Die Tücken der Trennung
IT-Services für die neue Med-Uni

von Peter Rastl (Ausgabe 03/2, Oktober 2003)

 

Zu den folgenschweren Neuerungen, die mit dem Universitätsgesetz 2002 beschlossen wurden, zählt die Ausgliederung der Medizinischen Fakultäten der Universitäten Wien, Graz und Innsbruck in drei eigenständige Medizinische Universitäten (§ 6 UG 2002). Über Pro und Contra dieser Maßnahme ist von berufener Seite schon in der Phase der Gesetzwerdung viel geäußert worden; wir wollen daher hier die Sinnhaftigkeit dieser Entscheidung des Gesetzgebers nicht neuerlich in Zweifel ziehen. Daß der Gesetzgeber auch alle Auswirkungen seiner Entscheidung mitbedacht hat, mit denen wir uns heute herumschlagen dürfen, mag sehr wohl bezweifelt werden. Der politische Wille hat jedoch die Entscheidung vorgegeben, und wo solch ein Wille ist, hat gefälligst auch ein Weg zu sein.

Wie jede Universität hat auch die Uni Wien Dienstleistungseinrichtungen wie die Zentrale Verwaltung und den Zentralen Informatikdienst, die wichtige administrative und technische Services einheitlich für die gesamte Universität erbringen - sowohl für die Medizinische Fakultät und ihre Institute und Angehörigen wie auch für die anderen Fakultäten. Wird nun die Medizinische Fakultät als autonome und vollrechtsfähige Universität ausgegliedert, so wird sie diese Dienstleistungen nicht ohne weiteres wie bisher nutzen können: Zumindest die Beauftragung und Inanspruchnahme der Services sowie die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen muß die Medizinische Universität eigenständig verantworten. Jede Universität wird ihre "unternehmenskritischen" Dienstleistungen - und dazu zählt gewiß auch die Verwaltung der Universität - im eigenen Verantwortungsbereich ansiedeln. Daß der Aufbau einer vollständigen Universitätsverwaltung für die Medizinische Fakultät, die ja außer dem Dekanat keine internen Verwaltungseinrichtungen besitzt, eine Herausforderung darstellt, leuchtet jedem ein, der nur ein wenig Ahnung von der Komplexität universitärer Verwaltungsabläufe hat. Da ist es dann fast schon nebensächlich, daß dies nach dem Willen des Gesetzgebers sehr flott vonstatten gehen (die Medizinische Universität soll am 1. Jänner 2004 operativ sein) und überdies auch noch kostenneutral ablaufen soll.

Aus eins ...

Was bedeutet das alles nun im IT-Bereich? Der Zentrale Informatikdienst der Uni Wien erbringt derzeit für die "vorklinischen" Institute der Medizinischen Fakultät seine Services in analoger Weise wie für alle anderen Fakultäten, während die EDV-Betreuung im AKH (Universitätskliniken) nicht vom ZID, sondern von der AKH-EDV und vom Institut für Medizinische Computerwissenschaften wahrgenommen wird. Die Services für die Studierenden - Internet-Services, PC-Räume, Helpdesk usw. - und die Dienstleistungen für die Universitätsverwaltung (UNIVIS) werden wiederum vom ZID einheitlich für die gesamte Universität inklusive der Medizinischen Fakultät erbracht. Die Services des Zentralen Informatikdienstes werden allgemein sehr geschätzt, und so manchem Vertreter der künftigen Med-Uni wäre es wohl am liebsten, wenn hinsichtlich der IT-Services alles bleiben könnte wie bisher.

