Vom Prototyp zur Serienreife
Seriendruck mit Word XP

von Eva & Michel Birnbacher (Ausgabe 03/1, März 2003)


Wieder sind Sie ein paar Jährchen älter geworden. Das Konzept für Ihre Geburtstagseinladung ist fertig, aber jedem einzelnen Ihrer vielen Verwandten und Bekannten einen eigenen Brief zu schreiben, erscheint Ihnen nicht sehr rationell. Bei der Suche nach einer Lösung des Problems stoßen Sie auf die in Word XP integrierte Seriendruckfunktion.

Klingt gut - aber was ist eigentlich ein Serienbrief? Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein? Und vor allem: Wann und wie kann man diese Funktion sinnvoll anwenden? Fragen über Fragen, die im Zuge dieses Artikels beantwortet werden sollen.

Grundlagen

Die Erstellung eines Serienbriefes empfiehlt sich immer dann, wenn Sie ein Schreiben mit identischem oder zumindest ähnlichem Inhalt an mehrere Empfänger senden wollen. Die einfachste Form davon ist das Verschicken eines Standardtextes an verschiedene Adressaten.

Charakteristisches Merkmal von Serienbriefen ist die Kombination von variablen und fixen Textelementen. Der Text, der für jeden Serienbrief gleich lautet, wird im sogenannten Hauptdokument erfaßt und gespeichert. Dieses enthält neben dem Standardtext auch die entsprechenden Seriendruckfelder (Platzhalter), mit deren Hilfe die variablen Textelemente - z.B. Name und Adresse - an den gewünschten Stellen eingefügt werden können.

Diese variablen Textelemente werden in der sogenannten Datenquelle erfaßt und gespeichert. Diese Datenquelle liegt in der Regel datenbankmäßig (tabellarisch) aufbereitet vor - das bedeutet, daß jedem einzelnen Empfänger ein individueller Datensatz zugeordnet ist.

Die Seriendruckfunktion sorgt letztendlich dafür, daß diese beiden Dokumenttypen - Hauptdokument und Datenquelle - miteinander verbunden werden. Dabei werden die Seriendruckfelder im Hauptdokument durch die empfängerspezifischen Daten aus der Datenquelle ersetzt. Das Ergebnis sind einzelne Briefe mit gleichem Inhalt, aber z.B. unterschiedlichen Empfängernamen und -adressen (siehe Abb. 1).

Seriendruck
Abb. 1: Die Seriendruck-Funktion

Voraussetzungen

Die Datenquelle

Bevor Sie mit Ihrem Serienbrief beginnen, sollten Sie sich um das benötigte Datenmaterial kümmern. Dazu können Sie entweder im Zuge des Seriendrucks eine neue Datenquelle in Word erstellen oder aber auf bereits vorhandene Datenquellen zugreifen. Geeignet sind hierbei vor allem Datenbestände, die Sie aus dem Outlook-Adreßbuch, aus einer Access- oder Excel-Adreßliste, aber auch aus einer Word-Tabelle beziehen. Bei der Verwendung bereits existierender Datenquellen ist lediglich darauf zu achten, daß die Tabelle richtig strukturiert ist: Word benötigt für die korrekte Abwicklung des Seriendrucks zwei Bestandteile innerhalb der Datenquelle - den Steuersatz und den Datensatzbereich.

Der Steuersatz ist die Spaltenbezeichnung (der sogenannte Header). Damit wird gekennzeichnet, welche Einträge in welcher Spalte zu finden sind - z.B. Anrede, Vorname, Nachname. Der Steuersatz muß unbedingt in der ersten Zeile der Datenquelle stehen (vgl. Abb. 1), da er die einzelnen Felder kennzeichnet und Word ansonsten bei der Verknüpfung von Hauptdokument und Datenquelle eine Fehlermeldung ausgibt.

Der Datensatzbereich enthält die entsprechenden empfängerspezifischen Datensätze, wie z.B. die Anrede "Frau", den Vornamen "Karin", den Nachnamen "Klein" und die dazugehörige Adresse.

Falls noch keine Datenquelle vorliegt, sollten Sie anhand der Menge der benötigten Adressen entscheiden, welches Programm Sie für die Erfassung der Daten verwenden. Beachten Sie bitte, daß die Bearbeitung von Word-Tabellen mit zunehmender Größe immer unkomfortabler wird. Bei sehr umfangreichem Datenmaterial ist es daher ratsam, auf andere, besser geeignete Programme zurückzugreifen (z.B. Excel oder Access).

