UNIVIS
i3v im Produktionsbetrieb

von Martin Polaschek (Ausgabe 01/2, Juni 2001)

 

Mit dem Ende der allgemeinen Zulassungsfrist für das Sommersemester 2001 (am 29. März 2001) hat die Universitätsverwaltungssoftware i3v der Firma GINIT ihre erste Bewährungsprobe an der Universität Wien bestanden: Durch die Anwendung von i3v im Rahmen des UNIVIS-Teilprojekts Studierendenverwaltung war es erstmals möglich, die Zulassung zum Studium über das Internet zu beantragen. Studienanfänger ohne eigenen Internetzugang konnten dafür eines von 24 öffentlichen Terminals benutzen, die in den Seitenfoyers des Universitäts-Hauptgebäudes bereitgestellt wurden (siehe Comment 01/1, Seite 2).

1293 Personen haben sich über das Internet für die Erstzulassung zum Studium angemeldet; 1038 davon haben auch den zweiten Schritt des Zulassungsvorgangs an den Schaltern der Studienabteilung hinter sich gebracht und wurden damit erstmals zum Studium an der Uni Wien zugelassen (vormals: "immatrikuliert"). Auf herkömmliche Weise - also am Schalter - haben 1877 Personen die Erstzulassung beantragt. Damit wurden im Sommersemester 2001 an der Universität Wien 2915 Studierende neu zugelassen; ca. 71000 Studierende haben die Fortsetzung ihres Studiums gemeldet. Sowohl bei Erstzulassungen als auch bei Fortsetzungsmeldungen konnten in der Studienabteilung erstmals alle Dokumente sofort am Schalter erstellt und ausgehändigt werden; Verzögerungen durch den Postweg und nachträgliche Datenkorrekturen infolge von Erfassungsfehlern wurden so weitgehend vermieden.

Auch im Wintersemester 2001/2002 werden sich zukünftige Studierende über die Webseite www.univie.ac.at/zulassung/ zum Studium voranmelden können. Dort informiert die Universität Wien auch über die verschiedenen Studienmöglichkeiten und alle Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche Anmeldung erfüllt sein müssen.

Im Rahmen des UNIVIS-Teilprojekts Studierendenverwaltung wurde auch die ÖH-Wahl (15.-17. Mai 2001) mit i3v unterstützt. Der Verwaltungsaufwand ist dabei nicht unerheblich: Allein an der Universität Wien finden im Rahmen der ÖH-Wahl 79 einzelne Wahlen (Bundesvertretung, Universitätsvertretung, 8 Fakultätsvertretungen und 69 Studienrichtungsvertretungen) statt. Für jede Wahl sind unter anderem die zugehörigen Wahlberechtigten (für die Universitätsvertretung z.B. 70136 Studierende) und die wahlwerbenden Gruppen bzw. Kandidaten sowie im Vorfeld der Wahlen deren Unterstützungserklärungen zu verwalten. Die Erstellung des Wählerverzeichnisses und die Zuordnung der Wahlberechtigten zu den Wahlkommissionen erfolgten dabei direkt mit i3v. Die Verwaltung der wahlwerbenden Gruppen und der zugehörigen Unterstützungserklärungen sowie die Abwicklung der Wahl selbst sollten aus verschiedenen Gründen nicht im i3v-Produktionssystem durchgeführt werden; daher wurde ein eigenständiges Programm entwickelt, das zwar auf die i3v-Datenbank zugreift, die sensiblen Wahldaten aber in einer eigenen, isolierten Datenbank verwaltet.

Studienbeiträge

Neu im kommenden Wintersemester ist die Einführung von Studienbeiträgen. Obwohl die Verordnung der Bundesministerin für Bildung, Wissenschaft und Kultur über Studienbeiträge (Studienbeitragsverordnung - StubeiVO), die die Einhebung der Studienbeiträge mit Beginn der allgemeinen Zulassungsfrist für das Wintersemester 2001/2002 (am 2. Juli 2001) regelt, zu Redaktionsschluß dieses Comment noch nicht in der endgültigen Fassung vorlag, wird schon seit einiger Zeit mit Hochdruck daran gearbeitet, die entsprechenden Funktionen für die Studierendenverwaltung in i3v zu implementieren.

