MS-Office XP
Um eine Erfahrung reicher - oder ärmer?

von Eva & Michel Birnbacher (Ausgabe 01/3, Oktober 2001)

 

Diese Frage stellt sich unweigerlich bei jedem Erscheinen neuer Office-Versionen von Microsoft. Die Bezeichnung XP, die für experience und somit für Erfahrung bzw. Erlebnis steht, war für uns ein besonderer Anreiz, die vielgelobten Verbesserungen kritisch unter die Lupe zu nehmen. Unsere persönlichen Erfahrungen und Eindrücke wollen wir den interessierten Office-Anwendern (und denen, die es noch werden wollen), natürlich nicht vorenthalten.

Vertraut man den Aussagen der Marketing-Maschinerie von Microsoft, so ist die Bedienung wesentlich einfacher geworden und der Office-Assistent dadurch überflüssig. Die Tatsache, daß man beim Starten von Word 2002 (2002 ist die aktuelle Versionsnummer der einzelnen Office XP-Komponenten) von einem Roboter mit Greifarmen erwartungsvoll angeblinzelt wird, weckt aber bereits erste Zweifel: Die Dimension der Arme des Office-Assistenten - er hört auf den Namen F1 - läßt vermuten, daß sie vom vielen "unter die Arme greifen" bereits ausgeleiert sind. Aber vielleicht täuscht ja der erste Eindruck.

Goodbye, Windows 95 - oder vielleicht gleich ein neuer PC?

Bereits bei der Installation von Office XP fällt auf, daß Microsoft neue Wege einschlägt: Eine Installation der Software unter Windows 95 ist nicht mehr möglich. Wenn man also mit dem Einsatz von Office XP liebäugelt, sollte man sich vorher vergewissern, ob das Betriebssystem mitspielt - erst ab Windows 98 bzw. Windows NT 4.0 funktioniert's!

Nicht nur das Betriebssystem, auch die Systemressourcen des PCs können die Verwendung von Office XP verhindern. Laut Microsoft ist ein PC mit 133 MHz-Prozessor ausreichend. Je nach Windows-Version wird allein für das Betriebssystem ein Arbeitsspeicher von 24 MB (Windows 98), 32 MB (Windows ME und NT Workstation) bzw. 64 MB (Windows 2000) benötigt; für jede gleichzeitig ausgeführte Anwendung sind zusätzlich 8 MB zu veranschlagen. Daneben werden in etwa 265 bis 350 MB Festplattenspeicher vereinnahmt. Jeder eingefleischte Microsoft-Anwender weiß aber aus Erfahrung, daß diese Angaben ohnehin nicht ernst zu nehmen sind. Will man mit Office XP wirklich arbeiten, dann sollte man zumindest einen Pentium III mit 128 MB RAM und vor allem genügend Festplattenspeicher besitzen: Eine Vollinstallation der Office XP Professional-Version verschlingt davon bereits satte 700 MB.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, steht einer Installation von Office XP nichts mehr im Wege. Beim Starten der ersten Office-Applikation wird man allerdings mit einer weiteren Neuerung konfrontiert - der Zwangsregistrierung.

Der Countdown läuft

Genau 49mal kann man die einzelnen Anwendungen von Office XP noch aufrufen; danach verweigert es offensichtlich jede weitere Zusammenarbeit. Wenn man dies vermeiden will, sollte man den von der Software generierten Registrierungscode telefonisch an die Microsoft-Aktivierungsstelle übermitteln.1) (Der Registrierungscode setzt sich aus einem Produkt- und einem Hardwarecode zusammen, wobei es laut Microsoft nicht möglich ist, den Hardwarecode wieder aufzuschlüsseln, um Informationen über den PC des Anwenders zu liefern.) Im Gegenzug erhält man einen Freischaltcode, den man laut Anweisung in das dafür vorgesehene Eingabefeld eintippt - schon wird die Zusammenarbeit mit Office XP auf unbestimmte Zeit verlängert.

Die telefonische Anforderung des Freischaltcodes ist deshalb empfehlenswert, weil dieser vom Benutzer notiert werden kann und im Falle einer Neuinstallation von Office XP zur Verfügung steht. Bei der automatischen Registrierung per Internet bleibt der Freischaltcode dem Anwender verborgen, was gegebenenfalls mit unangenehmen Fragen verbunden sein kann.

