Out of Uni
Autoresponder, auch für Unet

von Alexander Talos (Ausgabe 02/2, 2002)

 

Was beim Telefon der Anrufbeantworter ist, ist bei Electronic Mail das Out of Office-Programm (im Fachjargon Autoresponder genannt): Es teilt all jenen, die Ihnen eine eMail-Nachricht gesendet haben, mit, daß Sie zur Zeit nicht erreichbar sind. An der Universität Wien steht ein solches Out of Office-Programm bereits seit einigen Jahren für Universitätsmitarbeiter mit Mailbox-UserID zur Verfügung. Dieses Service wurde vor kurzem komplett überarbeitet und kann nun auch von allen Studierenden mit Unet-UserID verwendet werden.

So geht's:

Wie bisher erfolgt die Aktivierung des Dienstes über WWW: Unter https://data.univie.ac.at/mailbox/out-of-office.html (Uni-Mitarbeiter) bzw. https://data.univie.ac.at/unet/out-of-office.html (Studierende) gelangen Sie zu einer Login-Maske, in der Sie Ihre UserID und Ihr Paßwort eingeben müssen. Anschließend erscheint ein Webformular, wo die Dauer der Abwesenheit und der gewünschte Benachrichtigungstext definiert werden können (siehe Abb. 1). Der vorgeschlagene Standardtext enthält die zwei Variablen $DateEnd$ und $MyName$, die beim Absenden einer Benachrichtigung automatisch durch den letzten Tag Ihrer Abwesenheit bzw. durch Ihren Vor- und Nachnamen ersetzt werden.

Durch einen Klick auf OK werden Ihre Angaben gespeichert. Damit Sie sich vergewissern können, ob die Verständigungen, die versendet werden sollen, wunschgemäß aussehen und ankommen, macht das Out of Office-Programm nun einen Probelauf: Ein fiktiver, automatischer Absender schickt Ihnen eine Testnachricht, und kurz darauf erhalten Sie auch die entsprechende Benachrichtigung des Autoresponders.

Das Out of Office-Programm aktiviert sich selbständig am angegebenen Tag und stellt seine Tätigkeit ebenfalls automatisch zum vordefinierten Zeitpunkt wieder ein. Alle Einstellungen bleiben aber gespeichert - wenn Sie die oben beschriebenen Variablen $DateEnd$ bzw. $MyName$ belassen haben, kann der Text daher beim nächsten Einsatz des Autoresponders unverändert wiederverwertet werden.

Out of Office antwortet nicht immer

Das automatische Beantworten von eMail-Nachrichten ist eine heikle Sache. Allzu oft passiert es, daß zwei Autoresponder sich angeregt miteinander unterhalten (bei schnellen Rechnern und guter Netzanbindung kann das zu erheblicher Serverbelastung, zumindest aber zu vollen Mailboxen führen), bis der Kollateralschaden so groß wird, daß ein Administrator das Problem bemerkt und mit mehr oder weniger brachialen Maßnahmen den Spuk beendet.

Das wohltemperierte Out of Office-Programm der Uni Wien reagiert - leider im Gegensatz zu Produkten wie Outlook und Mercury - ausgesprochen zurückhaltend:

  • Grundsätzlich antwortet es jedem Absender nur einmal pro Woche. Damit wird zuverlässig verhindert, daß zwei Out of Office-Programme einander ad infinitum eMail zusenden. Auch die Absender der an Sie gerichteten Nachrichten werden dankbar sein, wenn ihnen die Wiederholungen erspart bleiben.
  • Out of Office schweigt auch, wenn Ihre Adresse nicht im To:- oder CC:-Feld einer eMail-Nachricht angeführt ist. Damit wird sichergestellt, daß keine automatischen Antworten an Mailinglisten oder sonstige Verteiler geschickt werden. Ein potentielles Problem dabei: Mailbox-Benutzer haben mehrere eMail-Adressen, nämlich USER-ID@UNIVIE.AC.AT (beispielsweise MUSTERH7@UNIVIE.AC.AT), VORNAME.NACHNAME@UNIVIE.AC.AT und eventuell weitere Schreibweisen (z.B. bei Doppelnamen). Alle diese Adressen werden automatisch berücksichtigt. Wenn Sie jedoch eine eMail-Weiterleitung von anderen Servern aktiviert haben und auch diese weitergeleitete Mail automatisch beantwortet werden soll, müssen Sie die zusätzlichen Adressen dem Out of Office-Programm bekanntgeben, indem Sie auf die Schaltfläche Ich habe mehrere eMail-Adressen klicken und den Teil vor dem @ in das entsprechende Feld eintragen.
  • Nachrichten, die offensichtlich Massensendungen sind oder von Automaten erzeugt wurden, werden generell nicht beantwortet (z.B. Mail von MAILER-DAEMON, OWNER-LISTENNAME bzw. wenn ein entsprechender Precedence:- oder (X-)Autosubmitted:-Header vorhanden ist).
  • Die Benachrichtigung geht selbstverständlich an die Adresse des Senders, die im Return-Path:-Feld festgelegt ist, da (z.B. bei weitergeleiteter Mail) die Adresse im From:- oder Reply-To:-Feld völlig irreführend sein kann.

Detaillierte Informationen zum Out of Office-Programm der Uni Wien erhalten Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe unterhalb der Login-Maske bzw. unterhalb des Eingabefelds für den Benachrichtungstext klicken. Technisch interessierte Benutzer können im WWW unter http://mailbox.univie.ac.at/Alexander.Talos/vacation/ nachlesen, wie das Out of Office-Programm auf den Servern des ZID implementiert wurde.