Office-Workshop
TUn uND LasSen, wAS Immer Man wILL

von Eva & Michel Birnbacher (Ausgabe 00/3, Oktober 2000)

 

Ich hasse Word! Das Programm glaubt doch tatsächlich immer zu wissen, was ich will, fragt aber niemals nach! Da stehen plötzlich Großbuchstaben am Zeilenanfang, die ich nicht eingegeben habe, geschweige denn dort haben will; Zahleneingaben werden automatisch in der nächsten Zeile fortgesetzt, noch dazu mit speziellen Einzügen, die nie und nimmer von mir stammen - die Liste läßt sich beliebig fortsetzen. Was ist bloß los mit dem Programm? Eine Reihe von Programmfehlern ("Bugs")? Nein, denn es ist eine gewisse Systematik in der Vorgangsweise von Word erkennbar... Mit ein bißchen Suchen und Probieren kann man das Rätsel lösen und von nun an TUn uND LasSEn, wAS Immer Man wILL: Das Lüften der Geheimnisse von AutoKorrektur und AutoFormat sowie ein Überblick über die Funktionalität von Rechtschreibprüfung & Co bilden diesmal die zentralen Themen unseres Office-Workshops.

Die AutoKorrektur

Um es gleich vorwegzunehmen: Die Funktionen von Word, die den Begriff "Auto" beinhalten, sind mit Vorsicht zu genießen. Das Problem ist, daß sie Dinge verändern, ohne vorher mit dem Autor Rücksprache zu halten. Vieles passiert - oft ungewollt - "AutoMatisch". So werden beispielsweise zwei Großbuchstaben am Wortanfang korrigiert (auch bei Akronymen wie "PCs" oder "CDs") oder klein geschriebene Wörter am Zeilenanfang mit einem großen Anfangsbuchstaben versehen.

Funktionalität

Die Zielsetzung der AutoKorrektur ist rasch erklärt: Mit ihrer Hilfe sollen häufig vorkommende Eingabefehler automatisch richtiggestellt werden. Die AutoKorrektur trat in der Version 6.0 von Word für Windows erstmals in Erscheinung und wurde seither nur geringfügig verändert. Neu in den Versionen Word 97 und Word 2000 ist vor allem die erweiterte Zugriffsmöglichkeit auf die AutoKorrektur. So können Sie mittels Schaltfläche direkt aus der Rechtschreibprüfung falsche und korrigierte Wörter in die AutoKorrektur übernehmen. Auch die Aufnahme von Sonderzeichen in die AutoKorrektur-Liste (durch einen Mausklick auf die Schaltfläche AutoKorrektur) wurde wesentlich erleichtert.

Konkret kann Word die folgenden "Fehleingaben" automatisch richtigstellen:

  • Zwei Großbuchstaben am Wortanfang korrigieren,
  • jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen,
  • unbeabsichtigtes Betätigen der Feststelltaste korrigieren,
  • Wochentage immer groß schreiben (nur Word 2000),
  • falsch geschriebene Wörter bereits während der Eingabe ersetzen.

Anpassung

Um unerwünschte Ergebnisse zu vermeiden, sollten Sie das automatische Ersetzen von Eingabefehlern Ihren Bedürfnissen anpassen und nicht benötigte Optionen deaktivieren. Dies kann im Dialogfenster AutoKorrektur (siehe Abb. 1) durchgeführt werden, zu dem Sie über das Menü Extras und die Option AutoKorrektur gelangen.

Abb. 1: Dialogfenster AutoKorrektur
Abb. 1: Dialogfenster AutoKorrektur

Zu empfehlen ist das Deaktivieren der Option Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen. Unter Ausnahmen ist zwar eine Reihe von Abkürzungen vordefiniert (z.B. "allg." und "etc."), nach denen Wörter nicht automatisch mit großem Anfangsbuchstaben geschrieben werden; die automatische Ersetzung tritt aber auch in Kraft, wenn man nur nach einer Zeilenschaltung klein weiterschreibt.