Aber auch der telefonisch angeforderte Freischaltcode ist kein Allheilmittel. Installiert man Office XP auf einem neuen PC oder tauscht man beispielsweise Festplatte, Netzwerkkarte oder Mainboard (was für Microsoft eine umfassende Änderung bzw. Neuformatierung der Hardware-Konfiguration bedeutet), dann errechnet die Software bei Neuinstallation einen neuen Registrierungscode, und ein weiterer Anruf bei der Microsoft-Aktivierungsstelle wird notwendig. Limit für die Anforderung von Freischaltcodes gibt es laut Auskunft von Microsoft keines - allerdings wird man dezent aufgefordert, etwaige zuvor durchgeführte Installationen von Office XP zu deinstallieren.

Jeder Aufgabe ihren Bereich

Schon beim Starten einer Office-Komponente (z.B. Word, Excel oder PowerPoint) sticht eine wesentliche Neuerung ins Auge: der Aufgabenbereich, der am rechten Bildschirmrand angeordnet und in einzelne Kategorien eingeteilt ist (siehe Abb. 1). Der Aufgabenbereich hält wichtige Funktionen bereit, die vor allem Neueinsteigern einerseits die nötige Hilfestellung bieten und andererseits einen Einblick in die Funktionsvielfalt der einzelnen Programme geben sollen. Für langjährige Anwender ist der Aufgabenbereich allerdings gewöhnungsbedürftig, da man natürlich versucht ist, Aufgaben in bewährter Manier zu lösen. So ist beispielsweise das Einfügen von Grafiken aus der ClipArt-Sammlung eine ziemliche Hürde, wenn man standhaft versucht, den Aufgabenbereich zu ignorieren. Positiv zu erwähnen ist aber die im Aufgabenbereich integrierte und nun auf 24 Einträge erweiterte Zwischenablage. Mittels einer neuartigen Vorschaumöglichkeit auf einzelne Einträge ist ein rasches und gezieltes Einfügen ausgeschnittener bzw. kopierter Textteile möglich.

Abb. 1: Der Aufgabenbereich (Formatvorlagen)
Abb. 1: Der Aufgabenbereich (Formatvorlagen)

Ebenfalls sehr komfortabel ist die im Symbolleisten-Bereich fix integrierte Hilfefunktion: In ein eigens dafür vorgesehenes Eingabefeld kann man beliebige Fragestellungen eintippen und erhält nach Drücken der <Enter>-Taste eine Liste relevanter Hilfe-Themen. Bei Anklicken des gewünschten Themas erscheint die benötigte Erklärung in einem separaten Fenster. Allerdings wird es dann schön langsam eng, denn der Eingabebereich, der für die Texterfassung übrig bleibt, reduziert sich um die Hälfte - soviel Hilfestellung hat eben ihren Preis.

Smarte Anhängsel

Smarttags sind "intelligente" Kurzmenüs, die je nach Datentyp die passenden Optionen zur Verfügung stellen. So erscheint beispielsweise bei der Eingabe eines beliebigen Vor- und Nachnamens darunter eine violett gepunktete Linie. Bewegt man den Mauszeiger über den solcherart markierten Eintrag, erscheint ein Info-Symbol mit einem Listenpfeil. Word erkennt in diesem Fall den Datentyp Personennamen und bietet hierfür u.a. die Möglichkeit, an die betreffende Person eine eMail-Nachricht zu senden oder mit ihr einen Termin zu vereinbaren (siehe Abb. 2).

Abb. 2: Smarttag für Personennamen
Abb. 2: Smarttag für Personennamen

Weitere Smarttags erscheinen beim Einfügen aus der Zwischenablage, um spezielle Formatierungseinstellungen zu verändern, bzw. nach erfolgten AutoKorrekturen, um diese nachträglich zu beeinflussen. Besonders Excel-Anwender werden sich freuen, da beim Kopieren von Zellinhalten jetzt auch die Möglichkeit besteht, die richtige Spaltenbreite "mitzukopieren" (siehe Abb. 3). Auch das Erstellen von Datenreihen mit Hilfe des Ausfüllkästchens ist nun durch den passenden Smarttag noch komfortabler gestaltet.

