Office-Workshop
Der ganz normale Wahnsinn (Teil II)
Vom richtigen Umgang mit langen Dokumenten in Word

von Eva & Michel Birnbacher (Ausgabe 01/2, Juni 2001)

 

Dokumentvorlagen, Formatvorlagen, AutoTexte und Symbolleisten - lauter Möglichkeiten, um lange Dokumente zu vereinheitlichen und gezielt zu bearbeiten - sowie andere wichtige "Vorarbeiten" wurden im Comment 01/1 behandelt. Der vorliegende zweite Teil des Artikels beschäftigt sich mit der praktischen Anwendung: Die Vorteile und Stolpersteine, die Zentraldokument & Co für den Anwender bereithalten, sollen im folgenden aufgezeigt und erläutert werden.

Zentrale ruft Filiale

Nachdem Sie auf Basis der eigens dafür definierten Dokumentvorlage mehrere Einzeldokumente erstellt haben, ist es jetzt an der Zeit, diese wieder zu einer Einheit zusammenzufügen. Hierbei bietet das Zentraldokument einige unschätzbare Vorteile - beispielsweise gemeinsame Verzeichnisse, automatische Querverweise, fortlaufende Seiten- und Fußnotennumerierung und nicht zuletzt die Möglichkeit, das Dokument in einem Stück auszudrucken. Auf den ersten Blick eine sehr brauchbare Funktion. Doch Vorsicht: Auch hier gibt es einige Fußangeln, die Sie berücksichtigen müssen, damit die Arbeit mit Zentral- und Filialdokumenten nicht in einem Desaster endet.

Gerade zum Thema Zentraldokument findet man etliche Publikationen, die sich aber nicht immer als sehr praxisnah erweisen. Die nachfolgend beschriebene Methode ist nachweislich erprobt und bereitet keine Schwierigkeiten. Der Vollständigkeit halber sei jedoch erwähnt, daß es auch andere Wege gibt - ob diese dann ebenfalls zum gewünschten Ziel führen, müssen Sie selbst herausfinden.

Etwas verwirrend ist die unterschiedliche Bezeichnung der Einzeldateien bei Verwendung von Word 2000: Einmal werden diese als Filialdokumente bezeichnet, dann wieder zeigt die QuickInfo die Bezeichnung Unterdokument einfügen. Da sich der Begriff Filialdokument bereits eingebürgert hat, möchte ich im folgenden dabei bleiben.

Who is who?

Jede beliebige Datei kann als Filialdokument innerhalb eines Zentraldokuments fungieren. Wie bereits im ersten Teil dieses Artikels erwähnt, sollten die einzelnen Kapitel einer umfangreichen Arbeit als separate Dateien gespeichert werden. Zu beachten ist hierbei, daß alle Einzeldateien auf einer gemeinsamen Dokumentvorlage basieren müssen, um unliebsame Überraschungen - z.B. durch unterschiedliche Formatierungen für Überschriften - zu vermeiden.

Wenn Sie innerhalb der Filialdokumente bereits Fußnoten oder Beschriftungen verwendet haben, werden die Fußnoten nach Zusammenfügen der Filialdokumente zu einem Gesamtwerk automatisch neu numeriert; die Numerierung der Beschriftung muß mit Hilfe der Option Felder aktualisieren auf den aktuellen Stand gebracht werden. Dies gilt in beiden Fällen allerdings nur dann, wenn die automatischen Standards für die Fußnoten- bzw. die Beschriftungsnumerierung verwendet wurden. Auch eine bereits vergebene Seitennumerierung wird nur dann automatisch aktualisiert, wenn Sie diese nicht händisch eingegeben bzw. nicht die Funktion Beginnen mit im Filialdokument verwendet haben!

Erstellen eines Zentraldokuments

Das Zentraldokument selbst ist am Beginn Ihrer Arbeit ein leeres Word-Dokument; durch Einfügen der einzelnen Filialdokumente in das Zentraldokument werden Querverweise (Links) zu den Einzeldateien gesetzt (siehe Abb. 1). Erstellen Sie zunächst mittels Datei - Neu und Auswahl derselben Dokumentvorlage, die Sie auch den Einzeldateien zugeordnet haben, eine neue Datei. Speichern Sie diese Datei, wobei der Dateiname eine Kennzeichnung wie Gesamt oder Zentral beinhalten sollte.

