UNIVIS wird immer größer

von Martin Polaschek (Ausgabe 02/1, März 2002)

 

Das Projekt UNIVIS, über das bereits seit drei Jahren regelmäßig im Comment berichtet wird, hat zum Ziel, die bisherige heterogene EDV-Infrastruktur der Universitätsverwaltung durch ein einheitliches, modernes und ausbaufähiges System zu ersetzen. Nach einer langwierigen Planungsphase wurde vor einem Jahr, im Sommersemester 2001, die neue Universitätsverwaltungssoftware i3v erstmals im Rahmen des Teilprojekts Studierendenverwaltung eingesetzt. Seither zieht i3v an der Uni Wien immer weitere Kreise:

Studierendenverwaltung

Im Wintersemester 2001 konnte sich die Universitätsverwaltungssoftware i3v erstmals in einem "starken" Semester bewähren, das zudem eine Reihe von Änderungen mit sich brachte.

Unverändert: Schlangen in der Studienabteilung

Im Wintersemester gibt es traditionellerweise deutlich mehr Studienanfänger als im Sommersemester. Beispielsweise begannen im Wintersemester 2001 etwa 9600 Studierende erstmals ein (ordentliches oder außerordentliches) Studium an der Uni Wien, während es im vorangegangenen Sommersemester nur knapp 3000 waren. Die Belastung der Studienabteilung ist daher in den Wintersemestern von vornherein deutlich höher; die Einführung der Studienbeiträge und die damit verbundene komplexere Abwicklung und der höhere Beratungsbedarf haben diese Situation nicht wirklich verbessert. Obwohl ein Zulassungsvorgang am Schalter vom ersten "Kontakt" bis zur Übergabe der ausgedruckten Dokumente im Idealfall nur wenige Minuten dauert, bildeten sich zu Semesterbeginn vor den Zulassungsschaltern Schlangen mit Wartezeiten von mehreren Stunden.

Dieses an sich vermeidbare Phänomen ist hauptsächlich darauf zurückzuführen, daß die mittlerweile vier Monate lange Zulassungsfrist (von 1. Juli bis 29. Oktober 2001, plus einmonatige Nachfrist im November) nicht optimal ausgenutzt wird. So mußten in der letzten Septemberwoche täglich mehr als 300 Neuzulassungen abgewickelt werden - am 25. September gar 360. Im gesamten Juli 2001 kamen jedoch nur 159  Studierende, um ihre Zulassung zum Studium zu beantragen; erst am 6. September waren es erstmals mehr als 100 an einem Tag.

Doch auch die auffällige studentische Bettflucht zu Semesterbeginn sorgte für unnötige Wartezeiten: Obwohl in der Öffentlichkeit das Klischee vom notorisch langschlafenden Studierenden liebevoll gepflegt wird, herrschte Ende September schon ab 5.30 Uhr reges Treiben vor den Schaltern der Studienabteilung. Wer dann "erst" zu Beginn der Öffnungszeiten um 8.30 Uhr oder später kam, fand bereits eine endlose Schlange mit entsprechender Wartezeit vor. Obwohl die Reihenfolge der Zulassung absolut unerheblich ist und alle Personen, die innerhalb der Öffnungszeiten in die Studienabteilung kamen, auch bis zum Schalter vorgelassen wurden (an starken Tagen waren die Schalter daher bis zu zwei Stunden länger geöffnet), wird sich dieses Schauspiel voraussichtlich auch im nächsten Wintersemester wiederholen.

Studienbeiträge: Theorie ...

