Die Kunst des Rundschreibens
Tips für erfolgreiche eMail-Aussendungen

von Peter Marksteiner (Ausgabe 02/2, Oktober 2002)

 

Informationsverteilung über eMail

Electronic Mail ist eine sehr wirksame Methode, Informationen an einen größeren Personenkreis zu verteilen. Die "Erfolgsquote" bei eMail-Aussendungen ist viel höher als etwa bei Ankündigungen auf Webseiten oder in Newsgruppen, weil die Empfänger direkt angesprochen werden und nicht aktiv nach den Informationen suchen müssen. Gerade deswegen sind Massenmailsendungen anfällig für Mißbrauch und sollten sparsam und nach sorgfältiger Überlegung eingesetzt werden:

  • Eine eMail-Nachricht nimmt die Aufmerksamkeit des Empfängers für eine gewisse Zeit in Anspruch - selbst wenn es nur die kurze Zeit ist, die zum Löschen erforderlich ist. Jede unerwünschte Nachricht wird daher als Ärgernis empfunden. Die Reaktion "Wieso bekomme ich das, das interessiert mich nicht!" ist viel häufiger als "Wieso habe ich das nicht erfahren, das hätte ich auch gern bekommen!" Die Zielgruppe sollte daher sorgfältig ausgewählt werden und auf jenen Personenkreis beschränkt sein, für den die Informationen relevant sind.
  • eMail gilt generell als ein informelleres Medium als etwa die Briefpost. Private Nachrichten werden oft schnell und ohne besondere Sorgfalt geschrieben. Massenmailsendungen sind jedoch mit Publikationen vergleichbar, sodaß Wert auf Rechtschreibung, korrekte Sprache und klare Formulierungen gelegt werden sollte.
  • Bitte beachten Sie, daß der Versand von Massenmail gesetzlich geregelt ist. Besonders bei Aussendungen, die über die Uni-interne Kommunikation hinausgehen, sollten Sie an den Zusatz zu §101 des Telekommunikationsgesetzes denken: Die Zusendung einer elektronischen Post als Massensendung oder zu Werbezwecken bedarf der vorherigen - jederzeit widerruflichen - Zustimmung des Empfängers.

Methoden des Mailversands

Im folgenden werden verschiedene Möglichkeiten vorgestellt, einen größeren Empfängerkreis über Electronic Mail zu erreichen.

Eigene Adreßverwaltung

Fast alle eMail-Programme bieten die Möglichkeit, Gruppen von Empfängern zu definieren (in Outlook Express beispielsweise muß man dazu im Menü Adressen unter dem Menüpunkt Neu die Option Neue Gruppe wählen). Diese Methode ist durchaus adäquat für eine kleinere Anzahl von Empfängern, für Massensendungen ist sie jedoch unpraktisch: Die händische Wartung der Adreßliste wird mühsam, und für die Empfänger gibt es keine Möglichkeit, sich selbst aus der Liste auszutragen. Ein weiterer Nachteil ist die Abhängigkeit von der Konfiguration des verwendeten Mailprogramms, die üblicherweise nur auf einem einzigen Arbeitsplatzrechner gespeichert ist, sodaß man nur von diesem Rechner aus eMail an die Gruppe schicken oder die Adreßliste verwalten kann.

Wenn Sie auf diese Weise eMail an eine größere Gruppe versenden, schreiben Sie bitte die Adressen nicht in das To:-Feld (auch keinen Gruppennamen, dieser wird von Outlook Express zu einer vollständigen Liste expandiert). Für die Empfänger ist es ausgesprochen lästig, mehrere Seiten mit Adressen überblättern zu müssen, bevor der Inhalt der Nachricht sichtbar wird. Auch erfährt dadurch jeder Adressat die eMail-Adressen aller anderen, was nicht unbedingt erwünscht ist.

Der geeignete Ort für die Adressen ist das Bcc:-Feld (Blind carbon copy), das von Outlook Express in der Standard-Einstellung gar nicht angezeigt wird, sondern erst über das Menü Neue Email - Anzeigen - Alle Kopfzeilen aufgerufen werden muß.