Abb. 3: Smarttag für das Einfügen via Zwischenablage
Abb. 3: Smarttag für das Einfügen via Zwischenablage

Leider fehlt für den deutschen Sprachraum die Möglichkeit, weitere eingebaute Smarttags zu verwenden: Diese funktionieren nur dann, wenn es sich um englischsprachigen Text handelt (siehe dazu Menü Extras - AutoKorrektur - Optionen - Smarttags). Auch ein Klick auf die Schaltfläche Weitere Smarttags löst lediglich Enttäuschung aus. Auf der deutschen Microsoft-Homepage liest man dazu: "Dieser E-Service ist nicht in Deutsch verfügbar." Doch immerhin wird daran gearbeitet - der Anwender muß sich eben ein bißchen in Geduld üben, bis all das, was im angloamerikanischen Sprachraum schon gang und gebe ist, auch im deutschen Sprachraum zumindest ansatzweise funktioniert.

Absturzsicherung

Selbstverständlich läuft Office XP noch stabiler als alle Vorgängerversionen, und das Wort "Programmabsturz" ist in Microsofts Wortschatz ohnehin nicht vorhanden. Allerdings konnte wohl selbst der Softwareriese die Augen vor der Wirklichkeit nicht gänzlich verschließen - anders ist der enorme Sicherheitsaufwand, der im Falle eines Programmabsturzes zum Tragen kommt, nicht zu erklären. Eine Vielzahl neuer Wiederherstellungs-, Protokollierungs- und Analyse-Tools soll im Falle eines Programmabsturzes den Datenverlust bzw. das Risiko einer Wiederholung des Absturzes so gering wie möglich halten.

Tatsächlich sind die einzelnen Anwendungen sehr stabil - während des gesamten Testzeitraums ist keines der Programme abgestürzt. Nachdem wir aber wissen wollten, wie es wirklich um die Datensicherung und -wiederherstellung bestellt ist, haben wir versucht, einen Programmabsturz zu inszenieren. Mit dem in die Microsoft Office-Tools integrierten Problem-Manager war dies relativ einfach zu bewerkstelligen. Word wurde im laufenden Betrieb beendet, woraufhin sich aber leider auch alle anderen, parallel laufenden Programme verabschiedeten. Also ausschalten und Neustart.

Im Zuge des Neustarts führt das Betriebssystem bereits eifrig Reparaturarbeiten durch, und nach dem neuerlichen Starten von Word kommt tatsächlich die Dokumentenwiederherstellung zum Tragen: Durch Anklicken des wiederhergestellten Dokuments erscheint eine Auswahlliste, die die Optionen Öffnen, Speichern unter und Löschen beinhaltet (siehe Abb. 4). In der Regel empfiehlt es sich, die Option Öffnen anzuklicken, um zu prüfen, ob die Wiederherstellung überhaupt funktioniert hat. Wenn ja, sollte man das Dokument anschließend wie gewohnt speichern.

Abb. 4: AutoWiederherstellen von Dateien
Abb. 4: AutoWiederherstellen von Dateien

In unserem Fall wurde das Dokument allerdings nicht vollständig wiederhergestellt: Die Daten, die zwischen dem letzten (automatischen) Speichern und dem Programmabsturz eingegeben wurden, fielen diesem zum Opfer. Somit ist es auch unter Office XP unumgänglich, die erfaßten Daten regelmäßig zu sichern oder zumindest im Menü Extras - Optionen - Speichern die Option AutoWiederherstellen-Info speichern zu aktivieren, wobei ein Speicherintervall von 5 bis 10 Minuten ratsam ist.

Work together

Zusammenarbeit ist ein weiteres Schlagwort, dem Microsoft innerhalb von Office XP einen hohen Stellenwert einräumt. Die Palette der Funktionen, die auf eine verstärkte Teamarbeit abzielen, ist breit gefächert - angefangen bei einfachen Überarbeitungsfunktionen bis hin zu den Microsoft SharePoint Team Services, mit denen Informationen und Daten im Intranet wie auch via Internet ausgetauscht werden können.

