Office-Workshop
Der ganz normale Wahnsinn (Teil I)
Vom richtigen Umgang mit langen Dokumenten in Word

von Eva & Michel Birnbacher (Ausgabe 01/1, März 2001)

 

Wieder einmal muß ich mit Word neue Seminarunterlagen verfassen. Ein mulmiges Gefühl macht sich breit, da mir ein Ereignis, das vor zwei Jahren bei der Erstellung anderer Seminarunterlagen den krönenden Abschluß einer ganzen Serie von Problemen bildete, noch in guter Erinnerung ist. Was damals passierte, weiß ich selbst nicht so ganz genau, aber es geschah, als ich all die Stolpersteine, die Word mir in den Weg legte, bereits gemeistert und das Skriptum fertiggestellt hatte. Das Speichern des Dokuments war meine letzte Aktion an diesem Abend. Am nächsten Tag wollte ich mit neuem Elan ein Korrekturexemplar ausdrucken, als beim Öffnen der Datei plötzlich die folgende Meldung erschien:

Abb. 1: Warnmeldung beim Öffnen eines Word-Dokuments
Abb. 1: Warnmeldung beim Öffnen eines Word-Dokuments

Zuerst war ich fassungslos, doch bei genauerem Hinsehen gab es noch einen Hoffnungsschimmer: "Das Dokument ist möglicherweise beschädigt", war da zu lesen. Nachdem ich ohnehin keine andere Wahl hatte, klickte ich auf OK - und siehe da, die Datei erschien völlig korrekt auf meinem Bildschirm. Vielleicht zum letzten Mal? Panik ergriff mich, und ich befolgte die Anweisungen in der Warnmeldung: Ich kopierte die Datei in ein neues, leeres Dokument und speicherte dieses sogar sicherheitshalber unter einem anderen Dateinamen. Anschließend versuchte ich das neu erstellte Dokument zu öffnen - und erhielt dieselbe Meldung wie zuvor. Ich wiederholte die Prozedur noch fünfmal, immer mit demselben Ergebnis. Irgendwann beschloß ich, das Problem einfach zu ignorieren (schließlich war sich Word ja selbst nicht sicher, ob das Dokument beschädigt sei oder nicht), und ich lebe gut damit: Obwohl ich jedesmal gewarnt werde, läßt sich die Datei bis heute problemlos öffnen.

Dieses Beispiel soll keineswegs zur Abschreckung dienen, sondern alle, die sich mit der Erstellung umfangreicher Dokumente plagen, darin bestärken, nicht aufzugeben. Word hält zwar für jeden, der versucht, mit diesem Programm lange Dateien zu bearbeiten, allerhand unangenehme Überraschungen bereit - aber einerseits kann man mit einer guten Portion Selbstvertrauen die meisten der auftretenden Probleme bewältigen, andererseits lassen sich viele Schwierigkeiten von vornherein vermeiden. Im ersten Teil dieses Office-Workshops werden daher gewisse Grundregeln vorgestellt, die bereits in der Planungsphase einer umfangreicheren Arbeit zu beachten sind. Der zweite Teil (im nächsten Comment) beschäftigt sich dann mit ihrer praktischen Umsetzung und bietet eine Reihe von Tips & Tricks.

Grundsätzliche Überlegungen

Bevor Sie den ersten Buchstaben Ihrer Arbeit eintippen, sollten Sie zwei wesentliche Fragen beantworten können:

  • Wieviele Seiten wird das fertige Dokument umfassen?
  • Welche Richtlinien sind bei der Formatierung des Dokuments (Schriftart, Seitenränder usw.) zu erfüllen?