Für das To:-Feld gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Sie lassen es leer. Outlook Express ergänzt es dann automatisch zu <Undisclosed.Recipients:;>. Nach dem Internet Message Format-Standard (RFC 2822) wird eine Gruppe von Empfängern folgendermaßen definiert: Nach dem Gruppennamen folgt ein Doppelpunkt, dann die Liste der eMail-Adressen der einzelnen Empfänger, beendet durch einen Strichpunkt. In diesem Fall steht nichts zwischen Doppelpunkt und Strichpunkt, also ist Undisclosed.Recipients hier eine Gruppe ohne Mitglieder.
  • Sie schreiben Ihre eigene eMail-Adresse ins To:-Feld.
  • Sofern Ihr Mail-Klient es erlaubt, können Sie auch eine Gruppe ohne Mitglieder definieren und der Empfänger-Adresse dadurch einen sinnvollen Namen geben, z.B. Angehoerige der Arbeitsgruppe Dr. Broeselmaier:; (beachten Sie bitte, daß in den Header-Zeilen einer eMail-Nachricht keine Sonderzeichen - vor allem keine Umlaute - enthalten sein dürfen!). Auf diese Weise generiert auch der Mass-Mailer der Uni Wien die To:-Felder. Mit Outlook Express ist das leider nicht möglich: Hier werden solche Gruppennamen als "unbekannte Adressen" zurückgewiesen.

Service-Mailadressen

Neben personenbezogenen eMail-Adressen der Form VORNAME.NACHNAME@UNIVIE.AC.AT gibt es an der Universität Wien auch Service-Mailadressen für Funktionen oder Einrichtungen - z.B. SEKRETARIAT.INSTITUT@UNIVIE.AC.AT oder WEBMASTER.INSTITUT@UNIVIE.AC.AT. Service-Mailadressen können als eMail-Verteiler dienen, indem die einlangenden eMail-Nachrichten mittels Nachsendeauftrag (Forward) an die Mailadressen mehrerer Personen weitergeleitet werden. Auch diese Methode ist eher für kleinere Empfängergruppen geeignet. Gegenüber selbstverwalteten Adreßlisten hat sie jedoch zwei Vorteile:

  • Nachrichten an diese Adresse können von jedem Rechner im Internet abgeschickt werden. Das Bearbeiten der Empfängerliste ist mittels Webmaske möglich und daher ebenfalls ortsunabhängig.
  • Die Service-Mailadresse hat von vornherein einen sprechenden Namen, der ohne weiteres in das To:-Feld eingetragen werden kann. Tricks mit Bcc: sind nicht erforderlich: Die tatsächlichen Empfänger scheinen nicht im Header der Nachricht auf.

Mailinglisten (LISTSERV)

Die Einrichtung einer Mailingliste empfiehlt sich immer dann, wenn Nachrichten an eine größere Empfängergruppe verteilt werden sollen oder wenn mehr Funktionen benötigt werden als eine simple Liste von Adressen. Es gibt verschiedene Software-Produkte, um Mailinglisten einzurichten und zu verwalten - z.B. Majordomo. An der Universität Wien wird dafür LISTSERV eingesetzt. Dieses Programm bietet eine Vielzahl von Funktionen: Offene, geschlossene und moderierte Listen; private und öffentliche Listen (letztere werden im Catalist veröffentlicht); ein Archiv aller Nachrichten, die über die jeweilige Liste versendet wurden, und vieles andere mehr.

Der größte Nachteil von LISTSERV ist die umständliche Handhabung und die ziemlich archaisch anmutende Benutzerschnittstelle: Jede Anweisung an das Programm wird als Befehl (z.B. HELP zum Abrufen des Hilfetextes oder SUBSCRIBE bzw. SIGNOFF zum Abonnieren bzw. Abbestellen einer Mailingliste) per eMail an LISTSERV@LS.UNIVIE.AC.AT geschickt, und die Antwort kommt per eMail zurück.