Im Zuge der verbesserten Teamfähigkeit wurde die bewährte Überarbeiten-Funktion zumindest optisch wesentlich verbessert: Wenn man die Optionen entsprechend anpaßt, werden die überarbeiteten Textpassagen nunmehr direkt am Ort der Eingabe in Sprechblasen angezeigt. Verglichen mit den Vorgängerversionen ist dies - zumindest bei nur wenigen Korrekturen - eine sehr komfortable Funktion. Allerdings muß auch hier mit Maß und Ziel vorgegangen werden, denn zu viele Korrekturen führen sehr rasch zu einer unübersichtlichen Ansammlung von Korrekturhinweisen innerhalb der Sprechblase.

Auf die gleiche Art und Weise arbeiten auch die Kommentare. Die unter dem Namen Überarbeiten verfügbare Symbolleiste ermöglicht durch die Auswahl der entsprechenden Symbole eine rasche und sehr effiziente Verarbeitung eines überarbeiteten und kommentierten Dokuments.

Mit Office XP ist es nun auch möglich, direkt aus den einzelnen Anwendungen heraus Dateien über das Menü Datei - Senden - E-Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) zur Überarbeitung weiterzugeben. Dabei wird die aktuell auf dem Bildschirm befindliche Datei mit dem Standardsatz "Bitte überarbeiten Sie das angehängte Dokument" an den gewählten Empfänger gesendet. Sobald dieser die Datei öffnet, schalten sich automatisch die Überarbeiten-Funktionen ein. Wird die auf diese Art bearbeitete Datei dann retourniert, können die einzelnen Änderungen zunächst nachverfolgt und anschließend akzeptiert oder abgelehnt werden.

Ebenso simpel ist es, aus mehreren unterschiedlichen Dateien zum selben Thema ein Gesamtwerk zu erstellen: Die Funktion Dokumente vergleichen und zusammenführen aus dem Menü Extras vergleicht die aktuelle, auf dem Bildschirm angezeigte Datei mit einem zweiten Dokument, wobei allfällige Unterschiede in Form von Sprechblasen angezeigt werden. Die üblichen Überarbeiten-Funktionen, mit denen Änderungen abgelehnt oder akzeptiert werden können, ermöglichen es dem Anwender, aus zwei oder mehr unterschiedlichen Versionen sehr rasch und einfach das Endprodukt zu fertigen.

Verbesserte Teamarbeit steht auch im Vordergrund der MS-SharePoint Team Services. Microsoft nimmt sich damit des Problems an, daß der Austausch und die Bereitstellung von Dateien innerhalb eines Teams üblicherweise mehr recht als schlecht funktionieren: Relevantes Datenmaterial wird meist auf Fileservern gelagert, damit alle Mitarbeiter darauf zugreifen können; häufig wissen diese aber gar nichts vom Vorhandensein der Daten, und Änderungen daran gehen spurlos an ihnen vorüber. Die MS-SharePoint Team Services setzen genau hier an und bieten in Form einer Website an einem zentralen Ort alle Informationen, die zur Abwicklung eines Projekts notwendig sind. Diskussionsforen und eine Dokumentenbibliothek sollen neue Ideen fördern und wichtige Dokumente wie z.B. Excel-Tabellen, Word-Dateien oder Videofilme auf Knopfdruck zur Verfügung stellen. Alle Änderungen an diesen Dokumenten werden protokolliert; gleichzeitig erhalten jene Mitarbeiter, die unmittelbar davon betroffen sind und auch informiert werden wollen, eine entsprechende eMail-Nachricht. Durch umfangreiche Suchfunktionen wird das Auffinden relevanter Informationen innerhalb der SharePoint Team Services zum Kinderspiel. Wenn man Informationen zur Verfügung stellen und austauschen will (sei es innerhalb eines Unternehmens oder über das Internet), hat man mit den SharePoint Team Services nun ein komfortables Werkzeug zur Verfügung.