Die erste Frage ist von Bedeutung, weil Word mit zunehmender Seitenzahl immer schwerfälliger wird und darauf mit den merkwürdigsten Meldungen reagiert. Beispielsweise kann es geschehen, daß plötzlich nicht mehr genügend Speicherplatz zur Verfügung steht, um das Dokument zu sichern. Die Aufforderung von Word, alle offenen Fenster zu schließen, damit das Dokument doch noch gespeichert werden kann, ist vor allem dann nicht sehr hilfreich, wenn ohnehin nur mehr die Word-Datei geöffnet ist. In diesem Stadium bleibt nur die Hoffnung, daß man zumindest in regelmäßigen Intervallen zwischengespeichert hat, denn egal welche der angebotenen Schaltflächen man drückt, Word verabschiedet sich und mit ihm das Dokument. Alle Änderungen, die seit dem letzten Speichervorgang vorgenommen wurden (d.h. im schlimmsten Fall der gesamte Inhalt der Datei), gehen dabei verloren.

Aus genau diesem Grund sollte man die erste Grundregel beachten, die besagt, daß lange Dokumente in mehrere Einzeldateien aufzusplitten sind. Dabei ist es egal, ob man diese in weiser Voraussicht gleich im Zuge der Texterfassung erzeugt oder ob man erst nachträglich aus einem überlangen Dokument einzelne Textabschnitte kopiert, diese in neue Einzeldateien einfügt und separat abspeichert (z.B. ein Kapitel pro Datei). Leider gibt es keinen klaren Richtwert, wie viele Seiten eine einzelne Datei haben darf, da dies sehr stark vom Inhalt des Dokuments abhängig ist: Dateien, die fast ausschließlich aus Text bestehen, bereiten in der Regel kaum Probleme, auch wenn sie 100 Seiten und mehr umfassen. Wenn eine Datei jedoch viele eingebettete "Fremdobjekte" wie Grafiken, Tabellen oder Formeln enthält, liegt die Schmerzgrenze des Programms weit darunter (bei etwa 50 Seiten). Auf keinen Fall darf man der Angabe in der Word-Hilfe vertrauen und die maximale Dateigröße von 32 MB bis zum letzten Bit ausnützen.

Die zweite Überlegung - ob es bestimmte Vorgaben für die Formatierung des Dokuments gibt - ist deshalb wesentlich, weil bei jedem umfangreicheren Dokument Dokumentvorlagen bzw. Formatvorlagen zum Einsatz kommen sollten. Eine Dokumentvorlage stellt sicher, daß für jede Einzeldatei, die auf dieser Dokumentvorlage basiert, dieselben Einstellungen (z.B. Seitenränder) und Formatvorlagen verwendet werden. Formatvorlagen sind ein ganz wesentlicher Bestandteil einer solchen Dokumentvorlage: Sie beinhalten alle absatz- und zeichenbezogenen Formatierungen für die verschiedenen Dokumentbereiche. Ein einheitliches Layout für Haupt- und Unterkapitel, eine automatische Numerierungsmöglichkeit und auf Knopfdruck erzeugte Verzeichnisse sind nur einige der Vorteile, die für den Einsatz von Formatvorlagen sprechen.

Vorarbeiten

Die erste Grundregel, das Aufsplitten von langen Dokumenten in mehrere Einzeldateien, erfordert ein gewisses Maß an Organisation:

  • Damit Sie auf die einzelnen Dateien eines langen Dokuments rascher zugreifen können, sollten Sie auf der Festplatte (bzw. auf dem Netzwerklaufwerk) einen neuen Ordner anlegen. In diesen Ordner speichern Sie dann alle Dateien, die letztendlich zu einem langen Dokument zusammengefügt werden sollen.
  • Die Dateinamen der einzelnen Dokumente sollten bereits eine Art Reihung vorgeben (z.B. kapitel1.doc, kapitel2.doc, ...), damit sie später einfacher zu einem Gesamtdokument zusammengefügt werden können.
  • Da die Wahrscheinlichkeit eines Programmabsturzes mit der Menge des geschriebenen Textes wächst, sollten alle Dateien in regelmäßigen Abständen gespeichert werden. Entweder kümmern Sie sich mittels Datei - Speichern selbst darum, oder Sie verlassen sich auf die Automatik von Word, die unter Extras - Optionen - Speichern - AutoWiederherstellen-Info speichern alle 10 Minuten aktiviert werden kann.
  • Unbedingt empfehlenswert sind sogenannte Sicherungskopien, die aber keinesfalls auf demselben Laufwerk wie die Originaldateien abgelegt werden sollten. Als Alternativen bieten sich hier beispielsweise das Speichern auf ZIP-Laufwerken oder das Brennen von CDs an.
  • Für alle zukünftigen Einzeldateien eines Dokuments sollte eine einheitliche Dokumentvorlage erstellt werden, die bereits alle grundlegenden Gestaltungselemente (Seitenrandeinstellungen, benutzerdefinierte Formatvorlagen, AutoTexte usw.) berücksichtigt.