Im Wintersemester 2001 wurde eine ganze Reihe von Gesetzen und Verordnungen (neu oder in geänderter Fassung) wirksam, die zum Teil tiefgreifende Auswirkungen auf die Verwaltungsabläufe an den Universitäten haben. Die Novelle der Universitäts-Studienevidenzverordnung (UniStEVO) 1997 beispielsweise regelt unter anderem Inhalt und Aussehen diverser universitärer Dokumente (Studierendenausweis, Studienblatt usw.) sowie Details des universitären Datenverkehrs; auch die neue Semesterbezeichnung "Wintersemester 2001" statt "Wintersemester 2001/02" ist hier festgelegt. Diese Novelle trat am 21. September 2001 in Kraft, fast drei Monate nach Beginn der Zulassungsfrist, was den Universitäten einen erheblichen organisatorischen Mehraufwand knapp vor Semesterbeginn bescherte. Die öffentliche Aufmerksamkeit konzentrierte sich allerdings hauptsächlich auf die Einführung der Studienbeiträge, geregelt in der Studienbeitragsverordnung (StubeiVO), im Hochschul-Taxengesetz 1972, im Universitäts-Studiengesetz (UniStG) sowie in einigen weiteren Gesetzen und Verordnungen, darunter auch die Verordnung über die Festlegung von Staaten und Gebieten, deren Angehörigen der an Universitäten entrichtete Studienbeitrag rückerstattet werden kann.

Beim Umstieg auf i3v in der Studierendenverwaltung wurde an der Uni Wien ein One Stop-Prinzip für die Zulassung zum Studium eingeführt: Zukünftige Studierende können sich via Internet für das gewünschte Studium voranmelden (siehe www.univie.ac.at/zulassung/) und müssen dann nur einmal persönlich in der Studienabteilung erscheinen, um ihre Originaldokumente vorzulegen; alle Unterlagen (Zulassungsbestätigung, Studienblatt usw.) werden sofort am Schalter erstellt und ausgehändigt. Seit der Einführung der Studienbeiträge kann die Zulassung allerdings erst erfolgen, wenn der Studienbeitrag auf dem Beitragskonto der Universität eingelangt ist; zudem muß die Bezahlung mit einem codierten, persönlichen Erlagschein erfolgen. Um das One Stop-Prinzip dennoch aufrechterhalten zu können, wurde die Funktionalität der Internet-Voranmeldung erweitert: Interessenten erhalten nun bereits bei der Internet-Voranmeldung eine Matrikelnummer, und der entsprechend codierte Erlagschein wird per Post zugesandt. Nach der Einzahlung des Erlagscheins gelangt die Zahlung vom jeweiligen Geldinstitut zur PSK. Diese informiert die Bundesrechenzentrum (BRZ) GmbH, die die österreichweite Studienbeitragsevidenz verwaltet und bei ordnungsgemäßer Einzahlung die Freigabe erteilt. Über einen täglichen Datenaustausch gelangt diese Information schließlich zur jeweiligen Universität; erst dann kann die eigentliche Zulassung in der Studienabteilung durchgeführt werden.

An der Uni Wien haben Studienanfänger die Möglichkeit, jederzeit unter www.univie.ac.at/zulassung/ abzufragen, ob und in welcher Höhe ihr Studienbeitrag am Beitragskonto der Universität Wien eingelangt ist. Man benötigt dazu die Bearbeitungsnummer, die bei der Internet-Voranmeldung vergeben wird, sowie das dazugehörige, selbstgewählte Kennwort. Bereits Studierende können ebenfalls über diese Webseite den Stand des Beitragskontos abfragen; der Zugang erfolgt in diesem Fall mit der Unet-UserID. Die Kontoabfrage gibt auch Auskunft über den zwölfstelligen Kundendatenbegriff, der im Falle einer Bezahlung des Studienbeitrags mittels Telebanking anzugeben ist.1)

