Eine Runde Mail für alle!
Massenmailsendungen an der Uni Wien

von Lukas Ertl (Ausgabe 02/1, März 2002)

 

In letzter Zeit wurde der ZID von verschiedenen Universitätseinrichtungen bzw. deren Vertretern immer häufiger darum gebeten, eMail-Nachrichten an bestimmte Empfängerkreise zu verschicken. Auf den Empfängerlisten dieser sogenannten Massenmailsendungen sollten meistens eher kleine, ausgewählte Gruppen von Universitätsangehörigen stehen (z.B. nur die Dozenten einer Fakultät); teilweise bestand aber auch der Wunsch, "flächendeckend" bestimmte Informationen zu verbreiten (z.B. eine Nachricht des Rektors an alle UniversitätsmitarbeiterInnen).

Solche Anliegen sind durchaus machbar, da in den Datenbanken der Uni Wien zahlreiche Attribute gespeichert sind. Allerdings konnten die Empfänger dieser Massenmailsendungen weder kontrollieren, auf wievielen Listen sie eingetragen sind, noch entscheiden, welche Nachrichten sie überhaupt erhalten wollen - was zu teils heftigen Beschwerden einiger Empfänger über die unverlangten eMail-Nachrichten führte. Um sowohl die Sender- als auch die Empfängerseite zufriedenstellen zu können, hat sich der ZID daher entschlossen, eine WWW-Schnittstelle für die Abwicklung solcher Massenmailsendungen zu entwickeln.

Die Senderseite

Als Absender einer Massenmailsendung muß man sich zunächst an das Service- und Beratungszentrum des ZID wenden (eMail: helpdesk.zid@univie.ac.at, Tel.: 4277-14060, Fax: 4277-9140) und die Einrichtung einer Liste beantragen. Der Antragsteller muß im Personalstand der Universität Wien aufscheinen, eine dienstliche Begründung angeben und die Zustimmung des jeweiligen Vorgesetzten vorlegen (Details über die administrativen Voraussetzungen finden Sie unter www.univie.ac.at/ZID/massenmail/#policy ). Es wird also nicht jedermann möglich sein, dieses System zum billigen Spammen zu mißbrauchen.

Für die Einrichtung wird vor allem eine genaue Abgrenzung der Empfänger benötigt (beachten Sie bitte, daß sich aus den Datenbanken zwar viel herausfiltern läßt, aber nicht jede abenteuerliche Kombination möglich ist). Weiters muß angegeben werden, ob es sich um eine Opt-In- oder eine Opt-Out-Liste handelt. Diese Unterscheidung ist vor allem für die Empfänger wichtig (siehe weiter unten):

  • Opt-In bedeutet, daß die vorgesehenen Empfänger die Nachrichten dieser Liste zunächst nicht erhalten, sondern sich zuerst dafür eintragen müssen.
  • Opt-Out bedeutet, daß alle Empfänger die Nachrichten dieser Liste zunächst erhalten, sich aber jederzeit davon abmelden können.
  • Zusätzlich gibt es noch einige Listen für wichtige Mitteilungen der Universitätsleitung; diese Nachrichten erhalten Sie auf jeden Fall.

Der ZID behält sich vor, die vorgeschlagene Kategorisierung einer Liste abzulehnen oder zu ändern.

Zusätzlich müssen Sie die Absender-Adresse und die Reply-To-Adresse angeben, die in den verschickten Nachrichten aufscheinen sollen. Es ist auch möglich, mehrere solche Adressen zu definieren und dann eine davon beim Versand auszuwählen.

Der Antragsteller wird als "Master" für die Liste eingetragen und ist für diese Liste verantwortlich. Er kann sich nun auf der Webseite https://www.univie.ac.at/mass_mailer/ unter dem Punkt Sender mit seiner Mailbox-UserID und dem dazugehörigen Paßwort einloggen und seine Liste auswählen. Das Listenmenü bietet folgende Punkte:

  • eMail an die Liste senden
    Nomen est omen: Hier können Sie eine Nachricht verschicken. Falls bei der Einrichtung der Liste mehrere Absender- oder Reply-To-Adressen angegeben wurden, muß jeweils eine ausgewählt werden. Wenn Sie Betreff und Text Ihrer Nachricht eingegeben haben und dann auf Test-eMail senden klicken, wird die Nachricht zunächst nur an Ihre eigene Adresse geschickt. Sie können sie nun nochmals genau kontrollieren, eventuelle Fehler ausbessern und gegebenenfalls noch ein Test-eMail schicken. Sobald Sie mit dem Resultat zufrieden sind, schicken Sie die Nachricht durch Klick auf eMail endgültig senden an die Empfänger. Nach dem erfolgreichen Versand aller Nachrichten (was vor allem bei großen Listen einige Zeit in Anspruch nehmen kann) erhalten Sie per eMail eine Bestätigung. "Erfolgreich" bezieht sich dabei allerdings nur auf unseren Mailserver: Wir können weder garantieren, daß jeder Empfänger die Nachricht erhält (möglicherweise hat z.B. ein Empfänger ein Forward an eine andere Adresse eingerichtet und dieser Mailserver verweigert die Annahme der Nachricht), noch dafür sorgen, daß die eMail auch wirklich gelesen wird.
  • Externe Empfänger verwalten
    Hier können Sie (zusätzlich zur definierten Empfängerliste) einzelne Empfänger angeben, die die Nachrichten dieser Liste ebenfalls erhalten sollen. Bitte achten Sie darauf, die eMail-Adressen korrekt einzutragen.
  • eMail-Adresse prüfen
    Dieser Punkt ermöglicht es Ihnen, zu kontrollieren, ob eine bestimmte eMail-Adresse zu den Empfängern Ihrer Nachrichten zählt. Externe Empfänger (also solche, die Sie selbst hinzugefügt haben) werden dabei nicht berücksichtigt. Wenn Sie eine eMail-Adresse der Uni Wien überprüfen wollen, müssen Sie den "@UNIVIE.AC.AT"-Teil nicht eingeben - es reicht also MAX.MUSTERMANN statt MAX.MUSTERMANN@UNIVIE.AC.AT.
  • Listen-Archiv einsehen
    Im Listen-Archiv finden Sie alle bisher auf dieser Liste verschickten Nachrichten.
  • Co-Autoren verwalten
    Sie müssen als "Master" einer Liste nicht immer alle Nachrichten selbst verschicken, sondern haben auch die Möglichkeit, einen oder mehrere Kollegen als "Co-Autor" einzutragen, indem Sie im entsprechenden Feld dessen Mailbox-UserID angeben (selbstverständlich können Sie eingetragene Co-Autoren auch wieder löschen). Ein Co-Autor kann sich ebenfalls unter der oben angegebenen Adresse einloggen und Nachrichten auf Ihrer Liste verschicken. Seine Rechte sind allerdings etwas eingeschränkt - beispielsweise kann ein Co-Autor keinen weiteren Co-Autor anlegen.

Die Empfängerseite

Da Sie als Empfänger einer oder mehrerer Listen nicht unbedingt darüber erfreut sein müssen, die jeweiligen Nachrichten zu erhalten, haben wir eine Webmaske eingerichtet, mit der Sie überprüfen können, auf welchen Empfängerlisten Sie aufscheinen: Wenn Sie sich auf der Webseite https://www.univie.ac.at/mass_mailer/ unter dem Punkt Empfänger mit Ihrer Mailbox- oder Unet-UserID und dem dazugehörigen Paßwort einloggen, erhalten Sie eine Tabelle mit allen Listen, zu deren Empfängerkreis Sie gehören. Das Auswahlkästchen daneben zeigt, ob Sie derzeit die Nachrichten der jeweiligen Liste erhalten oder nicht. Durch Ändern der Auswahl und Klick auf Speichern können Sie nun selbst entscheiden, ob Sie in Zukunft die Nachrichten einer bestimmten Liste empfangen möchten.

Netiquette

Abschließend sollen noch einige Punkte angesprochen werden, die vor allem für die Absender von Massenmailsendungen von Bedeutung sind:

  • Attachments sind generell nicht möglich. Abgesehen davon, daß durch einen großen Dateianhang sowohl das Verschicken der Nachricht als auch das Abholen vom Server verzögert werden, ist auch nicht sichergestellt, daß die Empfänger mit dem jeweiligen Dateiformat (z.B. Word-Dateien) überhaupt etwas anfangen können. Wenn Sie wirklich Dateien verteilen möchten, ist es besser, diese z.B. auf Ihrem Mailbox-Webspace abzulegen, in der Nachricht darauf zu verweisen und es den Empfängern zu überlassen, ob sie die jeweilige Datei herunterladen wollen oder nicht.
  • Wie bereits erwähnt, läßt sich aus den in der Personal-Datenbank gespeicherten Attributen nicht jede denkbare Empfängerliste zusammenstellen. Falls die Anzahl von Empfängern relativ klein ist und Ihnen die jeweiligen eMail-Adressen bekannt sind, ist es einfacher, wenn Sie diese Liste(n) selbst zusammenstellen und verwalten.
  • Überlegen Sie genau, ob Ihre Mitteilung wirklich für den Großteil der Empfänger von Interesse ist - daß Sie die Möglichkeit haben, eine Nachricht zu verschicken, heißt nicht, daß sich alle Empfänger darüber freuen.