Das Hauptdokument

Das Hauptdokument beinhaltet in erster Linie die für alle Empfänger gleichlautenden Text- bzw. Grafikelemente, die wie gewohnt formatiert werden können. Weiters müssen im Hauptdokument die Seriendruckfelder eingefügt werden, an deren Stelle dann im Zuge des Seriendrucks automatisch die entsprechenden empfängerspezifischen Daten eingesetzt werden (vgl. Abb. 1).

Der Seriendruck-Assistent

Beginnen wir nun mit der Erstellung von Serienbriefen. Rufen Sie dazu aus dem Menü Datei ein neues Dokument auf und geben Sie alle Textelemente ein, die vor der Empfängeradresse stehen sollen (beispielsweise die Absenderadresse). Positionieren Sie dann die Einfügemarke an der Stelle, wo mit der Eingabe der Empfängeradresse begonnen werden soll, und wählen Sie aus dem Menü Extras die Option Briefe und Sendungen. Klicken Sie im Untermenü den Eintrag Seriendruck-Assistent an. Daraufhin wird im Aufgabenbereich der erste von sechs Schritten für die Erstellung von Seriendruck-Dokumenten angezeigt (siehe Abb. 2).

Seriendruck-Assistent
Abb. 2: Seriendruck-Assistent - Erster Schritt (Anlegen des Hauptdokuments)

Wählen Sie aus der Liste der mittels Seriendruck erstellbaren Dokumente die Option Briefe aus und klicken Sie in der unteren Hälfte des Aufgabenbereichs auf die Option Weiter: Dokument wird gestartet. Damit gelangen Sie zum zweiten Schritt innerhalb des Seriendruck-Assistenten. Wählen Sie hier die Option Aktuelles Dokument verwenden, um das soeben erstellte Dokument als Hauptdokument zu definieren.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter: Empfänger wählen kommen Sie zum dritten Schritt, in dem Sie auf die gewünschte Datenquelle zugreifen müssen. Zur Auswahl stehen die Optionen Vorhandene Liste verwenden, Von Outlook-Kontakten wählen sowie Neue Liste eingeben. Wir gehen davon aus, daß bereits eine Datenquelle vorhanden ist - wählen Sie daher die Option Vorhandene Liste verwenden. Im unteren Bereich wird nun ein Symbol mit dem Text Durchsuchen angezeigt, das Sie anklicken müssen (siehe Abb. 3).

Seriendruck-Assistent
Abb. 3: Seriendruck-Assistent - Dritter Schritt (Auswählen der Datenquelle)

Daraufhin wird das Dialogfenster Datenquelle auswählen eingeblendet, in dem Sie die gewünschte Datei auswählen können. Sie erhalten ein Dialogfenster mit dem Namen Seriendruckempfänger, das den Inhalt der gewählten Datenquelle anzeigt (siehe Abb. 4).

Dialogfenster Seriendruckempfänger
Abb. 4: Dialogfenster Seriendruckempfänger

Sie können in diesem Dialogfenster bereits einzelne Personen aus dem Empfängerkreis ausschließen, indem Sie das Hakerl vor dem jeweiligen Datensatz durch Anklicken entfernen. Ebenso ist es möglich, mit Hilfe der Filtermöglichkeit den Empfängerkreis anhand bestimmter Kriterien einzuschränken. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift und wählen Sie das Filterkriterium durch Anklicken aus. Daraufhin werden nur noch jene Datensätze angezeigt, die dem gewählten Filterkriterium entsprechen (z.B. Ort = Wien). Sobald Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Sie kehren damit zum Seriendruck-Assistenten zurück, wo Sie nun auf die Option Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief klicken müssen.

Im folgenden vierten Schritt werden Sie aufgefordert, Ihr Hauptdokument zu vervollständigen und an den entsprechenden Stellen mit Hilfe verschiedener Standardelemente die gewünschten Seriendruckfelder (Platzhalter) einzufügen (siehe Abb. 5).

Seriendruck-Assistent
Abb. 5: Seriendruck-Assistent - Vierter Schritt (Hauptdokument bearbeiten)

Empfehlenswert ist hier beispielsweise die Option Adressblock. Wenn Sie diese Option anklicken, wird das Dialogfenster Adressblock einfügen angezeigt, das eine Auswahl unterschiedlicher Darstellungen für die Empfängeradresse anbietet (siehe Abb. 6).

