Projekt UNIVIS macht Fortschritte

von Martin Polaschek (Ausgabe 00/3, 2000)

 

Wie bereits mehrfach berichtet, soll in den nächsten Jahren die bestehende heterogene EDV-Infrastruktur der Universitätsverwaltung schrittweise durch eine moderne IT-Gesamtlösung ersetzt werden: Im Rahmen des Projekts UNIVIS wird ein integriertes Informationssystem entwickelt, das alle Bereiche der Universitätsverwaltung (operative Systeme, Managementinformation, Services für die Universitätsangehörigen) umfaßt. Die UNIVIS-Initialisierungsphase konnte im September 1999 abgeschlossen werden; dabei wurden sieben Teilprojekte - Studienwesen, Personalwesen, Finanzwesen, Materialwirtschaft, Facility Management, Work Management und Managementinformationssystem - definiert, von denen dem Teilprojekt Studienwesen die höchste Priorität zugeordnet wurde (siehe Comment 00/1).

Die Universität Wien hat daher am 29. 9. 1999 die Firma CSC Ploenzke beauftragt, als erste Phase des Teilprojekts Studienwesen ein entsprechendes Fachkonzept zu entwickeln. Bereits in der Initialisierungsphase wurde entschieden, im Studienwesen die Software i3v®-education der Firma GINIT einzusetzen. Die wesentlichen Aufgaben bei der Erstellung eines Fachkonzepts für das Studienwesen waren daher

  • die Darstellung der relevanten Geschäftsprozesse der Universität Wien in den Bereichen Studierendenverwaltung bzw. Lehr- und Prüfungsverwaltung sowie die Schaffung eines Konsens mit den sogenannten Key Usern (erfahrene Mitarbeiter der Universitätsverwaltung) über die Abläufe dieser Geschäftsprozesse,
  • die Identifizierung jener Prozesse, die mit i3v zu unterstützen sind,
  • die Analyse der vorhandenen i3v-Unterstützung für diese Prozesse und die Definition der Anforderungen für einen effizienten und gesetzeskonformen Einsatz der Software,
  • die Identifizierung und Dokumentation der allgemeinen Anforderungen an das Berechtigungssystem von i3v,
  • die Erstellung eines Datenkatalogs, der die wesentlichen Daten aus dem Bereich Studienwesen auflistet,
  • die Identifizierung und Dokumentation der wesentlichen allgemeinen Anforderungen an die Migration,
  • die Erstellung eines Differenzpflichtenhefts, das alle notwendigen Änderungen gegenüber der Standardfunktionalität von i3v definiert.

Das detaillierte Geschäftsprozeßmodell wurde (aufbauend auf dem in der Initialisierungsphase erstellten groben Geschäftsprozeßmodell) in einer Reihe von Workshops mit den Key Usern abgestimmt. Für die Analyse von i3v wurde eine Testlizenz erworben, sodaß die Key User im Rahmen von Einschulungen die einzelnen Komponenten von i3v erstmals praktisch kennenlernen konnten. Zusätzlich wurde von der Universität Wien eine Datenbank entwickelt, mit deren Hilfe die zusätzlichen Anforderungen (Change Requests) an die i3v-Software gesammelt und verwaltet wurden. Um diese Anforderungen zu definieren, wurden die Key User in Workshops und Arbeitsgesprächen zu den wesentlichen Prozessen und Abläufen befragt und die Funktionalität von i3v in den einzelnen Bereichen zumindest in groben Zügen geprüft. Von November 1999 bis März 2000 wurden insgesamt 13 Workshops abgehalten und rund 20 Arbeitsgespräche mit einzelnen Vertretern der Key User durchgeführt. Dabei wurden etwa 120 unterschiedliche Formulare und Reports zur Definition der Anforderungen herangezogen und knapp 300 Prozesse in 33 unterschiedlichen Prozeßdiagrammen (Prozeßfolgen) analysiert. 26 dieser Prozeßfolgen wurden als Basis für das Differenzpflichtenheft herangezogen. Die Change Requests-Datenbank enthielt nach Abschluß der Erhebungen über 400 Änderungsanforderungen. Das Fachkonzept für das Studienwesen wurde Ende Mai 2000 fertiggestellt.