... und Praxis

Das BRZ verschickte für das Wintersemester 2001 österreichweit 453 000 Erlagscheine. 87% der insgesamt 188 700 Einzahlungen erfolgten mit dem Original-Erlagschein und verursachten keinerlei Probleme. Die verbleibenden 13% wurden von der PSK nachbearbeitet; 240 Einzahlungen konnten dabei überhaupt nicht zugeordnet werden und wurden an die Universitäten zur Klärung übermittelt. Auffällig waren vor allem die stark schwankenden Zeitspannen zwischen Einzahlung und BRZ-Freigabe: In vielen Fällen lag diese schon zwei bis drei Tage nach der Einzahlung vor, ein großer Teil der Zahlungen war aber deutlich länger - mitunter mehrere Wochen - unterwegs. Telebanking-Anhänger (wie der Autor) mußten zur Kenntnis nehmen, daß der elektronische Zahlungsverkehr in diesem Zusammenhang eher nicht zu den schnellen Varianten zählt. In der Studienabteilung kam es aufgrund dieser unberechenbaren "Wegzeiten" immer wieder zu unerfreulichen Situationen, weil sich viele Studierende einfach eine gewisse Zeit nach der Einzahlung (ohne vorherige Kontoabfrage) mit ihren Dokumenten einfanden - und dann teilweise nach oft stundenlangen Wartezeiten erfahren mußten, daß noch keine Freigabe vom BRZ vorlag.

Die mangelnde Euro-Fitness mancher Geldinstitute und die Tücken des (elektronischen) Zahlungsverkehrs sorgten für weitere Überraschungen: Von mehreren Banken wurde die Annahme von Euro-Erlagscheinen überhaupt verweigert; andere nahmen die Erlagscheine zwar an, rechneten aber falsch um und überwiesen in der Folge um einige Cent zu viel oder zu wenig auf das Beitragskonto. Überzahlungen führen lediglich zu einem Guthaben am Beitragskonto und sind daher problemlos. Unterzahlungen können jedoch fatale Folgen haben: Die Freigabe des BRZ erfolgt erst bei vollständiger Bezahlung des Studienbeitrags; auch ein minimaler Fehlbetrag blockiert die Zulassung zum Studium. Bei bereits Studierenden erlischt die Zulassung automatisch, wenn der Studienbeitrag nicht bis zum Ende der Einzahlungsfrist vollständig überwiesen wurde. Im Sinne der Studierenden, denen diese Gefahr vielfach gar nicht bewußt war, bestand daher dringender Handlungsbedarf. Die Kosten für die Zusendung eines Erlagscheins über den Restbetrag per Post hätten die offenen Beträge aber deutlich überstiegen; andererseits war auch die eigenmächtige Zuerkennung eines Rabatts durch die Uni Wien nicht möglich. Das Problem wurde schließlich von einem Vizerektor dadurch gelöst, daß er regelmäßig mit einem Päckchen Erlagscheinen in der Quästur der Universität vorstellig wurde, um die auf diese Art zustande gekommenen Differenzbeträge einzuzahlen. (Für jenen Studierenden, der es mit seinem Schicksal bis in die ZiB3 geschafft hat, kam diese Maßnahme allerdings zu spät: Er hatte sich in der Zwischenzeit in der Studienabteilung selbst einen Erlagschein für den offenen Betrag besorgt und ebenfalls eingezahlt.)

Die Fehlbeträge lagen aber keineswegs immer im Cent-Bereich: So gingen mehrere Einzahlungen in Höhe von 1386 Euro (statt 13,86 Euro bei Studienbeitragsbefreiung) oder ATS 377,22 (statt 377,22 Euro) ein - in einem Fall wechselten gar ATS 37 722,- den Besitzer. Die bislang höchste Einzahlung kam dadurch zustande, daß sich jemand per Telebanking beherzt 5190,66 Euro (statt ATS 5190,66) vom Konto klickte. Auch bei der Festsetzung eines persönlichen Studienbeitragstarifs bewiesen manche Studierende Einfallsreichtum. So wurden mitunter exakt ATS 5000,- überwiesen, weil "es in den Medien so berichtet wurde". Andere zahlten den Studierendenbeitrag samt Sonderbeitrag (früher: ÖH-Beitrag und Versicherung) von 13,86 Euro gleich doppelt, "um die ÖH zu unterstützen". Für anfängliche Verwunderung sorgten auch jene Studierenden, die die Rückerstattung ihres ordnungsgemäß bezahlten Studienbeitrags beantragten, weil sie eigentlich gar nicht mehr studieren wollten. Als Quelle des unverhofften Geldsegens konnten bald gutmeinende Großmütter entlarvt werden, die offenbar gewohnheitsmäßig die Erlagscheine ihrer Schützlinge einzahlten.