Mit der in den Vordergrund gerückten Teamarbeit wurde unter Office XP auch ein neues Sicherheitskonzept eingeführt: Die Registerkarte Sicherheit, die über das Menü Extras - Optionen aufgerufen wird, bietet von der digitalen Signatur bis hin zu einer Reihe von Verschlüsselungsmöglichkeiten alle nötigen Sicherheitsmechanismen für den Datenaustausch per eMail oder über die SharePoint Team Services (siehe Abb. 5).

Abb. 5: Registerkarte Sicherheit - digitale Signatur und Verschlüsselung
Abb. 5: Registerkarte Sicherheit - digitale Signatur und Verschlüsselung

WorldWideOffice

Ohne WorldWideWeb geht nichts mehr. Diesem Motto scheint sich auch Microsoft anzuschließen: Bei Office XP wurden zahlreiche Funktionen um den Zugriff auf das Web erweitert. Der Nachteil dieser Webintegration ist allerdings, daß viele Neuerungen ohne Internetzugang nur eingeschränkt funktionieren. So lassen sich zum Beispiel mit dem neuen Übersetzungstool von MS-Word nur einzelne Wörter ohne Probleme von Deutsch auf Englisch übersetzen; wählt man aber einen ganzen Absatz oder gar das ganze Dokument aus, wird man auf die Übersetzung via Web verwiesen. Bevor man einen dieser Dienste nützen kann, ist ein kleines Programm downzuloaden und zu installieren. Wir haben es mit WordLingo versucht und die Datei <tt>mtwlingo.exe</tt> verwendet. Nach erfolgter Installation konnten wir den markierten deutschen Text im Bereich Übersetzen via Web ins Englische, Italienische, ja sogar ins Japanische übersetzen lassen. Die englische wie auch die italienische Übersetzung einfacher Textpassagen sind dabei für eine Computerübersetzung erstaunlich gut gelungen (die Qualität der japanischen Übersetzung entzieht sich leider unserer Beurteilung).

Sehr beeindruckend ist die komfortable Möglichkeit, Daten aus dem Internet in Excel-Tabellen zu importieren und aktuell zu halten: Über das Menü Daten und die Option Externe Daten importieren - Neue Webabfrage erhält man ein Dialogfenster, in das der entsprechende URL einzutragen ist. Die gewählte Website erscheint danach innerhalb des Dialogfensters. Datenmaterial, das in Excel importiert werden kann, ist durch entsprechende Pfeildarstellungen gekennzeichnet. Durch einen Klick auf den gewünschten Pfeil wird daraus ein grünes Kästchen mit Hakerl (siehe Abb. 6); nach einem weiteren Klick auf Importieren finden sich die Daten in der Excel-Tabelle wieder. Über das Kontextmenü oder über die Symbolleiste Externe Daten kann man die sogenannten Datenbereichseigenschaften festlegen, wobei vor allem der Funktion zur automatischen Aktualisierung des Datenmaterials große Bedeutung zukommt.

Abb. 6: Für den Import ausgewählte Tabelle

Kompatibilität

Bei jeder neuen Office-Version stellt sich natürlich die Frage, wie es mit dem Datenaustausch aussieht. Zur Beruhigung: Bezüglich der Kompatibilität zu den Vorgängerversionen gibt es unter Office XP keinerlei Probleme - zumindest bei den Programmen Word, Excel und PowerPoint. Office XP installiert während der Erstinstallation (oder auf Wunsch auch später) die notwendigen Konverter zum Öffnen von Dateien aus Vorgängerversionen. Erhält ein Office XP-Anwender dann beispielsweise per eMail eine mit Word 97 erstellte Datei zur Überarbeitung, kann diese ohne händische Konvertierung geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden. Auch Word-Dateien, die mit Word 2.0 erstellt wurden, lassen sich problemlos öffnen. Beim Speichern kommt allerdings die Meldung, daß es sich um eine Datei handelt, die mit einer alten Version erstellt wurde; der Anwender kann dann entweder das Format beibehalten oder die Datei im Office XP-Format speichern (siehe Abb. 7).

