UNIVIS, die Zehnte

von Martin Polaschek (Ausgabe 02/2, Oktober 2002)

 

Studierendenverwaltung: Auch Kleinvieh macht Mist

Mit dem Wintersemester 2002 (Beginn der Zulassungsfrist: 1. Juli 2002) ist die i3v-Studierendenverwaltung bereits vier Semester in Betrieb; zugleich ist es das dritte Semester, in dem Studienbeiträge zu entrichten sind. Obwohl sich an der Gesetzeslage nichts Wesentliches geändert hat, gibt es doch kleinere Modifikationen bei der Abwicklung:

  • Wenn man an mehreren österreichischen Universitäten gleichzeitig ein ordentliches Studium betreibt, muß der Studienbeitrag nur einmal bezahlt werden - mit der Überweisung des vollen Betrages ist man berechtigt, an allen österreichischen Universitäten die Studien fortzusetzen. Man kann sich also entscheiden, den Erlagschein welcher Universität man zur Einzahlung verwendet. Wird der Studienbeitrag von Studierenden, die an der Uni Wien ein Studium betreiben, an einer anderen Universität eingezahlt, so wird dies der Universität Wien vom BRZ (Bundesrechenzentrum GmbH) im Wege der Datenübermittlung bekanntgegeben. Die bisher von der Uni Wien geübte Praxis, auch bei Bezahlung an einer anderen Universität alle an der Uni Wien betriebenen ordentlichen Studien fortzusetzen, wurde jedoch mittlerweile vom BM:BWK unter Hinweis auf die Gesetzeslage untersagt. Um den Studierenden dennoch das Ausfüllen eines Formulars und den Weg in die Studienabteilung zu ersparen, wurde die Möglichkeit geschaffen, die Meldung der Fortsetzung in solchen Fällen über das Internet durchzuführen (unter https://www.univie.ac.at/vorzul/).
  • Wie bereits berichtet, wurde in den letzten beiden Semestern weit weniger als die Hälfte der versandten Erlagscheine auch tatsächlich verwendet. Daß diese alten Erlagscheine (die nicht nur mit der Matrikelnummer, sondern auch mit dem jeweiligen Semester codiert sind) ein gewisses Gefahrenpotenzial darstellen, ist mittlerweile zur Gewißheit geworden: Immer wieder werden Erlagscheine aus Vorsemestern zur Einzahlung benutzt, was zwar zu einer rückforderbaren Überzahlung im entsprechenden Vorsemester führt, nicht aber zu einer Fortsetzung der Studien im laufenden Semester. Im Normalfall werden diese Fälle erst durch Intervention der Studierenden bekannt und ohne weitere bürokratische Hürden umgebucht (eine automatische Umbuchung ist seitens des BRZ derzeit nicht vorgesehen). Um die mit der Umbuchung verbundenen Umstände und den Zeitverlust zu vermeiden, sollte jedoch nach Möglichkeit der richtige Erlagschein - bzw. im elektronischen Zahlungsverkehr der richtige Kundendatencode - zur Einzahlung verwendet werden. Die für das jeweilige Semester gültige Codierung ist auch über die Kontoabfrage im Internet in Erfahrung zu bringen.
  • Neu beim elektronischen Zahlungsverkehr ist, daß die Software vieler Banken mittlerweile den Kundendaten-Prüfcode unterstützt, der ebenfalls bei der Abfrage des Beitragskontos im Internet ersichtlich ist. Dieser Prüfcode wird als 13. Stelle zusätzlich zum zwölfstelligen Kundendatencode eingegeben - oft in einem eigenen Feld der Eingabemaske - und erlaubt eine Überprüfung des Kundendatencodes direkt bei der Eingabe. Fehlgeschlagene oder falsche Zuordnungen des eingezahlten Betrages aufgrund eines Tippfehlers beim Code werden so weitgehend vermieden - vorausgesetzt, man läßt sich nicht davon irritieren, daß manche Banken den Kundendatencode mit Prüfcode als "Identifikationsnummer" bezeichnen und explizit darauf hinweisen, daß dieser Mechanismus zum Bezahlen von Strafmandaten gedacht ist.
  • Einige Änderungen wird auch die (traditionsgemäß Monate nach Beginn der Zulassungsfrist in Kraft tretende) Novellierung der Universitäts-Studienevidenzverordnung (UniStEVO) 1997 mit sich bringen. So ist in Zukunft die Verwaltung der Studierenden anhand der Sozialversicherungsnummern vorgesehen; für Studierende ohne Sozialversicherungsnummer muß eine Verwaltung mit Ersatznummern eingerichtet werden. Die Erfassung der Sozialversicherungsnummer ist bei Studienabschlüssen ab dem 1. 9. 2002 obligat, bei Studienanfängern ab dem Wintersemester 2002 (letztere können ihre Sozialversicherungsnummer bereits bei der Internet-Voranmeldung angeben). Neu ist auch, daß die bisher in der UniStEVO geregelte Amtswegige Mitbelegung nicht mehr gesetzlich verankert ist. Diese erfolgt, wenn jemand ein Studium betreibt, das an mehreren Universitäten gemeinsam eingerichtet ist oder (im Falle von Lehramtsstudien) aus zwei Fächern besteht, die an verschiedenen Unis eingerichtet sind. Die Zulassungen zu bzw. Fortsetzungen von solchen Studien erfolgten bisher an der zulassenden Universität und wurde von Amts wegen an die anderen beteiligten Unis weitergeleitet. Der Wegfall dieses Datenaustausches bedeutet für die betroffenen Studierenden einen erheblichen Mehraufwand; daher wird die Uni Wien versuchen, den Datenaustausch auch ohne gesetzliche Regelung weiter zu betreiben.
  • Ab dem Wintersemester 2002 wird auch die Zulassung von "Ausländern" zum Teil über Internet abgewickelt (in diesem Zusammenhang gelten nur jene Studienwerber als "Inländer", die sowohl über die österreichische Staatsbürgerschaft als auch über eine österreichische Reifeprüfung verfügen). Die Internet-Voranmeldung wurde daher vollständig überarbeitet und unterstützt jetzt mehrere Sprachen; vorerst werden die Seiten in Deutsch und Englisch angeboten. Das Zulassungsverfahren von "Ausländern" ist sehr kompliziert und bedarf praktisch in jedem Fall einer individuellen Betreuung. Nach der Anmeldung über Internet erhalten die Interessenten einen mit den erfaßten Daten vorausgefüllten Antrag auf Zulassung zum Studium, gemeinsam mit Informationen, welche Unterlagen mit dem unterschriebenen Antrag vorzulegen sind (dies ist vom Heimatland, der Art der Reifeprüfung, den beabsichtigten Studien und etlichen anderen Faktoren abhängig). Mit dem Antrag und den erforderlichen Unterlagen muß sich der Studienwerber dann in der Studienabteilung einfinden. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, wird ein mit i3v erstellter Zulassungsbescheid erlassen und dem Studienwerber ausgefolgt. Dabei wird auch die Höhe des Studienbeitrags ermittelt und ein entsprechender Erlagschein übergeben. Um das One stop-Prinzip auch bei Ausländern zu realisieren, brauchen diese nach dem Bezahlen des Studienbeitrags nicht mehr in die Studienabteilung zu kommen: Nach dem Einlangen des korrekten Betrags auf dem Studienbeitragskonto wird das Zulassungsverfahren abgeschlossen, und die Studienunterlagen werden per Post zugeschickt.