LISTSERV wurde vor genau sieben Jahren im Comment vorgestellt (siehe Comment 95/3, Seite 31). In diesen sieben Jahren gab es allerdings keine wesentlichen Neuerungen - die meisten Informationen in diesem Artikel sind noch immer aktuell. Nur der Ansprechpartner hat sich geändert: Wenn Sie an der Einrichtung einer Mailingliste interessiert sind, wenden Sie sich bitte an LISTSERV-ADMIN.ZID@UNIVIE.AC.AT.

Massenmailsendungen

Das vor kurzem in Betrieb genommene, webbasierte System der Universität Wien für Massenmailsendungen wurde bereits in der letzten Ausgabe des Comment detailliert vorgestellt (siehe Comment 02/1, Seite 24). Hier werden nur die wichtigsten Eigenschaften zusammengefaßt:

  • Der Mass-Mailer beruht auf Datenbankabfragen. Die Daten stammen von der Universitätsverwaltung und werden täglich aktualisiert.
  • Der Mass-Mailer ist im wesentlichen auf Mailadressen der Universität Wien beschränkt (Unet- bzw. Mailbox-Benutzer). Einzelne externe Adressen können händisch über eine Webmaske hinzugefügt werden.
  • Der Mass-Mailer ist besonders geeignet für Aussendungen an einen bestimmten Personenkreis, der einem Kriterium genügt, das sich als Datenbankabfrage formulieren läßt, z.B. Alle Angehörigen des Instituts für Hohe Wissenschaft oder Alle Studierenden der Pugilistik.
  • Die Empfänger können in der Regel mit Hilfe einer Webmaske angeben, ob sie Aussendungen von einem bestimmten Absender erhalten wollen oder nicht (Opt-In- und Opt-Out-Listen).
  • Der Mass-Mailer wird laufend weiterentwickelt und um neue Funktionen erweitert. Beispielsweise werden seit einiger Zeit alle versendeten Nachrichten in einem Archiv gesammelt, das über eine Webmaske eingesehen werden kann.

Attachments

Während eMail früher auf reine Textnachrichten beschränkt war, werden heute Dateien aller Art - Grafiken, Videos, Diashows, Musikdateien und viele andere - als Datei-Anhang (Attachment) verschickt. Besonders bei Sendungen mit vielen Empfängern ist bei Attachments jedoch große Zurückhaltung angebracht:

  • Attachments sind üblicherweise um ein Vielfaches größer als reine Textnachrichten. Es ist nicht nur eine Verschwendung von Ressourcen und eine Belastung für die Mailserver, wenn eine große Datei in hunderten Exemplaren verteilt wird - auch manche Empfänger werden keine Freude damit haben: Über eine langsame Modem-Verbindung dauert das Herunterladen eines Attachments mehrere Minuten oder gar Stunden, wodurch spürbare Kosten anfallen können.
  • Besonders bei einem großen und unbekannten Empfängerkreis kann man nicht voraussetzen, daß alle über geeignete Programme verfügen, um die Attachments zu öffnen. Innerhalb einer Arbeitsgruppe, in der alle dieselbe Software einsetzen, ist z.B. der Versand von Word-Dateien überhaupt kein Problem. Es ist jedoch nicht empfehlenswert, einem Unbekannten eine Word-Datei zu schicken: Bei weitem nicht alle Benutzer verwenden dieses Programm, und viele Word-Dokumente können nur mit bestimmten Word-Versionen geöffnet werden.

Aus diesen Gründen ist auch das Versenden von Attachments über das Massenmail-System der Universität Wien prinzipiell nicht möglich. Die empfohlene Vorgangsweise, um Dateien beliebiger Größe und beliebigen Formats an einen größeren Personenkreis zu verteilen, wurde im Comment 01/2 (Seite 5) beschrieben: Die Dateien werden auf einer Webseite publiziert, und per eMail wird nur der Link auf diese Seite versandt. Nun können die Empfänger selbst entscheiden, ob sie die Dateien herunterladen wollen oder nicht. Auch kann bei dieser Methode die Webseite nachträglich noch geändert werden.