Abb. 1: Verweise auf Filialdokumente in einem Zentraldokument
Abb. 1: Verweise auf Filialdokumente in einem Zentraldokument

Da Sie sich in der Regel in der Normal- oder Seitenlayout-Ansicht befinden, müssen Sie nun die Ansicht wechseln: Word 2000 hat die Zentraldokument-Funktion in die Ansicht - Gliederung integriert; Vorgängerversionen bieten im Menü Ansicht den Eintrag Zentraldokument. Sie erhalten in allen Fällen eine veränderte Bildschirmdarstellung und eine zusätzliche Symbolleiste. Diese entspricht zum Großteil der Symbolleiste Gliederung, nur das letzte Drittel ist für die Arbeit mit Zentral- und Filialdokumenten reserviert.

Um ein bestehendes Filialdokument in das Zentraldokument zu integrieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Filialdokument (bzw. Unterdokument) einfügen. Sie erhalten daraufhin das Dialogfenster Filialdokument einfügen (siehe Abb. 2). Dieses bietet die gleichen Optionen, die auch beim gewohnten Öffnen von Dateien zur Verfügung stehen. So gilt es auch hier, den Speicherort der Filialdokumente auszuwählen, danach das entsprechende Filialdokument zu markieren und auf die Schaltfläche Öffnen zu klicken (diese Schaltfläche ist möglicherweise etwas verwirrend, denn eigentlich wird das Filialdokument "eingefügt").

Abb. 2: Filialdokument einfügen
Abb. 2: Filialdokument einfügen

Nun befindet sich das erste Filialdokument in Ihrem Zentraldokument. Die Einfügemarke wird dabei automatisch nach unten verschoben, und Sie können auf die gleiche Art und Weise die anderen Filialdokumente der Reihe nach einfügen, bis Ihr Zentraldokument komplett ist. Was auf den ersten Blick sehr einfach erscheint, hat aber auch seine Tücken. Wie in Abb. 3 ersichtlich, ist jedes Filialdokument innerhalb eines Zentraldokuments speziell gekennzeichnet: Um jedes einzelne Filialdokument wird automatisch ein dünner grauer Rahmen gezogen, der dessen Dimension kennzeichnet. Weiters enthält jedes Filialdokument am Beginn ein sogenanntes Dateisymbol.

Abb. 3: Anzeigen eines Filialdokuments in einem Zentraldokument
Abb. 3: Anzeigen eines Filialdokuments in einem Zentraldokument

Durch einen einfachen Mausklick auf das Dateisymbol können Sie das gesamte Filialdokument markieren, um dieses z.B. mit der Funktion Filialdokument (bzw. Unterdokument) löschen zu entfernen. Gerade beim Löschen ist allerdings Vorsicht angebracht: Die Funktion Filialdokument löschen entfernt lediglich die Eigenschaft des Filialdokuments, was bedeutet, daß das Filialdokument kein eigenständiges Dokument mehr ist, sondern automatisch Bestandteil des Zentraldokuments wird. Wollen Sie ein Filialdokument zur Gänze löschen, müssen Sie nach diesem Löschvorgang zusätzlich den gesamten (noch markierten) Text mit Hilfe der Taste Entf löschen.

Mittels Doppelklick auf das Dateisymbol können Sie direkt auf die Originaldatei zugreifen, z.B. um dort Korrekturen durchzuführen. Das klingt sehr brauchbar, hat aber einen Haken: Wenn dieselbe Datei zweimal (einmal als Original und einmal als Filialdokument) geöffnet ist, wird im Zentraldokument das betreffende Filialdokument für die Bearbeitung gesperrt. Optisch ist dies an einem Schloß-Symbol erkennbar, das unterhalb des Dateisymbols erscheint. Diese Vorsichtsmaßnahme ist notwendig, weil sonst beide Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden können und somit die Gefahr des wechselseitigen Überschreibens besteht.