Ordentliche und außerordentliche Studierende mit österreichischer oder gleichgestellter (d.h. EWR-)Staatsbürgerschaft werden ab dem Wintersemester 2001/2002 einen Studienbeitrag in der Höhe von EUR 363,36 (ca. ATS 5000,-) pro Semester bezahlen müssen; bei bis zu einem Monat verspäteter Einzahlung werden zusätzlich 10% dieses Betrages (also EUR 36,34 oder ca. ATS 500,-) fällig. Für Staatsbürger anderer Länder beträgt der Studienbeitrag EUR 726,72 (ca. ATS 10000,-). Hinzu kommen in jedem Fall noch der Studierendenbeitrag (vormals: "ÖH-Beitrag") und ein Sonderbeitrag (vormals: "Versicherung"), die gemeinsam mit dem Studienbeitrag zu bezahlen sind.

Die Verwaltung der Zahlungen erfolgt an sich durch die Bundesrechenzentrum (BRZ) GmbH - aber eben nicht ganz: Sämtliche Rückerstattungen und Nachforderungen sind von der jeweiligen Universität zu administrieren, und auch die Bearbeitung von "Problemfällen" (z.B. verlorengegangene oder nicht zuordenbare Zahlungen) ist Aufgabe der Universität. Daher muß im Rahmen von UNIVIS für jeden Studierenden eine vollständige Kontoverwaltung in i3v implementiert werden.

Aus Sicht der Studierenden ist wesentlich, daß eine Zulassung bzw. Fortsetzung erst dann möglich ist, wenn der richtige Betrag auf dem richtigen Konto eingelangt ist und die BRZ GmbH der Universität Wien den vollständigen Eingang der Zahlung bestätigt hat (die Universität hat keinen direkten Zugriff auf das Beitragskonto). Der zu Zeiten des ÖH-Beitrags übliche Zahlscheinabschnitt hat somit als Nachweis der Bezahlung ausgedient.

Damit die Zahlungen ordnungsgemäß zugeordnet werden können, müssen diese mit codierten Zahlscheinen erfolgen. Allen Studierenden der Uni Wien wird ihr codierter Zahlschein vor Beginn des Semesters per Post zugestellt; zukünftige Studierende erhalten ihn bei der Universität, an der sie die Zulassung beantragen. Das bedeutet, daß Studienanfänger schon vor der erstmaligen Zulassung einen Zahlschein, der bereits mit ihrer künftigen Matrikelnummer codiert ist, von der Universität besorgen und einzahlen müssen. Sobald die Zahlung am Beitragskonto eingelangt ist, müssen sich die Interessenten dann nochmals zu den Schaltern der Studienabteilung begeben und die Zulassung abschließen.

Um diesen Vorgang zu vereinfachen und das anläßlich der i3v-Einführung propagierte One-Stop-Prinzip zu erhalten, ist geplant, die Anmeldung per WWW zu erweitern: Interessenten wird nach der Internet-Voranmeldung eine provisorische Matrikelnummer zugeteilt und der Zahlschein per Post zugesandt. Zudem soll auch eine Art "Kontoabfrage" über WWW möglich sein, die Auskunft darüber gibt, ob der bezahlte Betrag schon eingelangt und der (erste und einzige) Weg in die Studienabteilung zur Vollendung der Zulassung schon sinnvoll ist.

Die Bezahlung des Studienbeitrags wird auch im elektronischen Zahlungsverkehr möglich sein. Dazu ist es erforderlich, den sogenannten "Kundendatenbegriff" (eine zwölfstellige Ziffernfolge, die am Zahlschein ersichtlich ist) bei der elektronischen Überweisung in das entsprechende Feld einzugeben. Es ist geplant, diesen Kundendatenbegriff auch per Internet zugänglich zu machen - dadurch entfällt dann das Warten auf den Zahlschein.