Sehr brauchbar ist die Funktion Während der Eingabe ersetzen, die falsch geschriebene Wörter bereits im Zuge der Eingabe korrigiert. Die bestehende Liste gängiger Eingabefehler kann jederzeit um eigene Einträge erweitert werden. Geben Sie dazu das falsch geschriebene Wort in das Eingabefeld Ersetzen ein; im Eingabefeld Durch tragen Sie das Wort nochmals ein, diesmal allerdings in korrekter Schreibweise. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Hinzufügen. Dadurch wird Ihr Eintrag in die Liste aufgenommen und von nun an bereits während der Eingabe automatisch richtiggestellt. AutoKorrektur-Einträge lassen sich auch sehr rasch im Zuge der Rechtschreibprüfung erstellen: Durch einen Klick auf die Schaltfläche AutoKorrektur im Dialogfenster Rechtschreibung und Grammatik wird das falsch und korrekt geschriebene Wort automatisch in die AutoKorrektur-Liste übernommen.

Sie können die Funktion Während der Eingabe ersetzen auch dazu verwenden, Abkürzungen automatisch ausschreiben zu lassen, indem Sie z.B. im Eingabefeld Ersetzen das Kürzel "mfg" und im Eingabefeld Durch "Mit freundlichen Grüßen" eintragen. Zu beachten ist jedoch, daß die Eingabefehler bzw. Abkürzungen keinesfalls eigenständige Wörter sein dürfen. Beispielsweise macht es wenig Sinn, den Tippfehler "Wein" durch das Wort "Wien", das Sie eigentlich schreiben wollten, ersetzen zu lassen - in Zukunft trinken Sie sonst immer ein Gläschen Wien!

Mit Hilfe der Schaltfläche Ausnahmen können AutoKorrektur-Ausnahmelisten erstellt werden (keine Großbuchstaben nach bestimmten Abkürzungen bzw. Zulassen von zwei aufeinanderfolgenden Großbuchstaben bei bestimmten Begriffen). Hilfreich ist dabei, daß Wörter automatisch in diese Listen aufgenommen werden, wenn bei einer Texteingabe mit unerwünschter AutoKorrektur diese sofort rückgängig gemacht wird (z.B. mit der Rückgängig-Schaltfläche  oder mit der Tastenkombination <STRG>+Z). Zuständig dafür ist die Option Wörter automatisch hinzufügen, die im Dialogfenster AutoKorrektur - Ausnahmen unbedingt aktiviert sein muß.

Das AutoFormat

Nicht nur die AutoKorrektur, sondern auch das AutoFormat versucht Ihre Eingaben automatisch an vordefinierte Standards anzupassen. Bestes Beispiel hierfür sind Begriffe, die Sie zwischen zwei Hochkommas (gerade Anführungszeichen) schreiben möchten: Word setzt Ihre Eingabe automatisch außer Kraft, und aus den geraden Anführungszeichen werden typografische Anführungszeichen.

Noch tückischer ist die automatische Numerierung bzw. Aufzählung. Ich habe beim Verfassen meines Lebenslaufs (ich bin 1968 geboren) nicht schlecht gestaunt, als ich feststellen mußte, daß ich laut Word bereits 1969 die Volksschule und 1970 das Gymnasium besucht habe. Nach den ersten, eher mühseligen Korrekturversuchen machte ich mich dann auf die Suche nach der Wurzel des Übels und stieß auf die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe (siehe Abb. 2), die ebenfalls unter Extras - AutoKorrektur zu finden ist.

Abb. 2: Registerkarte AutoFormat während der Eingabe
Abb. 2: Registerkarte AutoFormat während der Eingabe

Im Bereich Während der Eingabe zuweisen finden Sie Optionen, die automatisch angewendet werden, sobald Sie bestimmte Eingaben tätigen. Wenn Sie beispielsweise Text eingeben und danach zweimal die <Enter>-Taste drücken, wird dem Text automatisch die Formatvorlage Überschrift 1 zugewiesen. Drücken Sie einmal die <Tab>-Taste und geben wiederum Text und danach zwei <Enter>-Schritte ein, so wird der Absatz automatisch mit der Formatvorlage Überschrift 2 belegt - dies alles allerdings nur dann, wenn die Option Überschriften aktiviert ist, der Absatz mit einem Großbuchstaben beginnt und am Ende kein Satzzeichen aufweist.