Dialogfenster
Abb. 6: Dialogfenster Adressblock einfügen

Beachten Sie jedoch, daß Word hierbei auf standardisierte Seriendruckfelder zugreift, die oft mit den in Ihrer Datenquelle verwendeten Bezeichnungen für die einzelnen Spalten nicht übereinstimmen. Klicken Sie daher zwecks Überprüfung und Korrektur der Seriendruckfelder auf die Schaltfläche Felder wählen. Es erscheint nun das Dialogfenster Übereinstimmende Felder festlegen (siehe Abb. 7).

Dialogfenster
Abb. 7: Dialogfenster Übereinstimmende Felder festlegen

Hier finden Sie auf der linken Seite eine Auflistung der Standard-Adreßfelder von Word und rechts daneben Drop-Down-Listen, die Sie durch Anklicken des Listenpfeils öffnen können. Diese Listen enthalten alle in Ihrer Datenquelle verwendeten Spaltenbezeichnungen. Durch Anklicken der gewünschten Spaltenbezeichnung können Sie diese dem jeweiligen Adreßfeld zuordnen. Beispielsweise wählen Sie hier für das Adreßfeld Name die Spaltenbezeichnung Nachname. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Felder, die Sie Ihrer Datenquelle entsprechend modifizieren müssen. Falls es für ein Adreßfeld keinen passenden Eintrag in Ihrer Datenquelle gibt, wählen Sie die Option (nicht verfügbar). Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, um zum Seriendruck-Assistenten zurückzukehren. In Ihrem Hauptdokument wird nun das Seriendruckfeld AdressBlock angezeigt.

Wenn Sie weitere Seriendruckfelder benötigen (z.B. für die Anrede), müssen Sie im Seriendruck-Assistenten auf die Option Weitere Elemente klicken. Sie erhalten daraufhin wiederum ein Dialogfenster, in dem Sie die Wahl zwischen der Anzeige der standardisierten Elemente (Adressfelder) oder Ihrer Datenbankfelder haben. Sobald Sie die Option Datenbankfelder auswählen, erscheinen unterhalb in der Liste Felder die Spaltenbezeichnungen, die Sie in Ihrer Datenquelle verwenden. Durch Anklicken des gewünschten Feldes und anschließendes Anklicken der Schaltfläche Einfügen wird das gewählte Feld an der Position der Einfügemarke in das Hauptdokument integriert (noch schneller geht es mit einem Doppelklick auf das gewünschte Seriendruckfeld).

Haben Sie ein Seriendruckfeld irrtümlich an der falschen Stelle oder doppelt eingefügt, können Sie es mit Hilfe der Taste Entf löschen. Beim ersten Drücken der Taste Entf wird das Feld allerdings nur markiert; um es auch tatsächlich zu löschen, müssen Sie die Taste Entf noch ein zweites Mal drücken.

Falls Sie feststellen, daß Sie beim Einfügen der Seriendruckfelder in das Hauptdokument eine falsche Auswahl getroffen haben, können Sie dies durch Anklicken der Option Zurück im Seriendruck-Assistenten korrigieren.

Sobald Sie im Seriendruck-Assistenten die Option Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe wählen, gelangen Sie zum vorletzten und wichtigsten Schritt bei der Erstellung Ihres Serienbriefs: der Vorschau (siehe Abb. 8).

Seriendruck-Assistent
Abb. 8: Seriendruck-Assistent - Fünfter Schritt (Vorschau)

Abgesehen von der Möglichkeit, die im Hauptdokument eingefügten Seriendruckfelder durch Echtdaten zu ersetzen (durch Anklicken der Schaltflächen << bzw. >> neben dem Eintrag Empfänger), stehen Ihnen hier umfangreiche Korrekturmöglichkeiten zur Verfügung. Beispielsweise können Sie mit Hilfe der Schaltfläche Empfänger ausschließen den aktuell im Dokument angezeigten Datensatz vom Seriendruck ausschließen. Ebenso ist es möglich, durch Anklicken der Option Empfängerliste bearbeiten direkt auf das Dialogfenster Seriendruckempfänger zuzugreifen und dort durch Anklicken der Schaltfläche Bearbeiten den gewählten Datensatz zu korrigieren.