Lehr- und Prüfungsverwaltung

An der medizinischen und den beiden theologischen Fakultäten der Uni Wien wurde am 26. März 2001 die neue Lehrverwaltung in Betrieb genommen und mit der Erfassung der Lehrveranstaltungen für das Wintersemester 2001/2002 begonnen. Bei der Anpassung von i3v in diesem Bereich wurde - auch schon im Hinblick auf die anstehende Prüfungsverwaltung - besonderes Augenmerk auf die Verwaltung von Zugriffsrechten gelegt. Dafür mußte das Berechtigungssystem von i3v erweitert werden: Der Zugriff eines Benutzers auf die Daten einer Lehrveranstaltung wird nun geregelt durch

  • die Einrichtung, welcher der Benutzer, die Lehrveranstaltung und die Vortragenden zugeordnet sind (z.B. Institut/Klinik),
  • die Rolle des Benutzers im Planungsprozeß (z.B. Institutssekretär, Institutsvorstand, Studiendekan) und
  • den Planungszustand der Lehrveranstaltung (z.B. "Kopierter Stehsatz", "Institutsvorschlag").

Dieselbe Funktionalität wurde auch für die einzelnen Lehranteile implementiert (ein "Lehranteil" repräsentiert den Anteil eines Vortragenden an der Lehrveranstaltung). Das ermöglicht eine starke Dezentralisierung der Lehrverwaltung und eine Pflege der Daten unmittelbar am "Entstehungsort". Die Weitergabe von Informationen mittels Papier-Formularen wird weitgehend überflüssig, und die Verwaltung der Lehrveranstaltungen - von der Erfassung am Institut bis zur Erstellung des Vorlesungsverzeichnisses - erfolgt durchgängig mit i3v.

Das Vorlesungsverzeichnis für das Wintersemester 2001/2002 soll am 15. September 2001 erscheinen. Die Lehrveranstaltungsdaten der noch nicht umgestellten Fakultäten werden in i3v eingespielt und danach das Gesamtverzeichnis erstmals mit i3v produziert. Die Koordination und Gesamtredaktion erfolgt durch das Zentrum für Forschungsförderung, Drittmittel und Öffentlichkeitsarbeit. Es ist zu erwarten, daß der Erstellungsprozeß des Vorlesungsverzeichnisses in Zukunft deutlich beschleunigt werden kann und die Informationen im Vorlesungsverzeichnis somit wesentlich aktueller sein werden. Für die ersten beiden Semester wurde bei der Terminplanung aber noch von den bisherigen Vorlaufzeiten ausgegangen, um im Falle von Verzögerungen aufgrund technischer oder organisatorischer Probleme (die bei der Einführung neuer Software nach einer relativ kurzen Testphase, verbunden mit einer teilweisen Reorganisation des Gesamtablaufs, nicht unwahrscheinlich sind) den Erscheinungstermin des Vorlesungsverzeichnisses nicht zu gefährden. Während für die gedruckte Version nur jene Daten berücksichtigt werden können, die bis zum Redaktionsschluß vorliegen, wird das Online-Vorlesungsverzeichnis ab dem Wintersemester 2001/2002 tagesaktuell aus den i3v-Daten erstellt.

Der nächste Schritt nach der Einführung der Lehrverwaltung ist die Umstellung der Prüfungsverwaltung. An den ersten drei Fakultäten geht die Prüfungsverwaltung mit i3v zu Beginn der allgemeinen Zulassungsfrist für das Wintersemester 2001/2002 in Betrieb, denn zu diesem Zeitpunkt beginnen die Anmeldungen für Lehrveranstaltungen mit immanentem Prüfungscharakter (Übungen, Seminare, Praktika usw.). Eng integriert mit der Prüfungsverwaltung ist in i3v die Verwaltung der Studienpläne und der zugehörigen Prüfungsordnungen. Die Modellierung der Prüfungsordnungen ist die Grundlage einer automatisierten Prüfungsevidenz, die über die reine Verwaltung von Prüfungsergebnissen hinausgeht: Bei der Anmeldung zu Prüfungen (bzw. Lehrveranstaltungen mit immanentem Prüfungscharakter) kann anhand der jeweiligen Voraussetzungen überprüft werden, zu welchen Prüfungen der Studierende aufgrund der bisher erbrachten Leistungen überhaupt zuzulassen ist, und bei der Anmeldung im Selbstbedienungsbetrieb die Auswahl entsprechend eingeschränkt werden. Im Idealfall kann so das gesamte Studium von der ersten Übung bis zur letzten Diplomprüfung ohne manuelle Überprüfung abgewickelt werden.

