Wait a Minute, Mr. Postman!

von Lukas Ertl (Ausgabe 04/3, Oktober 2004)

 

Sie dienen zahlreichen Firmen, Unternehmen und sonstigen Organisationen zur Verteilung von Newsletters, ohne sie wären viele OpenSource-Projekte vermutlich nicht denkbar, und sie eignen sich generell hervorragend zur Kommunikation zwischen Gleichgesinnten: Die Rede ist von Mailinglisten, dem etwas "persönlicheren" Pendant zu den Newsgruppen im Usenet.

Soll via eMail über ein bestimmtes Thema diskutiert oder informiert werden, so ist es einfach, eine Nachricht an zwei oder drei Personen zu schicken. Es ist auch noch relativ simpel, eine Liste von zwanzig oder vielleicht fünfzig EmpfängerInnen anzulegen, die man über das Adressbuch des eigenen Mailprogramms verwaltet. Wenn es sich aber um hunderte oder gar tausende AdressatInnen handelt, wird die Sache schon ziemlich mühsam: Manche EmpfängerInnen wollen nicht mehr mit den Nachrichten belästigt werden und ihre Adresse aus der Liste streichen lassen, manche eMail-Adressen sind ungültig oder nicht mehr aktiv, und manche EmpfängerInnen wollen an die (hypothetischen) tausend anderen zurückschreiben. All diese Verwaltungsaufgaben kann eine Mailinglisten-Software übernehmen, die man entweder direkt über eMail (durch spezielle Anweisungen in der Nachricht) oder über den Browser mit Hilfe einer Webmaske steuern kann.

Wie funktioniert eine Mailingliste?

Das technische Prinzip einer Mailingliste ist im Grunde sehr simpel: Die Liste ist über eine eMail-Adresse definiert, und jede Nachricht an diese Mailadresse wird von der Mailinglisten-Software verarbeitet und an alle so genannten "AbonnentInnen" der Liste weitergeleitet. Falls jemand die entsprechenden Nachrichten erhalten möchte, trägt er sich in die Mailingliste ein (er "abonniert" sie), und wenn er auf die Nachrichten wieder verzichten will, trägt er sich aus der Liste aus.

Aber es wäre kein "richtiges" Computerprogramm, wenn es nicht auch viel komplizierter ginge; daher ist es möglich, die jeweilige Mailingliste für spezielle Anforderungen zurechtzuschnitzen. Zunächst aber noch einige Begriffserklärungen:

  • Die "AdministratorInnen" einer Liste haben volle Kontrolle über die Konfiguration der Liste, d.h. uneingeschränkten Zugriff auf die Liste und ihre Einstellungsmöglichkeiten. Sie können Einstellungen ändern, EmpfängerInnen ein- oder austragen und festlegen, ob, wie, wann und wessen Nachrichten an die Liste akzeptiert oder zurückgewiesen werden.

  • Die "ModeratorInnen" einer Liste haben limitierte Befugnisse. Sie dürfen zwar keine Einstellungen ändern, aber z.B. über Anmeldungen neuer Listenmitglieder entscheiden und zurückgehaltene Nachrichten an die Liste freigeben oder löschen.

Anpassungsmöglichkeiten

Will man eine Mailingliste betreiben, so stellt sich zunächst die Frage, wie die Liste definiert werden soll:

  • Die einfachste Art ist eine "offene Liste", d.h. alle Nachrichten an die Mailinglisten-Adresse werden ohne besondere Filterung an alle eingetragenen EmpfängerInnen weitergeleitet.

  • Meistens ist es aber wünschenswert (vor allem angesichts der stetig wachsenden Spam-Belästigung), dass nur die eingetragenen Mitglieder Nachrichten an ihre Liste senden dürfen - so genannte Non Member Postings sind also nicht erlaubt.

  • Manchmal wird eine Mailingliste auch als Newsletter angelegt: Nur eine kleine, definierte Gruppe von Absendern darf Nachrichten an die Liste schicken; Antworten von den EmpfängerInnen werden zurückgehalten oder verworfen.

Neben dieser Basiskonfiguration gibt es noch eine Vielzahl von Knöpfen und Schrauben, an denen man drehen kann, um der Mailingliste ein "Feintuning" zu verpassen. Hier einige Beispiele:

  • Mailinglisten werden üblicherweise archiviert, d.h. es werden automatisch Webseiten erstellt, auf denen die Nachrichten einer Liste übersichtlich dargestellt abrufbar sind. Diese Archive sind entweder öffentlich zugänglich oder nur für Listenmitglieder einsehbar. Selbstverständlich kann man die Archivierung auch deaktivieren.

  • Es kann festgelegt werden, ob neue Mitglieder automatisch akzeptiert werden oder ob sie durch die AdministratorInnen bzw. ModeratorInnen freigeschaltet werden müssen.

  • Weiters kann definiert werden, ob die Nachrichten an eine Liste (abgesehen von etwaigen Absenderfiltern) ungehindert weitergeleitet werden oder ob die Liste "moderiert" ist. In diesem Fall gehen neue Nachrichten zuerst zur Überprüfung an einen Moderator bzw. Administrator, der sie dann für den Versand an alle EmpfängerInnen freigibt oder nicht. Dieses Feature kann auch auf einzelne AbsenderInnen angewandt werden - man spricht dann davon, dass ein Mitglied moderiert wird. Auch die umgekehrte Variante ist möglich: Wie beim oben erwähnten Newsletter dürfen nur bestimmte AbsenderInnen Nachrichten schicken, alle anderen werden moderiert und ihre Nachrichten verworfen.

Eine gute Mailinglisten-Software hilft jedoch nicht nur den BetreiberInnen einer Mailingliste, sondern auch die AbonnentInnen können ihre Mitgliedschaft konfigurieren. Neben den selbstverständlichen Funktionen wie An- und Abmelden gibt es beispielsweise die Möglichkeit, den Empfang der Nachrichten vorübergehend zu deaktivieren (z.B. weil man nach dem Urlaub nicht hunderte Nachrichten sichten will) oder auf den so genannten "Digest-Modus" umzustellen: Dabei werden die Nachrichten der Liste nicht einzeln zugestellt, sondern tageweise gesammelt und dann in einer einzigen eMail versendet.

Mailinglisten an der Uni Wien

Der Zentrale Informatikdienst bietet seit vielen Jahren ein Mailinglisten-Service auf Basis der Software LISTSERV an. Im Frühjahr 2004 wurde beschlossen, das schon eher betagte Programm durch das modernere Mailman (siehe www.list.org) zu ersetzen. Dieses System bietet unter lists.univie.ac.at eine komfortable WWW-Schnittstelle für AdministratorInnen und EmpfängerInnen (siehe Abb. 1-3). Unter dieser Adresse sind auch diejenigen Listen einsehbar, deren AdministratorInnen sich für eine öffentlich zugängliche Archivierung entschieden haben.

Abb. 1: Mailman - Startseite einer Mailingliste
Abb. 2: Mailman - Überblick über die Konfigurationsoptionen
Abb. 3: Mailman - Webmaske zum Eintragen neuer Mitglieder

 

Das Mailinglisten-Service steht allen MitarbeiterInnen der Universität Wien zur Verfügung. Falls Sie Interesse an der Einrichtung einer Mailingliste haben, wenden Sie sich bitte per eMail an die Adresse listadmin.zid@univie.ac.at.