Dokumentvorlagen

Nachdem Sie einen Ordner für die Einzeldokumente angelegt haben, können Sie sich der Erstellung einer Dokumentvorlage zuwenden. Dabei ist es wichtig, daß Sie sich gegebenenfalls über die zum Teil sehr unterschiedlichen Richtlinien informieren, die bei der Erstellung einer wissenschaftlichen Arbeit eingehalten werden müssen.

Im Unterschied zu herkömmlichen Word-Dateien erhalten Dokumentvorlagen stets die Erweiterung .dot (Document Templates). Sie werden automatisch im Ordner Vorlagen gespeichert. Sobald eine neue Datei auf Basis einer bestimmten Dokumentvorlage erstellt wird, kopiert Word den kompletten Inhalt der ausgewählten Dokumentvorlage in die neue Datei.

Als Beispiel soll eine Dokumentvorlage für eine Diplomarbeit erstellt werden. Über das Menü Datei - Neu erhalten Sie das entsprechende Dialogfenster, in dem Sie das Symbol Leeres Dokument auswählen und die Option Vorlage aktivieren müssen (siehe Abb. 2). Word blendet daraufhin ein neues Fenster mit dem Arbeitstitel Vorlage 1 ein, in dem nun die benötigten Einstellungen - Seitenränder, die Definition von Formatvorlagen, AutoText-Einträge usw. - festzulegen sind. Zuletzt muß die fertige Dokumentvorlage noch gespeichert werden (z.B. unter dem Namen Diplomarbeit.dot).

Abb. 2: Erstellen einer neuen Dokumentvorlage
Abb. 2: Erstellen einer neuen Dokumentvorlage

Um ein neues Dokument auf Basis der Vorlage Diplomarbeit zu erstellen, rufen Sie im Menü Datei die Option Neu auf. Im Dialogfenster Neu markieren Sie nun die zuvor erstellte Dokumentvorlage Diplomarbeit und klicken auf die Schaltfläche OK. Nun wird eine neue Datei geöffnet, in der bereits alle Vorgaben der gewählten Dokumentvorlage zur Verfügung stehen.

Sie können einer Datei auch nachträglich eine bestimmte Dokumentvorlage zuordnen: Rufen Sie dazu die Datei auf, die mit einer anderen Dokumentvorlage verbunden werden soll, und wählen Sie aus dem Menü Extras die Option Vorlagen und AddIns. Das entsprechende Dialogfenster zeigt im Eingabefeld Dokumentvorlage die derzeit mit dem Dokument verbundene Vorlage an (siehe Abb. 3). Durch einen Klick auf die Schaltfläche Anhängen gelangen Sie zur Liste aller verfügbaren Dokumentvorlagen. Klicken Sie hier auf die Vorlage Diplomarbeit und danach auf die Schaltfläche Öffnen. Im Eingabefeld Dokumentvorlage erscheint nun die ausgewählte Dokumentvorlage mit kompletter Pfadangabe. Wichtig ist, daß Sie auch die Option Formatvorlagen automatisch aktualisieren aktivieren - nur so ist sichergestellt, daß auch die in der Dokumentvorlage definierten Formatvorlagen angewendet werden.

Bei der nachträglichen Zuweisung anderer Dokumentvorlagen ist allerdings zu beachten, daß Standardtext, Seitenlayout-Einstellungen und auch grafische Elemente nicht übertragen werden können!