Umgang mit Zentral- und Filialdokumenten

Nach der Erstellung eines Zentraldokuments sollten Sie generell auf die Bearbeitung der Originaldokumente verzichten. Das bedeutet, daß Ihre Filialdokumente im großen und ganzen fertiggestellt sein sollten, bevor sie zu einem Zentraldokument zusammengefügt werden. Auf lange Sicht erspart Ihnen dies viel Ärger.

Allerdings ist das leichter gesagt als getan. Denn sobald Sie Ihr Zentraldokument schließen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen, erscheint nicht mehr Ihr Gesamtwerk, sondern lediglich die einzelnen Links zu den entsprechenden Filialdokumenten (siehe Abb. 1). Bewegt man den Mauszeiger auf einen solchen Link, erscheint die verführerische Hand - ein Klick, und schon ist das Originaldokument offen. Dies sollten Sie jedenfalls vermeiden. Wenn Sie Ihr Zentraldokument öffnen, dann bitte keinesfalls auf einen der angezeigten Links klicken, sondern in die Ansicht - Gliederung (bzw. Zentraldokument) wechseln und dort das Symbol Filialdokumente erweitern anklicken! Alternativ dazu können Sie in jeder Ansicht die Tastenkombination <Strg>+<Alt>+<\> dafür verwenden.

Die Filialdokumente sollten deshalb nicht direkt bearbeitet werden, weil nicht alle Änderungen automatisch ins Zentraldokument übernommen werden können. So werden z.B. Änderungen an Formatvorlagen, die direkt in einem Filialdokument durchgeführt werden, zwar in das entsprechende Filialdokument innerhalb des Zentraldokuments übernommen, nicht jedoch in die anderen Filialdokumente. In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten, daß Änderungen an Formatvorlagen direkt in den einzelnen Filialdokumenten eine höhere Priorität zukommt als Änderungen im Zentraldokument, was sehr oft zu unliebsamen und schwer zu korrigierenden Ergebnissen führt.

Sobald das Originaldokument geschlossen wird, verschwindet auch das Schloß-Symbol unterhalb des Dateisymbols, und das Filialdokument kann im Rahmen des Zentraldokuments wie gewohnt bearbeitet werden. Versuchen Sie jedoch das gesperrte Filialdokument mit Hilfe der Schaltfläche Dokument sperren zu "entsperren", erhalten Sie eine Meldung, daß dieser Vorgang nicht beendet werden kann, da das Dokument in einem anderen Fenster geöffnet ist. Es bleibt also nur die Möglichkeit, via Menü Fenster zum geöffneten Originaldokument zu wechseln, um dieses zu schließen.

Auch beim Einfügen der Filialdokumente in ein Zentraldokument kann es zu unangenehmen Überraschungen kommen, wenn man gewisse Grundregeln nicht einhält. Wie bereits erwähnt, wird jedes einzelne Filialdokument von einem grauen Rahmen umgeben, und die Einfügemarke wird vom Programm automatisch an die richtige Stelle (nämlich außerhalb dieses Rahmens) gesetzt. Leider blättern viele Word-Anwender bereits während des Einfügevorgangs in ihrem Zentraldokument und vergessen dann, die Einfügemarke wieder an der richtigen Stelle zu positionieren - schon verschmilzt das nächste eingefügte Filialdokument mit dem vorherigen, weil sich die Einfügemarke innerhalb des grauen Rahmens (also im Filialdokument) befunden hat.

Diese Unachtsamkeit zu korrigieren erfordert einiges an Übung, da alle herkömmlichen Methoden scheitern. Deshalb ein guter Rat an dieser Stelle: Verwenden Sie sofort die Schaltfläche Rückgängig, um diesen Fehler zu beheben. Sind mehrere solcher Mißgeschicke passiert, ist es oft sinnvoller, das Zentraldokument zu schließen, zu löschen und mit der Arbeit von Neuem zu beginnen - erfahrungsgemäß spart diese Methode einiges an Zeit und Nerven.