Ähnlich verhält es sich bei aktivierter Option Rahmen: Wenn Sie mindestens drei Gleichheitszeichen (===) hintereinander eingeben und die Taste <Enter> drücken, so erhalten Sie eine doppelte Unterstreichung vom linken bis zum rechten Rand. Eine dicke Linie erreichen Sie durch die Eingabe von mindestens drei Unterstreichungszeichen (___), eine dünne Linie durch mindestens drei Bindestriche (---). Drei Sternchen (***) ergeben eine punktierte Linie, drei Rauten (###) eine schattierte Linie und drei Tilde-Zeichen (~~~) eine Wellenlinie, wenn danach jeweils die Taste <Enter> gedrückt wird. Um eine solche Rahmenlinie wieder zu entfernen, müssen Sie entweder die Rückgängig-Schaltfläche, die Rücklöschtaste oder das Menü Format - Rahmen und Schattierung (bzw. die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste) verwenden.

Die Option Tabellen erstellt beispielsweise automatisch eine zweispaltige Tabelle, wenn Sie folgende Zeichenkombination eingeben: +---+---+. Die Pluszeichen sind die Spaltentrenner, die Bindestriche legen die Größe der einzelnen Zellen fest.

Die Optionen Automatische Aufzählung und Automatische Numerierung bewirken, daß automatisch in der nächsten Zeile weitergezählt bzw. weiter aufgezählt wird, wenn am Beginn der vorhergehenden Zeile eine Zahl oder ein Aufzählungszeichen steht. Damit verbunden sind auch Texteinzüge, die das Programm selbsttätig vornimmt. Um den Spuk zu beenden, ist das Deaktivieren beider Optionen empfehlenswert.

Die Automatismen, die durch das Aktivieren der Optionen im Bereich Während der Eingabe ersetzen in Gang kommen, sind im wesentlichen selbsterklärend (einige zusätzliche Erläuterungen bietet Word in seiner Direkthilfe, die Sie aufrufen können, indem Sie den Mauszeiger auf eine Option bzw. Schaltfläche bewegen und mit der rechten Maustaste klicken. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Direkthilfe, so erhalten Sie in einem Pop-up-Fenster kurze Hilfetexte.) Erwähnenswert ist der letzte Eintrag in diesem Bereich, Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks: Diese Funktion erstellt aus URLs oder eMail-Adressen im Text automatisch Hyperlink-Felder, d.h. der URL (z.B. www.univie.ac.at) oder die Mailadresse wird färbig und unterstrichen dargestellt, und durch einen Mausklick auf diesen Hyperlink wird das betreffende Dokument oder Ihr Mailprogramm aufgerufen. Genau das ist aber das Problem beim Korrigieren solcher Hyperlinks - sobald Sie den Link anklicken, werden Sie auch schon "weitervermittelt". Sie können diese Hyperlink-Formatierung dennoch nachträglich deaktivieren (und anschließend korrigieren), indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Hyperlink klicken. Im daraufhin erscheinenden Kontextmenü finden Sie als letzten Eintrag die Option Hyperlink und im Untermenü den Eintrag Hyperlink bearbeiten. Das nun folgende Dialogfenster bietet links unten die Schaltfläche Hyperlink entfernen; durch Klick auf diese Schaltfläche wird die Hyperlink-Funktionalität eliminiert.

Die Option Listeneintrag wie vorherigen formatieren wiederholt automatisch die Zeichenformatierung, die Sie für den Beginn des vorhergehenden Listenelements definiert haben (z.B. erstes Wort kursiv). Als Trennzeichen zum "Haupttext" des Listeneintrags fungieren Satzzeichen (wie ! oder :). Hinter diesem Trennzeichen wird die Sonderformatierung deaktiviert und Sie können in Standardschrift weiterschreiben.

Die Option Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren erstellt neue Absatz-Formatvorlagen auf Basis der manuellen Formatierungen des Dokuments.