Umfassende Informationen zum Thema Studium finden Sie unter http://studentpoint.univie.ac.at/.

Lehrverwaltung: In der Zielgeraden

Die Umstellung der Lehrverwaltung der Uni Wien, die im Wintersemester 2001 an der Medizinischen Fakultät und den beiden Theologischen Fakultäten ihren Anfang nahm, wird im Sommersemester 2003 abgeschlossen sein: Auch die Fakultät für Human- und Sozialwissenschaften wird dann i3v für die Lehrverwaltung einsetzen (die Erfassung der Lehrveranstaltungen mit i3v beginnt dort im Herbst 2002). Die Arbeiten in diesem Bereich sind damit keinesfalls beendet, sondern werden sich dann verstärkt auf die Verbesserung der verwendeten Programme konzentrieren - vor allem in Hinblick auf eine einfachere und effizientere Bedienung.

Nach der flächendeckenden Einführung von i3v kann aber auch darangegangen werden, die relativ lange Vorlaufzeit für die Erstellung des gedruckten Vorlesungsverzeichnisses zu verkürzen und damit die Aktualität der Druckausgabe zu verbessern. Bereits aufgehoben wurde die Eingabesperre in i3v, mit der im ersten Betriebssemester der i3v-Lehrverwaltung auf Wunsch der Dekanate verhindert wurde, daß Institute nach "Redaktionsschluß" noch Änderungen an den Lehrveranstaltungsdaten vornehmen. Die Eingabesperre war offenbar als Anreiz zum rechtzeitigen Erfassen der Daten gedacht, erwies sich jedoch bald als kontraproduktiv: In vielen Fällen werden wesentliche Fakten wie z.B. Orte oder Termine von Lehrveranstaltungen erst sehr spät - mitunter erst zu Beginn des Semesters - bekannt. Diese konnten dann aber nicht mehr von den Instituten selbst, sondern nur vom jeweiligen Dekanat in i3v aufgenommen werden, was neben dem organisatorischen Mehraufwand auch zu einer deutlichen Mehrbelastung durch die Eingabetätigkeit führte.