Abb. 3: Dokumentvorlage nachträglich zuordnen
Abb. 3: Dokumentvorlage nachträglich zuordnen

Formatvorlagen

Word stellt neben der Formatvorlage Standard, die in der Regel für Fließtext verwendet wird, neun vordefinierte Formatvorlagen für die Gestaltung von Überschriften zur Verfügung. Weitere vordefinierte Formatvorlagen werden wirksam, wenn Sie beispielsweise mit Fußnoten arbeiten oder Beschriftungen durchführen.

Generell unterscheidet man bei Formatvorlagen zwei Kategorien: Absatz-Formatvorlagen und Zeichen-Formatvorlagen. Absatz-Formatvorlagen speichern alle erdenklichen absatz- und zeichenbezogenen Gestaltungsmerkmale (Einzüge, Zeilenschaltungen, Tabulatoreinstellungen, Schriftart und -größe, Effekte, Farben usw.), während Zeichen-Formatvorlagen nur zeichenbezogene Gestaltungsmerkmale definieren (beispielsweise Schriftart und -größe).

Formatvorlagen bieten einige Vorteile, die vor allem bei der Bearbeitung von umfangreichen Dokumenten viel Zeit sparen können:

  • effiziente Strukturierung des Dokuments,
  • komfortable Anpassung der Formatvorlagen auf Knopfdruck,
  • Numerierung der Überschriften auf Knopfdruck,
  • automatische Erstellung von Verzeichnissen auf Knopfdruck,
  • Nutzung bereits definierter Formatvorlagen in anderen Dokumenten,
  • uneingeschränkte Nutzung der Gliederungsansicht.

Formatvorlagen ändern

Gehen wir davon aus, daß in der Dokumentvorlage Diplomarbeit als erstes die vorhandenen Formatvorlagen an bestimmte Richtlinien angepaßt werden müssen. Um beispielsweise die Formatvorlage Standard zu verändern, wählen Sie im Menü Format die Option Formatvorlage. Das Dialogfenster Formatvorlage bietet auf der rechten Seite eine Liste bereits vordefinierter Formatvorlagen an. Wenn dieser nicht ohnehin bereits markiert ist, müssen Sie auf den Eintrag Standard klicken, um diese Formatvorlage für die Bearbeitung auszuwählen. Die Absatz- und Zeichenvorschau bzw. die Beschreibung verdeutlichen die momentan gültigen absatz- und zeichenbezogenen Gestaltungsmerkmale dieser Formatvorlage (siehe Abb. 4).

Abb. 4: Dialogfenster Formatvorlage

Um diese Gestaltungsmerkmale abzuändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Nun öffnet sich das Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten (siehe Abb. 5). Hier können Sie im Bereich Name überprüfen, ob Sie die richtige Formatvorlage für Ihre Änderungen ausgewählt haben. Der Formatvorlagentyp bietet bei der Erstellung benutzerdefinierter Formatvorlagen die Wahl zwischen Absatz- und Zeichen-Formatvorlage. Die Option Basiert auf ermöglicht die Wahl einer Basis-Formatvorlage, die dann entsprechend abgeändert werden kann. Mittels Formatvorlage für den nächsten Absatz läßt sich definieren, welche Formatvorlage im folgenden Absatz verwendet werden soll.

Abb. 5: Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten
Abb. 5: Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten

Um Änderungen durchzuführen, müssen Sie auf die Schaltfläche Format klicken und aus der Liste den gewünschten Formatierungsbefehl auswählen. So gelangen Sie über den Befehl Zeichen zum gewohnten Dialogfenster für die Zeichenformatierung, wo Sie von der Schriftart bis hin zu Farbe und Unterstreichungen alle erdenklichen Optionen auswählen können. Analog dazu ruft der Befehl Absatz das Dialogfenster für die Absatzformatierung auf. Ihre Änderungen in diesen Dialogfenstern müssen Sie jeweils durch Klick auf OK bestätigen; dadurch kehren Sie wieder zum Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten zurück.