Noch ein wichtiger Hinweis: Die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe ist nicht zu verwechseln mit der Registerkarte AutoFormat! Letztere definiert lediglich die Einstellungen, die bei einer schnellen, nachträglichen Formatierung von Dokumenten (mittels Format - AutoFormat) angewendet werden sollen, greift aber nicht während des Schreibvorgangs ein.

Die Rechtschreibprüfung

Allgemeines

Eine der augenfälligsten Funktionen von Word ist, daß falsch geschriebene oder dem Programm nicht bekannte Wörter (sogenannte "Eigenbegriffe") automatisch mit einer roten Wellenlinie gekennzeichnet werden. Der Grund dafür ist die Online-Rechtschreibprüfung, die in der Statuszeile durch ein Buchsymbol mit rotem Stift angezeigt wird und bereits während der Texteingabe mit Hilfe eines eingebauten elektronischen Wörterbuchs Wort für Wort überprüft. Dieses Hauptwörterbuch umfaßt über 200 000 Einträge, ist jedoch nicht erweiterbar. Um den Wortschatz des Programms zu vergrößern, verwendet man das sogenannte Benutzerwörterbuch (BENUTZER.DIC), das sich um beliebige Einträge ergänzen läßt. Es besteht auch die Möglichkeit, zusätzliche Benutzerwörterbücher anzulegen, die z.B. nur bestimmte Fachbegriffe enthalten. Im Zuge der Rechtschreibprüfung werden alle Wörter des Textes mit den Inhalten des Hauptwörterbuchs und der aktivierten Benutzerwörterbücher verglichen.

Erscheint nun während der Texterfassung eine rote Wellenlinie unterhalb eines Wortes, kann dieses mit Hilfe des Kontextmenüs (dazu richtet man den Mauszeiger auf das gekennzeichnete Wort und klickt einmal mit der rechten Maustaste) sehr rasch korrigiert, ignoriert oder dem Benutzerwörterbuch hinzugefügt werden (siehe Abb. 3). In jedem Fall verschwindet die rote Wellenlinie.

Abb. 3: Korrektur mittels Kontextmenü
Abb. 3: Korrektur mittels Kontextmenü

Über das Menü Extras - Optionen und die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik können Sie definieren, ob die Online-Rechtschreibprüfung generell aktiviert oder deaktiviert sein soll, und einige andere allgemeine Einstellungen vornehmen. Schneller geht es allerdings, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Buch-Symbol in der Statusleiste klicken: Sie erhalten wiederum ein Kontextmenü, in dem Sie die Rechtschreibkennzeichnung (die rote Wellenlinie) aus- oder einblenden und auch direkt auf die entsprechenden Optionen für Rechtschreibung und Grammatik zugreifen können.

Optionen

Wie vorhin erwähnt, bietet die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik im Menü Extras - Optionen (siehe Abb. 4) die Möglichkeit, generelle Einstellungen für die Arbeitsweise von Rechtschreib- und Grammatikprüfung zu definieren. Weiters können Sie mit Hilfe dieser Registerkarte auf das Benutzerwörterbuch BENUTZER.DIC zugreifen und dort Korrekturen oder zusätzliche Einträge erfassen.

Abb. 4: Optionen für Rechtschreibung und Grammatik
Abb. 4: Optionen für Rechtschreibung und Grammatik

Mit Hilfe der ersten Option können Sie festlegen, ob Sie die Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen lassen wollen oder nicht. Ist diese Option deaktiviert, erscheint die folgende Option Rechtschreibkennzeichnung ausblenden automatisch grau (nicht wählbar).

Die Optionen Immer vorschlagen und Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch definieren, ob und in welchem Umfang während der Rechtschreibprüfung Korrekturvorschläge angeboten werden. Ist die Option Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch aktiviert, werden eventuell vorhandene Benutzerwörterbücher ignoriert.

Die letzten drei Optionen legen fest, ob bestimmte Wörter (in Großbuchstaben bzw. in Kombination mit Zahlen) und Internet- und Dateiadressen in die Rechtschreibprüfung einbezogen oder ignoriert werden.

