UNIVIS
Erste Erfolge

von Martin Polaschek (Ausgabe 01/1, März 2001)

 

Die langwierige Planungsphase des Projekts UNIVIS zeigt erste konkrete Auswirkungen: Am 8. Jänner 2001, dem Beginn der allgemeinen Zulassungsfrist für das Sommersemester 2001, konnte die Studierendenverwaltung fristgerecht in Betrieb genommen werden. Dieser Bereich ist Teil des UNIVIS-Projekts Studienwesen und umfaßt die Verwaltung der persönlichen Daten von Studierenden sowie alle mit ihren Studien zusammenhängenden Daten (z.B. gewählte Studienrichtungen, vorgeschriebene und abgelegte Ergänzungsprüfungen) und Vorgänge (z.B. Zulassung, Fortsetzung und Abmeldung). Ein wesentlicher Bestandteil der Studierendenverwaltung ist aber auch eine Antragsverwaltung mit automatisierter Bescheid-Erstellung.

Voranmeldung im Internet

Seit 8. Jänner 2001 kann sich jeder österreichische Staatsbürger mit österreichischem Reifeprüfungszeugnis, der erstmalig ein Studium an der Uni Wien aufnehmen will, unter http://www.univie.ac.at/zulassung/ für die Zulassung zum Studium voranmelden. Studienanfänger ohne Internetzugang haben die Möglichkeit, dies in den Seitenfoyers der Aula im Universitäts-Hauptgebäude durchzuführen, wo dafür sechs Säulen mit insgesamt 24 "Public Internet Terminals" (PITs; siehe Foto) zur Verfügung stehen.

Im Zuge der Voranmeldung werden nicht nur die persönlichen Daten für die Zulassung zum Studium, sondern außerdem die für die Statistik Austria (vormals Österreichisches Statistisches Zentralamt) relevanten Daten und die gewünschte(n) Studienrichtung(en) erfaßt. Ein großer Vorteil des neuen Anmeldesystems ist, daß zu den verschiedenen Studienrichtungen auch Hintergrundinformationen abgerufen werden können und kombinationspflichtige Studienrichtungen bzw. zulässige Studienkombinationen eindeutig deklariert sind. Dadurch ist es möglich, die ideale Studienrichtung bzw. Studienkombination in Ruhe auszuwählen und diese Wahl - solange noch keine Zulassung erfolgt ist - auch im nachhinein jederzeit zu korrigieren. (In der Vergangenheit mußten nicht wenige Studienanfänger nach langem Warten vor dem Zulassungsschalter plötzlich erkennen, daß sie ein kombinationspflichtiges Studium ausgesucht hatten, und eine überstürzte Entscheidung für eine zweite Studienrichtung treffen.)

Hat man die Voranmeldung abgeschlossen, ist man offiziell "Interessent" und muß sich dann doch noch auf den (gesetzlich unerläßlichen) Weg in die Studienabteilung der Uni Wien machen, um alle notwendigen Dokumente vorzulegen und die angegebenen Daten überprüfen zu lassen. Die tatsächliche Zulassung zum Studium ist dann schnell erledigt: Alle Unterlagen - Studienblatt, Zulassungsbestätigung, Semesteretikett für den Studierendenausweis - werden sofort gedruckt und ausgehändigt, Fehler bei der Datenerfassung können umgehend reklamiert werden. Das wochenlange (und mitunter vergebliche) Warten auf die per Post zugesandten Unterlagen entfällt ebenso wie der bisher bei Erfassungsfehlern oder verlorengegangenen Briefen notwendige neuerliche Amtsweg in die Studienabteilung.

Auch "altgediente" Studierende der Uni Wien profitieren vom neuen System: Bei allen Änderungsmeldungen (Neuaufnahme, Abschluß oder Änderung einer Studienrichtung, Namens- oder Adreßänderungen) werden die neuen Unterlagen ebenfalls sofort erstellt und übergeben. Dasselbe gilt für Meldungen der Fortsetzung des Studiums, die nun gegen Vorlage des quittierten Zahlscheins umgehend erledigt werden können. Die gewohnte "Zahlscheininskription" ist natürlich weiterhin möglich - in diesem Fall werden die Unterlagen wie bisher per Post zugestellt.