Abb. 7: Warnung beim Speichern einer älteren Datei
Abb. 7: Warnung beim Speichern einer älteren Datei

Die unter Word 2002 ohne Verwendung eines Zusatzfilters - d.h. ohne Änderung des Dateityps - gespeicherten Dateien sind sowohl unter Word 97 wie auch unter Word 2000 lesbar; gleiches gilt auch für Excel und PowerPoint. Damit Office XP-Dateien auch unter Office 95 und älteren Versionen verwendet werden können, muß beim Speichern im Eingabefeld Dateityp der entsprechende Zusatzfilter eingestellt werden. Zu berücksichtigen ist hierbei allerdings, daß von den "Methusalem-Versionen" unter Umständen einige Features - z.B. hinsichtlich der Formatierung - noch nicht unterstützt werden und daher wegfallen (siehe Abb. 8).

Abb. 8: Warnung beim Speichern in einem älteren Format
Abb. 8: Warnung beim Speichern in einem älteren Format

Bei MS-Access ist es etwas komplizierter. Unter Office XP führt Microsoft ein neues Datenbankformat ein, das optional zur Verfügung steht. Access kann somit ohne Konvertierung mit Dateien aus Vorgängerversionen (im speziellen Office 97 und Office 2000) umgehen. Allerdings ermöglicht das neue optionale Format einen schnelleren Zugriff auf umfangreiche Datenbanken; auch die Features künftiger Access-Versionen sollen damit besser unterstützt werden. Die Entscheidung, ob die jeweilige Datenbank ins neue Format konvertiert werden soll oder nicht, liegt auch hier beim Anwender. Sollten wider Erwarten bei der Konvertierung von Datenbanken, die unter Access 95 bzw. höheren Versionen erstellt wurden, Probleme auftreten, generiert Access eine Tabelle, die Informationen zu den einzelnen Fehlern auflistet und somit das Erkennen und Lösen von Problemen erheblich erleichtert.

Wer Outlook verwendet, wird unter Office XP eine Überraschung erleben: Die benutzerspezifischen Daten finden sich nun nicht mehr in der altbekannten PST-Datei, sondern werden als LIS-Datei (Local Information Store) abgelegt. Der Vorteil dieses neuen Formats ist ein Caching- und Replikationsmechanismus, der Exchange-Anwendungen und die dazugehörigen Daten lokal zwischenspeichert, sodaß ein Weiterarbeiten auch offline möglich ist. Allerdings hat dieser Komfort auch seinen Preis: Die Dateigröße nimmt um mehr als das Doppelte zu. Outlook 2002 liest beim ersten Start die auf der Festplatte vorgefundenen PST-Dateien ein und konvertiert sie auf Wunsch in das neue Format.

Klein aber fein

Zum Abschluß möchten wir ein paar programmspezifische Details herausgreifen, die schon lange auf unserer Wunschliste stehen und nun zum Teil realisiert wurden:

Word 2002

Unter Word 2002 ist es nun möglich, Mehrfachmarkierungen durchzuführen, indem man das erste Wort mittels Doppelklick markiert, danach die <Strg>-Taste gedrückt hält und - wiederum mittels Doppelklick - weitere Wörter markiert. Auf diese Weise können beispielsweise mehrere Wörter, die wahllos im Dokument verteilt sind, gleichzeitig formatiert werden.

Eine weitere Neuerung betrifft den Umgang mit Tabellen: Über das Menü Tabellen - AutoFormat für Tabellen und die Schaltfläche Neu lassen sich benutzerdefinierte Tabellenlayouts komfortabel unter einem beliebigen Namen speichern und sind so auf Knopfdruck jederzeit wieder verwendbar.

Excel 2002

Im Programm Excel finden sich ebenfalls einige Neuerungen - zum Beispiel der Euroumrechner (zu finden unter Extras - Euroumrechnung), der sich gerade in Zeiten der Umstellung auf die neue Währung als sehr komfortabel erweist. Doch die erste Euphorie wird schon bald getrübt: Es bereitet dem Euroumrechner zwar keinerlei Schwierigkeiten, den Schilling-Wert für 1 Euro zu berechnen; versucht man dies jedoch mit italienischen Lire, fallen ohne ersichtlichen Grund die Nachkommastellen weg und das Programm rundet großzügig auf und ab. Beispielsweise ergibt die Umrechnung von 2 Euro laut Excel 3.873 ITL, tatsächlich sind es jedoch nur 3.872,54 ITL. Das gleiche Phänomen taucht auch bei Euroumrechnungen in die jeweiligen Währungen Spaniens, Portugals, Luxemburgs und Belgiens auf - soviel zu den bevorstehenden Teuerungen im Zuge der Euro-Einführung!