Die Schaltfläche Wörterbücher ermöglicht es, Einträge im Benutzerwörterbuch BENUTZER.DIC zu bearbeiten oder ein neues Wörterbuch hinzuzufügen (siehe Abb. 5).

Abb. 5: Dialogfenster Benutzerwörterbücher
Abb. 5: Dialogfenster Benutzerwörterbücher

Wenn Sie falsche Einträge aus dem Benutzerwörterbuch löschen wollen, müssen Sie den Eintrag BENUTZER.DIC markieren und auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Word öffnet nun ein neues Fenster mit dem Inhalt der Datei BENUTZER.DIC - eine alphabetische Liste aller von Ihnen hinzugefügten Wörter. Löschen Sie die falschen oder nicht mehr benötigten Begriffe wie gewohnt aus dem Dokument, speichern und schließen Sie die Datei.

Um ein neues Benutzerwörterbuch anzulegen, rufen Sie über das Menü Extras - Optionen die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik auf, klicken auf die Schaltfläche Wörterbücher und danach auf die Schaltfläche Neu. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie den gewünschten Dateinamen eingeben müssen (Speicherort und Dateityp dürfen nicht verändert werden, da das Wörterbuch sonst unbrauchbar ist!). Sobald Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken, wird das neue Wörterbuch in die Liste der Benutzerwörterbücher aufgenommen. Stellen Sie sicher, daß das Wörterbuch aktiviert (mit einem Hakerl versehen) ist und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Damit neue Einträge in das soeben erstellte Wörterbuch aufgenommen werden, müssen Sie es aus der Liste der vorhandenen Benutzerwörterbücher auswählen.

Ein kleiner Tip am Rande: Behalten Sie das Buch-Symbol in der Statusleiste im Auge, denn hier wird angezeigt, ob der Text noch fehlerhafte bzw. unbekannte Wörter enthält. So bedeutet ein rotes Kreuz , daß das Dokument noch mindestens einen "Fehler" aufweist (ein Doppelklick auf das Buch-Symbol führt Sie direkt zur Fehleingabe); fehlerfreier Text hingegen wird durch ein rotes Hakerl  symbolisiert.

Arbeiten mit der Rechtschreibprüfung

Die schnelle Variante im Umgang mit der Rechtschreibprüfung (mittels Kontextmenü) wurde bereits eingangs erläutert. Ein ausführlicheres Dialogfenster (siehe Abb. 6) erhalten Sie, wenn Sie die Rechtschreibprüfung über das Menü Extras - Rechtschreibung und Grammatik oder durch Klick auf das entsprechende Symbol  in der Standard-Symbolleiste aufrufen.

Abb. 6: Umfangreiche Rechtschreibprüfung
Abb. 6: Umfangreiche Rechtschreibprüfung

Im Gegensatz zur Korrektur mittels Kontextmenü bietet die umfangreichere Version den Vorteil, daß automatisch ein fehlerhafter/unbekannter Begriff nach dem anderen erscheint. Im oberen Bereich des Dialogfensters wird das beanstandete Wort rot geschrieben, während der untere Bereich - sofern vorhanden - Korrekturvorschläge anbietet.

Handelt es sich tatsächlich um eine fehlerhafte Eingabe, dann besteht in der Regel die Möglichkeit, in der Liste der Vorschläge den richtigen Begriff zu markieren und diesen durch Anklicken der Schaltfläche Ändern (einmalig) oder Immer ändern (automatische Korrektur innerhalb des gesamten Dokuments) anstelle des falschen Wortes ins Dokument zu übernehmen.

Gibt es keine passenden Vorschläge, müssen Sie die Änderung händisch vornehmen, indem Sie in den oberen Bereich klicken und dort das falsch geschriebene Wort korrigieren. Dieses wird nun schwarz dargestellt, und Sie müssen wiederum entweder Ändern oder Immer ändern anklicken, damit die Korrektur im Dokument durchgeführt wird.