Ein weiteres Problem beim Einfügen besteht darin, daß Filialdokumente manchmal versehentlich doppelt eingefügt werden. Ist dies der Fall, wird das zuletzt (und doppelt) eingefügte Filialdokument für die Bearbeitung gesperrt, was zur Folge hat, daß es weder mit Hilfe der Taste Entf noch durch Ausschneiden gelöscht werden kann. Auch hier ist die Schaltfläche Rückgängig die einzige Rettung. Dieses Problem kann allerdings sehr leicht vermieden werden, indem Sie die einzelnen Filialdokumente schon beim Abspeichern mit einer Numerierung versehen, die die gewünschte Reihenfolge kennzeichnet.

Arbeiten mit dem Zentraldokument

Nachdem Sie alle Filialdokumente zusammengefügt haben, müssen Sie das Zentraldokument als erstes speichern. Jetzt steht seiner Bearbeitung nichts mehr im Wege. Um Textkorrekturen oder Korrekturen an Formatierungen durchzuführen, sollten Sie allerdings der besseren Übersichtlichkeit wegen von der Ansicht Gliederung (bzw. Zentraldokument) zur Ansicht - Normal oder Seitenlayout wechseln.

Reißen - Schneiden - Kleben

Diese Vorgangsweise - im Zeitalter der Schreibmaschine der einzige Weg, um einzelne Absätze oder ganze Kapitel umzustellen und eine halbwegs strukturierte Arbeit zu erhalten - gehört zum Glück der Vergangenheit an. Vom Arbeitsaufwand her gesehen ist ein Großteil der Word-Anwender allerdings auch heute nicht weit davon entfernt: Da werden einzelne Kapitel zuerst markiert (über mehrere Seiten hinweg ist gezieltes Markieren ohnehin Glückssache), vorsichtshalber kopiert, dann wird nach der passenden Position gesucht und der kopierte Text wieder eingefügt. Darüber hinaus muß der kopierte Text an der falschen Position auch noch komplett gelöscht werden.

Diesen Aufwand kann man auf ein Minimum reduzieren, indem man mit der Gliederungsansicht arbeitet. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Ansicht ist eine spezielle Symbolleiste, mit der Sie beispielsweise durch selektives Ein- und Ausblenden einzelner Überschrift-Ebenen die Struktur Ihres Dokuments rasch überblicken können (Voraussetzung dafür ist allerdings die konsequente Anwendung der Formatvorlagen Überschrift 1 bis 9). Verwenden Sie dafür die Zahlen-Schaltflächen 1 bis 7 bzw. die Schaltfläche Alle in der Symbolleiste Gliederung.

Allen Überschriften, die über Unterkapitel bzw. Fließtext verfügen, wird automatisch ein Pluszeichen vorangestellt. Wenn Sie einmal auf das Pluszeichen vor der jeweiligen Überschrift klicken, wird diese markiert. Um die dazugehörigen Unterkapitel sichtbar zu machen, klicken Sie in der Symbolleiste Gliederung auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen (siehe Abb. 4). Nun können Sie einfach auf das Unterkapitel klicken, das getauscht werden soll. Dieses wird daraufhin ebenfalls markiert. Verwenden Sie nun die Schaltflächen mit den nach oben bzw. nach unten zeigenden Pfeilen, um das Unterkapitel entsprechend zu verschieben. Setzen Sie danach einen Doppelklick auf das Pluszeichen vor dem soeben verschobenen Unterkapitel, und Sie werden sehen, daß die weiteren Unterebenen wie auch der dazugehörige Fließtext automatisch "mitgewandert" sind. Sollten Sie sich bei diesem Verschiebevorgang geirrt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig oder gruppieren Sie die Unterkapitel auf die zuvor beschriebene Art und Weise neuerlich um.