Leider geht das so nicht. Warum, das soll am Beispiel der Universitätsverwaltung veranschaulicht werden: Mit Wirkung vom 1. Jänner 2004 müssen die Studierenden je nach ihren Studienrichtungen in solche der Medizinischen Universität und solche der "Rest"-Universität aufgeteilt werden, wobei rund 2700 Studierende, die ein Mehrfachstudium betreiben, beiden Universitäten zuzuordnen sind. Jede der beiden Universitäten muß "ihre" Studierenden verwalten, und das läßt sich nicht mit einem einzigen System bewerkstelligen - man stelle sich nur etwa die Probleme bei einem unterschiedlichen Beginn der Zulassungsfrist an den beiden Unis vor oder bei der universitätsspezifischen Einhebung der Studienbeiträge. An einen Wechsel der von der Medizinischen Universität verwendeten Software ist vorerst ohnehin nicht zu denken, also müssen künftig zwei unterschiedlich parametrisierte "Instanzen" der UNIVIS-Software für die beiden Universitäten betrieben werden, jede mit ihren eigenen Datenbanken (Studierende, Personal, Lehrveranstaltungen, Prüfungen usw.). Auch wenn beide Instanzen vom selben Team betrieben werden, bedeutet das doppelte Betreuungsarbeit, für die zusätzliche Ressourcen bereitgestellt werden müssen.

Und jetzt stelle man sich die ganze Problematik vor, die durch die Datenauftrennung zum 1. Jänner 2004 entsteht - ein wirklich schildbürgerlicher Termin mitten im Semester! Ein Student hat zum Beispiel eine Prüfung noch vor dem Jahreswechsel abgelegt, die Beurteilung erfolgt aber erst nach dem Jahreswechsel: Auf welcher Instanz erfolgt der Zeugnisdruck, auf welcher Instanz werden die Prüfungstaxen abgerechnet, welche Universität erstellt welche Studienerfolgsbestätigung? Ähnliche Schwierigkeiten treten bei der Auftrennung des Personalstands auf: Wie wird die Lehr- und Prüfungstätigkeit besoldet, die ja bei den Medizinern mitten im Wintersemester 2003 von einer an die andere Universität übergeht? Wie wird die fakultätsübergreifende Lehr- und Prüfungstätigkeit von MedizinprofessorInnen administriert (Beispiel: Institut für Medizinische Kybernetik und Artificial Intelligence)? Man kann sofort eine Fülle potentieller EDV-Probleme aufzählen, die durch die per Stichtag zu vollziehende Auftrennung in zwei selbständige Universitäten verursacht werden.

Doch nicht genug mit den Schwierigkeiten im Bereich der Universitätsverwaltung: Alle Services des ZID, bei denen BenutzerInnen beider Universitäten mit individuellen Berechtigungen administriert werden (die Internet-Services, das Telefonwesen, die Verwaltung der Software-Campuslizenzen, das Backup-Service usw.), müssen nun auf der Basis von zwei unabhängigen Benutzerdatenbanken betrieben und auch kostenmäßig korrekt der jeweiligen Universität zugeordnet werden. Selbstverständlich sind rechtzeitig bis zum Stichtag alle Systeme entsprechend umzustellen, damit die BenutzerInnen von Service-Unterbrechungen verschont bleiben. Und wozu all diese Mühen? Na klar: Damit die Schaffung eigener Medizinischer Universitäten fristgerecht über die Bühne gehen kann - die Verwirklichung einer wichtigen Gesetzesbestimmung darf doch nicht an lächerlichen technischen Details scheitern!

... mach zwei

Wie also kann das alles trotz aller Widrigkeiten in realistischer Weise in die Tat umgesetzt werden? Grundsätzlich standen drei verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten für die IT-Versorgung der Medizinischen Universität Wien zur Auswahl:

  • Mitbetreuung der Med-Uni durch den Zentralen Informatikdienst der Universität Wien,
  • Aufbau eines eigenen ZID an der Medizinischen Universität Wien,
  • Outsourcing an eine gemeinsame Betriebsgesellschaft, in welche der Zentrale Informatikdienst der Uni Wien eingebracht wird.

Nach einer ausführlichen Analyse der Vor- und Nachteile dieser drei Varianten hat der Gründungskonvent der Medizinischen Universität Wien die Entscheidung getroffen, einen eigenen ZID aufzubauen, gewisse Bereiche jedoch vom Zentralen Informatikdienst der Uni Wien mitbetreuen zu lassen. Diese Variante bietet der Medizinischen Universität eine wesentlich größere Flexibilität in ihrer zukünftigen Entwicklung und schafft Synergien bei der EDV-Betreuung im klinischen Bereich. In jenen Dienstleistungsbereichen, wo enge Verflechtungen zwischen den beiden Universitäten bestehen, ist ein langsamer, mehrjähriger Übergang von einer Betreuung durch den Uni-ZID hin zu einer Betreuung durch den Med-ZID vorgesehen.

