Adobe Acrobat 5.0
Publizieren im Portable Document Format (PDF)

von Herbert Stappler (Ausgabe 01/3, Oktober 2001)

 

Die Verbreitung von elektronischen Dokumenten mit Hilfe des Portable Document Format (PDF) und der dazugehörigen Software Adobe Acrobat ist in den letzten Jahren sprunghaft gestiegen - und das nicht ohne Grund, bietet dieses Format doch einige nicht zu unterschätzende Vorteile:

  • Layoutgetreue Darstellung
    PDF-Dokumente sehen am Bildschirm und am Ausdruck genauso aus, wie sie der Autor entworfen hat. Alle Formatierungen, Zeichensätze und Grafiken werden exakt wiedergegeben. Die Qualität des Ausdrucks hängt meistens nur von der Leistungsfähigkeit des verwendeten Druckers ab.

  • Geringe Dateigröße
    PDF ist ein relativ platzsparendes Format: Handbücher mit einem Umfang von mehreren hundert Seiten ergeben PDF-Dateien, die nur wenige Megabyte groß sind. Selbst Publikationen wie die letzte Ausgabe des Comment, die viele Grafiken enthalten, benötigen weniger als 2 MB.

  • Plattformunabhängigkeit
    PDF-Dateien können mit allen auf Arbeitsplatzrechnern gebräuchlichen Betriebssystemen (MS-Windows, MacOS, diverse Unix-Varianten) am Bildschirm dargestellt und ausgedruckt werden.

  • Internettauglichkeit
    Der Austausch von PDF-Dateien kann über eMail, WWW, FTP oder mittels Datenträgern erfolgen. Webbrowser brauchen zur Darstellung von PDF-Dateien ein entsprechendes Plugin. Dieses ist so konzipiert, daß man nicht die Übertragung der vollständigen Datei abwarten muß, sondern die ersten Seiten des Dokuments bereits lesen kann, während die folgenden Seiten noch geladen werden.

  • Navigation innerhalb der Datei
    Der Ersteller des Dokuments hat eine Reihe von Hilfsmitteln zur Verfügung, um den Leser schnell zur gewünschten Information weiterzuleiten. Navigationslesezeichen, die auch hierarchisch angeordnet werden können, führen direkt zu den gekennzeichneten Stellen. Werden diese Lesezeichen so eingerichtet, daß sie jeweils auf die Kapitelüberschriften eines Dokuments verweisen, entsteht ein Inhaltsverzeichnis. Verknüpfungen im Text ermöglichen den Sprung zu anderen Textstellen in dieser oder einer anderen PDF-Datei; sie können aber auch zu einer Webseite führen.

  • Geringe Fehlerrate
    Ein wesentlicher Grund für die breite Akzeptanz von PDF ist, daß das Arbeiten mit PDF-Dateien fast immer problemlos funktioniert - vor allem im Vergleich zu den Alternativen: PostScript ist zwar ein etablierter Druckerstandard, als Austauschformat aber wesentlich fehleranfälliger als PDF. HTML-Seiten bieten bei Verwendung von Cascading Style Sheets (CSS) ebenfalls alle Möglichkeiten, das Layout eines Dokuments exakt zu definieren; leider werden CSS derzeit aber nicht von allen gängigen Browsern voll unterstützt. Auch hier ist zu befürchten, daß ein nicht unbeträchtlicher Anteil der Benutzer Probleme hat, derartige Dateien am Bildschirm und am Drucker einwandfrei auszugeben.

PDF-Dateien lesen

Zum Anzeigen und Drucken von PDF-Dateien benötigt man das Programm Adobe Acrobat Reader, das unter http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep.html kostenlos bezogen werden kann. Unterstützt werden alle Arten von MS-Windows (ab 3.1), die gängigen MacOS-Versionen und die wichtigsten Unix-Varianten. Der Acrobat Reader kann wahlweise als eigenständiges Programm oder als Plugin innerhalb eines Webbrowsers verwendet werden. Das Programm ermöglicht das komfortable Blättern und Navigieren in PDF-Dateien und - sofern der Ersteller der Datei dies nicht ausdrücklich untersagt hat - das Drucken des gesamten Dokuments oder von Teilen desselben.