Zustellung fehlgeschlagen

Bei Aussendungen an eine größere Zahl von Empfängern kommt es fast immer vor, daß einige Nachrichten nicht zugestellt werden können. Die häufigsten Ursachen dafür sind:

  • Die eMail-Adresse eines Empfängers ist falsch - sei es durch Schreibfehler oder weil sie nicht mehr gültig ist.
  • Die Adresse ist zwar richtig, der Empfänger leitet seine eMail aber an eine andere Adresse weiter, an die nicht zugestellt werden kann.
  • Netzwerk- und Serverprobleme führen oft zu Verzögerungen bei der Zustellung. Nur wenn solche Probleme mehrere Tage lang andauern, können deswegen eMail-Nachrichten überhaupt nicht zugestellt werden.

In allen Fällen (auch bei Transient Failures, die meist nur eine zeitweise Unerreichbarkeit eines Servers zu bedeuten haben), erhält der Absender eine entsprechende Benachrichtigung. Manchmal können diese sogenannten Bounces so zahlreich werden, daß sie eine nicht zu unterschätzende Belästigung darstellen. Vor allem erzeugen sie eine gewisse Unsicherheit: Für Laien sind die Fehlermeldungen des Mailer Daemon nicht immer leicht verständlich, sodaß oft nicht zu erkennen ist, was eigentlich schiefgegangen ist.

Handlungsbedarf - d.h. Aktualisierung der Adreßliste - besteht nur bei falschen Adressen; gegen Server- und Netzwerkausfälle und falsche Forward-Adressen von Empfängern können Absender wenig tun. Am ehesten kommen falsche Adressen bei selbstverwalteten Adreßlisten vor (Outlook-Adreßbuch, externe Adressen beim Mass-Mailer, Forwards von Service-Mailadressen). Bei LISTSERV-Mailinglisten sind sie viel seltener: Einerseits werden nur gültige Adressen in eine Liste aufgenommen; andererseits führt LISTSERV Buch über fehlgeschlagene Zustellversuche. Verliert eine Adresse ihre Gültigkeit, so wird der Inhaber der Liste verständigt und die ungültige Adresse nach einiger Zeit automatisch von der Liste entfernt.

Der Mass-Mailer bezieht seine Adreßdaten (ausgenommen externe Adressen) direkt aus der Datenbank, die diese Adressen am Unet- oder Mailbox-Rechner generiert. Falsche Adressen sind somit von vornherein ausgeschlossen. Es bleiben nur falsche Forwards, deren Anzahl allerdings beträchtlich sein kann. Der Mass-Mailer ist so konfiguriert, daß alle Bounces gelöscht werden. Nur von falsch konfigurierten Mailservern kommen hin und wieder Bounces durch, die getrost ignoriert werden können.1)

Spam und Viren

Das an sich hocheffiziente Kommunikationsmittel eMail leidet vor allem an zwei Krankheiten, die seine Effizienz mitunter stark beeinträchtigen und allen Betreibern von Mailservern viel Mühe machen: Spam und Viren. Bei eMail-Aussendungen an viele Empfänger sollte man darauf achten, nicht unwissentlich zur Verbreitung dieser Seuchen beizutragen.

Spammer benötigen als "Opfer" eine gültige eMail-Adresse, daher sind hauptsächlich Service-Mailadressen und (weniger häufig) LISTSERV-Listen davon betroffen. Ein Spammer hat hingegen keinen Zugriff auf den paßwortgeschützten Mass-Mailer2) oder auf Ihr lokales Adreßbuch. Das Outlook-Adreßbuch ist jedoch der ideale Nährboden für Viren. Je mehr Adressen es enthält, desto sorgfältiger sollten Sie Ihren Rechner vor Viren schützen: Keine Dateien unbekannter Herkunft öffnen oder automatisch öffnen lassen, die Software laufend aktualisieren und ständig einen aktuellen Virenscanner laufen lassen (siehe Artikel Grippeschutz für Ihren Computer im Comment 01/1, Seite 26). Auch der Umstieg auf ein weniger virenanfälliges Mailprogramm ist zu erwägen.