Sobald Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Weiter: Seriendruck beenden, um zum letzten Schritt zu gelangen. Die einzelnen Serienbriefe können nun entweder durch Anklicken der Option Drucken im Bereich Zusammenführen direkt an den Drucker geschickt oder mit Hilfe der Option Individuelle Briefe bearbeiten in eine neue Word-Datei mit dem Namen Serienbriefe1 ausgegeben werden. In der Regel empfiehlt sich die zweite Variante, weil Sie damit das Seriendruck-Ergebnis vor dem endgültigen Druck noch auf dem Bildschirm überprüfen bzw. bei einzelnen Empfängern den Inhalt geringfügig abändern können. In beiden Fällen erhalten Sie ein Dialogfenster, mit dem Sie die (Druck-)Ausgabe bezüglich des Umfangs einschränken können. Zur Auswahl stehen die Optionen Alle, Aktueller Datensatz oder Von - Bis.

Haben Sie die erste Option Drucken gewählt, so ist Ihr Seriendruck hiermit abgeschlossen. Haben Sie hingegen die zweite Option Individuelle Briefe bearbeiten gewählt und das Seriendruck-Ergebnis auf dem Bildschirm überprüft, dann müssen Sie im Menü Datei die Option Drucken wählen (bzw. die Schaltfläche Drucken anklicken), damit die einzelnen Serienbriefe in weiterer Folge auch wirklich ausgedruckt werden.

Beachten Sie, daß die Datenquelle unbedingt gespeichert werden sollte, damit Sie jederzeit auf Ihr Adreßmaterial zugreifen können. Vergessen Sie bitte auch nicht auf die Wartung Ihrer Datenquelle, um sicherzustellen, daß keine veralteten Datensätze vorliegen!

Darüber hinaus ist es meistens sinnvoll, auch das Hauptdokument zu speichern - vor allem wenn dieses in periodischen Abständen immer wieder verwendet wird. Sie ersparen sich dadurch in weiterer Folge die Neuerstellung des Dokuments, die Zuordnung der verwendeten Datenquelle und die Positionierung der Seriendruckfelder.

Bedingungsfelder

Soweit funktioniert der Seriendruck ja reibungslos - die Tücke liegt wie immer im Detail. Was, wenn Sie statt der Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren!" eine persönliche Anrede wie beispielsweise "Sehr geehrter Herr Kurz!" für die einzelnen Empfänger verwenden möchten? Problematisch ist die persönliche Anrede deshalb, weil Sie in der Datenquelle vermutlich nicht nur Herren erfaßt haben und die korrekte Anrede für Herren "Sehr geehrter Herr ..." und für Damen "Sehr geehrte Frau ..." lautet. Um das Problem zu lösen, müssen Sie sich etwas näher mit den verschiedenen Funktionen des Seriendrucks beschäftigen - insbesondere mit den sogenannten Bedingungsfeldern.

Für das Arbeiten mit Bedingungsfeldern benötigen Sie die Symbolleiste für den Seriendruck. Klicken Sie dazu auf das Menü Ansicht und die Option Symbolleisten. Aus dem Untermenü wählen Sie die Symbolleiste Seriendruck.

In dieser Symbolleiste finden Sie eine Schaltfläche für Bedingungsfeld einfügen. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, öffnet sich eine Liste, die alle möglichen Bedingungen enthält. Für unser konkretes Problem müssen Sie eine Bedingung vom Typ Wenn-Dann-Sonst definieren. Weiters ist es wichtig, daß innerhalb der Datenquelle eine Spalte existiert, die eine eindeutige Unterscheidung zwischen Herren und Damen ermöglicht. In unserer Datenquelle ist das die Spalte Anrede mit den Einträgen Herr bzw. Frau. Beachten Sie bitte die Position Ihrer Einfügemarke, damit die Bedingung auch an der richtigen Stelle im Hauptdokument definiert wird.

Sobald Sie auf den Eintrag Wenn-Dann-Sonst geklickt haben, erscheint das entsprechende Dialogfenster (siehe Abb. 9). Wählen Sie nun aus der Liste Feldname die Spaltenbezeichnung aus, die jene Kriterien enthält, an die die beiden nachfolgenden Bedingungen geknüpft sind (für unser Beispiel ist das die Spalte Anrede). Aus der Liste Vergleich wählen Sie die Option Gleich aus. Nun müssen Sie nur noch den entsprechenden Vergleich im Eingabefeld Vergleichen mit eintragen (in unserem Beispiel ist das der Eintrag Herr).