Wenn die durchgeführten Änderungen "für immer" gültig sein sollen, müssen Sie hier noch die Option Zur Vorlage hinzufügen aktivieren. Durch einen Klick auf OK erhalten Sie wieder das Dialogfenster Formatvorlage. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Zuweisen oder Schließen, um Ihre Änderungen wirksam werden zu lassen. Wenn Sie weitere Formatvorlagen anpassen wollen, wiederholen Sie die oben beschriebene Vorgangsweise.

Eigene Formatvorlagen

Sehr effizient ist auch die Erstellung eigener Formatvorlagen - insbesondere spezieller Zeichen-Formatvorlagen, um bestimmte Begriffe, Textpassagen usw. mit einer Reihe von zeichenbezogenen Gestaltungsmerkmalen zu belegen. Als Beispiel soll eine Zeichen-Formatvorlage mit dem Namen Spezial erstellt werden.

Dazu müssen Sie wiederum über Format - Formatvorlage das Dialogfenster Formatvorlage aufrufen. Diesmal ist hier allerdings die Schaltfläche Neu anzuklicken. Daraufhin wird das Dialogfenster Neue Formatvorlage eingeblendet, das dem Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten aufs Haar gleicht (siehe Abb. 6). Im Bereich Name muß anstelle der Vorgabe (Formatvorlage1) ein Name für die Formatvorlage vergeben werden - z.B. Spezial. Im Bereich Formatvorlagentyp müssen Sie durch Anklicken des Listenpfeils von Absatz auf Zeichen umstellen. Im Eingabebereich Basiert auf erscheint nun der Eintrag Absatz-Standardschriftart, den Sie auch belassen sollten. Eine Formatvorlage für den nächsten Absatz können Sie nicht auswählen, da es sich um eine Zeichen-Formatvorlage handelt.

Abb. 6: Erstellen von Zeichen-Formatvorlagen
Abb. 6: Erstellen von Zeichen-Formatvorlagen

Durch Anklicken der Schaltfläche Format können Sie wiederum auf die benötigten Befehlskategorien zugreifen; es stehen allerdings nur noch die für Zeichen-Formatvorlagen relevanten Kategorien zur Verfügung (Zeichen, Rahmen und Sprache). Führen Sie die gewünschten Einstellungen durch und aktivieren Sie unbedingt die Option Zur Vorlage hinzufügen. Mit OK kehren Sie wieder zum Dialogfenster Formatvorlage zurück; hier müssen Sie auf Zuweisen oder Schließen klicken, um die neue Zeichen-Formatvorlage zu speichern.

Formatvorlagen zuweisen

Nun stellt sich nur noch die Frage, wie man die Formatvorlagen verwendet. Dies soll im folgenden anhand der Formatvorlagen für Überschriften erläutert werden. Um es gleich vorwegzunehmen: Es spielt keine Rolle, ob Sie Formatvorlagen vor bzw. während der Texterfassung oder nachträglich zuweisen. In beiden Fällen müssen Sie auf den Listenpfeil neben dem Eingabefeld Formatvorlage klicken, das am linken Rand der Symbolleiste Format zu finden ist. Daraufhin öffnet sich eine Liste, die neben der Formatvorlage Standard und den Einträgen für die Formatierung von Überschriften auch alle anderen für dieses Dokument definierten Formatvorlagen beinhaltet.

Die Formatvorlage Überschrift 1 ist dabei für die Gestaltung des Haupttitels zu verwenden, Überschrift 2 für die Titelgestaltung der Unterkapitel, Überschrift 3 für die Titel der nächsten Gliederungsebene usw. Sobald Sie auf die gewünschte Formatvorlage klicken, wird der markierte Textbereich bzw. der Absatz, in dem sich der Cursor befindet, automatisch mit den in dieser Formatvorlage definierten absatz- und zeichenbezogenen Gestaltungsmerkmalen belegt.