Handelt es sich bei dem beanstandeten Wort um einen Eigenbegriff, der weder im Haupt- noch im Benutzerwörterbuch aufscheint, können Sie entscheiden, ob Sie diesen Begriff Ignorieren (einmalig), Nie ändern (jedes weitere Vorkommen wird automatisch übergangen) oder mittels Hinzufügen ins Benutzerwörterbuch aufnehmen wollen.

English spoken - Le français parlant

Word bietet neben der deutschen Rechtschreibprüfung auch Korrekturhilfen für Dokumente in englischer und französischer Sprache. Voraussetzung dafür ist die Umstellung der Sprache für ganze Dokumente oder fremdsprachige Textpassagen. Weitere fremdsprachige Wörterbücher sind im Fachhandel erhältlich und können jederzeit nachträglich installiert werden. Zu beachten ist, daß eine eventuelle Sprachumstellung nicht nur die Rechtschreib- und Grammatikprüfung beeinflußt, sondern auch Auswirkungen auf die Silbentrennung, den Thesaurus und die Darstellung von Datums-, Währungs- und Zahlenangaben hat.

Um die Sprache zu wechseln, müssen Sie entweder die Textpassage markieren, die in einer Fremdsprache geschrieben wurde, oder die Einfügemarke an der Stelle positionieren, wo fremdsprachiger Text geschrieben werden soll. Wählen Sie nun das Menü Extras - Sprache und im Untermenü die Option Sprache bestimmen aus. Es erscheint eine Liste aller zur Verfügung stehenden Sprachen (siehe Abb. 7), wobei jedoch nur Englisch und Französisch standardmäßig von Word unterstützt werden. Markieren Sie die gewünschte Sprache und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Für die gewählte Textpassage bzw. für den zu schreibenden Text werden ab nun die landesspezifischen Korrekturdateien (Wörterbücher) herangezogen.

Abb. 7: Sprache bestimmen
Abb. 7: Sprache bestimmen

Die Grammatikprüfung

Die Grammatikprüfung funktioniert ähnlich wie die Rechtschreibprüfung, allerdings kann man der deutschen Grammatikprüfung leicht überdrüssig werden: Beinahe jeder Satz muß vom Autor auf von Word gefundene Grammatikfehler hin überprüft werden, wobei man sehr rasch erkennt, daß die eigenen Grammatikkenntnisse um einiges besser sind als die von Word. Die Erläuterungen zu den angeblich gemachten Grammatikfehlern lassen ebenfalls zu wünschen übrig, da sie ohne fachspezifische Deutschkenntnisse kaum zu interpretieren sind. Auch die folgende Meldung ist nicht sehr förderlich, wenn man einen Text auf seine grammatikalische Richtigkeit überprüfen will:

Abb. 8: Fehlermeldung bei der Grammatikprüfung
Abb. 8: Fehlermeldung bei der Grammatikprüfung

So gesehen kann von einem Einsatz der Grammatikprüfung - der auch noch auf Kosten der Rechnerleistung geht - derzeit nur abgeraten werden. Dennoch soll im folgenden ein kurzer Überblick über die Funktionalität der Grammatikprüfung gegeben werden.

Optionen

Im Gegensatz zur Rechtschreibprüfung verwendet die Online-Grammatikprüfung von Word eine grüne Wellenlinie, um Fehler zu kennzeichnen. Spezifische Einstellungen zur Arbeitsweise der Grammatikprüfung können Sie wiederum über das Menü Extras - Optionen und die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik (siehe Abb. 9) definieren.

Abb. 9: Optionen für Rechtschreibung und Grammatik
Abb. 9: Optionen für Rechtschreibung und Grammatik

Im Bereich Grammatik können Sie festlegen, ob Sie die Grammatik während der Eingabe überprüfen lassen wollen und ob die Grammatikkennzeichnung ein- oder ausgeblendet werden soll. Weiters haben Sie die Möglichkeit, im Rahmen einer umfangreichen Rechtschreib- und Grammatikprüfung auf die Grammatikprüfung zu verzichten, indem Sie die Option Grammatik zusammen mit Rechtschreibung prüfen deaktivieren.