Abb. 4: Erweitern der Überschriftenanzeige
Abb. 4: Erweitern der Überschriftenanzeige

Der bessere Überblick

Nachdem die einzelnen Kapitel in die richtige Reihenfolge gebracht wurden, geht es nur noch um den Feinschliff. So sollte jedes umfangreiche Dokument zumindest über ein Inhaltsverzeichnis verfügen, das es dem Leser erlaubt, rasch zu den gewünschten Informationen zu gelangen. Eine weitere Möglichkeit, die Suche nach gezielter Information zu erleichtern, bietet der Index (Stichwortverzeichnis). Durch diesen erhält der Leser Zugriff auf Informationen, die zu speziell sind, um im Inhaltsverzeichnis aufzuscheinen. Ein weiterer Vorteil des Index ist die alphabetische Sortierung der einzelnen Indexeinträge. Zum Thema Index ist im Comment 00/2 ein ausführlicher Artikel erschienen, sodaß an dieser Stelle nicht näher darauf eingegangen wird. Wenden wir uns also dem Inhaltsverzeichnis zu.

Das Inhaltsverzeichnis

Die einfachste Methode, ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, greift auf die standardisierten Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw. zurück. Voraussetzung ist allerdings, daß Sie Ihre Haupt- und Unterkapitel mit den passenden Formatvorlagen belegt haben. Um das Inhaltsverzeichnis zu erstellen, wählen Sie aus dem Menü Einfügen die Option Index und Verzeichnisse. Daraufhin wird das entsprechende Dialogfenster eingeblendet (siehe Abb. 5).

Abb. 5: Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses
Abb. 5: Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses

Aktivieren Sie die Registerkarte Inhaltsverzeichnis, um die nötigen Einstellungen festzulegen. Hier können Sie beispielsweise im Bereich Allgemein aus einer Reihe bereits vorgegebener Formate ein Ihren Wünschen entsprechendes Layout auswählen. Darauf basierend können kleine Anpassungen (z.B. die Änderung der Füllzeichen) durchgeführt werden. Wichtig ist die Option Ebenen anzeigen, da Sie mit dieser Option darauf Einfluß nehmen, wie detailliert Ihr Inhaltsverzeichnis wird: Je mehr Ebenen angezeigt werden, desto mehr Unterkapitel werden auch ins Inhaltsverzeichnis übernommen. Nun müssen Sie nur noch die Schaltfläche OK anklicken, und schon erscheint das Inhaltsverzeichnis an der Position der Einfügemarke im Dokument.

Schwieriger wird das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses, wenn Sie nicht die vorgegebenen Überschriftenformate verwenden, sondern eigene Formatvorlagen für die Kennzeichnung Ihrer Überschriften definiert haben. In diesem Fall müssen Sie auf der Registerkarte Inhaltsverzeichnis die Schaltfläche Optionen anklicken und erhalten dann ein neues Dialogfenster (siehe Abb. 6).

Abb. 6: Inhaltsverzeichnis aus Formatvorlagen bilden
Abb. 6: Inhaltsverzeichnis aus Formatvorlagen bilden

Aktivieren Sie die Option Inhaltsverzeichnis bilden aus Formatvorlagen. Im Bereich Verfügbare Formatvorlagen finden Sie eine Liste aller vorhandenen Formatvorlagen. Rechts neben dem Formatvorlagen-Namen befindet sich jeweils ein Eingabefeld, in dem Sie durch die Zahlen 1 bis 9 die gewünschte Hierarchie (Hauptkapitel, Unterkapitel, ...) definieren können. Klicken Sie nach Eingabe der gewünschten Verzeichnishierarchie auf die Schaltfläche OK. Sie kehren nun zum Ausgangsdialogfenster zurück. Bestätigen Sie auch dieses mit OK, und Sie erhalten ein Inhaltsverzeichnis auf Basis der benutzerdefinierten Formatvorlagen.