Wenn Sie nun den zur Überschrift gehörenden Fließtext erfassen wollen, positionieren Sie den Cursor am Ende der Überschrift und drücken Sie die <Enter>-Taste. Nun wird automatisch die im Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten unter Formatvorlage für den nächsten Absatz eingestellte Formatvorlage aktiviert (in der Regel ist das die Formatvorlage Standard), und Sie schreiben damit Ihren Fließtext.

Shortcuts

Sie können die Formatvorlagen für die Überschriften 1 bis 3 auch bequem mit Hilfe von Tastenkombinationen ("Shortcuts") zuordnen, indem Sie die Tasten <Alt>+1 für die Formatvorlage Überschrift 1, <Alt>+2 für Überschrift 2 und <Alt>+3 für Überschrift 3 drücken. Um zur Formatvorlage Standard zu wechseln, drücken Sie die Tastenkombination <Strg>+<Shift>+N.

Formatvorlagen anzeigen

Wollen Sie die verwendeten Formatvorlagen direkt im Textfenster sichtbar machen, müssen Sie unter Extras - Optionen die Registerkarte Ansicht wählen, die Breite der Formatvorlagenanzeige auf ca. 3 cm setzen und mit OK bestätigen. Nun wird am linken Rand des Fensters - durch eine senkrechte Linie vom Text getrennt - die jeweils zugeordnete Formatvorlage angezeigt (nur in der Ansicht - Normal). Diese Darstellung hat den Vorteil, daß Sie durch einen Doppelklick auf eine Formatvorlage direkt ins Dialogfenster Formatvorlage gelangen und dort die Vorlage verändern können.

AutoTexte

Einen weiteren wichtigen Bestandteil effizienter Dokumentvorlagen bilden die sogenannten AutoTexte, die wie Textbausteine häufig vorkommende Textpassagen, Grafiken, Formeln oder ähnliches für den Schnellzugriff bereithalten. Mit dieser Methode können Sie auch "Kürzel" für schwierig zu erfassende Wörter vergeben, wie im folgenden anhand des Begriffs Desoxiribonukleinsäure gezeigt werden soll.

Dazu wird zuerst der gewünschte AutoText-Eintrag (der Begriff, die Grafik, die Formel usw.) in das Dokument oder die Dokumentvorlage eingefügt. In unserem Beispiel müssen Sie also das Wort Desoxiribonukleinsäure in das Textfenster des Dokuments bzw. der Dokumentvorlage schreiben. Dann markieren Sie diesen Begriff und rufen über Einfügen - AutoText und die Option Neu das Dialogfenster AutoText erstellen auf (siehe Abb. 7). Hier geben Sie im Eingabefeld Name für AutoText-Eintrag das gewünschte Kürzel ein - z.B. DNS. Klicken Sie dann auf OK, um den AutoText-Eintrag zu speichern.

Abb. 7: Dialogfenster AutoText erstellen
Abb. 7: Dialogfenster AutoText erstellen

Um einen AutoText-Eintrag in einem Dokument zu verwenden, müssen Sie nur das Kürzel an der gewünschten Stelle eintippen und gleich danach (ohne Leerzeichen!!!) die Taste F3 drücken. Falls Sie das Kürzel bzw. den Namen eines AutoText-Eintrags vergessen, können Sie ihn jederzeit über Einfügen - AutoText - AutoText aus einer Liste auswählen und mit der Schaltfläche Hinzufügen an der gewünschten Stelle einsetzen.

Symbolleisten

Nun haben Sie bereits eine sehr komfortable Dokumentvorlage erstellt. Dennoch arbeitet Word in manchen Fällen leider nicht ganz so rasch wie gewünscht. Wenn Sie z.B. viele Formatvorlagen definiert haben, werden Sie feststellen, daß das Zuweisen dieser Vorlagen über das Eingabefeld Formatvorlagen ziemlich enervierend sein kann. Ebenso verhält es sich mit AutoText-Einträgen: Nichts ist lästiger als die Suche nach dem richtigen Kürzel, wenn man es einmal vergessen hat. Um solche Abläufe zu beschleunigen, können eigene Symbolleisten für häufig benötigte Funktionen erstellt werden.