Wenn Sie von der Option Lesbarkeitsstatistik anzeigen Gebrauch machen, bietet Word nach erfolgter Rechtschreib- und Grammatikprüfung verschiedene Informationen zum Schwierigkeitsgrad des Dokuments (siehe Abb. 10), die anhand der durchschnittlichen Anzahl von Silben pro Wort bzw. von Wörtern pro Satz ermittelt werden. Das Verfahren "Flesch Reading Ease" bewertet die Lesbarkeit eines Textes nach einem Punktesystem mit maximal 100 Punkten - je höher die Punktezahl, desto verständlicher das Dokument. In Standarddokumenten sollten Sie eine Punktezahl von etwa 60 bis 70 anstreben.

Abb. 10: Die Lesbarkeitsstatistik
Abb. 10: Die Lesbarkeitsstatistik

Mit Hilfe der Option Schreibstil können Sie die Art und Weise der Grammatikprüfung beeinflussen: Wählen Sie aus der Liste den Schreibstil aus, der auf Ihr Dokument am ehesten zutrifft. Durch Anklicken der Schaltfläche Einstellungen können Sie herausfinden, welche grammatikalischen Richtlinien und Stilregeln (z.B. Amtsdeutsch) für die Überprüfung herangezogen werden.

Arbeiten mit der Grammatikprüfung

Ebenso wie bei der Rechtschreibprüfung erfolgt die schnelle Variante der Grammatikprüfung mit Hilfe des Kontextmenüs: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein grün unterstrichenes Wort klicken, werden Korrekturvorschläge beziehungsweise grammatikalische Erläuterungen angezeigt. Sie können nun entweder den im Kontextmenü angebotenen Vorschlag übernehmen oder Satz ignorieren auswählen. Die Option Grammatik führt Sie zur umfassenden Grammatikprüfung, bei der - analog zur Rechtschreibprüfung - die Möglichkeiten Ignorieren, Nie ändern und Ändern zur Verfügung stehen (siehe Abb. 11). Die ausführliche Grammatikprüfung kann auch über das Menü Extras - Rechtschreibung und Grammatik oder durch Klick auf das Symbol  in der Standard-Symbolleiste aktiviert werden.

Abb. 11: Umfangreiche Grammatikprüfung
Abb. 11: Umfangreiche Grammatikprüfung

Der Thesaurus

Die meisten kennen sie noch aus der Schulzeit- die rote Wellenlinie unter einem Wort, das man schon dreimal verwendet hat, weil einem beim besten Willen kein anderer passender Begriff einfallen wollte. Solche Wortwiederholungen lassen sich beim Arbeiten mit Word etwas leichter vermeiden: Der sogenannte Thesaurus, ein elektronisches Synonymwörterbuch, kann Sie zwar nicht auf Wortwiederholungen im Text aufmerksam machen, bietet aber für zahlreiche Begriffe eine Auswahl an bedeutungsgleichen Wörtern.

Um den Thesaurus zu verwenden, müssen Sie zunächst das Wort markieren, für das Sie ein Synonym finden möchten. Wählen Sie dann aus dem Menü Extras - Sprache im Untermenü die Option Thesaurus aus. Es erscheint das Dialogfenster Thesaurus: Deutsch (siehe Abb. 12).

Abb. 12: Der Thesaurus
Abb. 12: Der Thesaurus

Im Eingabefeld Synonyme für finden Sie bereits den zuvor markierten Begriff; hat dieses Wort mehrere Bedeutungen, müssen Sie in der Liste Bedeutungen die passende auswählen. Im rechten Fenster sind die entsprechenden Vorschläge aufgelistet, die Sie durch einfaches Anklicken in das Eingabefeld Ersetzen durch Synonym übernehmen können. Wenn Sie nun auf die Schaltfläche Ersetzen klicken, wird das markierte Wort im Dokument gegen das gewählte Synonym ausgetauscht. Sie haben aber auch die Möglichkeit, für den Begriff, der im Eingabefeld Ersetzen durch Synonym aufscheint, weitere Synonyme zu suchen - klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Nachschlagen.