Spammer beziehen ihre Adressen aus allen möglichen Quellen. Eine der Hauptquellen sind Webseiten: Von speziellen Programmen (sogenannten Robots) wird das WWW systematisch nach eMail-Adressen durchsucht. Wenn auf irgendeiner Webseite z.B. die Mailadresse LANGE.LISTE@UNIVIE.AC.AT publiziert ist, kann es vorkommen, daß LANGE.LISTE@UNIVIE.AC.AT bald über Methoden zur Vergrößerung oder Verkleinerung verschiedener Körperteile informiert und mit Vorschlägen beglückt wird, wie man in kürzester Zeit unwahrscheinlich reich werden kann.3) Falls die Nachrichten an diese Adresse nun mittels Forward an 600 weitere eMail-Adressen weitergeleitet werden, hat der Spammer einen Glücksgriff getan: Mit einer einzigen Spam-Mail hat er gleich 600 Adressaten erreicht. Wenn eine Verteiler-Adresse mit Spam "infiziert" ist, gibt es mehrere Möglichkeiten der Abhilfe:

  • Ein Filter, der nur jene Nachrichten durchläßt, die bestimmten Kriterien genügen. Bei Adressen, die legitimerweise nur von wenigen Personen verwendet werden, sind solche Filter leichter zu implementieren als bei Adressen, die im Prinzip für die ganze Welt - ausgenommen Spammer - offen sein sollen. Für eine solche Filterung der Nachrichten kann z.B. Procmail verwendet werden. Die sehr kryptische Procmail-Syntax erfordert allerdings einige Fachkenntnis.
  • Die eMail-Adresse umbenennen: Bis sich die neue Adresse (z.B. NEUE.LISTE@UNIVIE.AC.AT) zu den Spammern herumspricht, kann sie einige Zeit ungestört verwendet werden.
  • Umsteigen auf Mass-Mailer oder LISTSERV-Mailinglisten: Bei Verteilern mit sehr vielen Forwards ist das die empfohlene Methode. Theoretisch können auch Mailinglisten (vor allem offene Listen) Opfer von Spammern werden, in der Praxis kommt das jedoch sehr selten vor: Die erforderliche Anmeldung per eMail eignet sich nicht gut für automatisierte Verarbeitung, wie sie von Spambots durchgeführt wird.

 

 

1) Jede eMail-Nachricht hat zwei Absender-Adressen: Eine steht im From:-Feld und die andere im Envelope, dem "elektronischen Briefumschlag", der jene Informationen enthält, die für die korrekte Zustellung erforderlich sind. In den meisten Fällen sind die beiden Absender identisch; das ist jedoch keinesfalls erforderlich. Korrekterweise müssen Bounces an den Absender geschickt werden, der im Envelope steht. Solche Bounces werden vom Mass-Mailer gelöscht. Nur wenn falsch konfigurierte Mailserver Bounces an die From:- oder an die Reply-to:-Adresse schicken, werden diese auch zugestellt.

2) Es wurden gelegentlich Vermutungen geäußert, daß ein Zusammenhang zwischen dem Mass-Mailer und vermehrtem Spam-Aufkommen an der Universität bestehe. Diese Vermutungen sind vollkommen unbegründet: Bedauerlicherweise nimmt die Spam-Flut auf der ganzen Welt zu, nicht nur an der Uni Wien.

3) Es ist durchaus möglich, daß das tatsächlich passiert - es wurde schon Spam an diverse im Online-Comment publizierten Muster-Adressen geschickt. In diesem Fall hat der Spammer Pech gehabt: Die Adresse LANGE.LISTE@UNIVIE.AC.AT gibt es natürlich nicht.