Das dafür zuständige Dialogfenster Anpassen wird über Ansicht - Symbolleisten - Anpassen aufgerufen. In der Registerkarte Symbolleisten können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Neu eine neue Symbolleiste anlegen: Geben Sie im dafür vorgesehenen Eingabefeld einen Namen für die Symbolleiste ein und klicken Sie auf OK (siehe Abb. 8). Sie erhalten nun eine minimierte Symbolleiste, die in etwa die Größe einer Symbol-Schaltfläche aufweist.

Abb. 8: Dialogfenster Neue Symbolleiste
Abb. 8: Dialogfenster Neue Symbolleiste

Damit Sie mit der neuen Symbolleiste auch arbeiten können, müssen Sie diese mit Formatvorlagen bzw. AutoText-Einträgen "füllen". Dazu klicken Sie im weiterhin geöffneten Dialogfenster Anpassen auf die Registerkarte Befehle. In der Kategorie-Liste finden Sie ganz unten die Einträge AutoText und Formatvorlagen. Wenn Sie die Kategorie AutoText anklicken, werden in der rechten Hälfte des Fensters alle vorhandenen AutoTexte aufgelistet (siehe Abb. 9). Suchen Sie nun z.B. nach dem AutoText-Eintrag DNS und ziehen Sie diesen mit gedrückt gehaltener linker Maustaste auf Ihre neue Symbolleiste. Sofort wird eine neue Symbol-Schaltfläche erstellt, die das Kürzel DNS zeigt. Um noch weitere AutoText-Einträge in die Symbolleiste zu integrieren, wiederholen Sie einfach diesen Vorgang. Zu guter Letzt müssen Sie dann noch aus der Liste Speichern in die gewünschte Dokumentvorlage auswählen und auf die Schaltfläche Schließen klicken.

Abb. 9: Symbolleisten anpassen
Abb. 9: Symbolleisten anpassen

Auch Formatvorlagen werden auf die gleiche Art und Weise in die Symbolleiste übernommen. Allerdings ist hier eine Kleinigkeit zu beachten: Sobald Sie die gewünschte Formatvorlage aus dem Dialogfenster Anpassen in Ihre Symbolleiste gezogen haben, erscheint eine Schaltfläche, auf der zusätzlich zum Namen der Formatvorlage (z.B. Überschrift 1) auch noch der Vermerk Formatvorlage aufscheint, was unnötig Platz beansprucht.

Um dies zu korrigieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl ändern. Im Eingabefeld Name können Sie nun die Beschriftung der Schaltfläche verändern, indem Sie z.B. den Begriff Formatvorlage löschen oder Ü1 anstelle von Überschrift 1 eintragen (siehe Abb. 10). Damit Ihre Änderung übernommen wird, müssen Sie nochmals auf die Schaltfläche Auswahl ändern klicken. Wenn Sie die Bearbeitung Ihrer Symbolleiste abgeschlossen haben, klicken Sie auf Schließen. Ein Beispiel für eine benutzerdefinierte Symbolleiste sehen Sie in Abb. 11.

Abb. 10: Symbolbeschriftung ändern
Abb. 10: Symbolbeschriftung ändern
Abb. 11: Benutzerdefinierte Symbolleiste
Abb. 11: Benutzerdefinierte Symbolleiste

Wenn Sie abschließend noch die Seitenrandeinstellungen des Dokuments definieren (über Datei - Seite einrichten - Seitenränder festlegen), ist die Einrichtung Ihrer Dokumentvorlage erledigt. Speichern Sie die neu erstellte Dokumentvorlage mit allen persönlichen Einstellungen und schließen Sie sie.

Wie Sie auf Basis einer Dokumentvorlage Einzeldokumente erstellen und diese wieder zu einem Gesamtdokument zusammensetzen können, wie Sie mit der Gliederungsansicht arbeiten und welche hilfreichen Funktionen das Programm Word sonst noch für Sie bereithält, erfahren Sie in der nächsten Ausgabe des Comment.