Wie geht es weiter?

Für das Sommersemester 2002 stehen voraussichtlich keine grundlegenden Änderungen bevor. Die Erlagscheine für den Studienbeitrag wurden - gemeinsam mit den Zulassungsdokumenten des Wintersemesters 2001 - bereits ausgehändigt bzw. zugeschickt. Mit der Einzahlung des Studienbeitrags werden alle an der Universität Wien betriebenen Studien (mit Ausnahme von Universitätslehrgängen) fortgesetzt.

Eine Sammlung von studienrelevanten Links findet sich unter www.univie.ac.at/de/studium.html. Beratung speziell zum Thema Studienbeiträge bietet die im letzten Semester ins Leben gerufene Studienbeitrags-Beratungsstelle, siehe http://studentpoint.univie.ac.at/index.php?id=588, Tel.: 4277-12100).

Lehr- und Prüfungsverwaltung

Im Juni 2001 wurde mit der Erfassung der Lehrveranstaltungen für das Sommersemester 2002 begonnen. Für die Medizinische und die beiden theologischen Fakultäten ist dies bereits das zweite Semester, in dem die Lehrverwaltung mit i3v erfolgt; an der Rechtswissenschaftlichen Fakultät und der Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und Informatik wurde i3v erstmals fakultätsweit eingesetzt. An der Geistes- und Kulturwissenschaftlichen Fakultät war die Einführung von i3v für die Lehrverwaltung zwar erst für einen späteren Zeitpunkt geplant, wurde aber auf Wunsch der Fakultät vorgezogen. Als Übergangslösung mußte hier die Erfassung der Lehrveranstaltungen jedoch am Dekanat erfolgen, da die Zeit zu knapp war, um i3v an den Instituten der Fakultät einzuführen. Auch am Dekanat der Fakultät für Naturwissenschaften und Mathematik wurde bereits ein Teil der Lehrveranstaltungen mit i3v erfaßt; die verbleibenden Lehrveranstaltungen dieser Fakultät sowie die der Fakultät für Human- und Sozialwissenschaften wurden von der Redaktion des Vorlesungsverzeichnisses (im Zentrum für Forschungsförderung, Drittmittel und Öffentlichkeitsarbeit) erfaßt.

An den Instituten der Geistes- und Kulturwissenschaftlichen Fakultät und der Fakultät für Naturwissenschaften und Mathematik wird die neue Lehrverwaltung mit Wintersemester 2002 eingeführt; die entsprechenden Schulungen sind zum Teil bereits geplant und beginnen Mitte Februar 2002. Mit dem Sommersemester 2003 soll dann mit der Fakultät für Human- und Sozialwissenschaften die Einführung der i3v-Lehrverwaltung an der Universität Wien abgeschlossen sein.

Die Prüfungsverwaltung mit i3v wurde entgegen den ursprünglichen Planungen im Wintersemester 2001 nur im Rahmen des Pilotprojekts [mcw]150 eingesetzt. Dieses Pilotprojekt bietet 150 Studierenden der Studienrichtung Medizin schon im Studienjahr 2001 die Möglichkeit, nach dem neuen Studienplan "Medizincurriculum Wien" zu studieren, der voraussichtlich im Studienjahr 2002 in Kraft treten wird. In enger Zusammenarbeit mit der Medizinischen Fakultät konnten durch [mcw]150 wertvolle Erfahrungen mit der Modellierung von Studienplänen (siehe Comment 01/2) und den i3v-Selbstbedienungsfunktionen für Studierende (z.B. Prüfungsanmeldung über WWW) gesammelt werden.