Mit dem Aufbau des ZID der Medizinischen Universität Wien wurde Dr. Brigitte Haidl beauftragt, die bisher die Abteilung Klinisches Projektzentrum/Institutsunterstützung am Rechenzentrum des Instituts für Medizinische Computerwissenschaften geleitet hat. Die Kooperation zwischen den beiden ZIDs funktioniert gut; der Zentrale Informatikdienst der Uni Wien ist bestrebt, die Medizinische Universität beim Aufbau ihres eigenen ZID bestmöglich zu unterstützen und die Services in einem realistischen Zeitrahmen möglichst reibungslos in die Verantwortung des Med-ZID zu übergeben.

An erster Stelle im Projektplan steht die Bereitstellung der IT-Services für die Verwaltung der Med-Uni, also die Duplizierung und Aufspaltung der UNIVIS-Services. Die Medizinische Universität Wien muß ja ab 1. Jänner 2004 administriert werden können: Die Verwaltung der Studierenden, der Lehr- und Prüfungstätigkeit, die Personalverwaltung, die Besoldung und alle übrigen Bereiche der Universitätsverwaltung, die vom Zentralen Informatikdienst unterstützt werden, müssen zum Stichtag an beiden Universitäten entsprechend den neuen Verhältnissen zur Verfügung stehen - es gibt dazu ja gar keine Alternative! Mit massiver Unterstützung des Uni-ZID bauen die designierten MitarbeiterInnen des Med-ZID derzeit bereits die entsprechenden UNIVIS-Systeme auf und bereiten die Datenmigration vor. Informationen über alle weiteren Projektschritte an der Medizinischen Universität Wien werden auf dem Webserver der Med-Uni veröffentlicht.

Die Internet-Services der Uni Wien (Unet- und Mailbox-Service) werden den Angehörigen der Medizinischen Universität auch nach dem Jahreswechsel 2004 bis auf weiteres zur Verfügung stehen - die Unet- bzw. Mailbox-UserIDs dienen schließlich auch zur Authentifizierung bei zahlreichen anderen IT-Services, die nicht sofort umgestellt werden können und ebenfalls weiter benutzbar bleiben sollen. Alle MitarbeiterInnen der Medizinischen Universität werden ab 2004 auch unter den neuen eMail-Adressen vorname.nachname@meduniwien.ac.at erreichbar sein und sollten daher eine entsprechende eMail-Weiterleitung einrichten, damit sie ihre Nachrichten nicht an beiden Universitäten abrufen müssen.

Weiters ist vereinbart, daß die bestehenden PC-Räume an den medizinischen Instituten auch in Hinkunft vom Zentralen Informatikdienst der Uni Wien betreut werden; die Eröffnung zusätzlicher PC-Labors für Medizinstudierende an neuen Standorten ist ebenfalls vorgesehen. Auch der Betrieb des Datennetzes und des Telefonsystems an den medizinischen Instituten außerhalb des AKH wird während der nächsten Jahre weiterhin vom Uni-ZID wahrgenommen werden, wenn eine Auftrennung der jeweiligen Netzwerke (die ja in all den Jahren nach der Lage der Institutsgebäude und nicht nach der Fakultätszugehörigkeit errichtet worden sind) wirtschaftlich nicht vertretbar ist.

Insgesamt verursachen alle diese Maßnahmen, die mit der Ausgliederung der Medizinischen Fakultät einhergehen, einen beträchtlichen Mehraufwand - nicht zuletzt dadurch, daß künftig bei jedem Service, das der Uni-ZID für beide Universitäten erbringt, eine gerechte Kostenaufteilung erforderlich ist. In der Vergangenheit haben wir nicht berücksichtigt, in welchem Verhältnis Mediziner bzw. Nichtmediziner unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Wundern Sie sich also nicht, wenn wir dies künftig sogar bei Anfragen an das Service- und Beratungszentrum werden unterscheiden müssen!