Dies erfordert natürlich eine vollständige Abbildung aller Prüfungsordnungen in i3v, was an der Universität Wien schon allein aufgrund der Vielzahl an möglichen Studien nicht realistisch erscheint. Dazu kommt, daß für die meisten Studien mehrere Studienplanversionen gleichzeitig existieren und sich viele Studienpläne wegen der teilweise sehr komplexen Regelungen für eine Formalisierung nicht gerade anbieten. Da zum einen grundsätzlich Einigkeit darüber besteht, daß das Verständnis des Studienplans nicht der schwierigste Teil des Studiums sein sollte, und zum anderen die Vorteile einer automatisierten Prüfungsevidenz nur dann breit genutzt werden können, wenn die Studienpläne mit vertretbarem Aufwand in i3v modellierbar sind, wird derzeit versucht, einfache Grundkonstrukte zu entwickeln, aus denen verständliche und leicht formalisierbare Studienpläne aufgebaut werden können.

Ab dem Sommersemester 2002 werden auch die Rechtswissenschaftliche Fakultät und die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften und Informatik auf i3v umgestellt. Die Vorbereitungen dafür haben bereits begonnen, die Schulungen werden im Laufe des Sommers erfolgen, und der Produktionsbetrieb wird mit der Erfassung der Lehrveranstaltungen im Herbst 2001 starten.

Schulungen

Wie bereits berichtet, werden im Zuge der Einführung von i3v auch Schulungen für die jeweils betroffenen Universitätsmitarbeiter durchgeführt: In einem etwa zweistündigen Basiskurs werden die grundlegenden Konzepte des i3v-Klienten und seiner Bedienung erläutert. Darauf aufbauend werden für alle Einsatzbereiche Spezialkurse angeboten, die auf die Aufgaben der jeweiligen Mitarbeiter zugeschnitten sind (z.B. Studierendenverwaltung in der Studienabteilung, Lehrverwaltung im Dekanat, Lehrverwaltung als Institutsvorstand). Bei diesen Spezialschulungen werden nicht nur die Funktionen der entsprechenden i3v-Anwendungen behandelt, sondern oft auch die dazugehörigen Abläufe trainiert, da die Einführung einer universitätsweit einheitlichen Software für viele Mitarbeiter auch eine Änderung der (bislang uneinheitlichen) Arbeitsabläufe mit sich bringt. Auch bisher manuell erledigte Aufgaben erfordern aufgrund der Automatisierung veränderte Abläufe: So werden beispielsweise im Bereich der Lehrveranstaltungsverwaltung verschiedene (z.B. abrechnungsrelevante) Informationen, die bisher erst im Nachhinein durch die Dekanate erfaßt wurden, nun schon bei der Ersterfassung durch die Institute eingegeben.

Aufgrund der in manchen Bereichen sehr großen Benutzerzahl (z.B. sollen in der Endausbaustufe der Lehrverwaltung grundsätzlich alle Lehrenden in der Lage sein, die Daten ihrer Lehrveranstaltungen zu pflegen) ist es leider nicht möglich, alle betroffenen Personen mit zentral angebotenen Schulungen zu versorgen. Daher werden pro Institut/Klinik/Abteilung ausgewählte Personen geschult, die dann als erste Ansprechpartner ihre Kollegen am Institut unterstützen.

Voraussetzung für den i3v-Basiskurs sind Grundkenntnisse in MS-Windows, MS-Word und MS-Excel. Entsprechende Vorbereitungskurse für die i3v-Schulungen wurden anfangs angeboten und mittlerweile mangels Nachfrage wieder eingestellt. EDV-Grundkenntnisse können aber in den Schulungen der Personalentwicklung erworben werden.

Personalwesen

Im UNIVIS-Teilprojekt Personalwesen wird nach der Erhebung des Ist-Zustands nun an der Spezifikation des neu zu entwickelnden Systems gearbeitet. Die Anforderungsdefinition für einen Prototyp zur Planstellenverwaltung konnte bereits abgeschlossen und an die Firma GINIT übergeben werden; die Implementierung soll noch im Laufe des Sommers 2001 erfolgen. Mit Hilfe des Prototypen soll die Anforderungsdefinition für die Planstellenverwaltung unter intensiver Einbeziehung der Benutzer verfeinert und erste Integrations- und Performancetests durchgeführt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter www.univie.ac.at/ZID/verwaltung/; für Anfragen ist das UNIVIS-Team unter der eMail-Adresse univis@univie.ac.at erreichbar.