Als nächstes müssen Sie die Dann-Bedingung eingeben: Wenn in der Spalte Anrede der Eintrag Herr lautet, dann soll folgender Text eingefügt werden: Sehr geehrter. Zuletzt ist noch die Sonst-Bedingung zu definieren: Wenn in der Spalte Anrede ein anderer Eintrag als Herr (in unserem Beispiel ist dies der Eintrag Frau) aufscheint, ist folgendes einzugeben: Sehr geehrte. Klicken Sie nun noch auf OK - damit ist Ihre Bedingung fertig definiert.

Dialogfenster
Abb. 9: Dialogfenster Bedingungsfeld einfügen: WENN

Da Bedingungen zur Gruppe der Felder gehören, können Sie die dahinterstehende Feldfunktion sichtbar machen, indem Sie die Einfügemarke innerhalb des Feldes positionieren und die Tastenkombination Shift+F9 drücken. Alternativ dazu können Sie das entsprechende Feld auch mit der rechten Maustaste anklicken; daraufhin wird das Kontextmenü eingeblendet, aus dem Sie den Eintrag Feldfunktionen ein/aus wählen. In beiden Fällen erhalten Sie folgendes Ergebnis:

{ IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herr" "Sehr geehrter" "Sehr geehrte" }

Sie finden hier also (jeweils unter Hochkomma) die Angaben, die Sie in den jeweiligen Eingabefeldern definiert haben, und können diese im Bedarfsfall jederzeit korrigieren. Um die Feldfunktionen wieder auszublenden, drücken Sie erneut die Tastenkombination Shift+F9 bzw. wählen aus dem Kontextmenü den entsprechenden Eintrag.

Serienreife eMail-Nachrichten

Mittlerweile können nicht nur Standardbriefe mittels Seriendruckfunktion komfortabel erstellt und verschickt werden, sondern auch eMail-Nachrichten. Die Voraussetzungen und die Arbeitsschritte zur Erstellung sind dabei nahezu identisch mit denen für Serienbriefe. Zu beachten ist aber, daß innerhalb der Datenquelle eine eigene Spalte für die eMail-Adresse vorhanden sein muß.

Im Gegensatz zur Erstellung von Serienbriefen müssen Sie weiters im ersten Schritt des Seriendruck-Assistenten die Option E-Mail-Nachrichten auswählen. Die folgenden vier Schritte bringen keine Änderungen. Beim letzten Schritt des Seriendruck-Assistenten müssen Sie im Bereich Zusammenführen die Option E-Mail anklicken - eine andere Möglichkeit ist ohnehin nicht vorgesehen - und erhalten daraufhin ein Dialogfenster mit dem Titel Seriendruck in E-mail (siehe Abb. 10).

Dialogfenster
Abb. 10: Dialogfenster Seriendruck in E-mail

Wählen Sie aus der Liste An die Spaltenbezeichnung, die Ihre eMail-Adressen enthält (z.B. eMail). In das Eingabefeld Betreffzeile tragen Sie den gewünschten Betreff ein, zum Beispiel Geburtstagseinladung. Für das Verschicken der Nachricht stehen drei Optionen zur Verfügung, die Sie aus der Liste Nachrichtenformat auswählen können:

  • Die Option Anlage sendet das Word-Dokument mit Ihrer Einladung als Attachment (Dateianhang) per eMail. Das ist nur dann sinnvoll, wenn Sie sicher sind, daß alle Empfänger dieses Dateiformat öffnen können, und wenn das Dokument nicht allzu viel Speicherplatz benötigt.
  • Mit der Option Nur-Text werden sämtliche Formatierungen und Grafiken des Dokuments ignoriert und nur der reine Text der Einladung als eMail-Nachricht an die jeweiligen Empfänger geschickt. Im allgemeinen ist dies das für den Versand von eMail geeignetste Format.
  • Die Option HTML wandelt Ihre Einladung in eine HTML-Datei um (dabei werden sowohl die eingebundenen Grafiken als auch die Textformatierungen des Dokuments übernommen) und verschickt diese per eMail. eMail-Nachrichten im HTML-Format sehen im Idealfall ansprechender aus als reine Text-Dateien; falls allerdings im Mailprogramm des Empfängers die HTML-Funktion nicht integriert oder deaktiviert ist, erhält dieser die Nachricht als HTML-Quelltext - also weitgehend unleserlich.

Der Versand der Nachrichten an die einzelnen Empfänger erfolgt via MS-Outlook ohne weitere Mitteilungen oder Hinweise des Programms. Um zu überprüfen, ob das Serien-Mailing auch funktioniert hat, sollten Sie daher anschließend einen Blick in den Ordner Gesendete Objekte von MS-Outlook werfen.