändern, den Studienstatus zu überprüfen, das Studienbeitragskonto und Prüfungsergebnisse abzufragen sowie über die Zweckwidmung der Studienbeiträge abzustimmen; MedizinstudentInnen können sich darüber hinaus zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen anmelden. In Zukunft wird UNIVIS online verstärkt auch Services für Uni-MitarbeiterInnen zur Verfügung stellen; vorerst können hier Informationen zur Prüfungsevidenz und zur Prüfungsabgeltung abgerufen werden. Kennzahlen und statistische Daten zu Studierenden und Studien an der Uni Wien werden voraussichtlich ab Ende 2004 unter www.univie.ac.at/ZID/auv-daten/ verfügbar sein.

i3v-Betreuung

Hilfe und Informationen zu i3v sind unter www.univie.ac.at/ZID/auv-support/ zu finden. Mit der Übernahme der i3v-Entwicklung durch die Uni Wien wurde auch damit begonnen, die Benutzerdokumentation zu den i3v-Anwendungen von Grund auf neu zu gestalten. Die verfügbare Dokumentation ist unter www.univie.ac.at/ZID/auv-benutzerdokumentation/ zugänglich. Für telefonische Anfragen stehen die MitarbeiterInnen des Support-Referats unter der Durchwahl 14204 (Studierenden- oder Prüfungsverwaltung) bzw. 14206 (Lehr- oder Personalverwaltung) zur Verfügung. Anfragen per eMail richten Sie bitte an die Adresse support.univis@univie.ac.at.

Informationen zu UNIVIS finden Sie unter www.univie.ac.at/univis/; für Anfragen zum Projekt ist das UNIVIS-Team unter der eMail-Adresse univis@univie.ac.at erreichbar.

 

 

1) Über das Vermögen der GINIT Technology GmbH wurde am 1. April 2003 das Konkursverfahren eröffnet; die GINIT Education AG folgte am 23. Dezember 2003.

2) Das UG 2002 ersetzte per 1.1.2004 die zu diesem Zeitpunkt außer Kraft tretenden Gesetze UOG 1993, KUOG, UniStG, Hochschul-Taxengesetz 1972 sowie das Bundesgesetz über die Abgeltung von wissenschaftlichen und künstlerischen Tätigkeiten an Universitäten und Universitäten der Künste.

3) siehe Artikel Die Tücken der Trennung (Comment 03/2)

4) Bundesbesoldung mit dem Online-Zugang PAV (Personalabrechnungsverfahren) und den entsprechenden Abfragetools AED (Abfragen auf Ergebnisdaten) und PIS (Personalinformationssystem des Bundes)