Einwandfrei funktioniert hingegen die farbige Darstellung einzelner Register, mit der zusammengehörige Tabellen einheitlich gekennzeichnet werden können. Ein Klick mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Register und die Auswahl der Option Registerfarbe macht dies möglich.

Das neu integrierte Überwachungsfenster (siehe Abb. 9) ist für uns bei der Bearbeitung umfangreicher Tabellen zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Damit können Ergebnisse aus mehreren Zellen problemlos nachverfolgt werden, selbst wenn man sich in einem anderen Register oder einer anderen Arbeitsmappe befindet. Das mühsame Wechseln innerhalb der einzelnen Register und das langwierige Bildschirmscrollen gehören somit der Vergangenheit an.

Abb. 9: Das Excel-Überwachungsfenster
Abb. 9: Das Excel-Überwachungsfenster

Auch die Darstellung einzelner Eingabe- oder Formelfehler wurde verbessert. So wird beispielsweise bei der Fehlermeldung #DIV/0! ein gelbes Informationskästchen angezeigt, das die Ursache des Fehlers näher erläutert (siehe Abb. 10). Es besteht auch die Möglichkeit, durch Klick auf den Listenpfeil rechts davon zu wählen, ob man zusätzliche Hilfe zur Fehlermeldung benötigt, ob der Fehler ignoriert werden soll, etc. Ist hingegen die Spaltenbreite zu klein geworden, um die darin enthaltenen Werte einzelner Zellen anzuzeigen, gesellt sich nun zur gewohnten Kanalgitter-Darstellung (######) eine Quickinfo, die den in der Zelle erfaßten Wert anzeigt.

Abb. 10: Vereinfachte Fehlerbehebung in Excel

PowerPoint 2002

Auch PowerPoint ist anwenderfreundlicher geworden: PowerPoint 2002 ermöglicht beispielsweise die Erstellung mehrerer Mastervorlagen, um eine Präsentation in einzelne Abschnitte zu gliedern. Auch die Erstellung und vor allem die Anordnung einzelner Zeichnungsobjekte wurden vereinfacht, da nun ein Raster auf dem Bildschirm angezeigt werden kann und das mühsame Hin- und Herschieben einzelner Hilfslinien entfällt. Nicht zuletzt bieten auch die sogenannten Präsentationstools einige Annehmlichkeiten. Damit ist es möglich, während der Präsentation eine separate Ansicht zu erhalten, die anzeigt, welcher Gliederungspunkt oder welche Folie im Anschluß folgt, die direkten Einblick auf eventuell hinzugefügte Notizen gewährt und auch den Wechsel zu einer beliebigen Folie ermöglicht. Der Präsentations-PC muß dafür allerdings die Verwendung mehrerer Monitore unterstützen.

Fazit

Office XP kommt vor allem Office-Neulingen zugute, die im Vergleich zu den Vorgängerversionen deutlich mehr Hilfestellung erhalten. Für langjährige Office-Anwender bedeutet das neue Office XP eine gewaltige Umstellung im Hinblick auf die Benutzerführung. An der Grundfunktionalität hat sich allerdings nichts Essentielles geändert - Office XP ist eine neue Verpackung für Altbewährtes. Wer also erst vor kurzem auf Office 2000 umgestiegen ist, braucht den Wechsel zu Office XP nicht in Erwägung zu ziehen. Delacroix meinte zum Thema Erfahrung: "Zwei Dinge gibt es, die uns die Erfahrung lehren sollte: daß man erstens eine Menge verbessern muß, aber zweitens nicht zu viel verbessern darf." Es hat den Anschein, als habe sich Microsoft dieses Zitat zu Herzen genommen - schließlich muß ja auch noch was für Office 3000 übrig bleiben!

 

1) Für Office XP-Lizenzen, die im Rahmen der Standardsoftware beim ZID erworben wurden, ist dies nicht notwendig - hier reicht die Eingabe der vom ZID bereitgestellten Seriennummer.