Wenn Sie Ihren Haupt- und Unterkapiteln keinerlei Formatvorlagen zugeordnet haben, sollten Sie dies entweder nachholen oder Sie erstellen das Inhaltsverzeichnis aus sogenannten Verzeichniseintragsfeldern, was einen erheblichen Mehraufwand bedeutet. Ähnlich wie bei der Indexerstellung muß dazu die erste Überschrift, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden soll, markiert werden. Drücken Sie danach die Tastenkombination <Shift>+<Alt>+<O>. Daraufhin erscheint das Dialogfenster Eintrag für Inhaltsverzeichnis festlegen (siehe Abb. 7).

Abb. 7: Eintrag für Inhaltsverzeichnis festlegen
Abb. 7: Eintrag für Inhaltsverzeichnis festlegen

Der markierte Text erscheint automatisch im Eingabefeld Eintrag. Weiters wird ein sogenanntes Erkennungszeichen vergeben. Die Standardeinstellung hierfür lautet C (diese sollten Sie auch belassen, da dieses Zeichen speziell für die Erstellung von Inhaltsverzeichnis-Einträgen reserviert ist). Weiters besteht die Möglichkeit, im Eingabefeld Ebene die Position des gewählten Textes in der Inhaltsverzeichnis-Hierarchie festzulegen. Durch Anklicken der Schaltfläche Festlegen wird der Eintrag für das Inhaltsverzeichnis als verborgener Text hinter dem markierten Text definiert. Einen kleinen Vorteil genießen Sie bei dieser aufwendigen Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses: Das Dialogfenster bleibt geöffnet, während Sie im Hintergrund weitere Überschriften markieren. Durch einen einfachen Klick in das Eingabefeld Eintrag wird automatisch der letzte Eintrag durch den neu markierten Text ersetzt; Sie brauchen dann nur noch die richtige Ebene einzustellen und auf die Schaltfläche Festlegen zu klicken. Nachdem Sie diese mühevolle Prozedur hinter sich gebracht haben, müssen Sie auf der Registerkarte Inhaltsverzeichnis (siehe Abb. 5) wiederum auf die Schaltfläche Optionen klicken und gelangen dann zum entsprechenden Dialogfenster (siehe Abb. 6). Klicken Sie nun die Option Inhaltsverzeichnis bilden aus Verzeichniseintragsfeldern an. Stellen Sie sicher, daß die Option Inhaltsverzeichnis bilden aus Formatvorlagen deaktiviert ist, da sonst beide Möglichkeiten herangezogen werden, und bestätigen Sie die Auswahl durch Anklicken von OK. Sie erhalten daraufhin wieder das Ausgangsdialogfenster; bestätigen Sie auch dieses mit OK, so erscheint Ihr auf Basis von Verzeichniseintragsfeldern erstelltes Inhaltsverzeichnis.

Die zuletzt beschriebene Methode verursacht nicht nur einen enormen Arbeitsaufwand - sie hat auch noch einen Haken: Wenn Sie nachträgliche Textkorrekturen an den diversen Überschriften durchführen, werden die Inhalte der Verzeichniseintragsfelder nicht automatisch korrigiert, wie dies bei der Verwendung von Formatvorlagen der Fall ist, sondern Sie müssen diese händisch "nachbearbeiten", was Ihnen zusätzlichen Arbeitsaufwand beschert.

Das Abbildungsverzeichnis

Wenn Ihr Dokument viele Abbildungen enthält, die Sie auch beschriften wollen, sollten Sie sich die Optionen Beschriftung und Abbildungsverzeichnis näher ansehen. Das Abbildungsverzeichnis ist ebenso schnell erstellt wie das Inhaltsverzeichnis, allerdings sind auch hier entsprechende Vorarbeiten - konkret die Zuordnung von Beschriftungen - notwendig. Jedes in Ihr Dokument eingefügte Objekt kann beschriftet werden. Hierfür steht ein eigener Menüpunkt zur Verfügung (Einfügen - Beschriftung). Zu beachten ist dabei nur die Position der Einfügemarke: Achten Sie immer darauf, daß Sie die Beschriftung eines Objekts oberhalb oder unterhalb durchführen und nicht daneben - in diesem Fall erscheint das Objekt selbst im Abbildungsverzeichnis!