PDF-Dateien erstellen

Wer selbst PDF-Dateien erstellen oder bearbeiten will, benötigt das komplette Softwarepaket Adobe Acrobat, das im Gegensatz zum Acrobat Reader allerdings kostenpflichtig ist (für Institute der Uni Wien ist es im Rahmen der Standardsoftware erhältlich). Adobe Acrobat ist für MS-Windows (95, 98, ME, NT, 2000) und MacOS (8.6, 9.0.4 oder 9.1) erhältlich, nicht aber für die verschiedenen Unix-Varianten. Die derzeit aktuelle Version 5.0 bietet im wesentlichen fünf Methoden zur Erstellung von PDF-Dateien:

PDFWriter

Der PDFWriter ist ein virtueller Drucker - alle Programme, die die Ausgabe über einen Drucker unterstützen, können auch PDF-Dateien erzeugen, indem man einfach im Dialogfenster, das nach dem Druckbefehl erscheint, als Drucker Adobe PDFWriter auswählt. Dabei kann man meistens die Standardeinstellungen belassen. In zwei Bereichen müssen die Einstellungen allerdings manchmal von Hand angepaßt werden (dies gilt auch für den PDFMaker und den Acrobat Distiller):

  • Auflösung der Grafiken (siehe Abb. 1):
    Mit höherer Auflösung wächst nicht nur die Qualität, sondern auch die Dateigröße.

  • Seltene Schriften (siehe Abb. 2):
    Sind diese am Rechner des Benutzers, der die PDF-Datei lesen will, nicht installiert, ersetzt der Acrobat Reader sie dort durch eine andere, möglichst ähnliche Schrift, was aber die Qualität der Ausgabe beeinträchtigen kann. Wenn man seltene Schriften verwendet, sollte man sie daher in die PDF-Datei einbetten, um solche Probleme zu vermeiden. Dies vergrößert allerdings die Datei.

Abb. 1: Komprimieren von Grafiken
Abb. 1: Komprimieren von Grafiken
Abb. 2: Einbetten von Schriften
Abb. 2: Einbetten von Schriften

Distiller

Der Acrobat Distiller ist ein eigenständiges Programm, das PostScript-Dateien in PDF-Dateien umwandelt.

WebCapture

Eine neue, sehr attraktive Möglichkeit von Acrobat 5.0 ist das Speichern von Webseiten als PDF-Datei (siehe Abb. 3): Mittels WebCapture kann man eine oder mehrere zusammengehörige Webseiten bis hin zu einer kompletten Website (das ist allerdings nur sinnvoll, wenn die Datenmenge nicht zu groß ist) komfortabel in einer einzigen Datei speichern.

Abb. 3: Webseiten als PDF-Datei speichern

Interessant ist das für alle, die entweder den aktuellen Inhalt eines sich häufig ändernden Webservers (z.B. Seiten von Zeitungen oder Nachrichtenagenturen) archivieren wollen oder aber die Inhalte einer Website in einem Zug aus dem Netz holen und später als lokale PDF-Datei offline lesen wollen. Alle Links der Webseiten bleiben erhalten. Verweist ein Link zu einer in derselben PDF-Datei befindlichen Seite, so wird innerhalb der PDF-Datei dorthin gesprungen; andernfalls wird sie über das Netz geholt.

Scannen & PaperCapture

Adobe Acrobat bietet die Möglichkeit, Dokumente, die nur auf Papier und nicht in elektronischer Form vorliegen, mittels Scanner zu erfassen. Der Scanvorgang kann direkt aus dem Programm Acrobat gestartet werden. Man erhält zunächst ein PDF-Dokument, das jede gescannte Seite als Bitmap-Grafik enthält. Diese Dateien haben allerdings den Nachteil, daß sie sehr viel größer als vergleichbare Textdateien sind und ein Durchsuchen und Bearbeiten der gespeicherten Texte nicht möglich ist.

Acrobat bietet aber mit PaperCapture auch ein Programm an, mit dem die Bitmap-Grafiken in Text konvertiert werden können. Bei Acrobat 4.0 erfolgt die Konversion noch am PC des Benutzers; ab Version 5.0 muß ein Online-Dienst verwendet werden, an den man das gescannte Dokument sendet und der nach kurzer Zeit die PDF-Datei zurückschickt. Da die Konversion nicht nur die Buchstaben richtig erkennen muß, sondern auch Schriftart, Schriftgröße und Schriftschnitt (Fett, Kursiv) korrekt bestimmen soll, handelt es sich dabei um eine ziemlich anspruchsvolle Aufgabe, der das Programm nicht immer gewachsen ist. Man sollte daher keine allzu großen Erwartungen hinsichtlich der Qualität von PDF-Dateien haben, die auf diese Weise erzeugt wurden.

PDFMaker

Für eine Reihe von Microsoft Office-Programmen (Word 97 & 2000, PowerPoint 97 & 2000, Excel 97 & 2000) existiert mit dem Acrobat PDFMaker eine noch leistungsfähigere Möglichkeit zum direkten Erstellen von PDF-Dateien. Der PDFMaker wird bei der Installation von Adobe Acrobat als Zusatz in die Office-Programme eingebunden; dort findet man dann eine zusätzliche Symbolleiste und ein eigenes Menü Acrobat, mit denen der PDFMaker aufgerufen und eingestellt werden kann. Im Gegensatz zum PDFWriter oder zum Distiller versucht der PDFMaker, auch die Struktur des Office-Dokuments so weit wie möglich auf die entsprechenden PDF-Elemente abzubilden. Dadurch können z.B. Überschriften in Word- oder PowerPoint-Dateien automatisch zu PDF-Lesezeichen konvertiert werden (siehe Abb. 4 und 5). Mit PowerPoint erstellte PDF-Dateien enthalten die einzelnen Folien als Seiten, wobei die Folienübergänge erhalten bleiben.