Diese Teilinbetriebnahme erschien sinnvoll, da die Anforderungen der Uni Wien deutlich umfangreichere Änderungen an der Software i3v notwendig machten als ursprünglich vorgesehen. Allein schon die Migration der Prüfungsdaten aus dem alten Prüfungsverwaltungssystem ("PV-Client") erwies sich als sehr komplex: Einerseits sind die Datenstrukturen der beiden Systeme grundsätzlich unterschiedlich; andererseits müssen die Daten aber mit höchstmöglicher Genauigkeit übernommen werden, da mit der Betriebseinstellung des Altsystems nur mehr die in i3v vorhandenen Daten über Studienleistungen und -erfolg der Studierenden Auskunft geben können (was z.B. beim Verlust von Zeugnissen von wesentlicher Bedeutung ist). Auch die Auswirkungen der Tatsache, daß an der Uni Wien noch auf Jahre hinaus - wenn nicht überhaupt auf Dauer - neben der von i3v ursprünglich unterstützten, auf modellierten Studienplänen aufbauenden Prüfungsverwaltung auch eine reine Prüfungsergebnisverwaltung ohne Studienplanverwaltung betrieben werden muß, wurden anfangs offenbar unterschätzt: Besonders der gleichzeitige Betrieb der beiden Varianten in einem System und der ehrgeizige Versuch, die technisch sehr unterschiedlichen Lösungen für die Anwender möglichst homogen zu präsentieren, stellte (und stellt) alle Beteiligten vor eine sehr diffizile Aufgabe.

Personalverwaltung

Ende November 2001 wurde in der Personalabteilung, im Rektorat und in den Dekanaten die "Arbeitsplatz- und Planstellenverwaltung" als erstes Modul der Personalverwaltung in den Produktionsbetrieb übernommen. Dieses Modul erlaubt eine flexible Verwaltung von personellem Bedarf ("Arbeitsplatz") und verfügbaren Mitteln ("Planstelle") und ist damit auch auf künftige rechtliche und strukturelle Rahmenbedingungen (Vollrechtsfähigkeit) bestmöglich vorbereitet. Ein weiteres Modul zur Abwicklung der An- und Abmeldungen zur Sozialversicherung wurde bereits im Rahmen der neuen Lehrverwaltung an den Dekanaten eingeführt. Die Ablösung des Altsystems für die eigentliche Personalverwaltung in der Personalabteilung wird voraussichtlich im Sommer 2002 erfolgen. Als Bindeglied zwischen Personalverwaltung und Lehr- bzw. Prüfungsverwaltung werden im letzten Schritt die Module zur Abgeltung der Lehr- und Prüfungstätigkeit (gerade dieser Bereich ist ja traditionell sehr häufigen Änderungen unterworfen) im Altsystem deaktiviert und in i3v in Betrieb genommen.

i3v-Betreuung

Die ständig wachsende Gemeinde von i3v-BenutzerInnen an der Uni wird mittlerweile von sechs MitarbeiterInnen der Abteilung Universitätsverwaltung des ZID betreut:

  • Das Referat UNIVIS-Support ist bei allen fachlichen Problemen im Umgang mit i3v der richtige Ansprechpartner und unter anderem auch für die i3v-Schulungen zuständig (eMail: support.univis@univie.ac.at, Tel.: 4277-14206).
  • Das Referat UNIVIS-Produktion ist für den Betrieb von i3v und alle technischen Belange verantwortlich (eMail: produktion.univis@univie.ac.at).

Informationen zu UNIVIS finden Sie unter www.univie.ac.at/univis/; für Anfragen ist das UNIVIS-Team unter der eMail-Adresse univis@univie.ac.at erreichbar.

 

1) Die 13. Stelle ist ein Prüfcode nach dem sogenannten Belegabkommen vom September 2000: Damit kann - sofern die verwendete Telebanking-Software dies unterstützt - der Kundendatenbegriff direkt bei der Eingabe durch die Software überprüft werden.