Neue Lehr- und Prüfungsverwaltung

Die traditionellen Warteschlangen vor den Schaltern der Verwaltungseinrichtungen der Universität sollen in Zukunft weitgehend von einem "Selbstbedienungsbetrieb" abgelöst werden: Viele (auch rechtlich relevante) administrative Vorgänge können dann jederzeit von den Studierenden selbst durchgeführt werden. Ein solches System erfordert allerdings eine zuverlässige elektronische Authentisierung und kann daher nur mit Hilfe von Chipkarten realisiert werden. Im Rahmen des UNIVIS-Gesamtkonzepts ist vorgesehen, die herkömmlichen Studierendenausweise der Universität Wien im Sommersemester 2002 durch Chipkarten zu ersetzen; mittlerweile wird aber über eine "Ministeriums-Chipkarte" für jeden Studierenden Österreichs diskutiert, die schon früher verfügbar sein soll. Nicht zuletzt sorgen auch die im universitären Bereich derzeit recht häufigen und teilweise gravierenden Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen (beispielsweise die bevorstehende Einführung von Studienbeiträgen) dafür, daß das UNIVIS-Teilprojekt Studierendenverwaltung trotz des geglückten Starts am 8. Jänner 2001 noch lange nicht abgeschlossen ist.

Dennoch steht der nächste Schritt im Projekt Studienwesen bereits nahe bevor: Die Umstellung der Lehr- und Prüfungsverwaltung. Dieser Bereich ist sehr komplex, daher erfolgt die Umstellung nicht an allen Fakultäten gleichzeitig, sondern im Wintersemester 2001/2002 zunächst an der medizinischen und den beiden theologischen Fakultäten. Die Lehrveranstaltungs- und Prüfungsanmeldung - und somit auch die Studienplanverwaltung - soll an diesen Fakultäten zu Beginn der allgemeinen Zulassungsfrist für das kommende Wintersemester (Anfang Juli 2001) einsatzbereit sein. Die ersten Module der neuen Lehr- und Prüfungsverwaltung müssen daher bereits am 21. März 2001 in Betrieb genommen werden: Zu diesem Zeitpunkt beginnt mit der Erfassung der Lehrveranstaltungen die Planung der Lehre für das nächste Studienjahr.

Da die neue Lehr- und Prüfungsverwaltung an den Fakultäten nur etappenweise eingeführt werden kann, müssen auch die bisherigen Systeme weiter betrieben und die Daten zwischen den Systemen ständig abgeglichen werden. Schließlich soll es ja auch in der Übergangszeit z.B. nur ein Vorlesungsverzeichnis geben, und die Verwaltung von Studierenden, Lehrenden, Lehrveranstaltungen und Prüfungen muß über die Systemgrenzen hinweg konsistent bleiben.

Auch in anderen UNIVIS-Teilbereichen sind Fortschritte zu verzeichnen: Im Rahmen des Projekts Facility Management wurde eine i3v-Erweiterung für die grafische Verwaltung von Gebäuden und Räumen getestet. Dabei konnte bereits ein großer Teil der in Bundeseigentum befindlichen Liegenschaften der Universität erfaßt werden (ca. 15000 Räume, davon ca. 6000 mit grafischen Plandaten). Es ist geplant, diese Software noch im Laufe des Jahres 2001 in die anderen Komponenten von i3v zu integrieren.

Auch im Personalwesen soll i3v eingesetzt werden; allerdings müssen in diesem Bereich die meisten Komponenten der Software völlig neu entwickelt werden. Derzeit erfolgt unter der Leitung der Personalabteilung der Universität Wien die Modellierung der zugrundeliegenden Geschäftsprozesse, die dann bei der Programmierung zu berücksichtigen sind.

Weitere, aktuelle Informationen zum Projekt UNIVIS finden Sie im WWW; für Anfragen ist das UNIVIS-Team über eMail erreichbar.

Technische Daten

Wie bereits berichtet (Comment 00/3, Seite 4), kommt im UNIVIS-Teilprojekt Studienwesen die Standardsoftware i3v®-education des deutschen Softwarehauses GINIT zum Einsatz, allerdings in einer eigens für die Uni Wien adaptierten Version. Die Universitätsverwaltungssoftware i3v ist als Client/Server-Lösung konzipiert: Auf den Arbeitsplatzrechnern muß eine spezielle Software, der sogenannte i3v-Client, installiert werden. Bestimmte Funktionen sollen in Zukunft auch über WWW verfügbar sein. Die Daten werden auf einem zentralen Server in einer relationalen Datenbank verwaltet (derzeit Oracle 7.3.4; ein Update auf Oracle 8 ist geplant).

Die Eckdaten des Servers: IBM RS/6000 H80 unter dem Betriebssystem AIX, 6 POWER3-RISC-Prozessoren mit 500 MHz Taktfrequenz (diese ist aufgrund der andersartigen Prozessorarchitektur allerdings nicht zum "Geschwindigkeitsvergleich" mit PC-Prozessoren geeignet), 4 GB RAM, SSA-Festplattensystem mit fast write cache und derzeit insgesamt 216 GB Speicherkapazität.