Mittlerweile wird der Zugriff auf die Lehrveranstaltungsdaten ohne zeitliche Einschränkungen ausschließlich über den "Zustand" der Lehrveranstaltung (Institutsbearbeitung, Dekanatsbearbeitung, ...) geregelt. Die Einhaltung des Terminplans liegt somit im alleinigen Verantwortungsbereich der Fakultäten. Bestimmte Daten wie Ort, Zeit oder Anmerkungen können praktisch zu jedem Zeitpunkt von den Instituten geändert werden. Zu einem festgelegten Termin werden die Daten dann von der Redaktion des Vorlesungsverzeichnisses aus i3v übernommen und für die gedruckte Ausgabe aufbereitet (Layout, Anzeigen, Vorspanntext usw.). Änderungen, die nach diesem Zeitpunkt in i3v durchgeführt werden, erscheinen zwar nicht mehr in der gedruckten Ausgabe, werden aber regelmäßig in das Online-Vorlesungsverzeichnis im WWW übernommen, das somit immer aktuell ist. Das Online-Vorlesungsverzeichnis wurde zusätzlich dadurch aufgewertet, daß die sogenannten Kapiteltexte, die oft sehr wesentliche Informationen für die Studierenden enthalten, ebenfalls in i3v gepflegt und in das Online-Vorlesungsverzeichnis übernommen werden. Die Pflege der Kapiteltexte in i3v erfolgt in den meisten Fällen noch durch die Redaktion des Vorlesungsverzeichnisses, mitunter aber auch schon durch die verantwortlichen Studienkommissionen, was die Aktualität der Informationen weiter verbessert.

Prüfungsverwaltung: Der Teufel steckt im Detail

Auch die i3v-Prüfungsverwaltung startete im Wintersemester 2001 zunächst an der Medizinischen Fakultät, und zwar im Rahmen des Pilotprojektes [mcw]150. Das Pilotprojekt basiert auf dem neuen Studienplan für das Studium Humanmedizin, der mit dem Wintersemester 2002 in Kraft tritt. Daher wird die i3v-Prüfungsverwaltung auf alle mit Wintersemester 2002 beginnenden Studierenden der Humanmedizin ausgeweitet; zusätzlich sollen auch die Studierenden der Zahnmedizin und des Doktoratsstudiums in die i3v-Prüfungsverwaltung übernommen werden. Die an der Medizinischen Fakultät eingesetzte Prüfungsverwaltung beruht auf modellierten Studienplänen, die in i3v abgebildet werden, und unterstützt neben der Verwaltung der Prüfungen und Prüfungsergebnisse auch die Anmeldung zu Prüfungen und Lehrveranstaltungen mit immanentem Prüfungscharakter. Bei der Anmeldung, die entweder durch entsprechend befugte Universitätsmitarbeiterinnen oder durch die Studierenden selbst (über Internet) erfolgt, wird auch überprüft, ob die in der Prüfungsordnung definierten Voraussetzungen zum Ablegen der Prüfung erfüllt sind.

i3v unterstützt neben der auf modellierten Studienplänen aufbauenden Prüfungsverwaltung zusätzlich auch eine reine Prüfungsergebnisverwaltung, wie sie in Form des sogenannten "PV-Client" an der Uni Wien (mit Ausnahme der Rechtswissenschaftlichen und der Medizinischen Fakultät) bereits seit einigen Jahren im Einsatz ist. Die zentralen Komponenten dieses Systems liefen jedoch bisher auf der VM-Großrechenanlage des ZID, die Ende 2002 abgeschaltet wird. Daher mußte auch das bisherige Prüfungsverwaltungssystem dringendst abgelöst werden. In Anbetracht des Zeitdrucks war es notwendig, den Umstieg möglichst reibungslos zu gestalten und den Einschulungsaufwand für das in einem Schritt universitätsweit einzusetzende neue System möglichst gering zu halten. Daher wurden in der ersten Phase nur die zentralen Komponenten durch entsprechende i3v-Komponenten ersetzt; die an den Instituten eingesetzten Komponenten bleiben vorerst in Betrieb und werden erst später schrittweise durch i3v ersetzt.