Rufen Sie danach das Menü Einfügen - Beschriftung auf. Es erscheint nun das gleichnamige Dialogfenster (siehe Abb. 8). Word schlägt grundsätzlich Abbildung 1 als Beschriftung vor. Wenn Sie im Bereich Bezeichnung auf den Listenpfeil klicken, werden allerdings weitere Vorschläge angezeigt. Sollte keine der vorgegebenen Bezeichnungen Ihren Vorstellungen entsprechen, können Sie mit Hilfe der Schaltfläche Neue Bezeichnung weitere hinzufügen und diese danach über die Liste auswählen.

Abb. 8: Einfügen von Beschriftungen
Abb. 8: Einfügen von Beschriftungen

Auch das Numerierungsschema können Sie beeinflussen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Nummerierung und wählen aus der Liste der Formate das gewünschte aus. Wollen Sie auch die Kapitelnummern miteinbeziehen, so müssen Sie diese Option aktivieren und danach festlegen, welche Überschriftebene für die Numerierung herangezogen werden soll (dies erfordert wiederum die vorherige Zuordnung der entsprechenden Formatvorlagen). Legen Sie weiters fest, welches Trennzeichen zwischen Kapitelnummer und Beschriftungsnummer eingefügt werden soll, und bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Die von Ihnen gewählten Einstellungen finden Sie jetzt im Eingabefeld Beschriftung. Positionieren Sie nun die Einfügemarke hinter der gewählten Beschriftungsart, geben Sie den gewünschten Text ein und klicken Sie danach auf OK. Oberhalb bzw. unterhalb des Objekts erscheint nun die von Ihnen gewählte Beschriftung in einem bestimmten Layout. Dieses Layout wird von Word automatisch zugeordnet und kann verändert werden, indem Sie die Formatvorlage Beschriftung anpassen. (Detail am Rande: Die Beschriftungen sind ebenfalls sogenannte Felder, die automatisch aktualisiert werden - auch beim nachträglichen Einfügen oder Löschen eines beschrifteten Elements!)

Eine weitere Vereinfachung bietet die Schaltfläche AutoBeschriftung. Bei Auswahl der AutoBeschriftung öffnet Word ein Dialogfenster mit einer Liste von Objekten anderer Anwendungen, die in eine Dokument eingefügt und beschriftet werden können. Sie aktivieren die gewünschten Objekte, indem Sie in die entsprechenden Kontrollkästchen klicken. Wahlweise können Sie hier den einzelnen Objekten eine einheitliche Bezeichnung (z.B. Abbildung) oder unterschiedliche Bezeichnungen (z.B. Tabellen die Bezeichnung Tabelle, Grafiken die Bezeichnung Grafik) zuordnen. Bestätigen Sie die Einstellungen durch Anklicken von OK. Ab nun werden alle neu eingefügten Objekte automatisch mit der entsprechenden Nummer versehen. Zusätzliche Texteingaben, die den Inhalt der Abbildung näher kennzeichnen, müssen Sie allerdings "händisch" machen - Word kümmert sich nur um die richtige Numerierung!

Die Einstellungen für das Abbildungsverzeichnis selbst können Sie in der Registerkarte Abbildungsverzeichnis definieren (siehe Abb. 9). Diese erhalten Sie, indem Sie im Menü Einfügen auf Index und Verzeichnisse klicken. Wählen Sie ganz unten in der Registerkarte Abbildungsverzeichnis aus der Liste der Formate ein Format durch Anklicken aus und legen Sie rechts daneben die entsprechende Beschriftungskategorie fest. Weiters können Sie definieren, ob das Abbildungsverzeichnis mit Kategorie und Nummer erscheinen soll, ob Word die Seitenzahlen anzeigen soll und ob die Seitenzahlen rechtsbündig angeordnet werden sollen. Sobald Sie alle Einstellungen gewählt und auf OK geklickt haben, erscheint das gewünschte Abbildungsverzeichnis an der Position der Einfügemarke im Dokument.