Die in allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung bemerkbaren Sparmaßnahmen sind natürlich auch an UNIVIS nicht spurlos vorübergegangen; die Finanzierung der wichtigsten Folgeprojekte wurde aber - wohl auch aufgrund der großen strategischen Bedeutung des Vorhabens - vom zuständigen Bundesministerium vorerst sichergestellt. Daher konnte die Universität Wien am 20. 7. 2000 mit der Firma GINIT die Kaufverträge für die Software i3v-education unterzeichnen und somit das Teilprojekt Studienwesen planmäßig fortsetzen. Das Teilprojekt Facility Management wird ebenfalls wie geplant in Angriff genommen: Die mit GINIT unterzeichneten Verträge erstrecken sich auch auf die bereits verfügbaren Facility Management-Komponenten von i3v (eine Testversion davon wird derzeit an der Universität geprüft), die im Laufe des Projekts um Komponenten zur Verwaltung von Raum- und Gebäudeplänen erweitert werden sollen. Auch im Personalwesen soll - aufgrund der engen Kopplung mit dem Studienwesen - i3v zum Einsatz kommen. Da die Software derzeit nicht über entsprechende Komponenten verfügt und an der Uni Wien in diesem Bereich fundiertes Fachwissen vorhanden ist, wird GINIT in enger Zusammenarbeit mit der Uni Wien eine Personal- und Planstellenverwaltung mit i3v neu entwickeln. Im Hinblick auf eine integrierte Lösung ist dabei besonderes Augenmerk auf die Budgetierungswerkzeuge für den Personalbereich (z.B. Koppelung der Personal- und Planstellendaten mit den Lehrveranstaltungs- und Prüfungsdaten) zu legen. Die Detailarbeiten dazu sollen im Oktober 2000 unter der Federführung der Personalabteilung der Uni Wien beginnen, was eine bestmögliche Berücksichtigung unserer Anforderungen garantiert.

Bei der i3v-Betriebseinführung im Studienwesen sind zwei Bereiche zu unterscheiden: Die Studierendenverwaltung, die zentral von der Studienabteilung der Uni Wien wahrgenommen wird, und die Lehr- und Prüfungsverwaltung, die weitgehend von den Fakultäten (Dekanate, Institute, ...) getragen wird. Mit Beginn des Sommersemesters 2001 soll zunächst die Studierendenverwaltung auf i3v umgestellt werden. In den letzten Wochen wurden auf Basis des Differenzpflichtenhefts die Änderungsanforderungen für die betroffenen Komponenten von i3v weiter ausgearbeitet und an GINIT zur Realisierung übergeben. Die Betriebseinführung der Lehr- und Prüfungsverwaltung wird nicht an allen Fakultäten zugleich erfolgen, sondern in einer ersten Phase zu Beginn des Wintersemesters 2001/02 an der medizinischen und an den beiden theologischen Fakultäten. Das bedeutet, daß im März 2001 das i3v-Modul zur Erfassung der Lehrveranstaltungen verfügbar sein muß, im Juli 2001 (Beginn der allgemeinen Zulassungsfrist für das Wintersemester 2001/02) das Modul zur Prüfungsanmeldung und ab Oktober 2001 das Modul zur Erfassung und Bearbeitung von Prüfungen.

Einer der wesentlichen Gründe für die hohe Priorität des Studienwesens war das Bestreben, das Service für Studierende zu verbessern. Bei Redaktionsschluß standen zwar einige Entscheidungen noch aus, doch schon mit der Inbetriebnahme der Studierendenverwaltung sollten sich für die Studierenden spürbare Verbesserungen ergeben. So wird man sich in Zukunft vor der Zulassung zu einem Universitätsstudium via Internet "voranmelden" und alle relevanten Daten vorerfassen können. Dabei können bereits viele Formalfehler erkannt und vermieden werden - z.B. kann überprüft werden, ob im Falle von kombinationspflichtigen oder kombinierbaren Studien die gewünschte Kombination überhaupt zulässig ist. Das persönliche Erscheinen in der Studienabteilung dient dann lediglich der (gesetzlich unerläßlichen) Vorlage der Originaldokumente. Nach der Prüfung der vorgelegten Unterlagen werden am Schalter sämtliche Dokumente (Studienbuchblatt, Zulassungs-/Fortsetzungsbestätigung, Semesteretikett) sofort ausgedruckt und überreicht; etwaige Fehler bei der Erfassung können somit unmittelbar erkannt und behoben werden. Auch bei Wechsel der Studienrichtung, Änderung der Anschrift etc. werden alle relevanten Dokumente umgehend erstellt und ausgehändigt. Mit der geplanten Einführung der Chipkarte als Studierendenausweis (an der Uni Wien wird dies allerdings noch nicht im Sommersemester 2001 geschehen) können viele dieser Vorgänge dann im Selbstbedienungsbetrieb erfolgen. Alle aktuellen Veränderungen in diesem Zusammenhang werden auf der Homepage der Universität Wien bekanntgemacht.

Aktuelle Termine und Informationen zum Projekt UNIVIS finden Sie unter http://www.univie.ac.at/ZID/verwaltung/, für Anfragen und Hinweise ist das UNIVIS-Team unter der eMail-Adresse UNIVIS@UNIVIE.AC.AT erreichbar.