Als Termin für die Umstellung der zentralen Komponenten wurde Juli 2002 festgelegt. Dieser Zeitpunkt erscheint zwar auf den ersten Blick sehr ungünstig, war jedoch der einzig mögliche Termin: Einerseits mußte die Umstellung gemeinsam mit der Umstellung der Personalverwaltung erfolgen (siehe unten), andererseits war es notwendig, daß sowohl die Umstellung als auch die daraus resultierenden Arbeiten rechtzeitig vor Beginn des Semesters abgeschlossen waren. Am 9. Juli 2002 wurden die letzten Zeugnisse aus dem Altsystem gedruckt; danach erfolgte die Übernahme aller Prüfungsdaten aus dem Altsystem in i3v und die Inbetriebnahme der entsprechenden i3v-Komponenten. Nach einigen kleineren Pannen konnten am 15. Juli die ersten Zeugnisse aus i3v gedruckt werden; am 29. Juli 2002 wurde der reguläre Betrieb wieder aufgenommen.

Die von vornherein eingeplante Reservezeit von zwei Wochen erwies sich bald als durchaus notwendig. Vor allem ein Problem sorgte für Verzögerungen: Beim Laden der Prüfungsdaten von den Transaktionsservern der Fakultäten zur Weiterverarbeitung in i3v werden verschiedene Konsistenzüberprüfungen vorgenommen. Eines der grundlegenden Ziele von UNIVIS ist die Verbesserung der Datenqualität; daher werden nur jene Daten übernommen, die nicht im Widerspruch zu vorhandenen Daten stehen. Nachdem jede Prüfung für ein bestimmtes Studium abgelegt wird, wird folglich unter anderem überprüft, ob der betreffende Studierende zum Zeitpunkt der Prüfung überhaupt zum angegebenen Studium zugelassen war. Allein dieser Überprüfung fallen beim Import ca. 10% der Ergebnisse zum Opfer. Da allerdings im Altsystem (und daher auch in i3v) alle Ergebnisse eines bestimmten Prüfungstermins in einem sogenannten "Datenpaket" gemeinsam übermittelt werden und ein Datenpaket entweder zur Gänze geladen oder abgewiesen wird, hatte die Fehlerrate von 10% zur Folge, daß mehr als 20% der Datenpakete abgewiesen wurden. Größere Datenpakete enthalten mit höherer Wahrscheinlichkeit einen fehlerhaften Datensatz; daher umfaßten die abgewiesenen 20% der Datenpakete mehr als 55% der Prüfungsergebnisse. Eine weitere Eigenheit des PV-Client ist, daß Prüfungstermine immer zur Gänze erfaßt werden müssen und eine spätere Korrektur der Daten im PV-Client nicht möglich ist. Enthält ein Prüfungstermin mit 200 Kandidatinnen einen einzigen fehlerhaften Satz, wird der gesamte Prüfungstermin beim Laden abgewiesen und muß im PV-Client zur Gänze neu erfaßt werden. Nachdem diese Mehrarbeit den Instituten nicht zuzumuten war, mußten die Programme angepaßt werden. Dies erfolgte unter einem gewissen Zeitdruck, da die Studierenden ihre Zeugnisse zum Teil dringend benötigten. Die Ladeprogramme wurden deshalb dahingehend geändert, daß nun nach dem ersten Laden die fehlerhaften Datensätze aus den abgewiesenen Paketen entfernt und die Datenpakete anschließend erneut geladen werden. Zwar ist auch die verbleibende Fehlerrate von 10% nicht erfreulich; da aber ein Großteil der Fehler auf wenige Ursachen zurückzuführen ist (z.B. Wechsel der Studienkennzahl infolge Wechsel des Studienplans, Fächertausch bei kombinationspflichtigen Studien und Lehramtsstudien), wird auch hier an Lösungen gearbeitet. Bei automatisierten Datenkorrekturen sind allerdings auch rechtliche Aspekte zu berücksichtigen - immerhin würden die Angaben der Studierenden im Nachhinein "richtiggestellt".

Personalverwaltung: Alles neu

Gemeinsam mit der Prüfungsverwaltung wurde auch ein weit größeres und komplexeres Anwendungspaket auf i3v umgestellt: Seit Juli 2002 ist fast die gesamte Personalverwaltung der Uni Wien im i3v-Produktionsbetrieb. Wie berichtet, wurden die entsprechenden i3v-Komponenten in enger Zusammenarbeit mit der Universität entwickelt. Das Teilprojekt Personalverwaltung wird in einer der nächsten Ausgaben des Comment näher vorgestellt.

i3v-Betreuung

Informationen zu i3v sind unter https://www.univie.ac.at/ZID/auv-support/ zu finden (dort gibt es auch Verweise zur i3v-Produktdokumentation, die aber aus lizenzrechtlichen Gründen nur mittels Mailbox-UserID zugänglich ist).

Informationen zum Projekt UNIVIS finden Sie im WWW unter http://www.univie.ac.at/ZID/verwaltung/. Für Anfragen zum Projekt ist das UNIVIS-Team unter der eMail-Adresse UNIVIS@UNIVIE.AC.AT erreichbar.