Abb. 4 : Wenn der Acrobat PDFMaker in MS-Word eingebunden ist, erscheint das Menü Acrobat und eine zusätzliche Symbolleiste:
Abb. 5: Öffnet man ein mit dem PDFMaker erstelltes PDF-Dokument

PDF-Dateien bearbeiten

Mit Adobe Acrobat kann man auch bestehende PDF-Dateien bearbeiten. Änderungen an Texten und Grafiken sind allerdings nur in geringem Ausmaß möglich. Wenn man mehr als marginale Korrekturen vornehmen will, ist es ratsam, dies im ursprünglichen Textverarbeitungs- bzw. Grafikprogramm zu tun und dann eine neue PDF-Datei zu erstellen. Der Schwerpunkt der Nachbearbeitung von PDF-Dateien liegt meist im Einfügen von Lesezeichen und Verknüpfungen, die die Navigation durch das Dokument erleichtern oder Verbindungen zu anderen PDF-Dateien oder Webseiten bereitstellen.

Adobe Acrobat bietet auch die Möglichkeit, eine PDF-Datei mit einer Reihe von Sicherheitseinstellungen zu versehen (ohne diesen Eingriff ist die Datei ungeschützt). Unter der Option Standardsicherheit können folgende Einschränkungen definiert werden (siehe Abb. 6):

  • Kennwort zum Öffnen der Datei erforderlich
  • Kennwort zum Ändern von Berechtigungen und Kennwörtern erforderlich
  • Verschlüsselung der Datei mit 40 bit (Acrobat 3.x, 4.x) oder 128 bit (Acrobat 5.0)
  • Drucken ist nicht zulässig
  • Dokumentänderung ist nicht zulässig
  • Kopieren und Entnehmen von Inhalt ist nicht zulässig
  • Hinzufügen und Ändern von Kommentaren und Formularfeldern ist nicht zulässig

Wer also Materialien ins Netz stellen, aber dem Kopieren der Inhalte einen Riegel vorschieben möchte, sollte daher besser PDF-Dateien anstelle von Word- oder PowerPoint-Dateien verwenden.

Abb. 6: Sicherheitsoptionen für PDF-Dokumente
Abb. 6: Sicherheitsoptionen für PDF-Dokumente

Extras

Zum Abschluß seien noch einige der wichtigeren zusätzlichen Funktionen des Programmpakets Adobe Acrobat 5.0 erwähnt:

  • Mit dem Catalog-Befehl kann man einen Index für eine oder mehrere PDF-Dateien erstellen. Dieser Index ist Voraussetzung für die Verwendung der Volltextsuche. Im Vergleich zur normalen Suche bietet diese nicht nur erweiterte Suchkriterien, sondern ist auch schneller, da nur der Index und nicht das gesamte Dokument durchsucht wird.

  • PDF-Dateien unterstützen auf verschiedene Weise die Verwendung von Verschlüsselung und digitalen Unterschriften. Dadurch kann man einerseits Dokumente unterzeichnen und die Echtheit solcher Unterschriften bzw. die Unverfälschtheit des Dokuments überprüfen. Es ist aber auch möglich, PDF-Dokumente zu erstellen, die so verschlüsselt werden, daß sie nur von einem bestimmten Teilnehmerkreis gelesen werden können. Voraussetzung dafür ist allerdings, daß die öffentlichen Schlüssel dieser Benutzer in Form von Benutzerzertifikaten in Acrobat gespeichert werden.

  • Formulare können mit diversen Eingabefeldern (Text- und Optionsfeldern, Schaltflächen, Kontrollkästchen, Auswahllisten usw.) versehen und ähnlich wie im WWW ausgefüllt und verarbeitet werden.

  • Die Kommentarwerkzeuge ermöglichen es anderen Benutzern, Texte zu markieren und Notizen und Kommentare in PDF-Dokumenten anzubringen.

  • Zur Weiterverarbeitung einer PDF-Datei durch andere Programme kann diese in RTF (Rich Text Format) konvertiert werden. RTF ist ein von Microsoft entwickeltes Format zum Austausch von Dokumenten, das von vielen Anwendungsprogrammen - unter anderem MS-Word - unterstützt wird. Weiters besteht auch die Möglichkeit, Bilder aus einem PDF-Dokument als eigene Dateien in den Formaten JPEG, PNG oder TIFF zu extrahieren.