Abb. 9: Abbildungsverzeichnis erstellen
Abb. 9: Abbildungsverzeichnis erstellen

Das Literaturverzeichnis

Office 2000 bringt eine wesentliche Neuerung im Bereich Index und Verzeichnisse: Erstmals besteht die Möglichkeit, auf Basis des sogenannten Rechtsgrundlagenverzeichnisses (Table of Authorities) Literaturverzeichnisse zu erstellen. Hinter der Funktion Rechtsgrundlagenverzeichnis verbirgt sich eine Auflistung beliebiger Texte und der Seitenzahlen, die angeben, wo sich diese Texte im Dokument befinden.

Die Einträge in ein Rechtsgrundlagenverzeichnis müssen - wie beim Erstellen eines Index - zunächst im Dokument markiert werden. Rufen Sie dann das Menü Einfügen - Index und Verzeichnisse auf und aktivieren Sie die Registerkarte Rechtsgrundlagenverzeichnis. Klicken Sie im entsprechenden Dialogfenster auf die Schaltfläche Eintrag festlegen. Im nun erscheinenden Dialogfenster Zitat festlegen (siehe Abb. 10) finden Sie den markierten Text - allerdings nur die ersten 256 Zeichen - im Eingabefeld Kurzes Zitat. Das Kurzzitat kann dort auch bearbeitet werden.

Abb. 10: Zitat festlegen
Abb. 10: Zitat festlegen

Die Funktion Rechtsgrundlagenverzeichnis wurde vor allem für juristische Fachpublikationen konzipiert, was sich in den Einträgen widerspiegelt, die in der Liste Kategorie zu finden sind. Wenn Sie die Funktion dafür verwenden wollen, ein Literaturverzeichnis zu erstellen, empfiehlt es sich, einen der Kategorieplatzhalter (8 - 16) auszuwählen und umzubenennen. Dazu klicken Sie im Dialogfenster Zitat festlegen auf die Schaltfläche Kategorie und wählen in der Liste den Kategorieplatzhalter 8 durch Anklicken aus. Geben Sie nun im Feld Ersetzen durch die Bezeichnung Literaturverzeichnis ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen. Danach beenden Sie das Dialogfenster Kategorie bearbeiten durch einen Klick auf OK. In der Kategorie-Liste findet sich nun auch der Eintrag Literaturverzeichnis, der jedem markierten Zitat als Kategorie zugeordnet wird.

Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Markieren. Daraufhin wird der im Eingabefeld Ausgewählter Text angezeigte Textbereich automatisch in die Liste unter dem Feld Kurzes Zitat aufgenommen. Im Dokument selbst wird nach dem markierten Textbereich ein Feld eingefügt, das einerseits den Inhalt des markierten Textbereichs und andererseits entsprechende "Schalter" mit den gewählten Einstellungen enthält. Um gleichlautende Einträge automatisch innerhalb des gesamten Dokuments zu übernehmen, müssen Sie auf die Schaltfläche Alle markieren klicken. Unterhalb des Eingabebereichs Kurzes Zitat finden Sie bei mehreren Einträgen eine Liste, die alle bereits definierten Einträge anzeigt. Klicken Sie auf einen dieser Einträge, so erscheint im Anzeigebereich Langes Zitat der volle Wortlaut des Eintrags. Verfahren Sie wie oben beschrieben, um weitere Einträge für das Literaturverzeichnis zu definieren.

Um anhand der definierten Einträge ein Rechtsgrundlagenverzeichnis bzw. ein Literaturverzeichnis zu erstellen, wählen Sie aus dem Menü Einfügen die Option Index und Verzeichnisse und aktivieren die Registerkarte Rechtsgrundlagenverzeichnis. Die Einstellungen entsprechen zum Großteil denen der Registerkarten Inhalts- und Abbildungsverzeichnis. Die Option Passim verwenden ersetzt bei fünf oder mehr identischen Einträgen die Seitenzahlen durch das Wort "passim" und sollte in der Regel deaktiviert werden. Sobald Sie Ihre Einstellungen durch Anklicken der Schaltfläche OK bestätigen, wird ein Literaturverzeichnis mit Seitenangaben in Ihr Zentraldokument eingefügt.