Office-Workshop
Index-Erstellung unter Word 97

von Eva & Michel Birnbacher (Ausgabe 00/2, Juni 2000)

 

Anstelle der "Tips&Tricks für Windows-Anwender" möchten wir den Comment-Lesern in Zukunft einen "Office-Workshop" bieten, in dem jeweils ein interessanter Anwendungsbereich von MS-Office ausführlich besprochen werden soll. Die folgende Einführung in das Erstellen von und den Umgang mit Indizes unter Word für Windows 97 bildet den ersten Teil der "Office-Workshop"-Serie.

Jede leistungsfähige Textverarbeitung ist imstande, für ein bestehendes Dokument einen oder mehrere Indizes zu erstellen. Der Begriff Index meint in diesem Zusammenhang ein Stichwortverzeichnis, das dem Dokument (meist am Ende) beigefügt wird und den schnellen Zugriff auf bestimmte Informationen innerhalb des Dokuments ermöglicht. Das Erstellen solcher Indizes, die insbesondere bei umfangreichen Dokumenten sehr hilfreich sind, erfolgt in zwei Schritten:

  1. Im ersten Schritt werden die Textstellen, auf die der Index verweisen soll, definiert und durch Einfügen eines sogenannten XE-Feldes (XE steht für Indexeintrag) gekennzeichnet.

    HINWEIS: Mit Hilfe eines "Feldes" wird das Programm Word angewiesen, bestimmte Informationen zu ermitteln, die in der Folge dann weiterverwendet werden können (z.B. bewirkt das Feld AktualDat, daß an dieser Textstelle das aktuelle Datum eingesetzt wird). Felder bestehen aus drei Komponenten: den Feldzeichen, der Feldart und den Anweisungen bzw. Schaltern. Die Feldzeichen haben das Aussehen von geschwungenen Klammern und kennzeichnen den Anfang und das Ende eines Feldes. Sie können ausschließlich über die Tastenkombination <Strg>+F9 eingegeben werden - geschwungene Klammern, die über die Tastatur eingetippt wurden, läßt Word nicht als Feldzeichen gelten! Die Feldart steht zwischen den Feldzeichen und beschreibt die Aktion, die mit dem Feld verbunden ist (in unserem Fall der Indexeintrag). Die Anweisungen bzw. Schalter stehen ebenfalls innerhalb der Klammern; sie beginnen immer mit dem Zeichen \ und beeinflussen die Aktion des Feldes oder die Darstellung des Feldergebnisses.

    Die Darstellung von XE-Feldern im Dokument kann man durch Klicken auf die Schaltfläche mit der Absatzende-Marke () in der Symbolleiste ein- oder ausblenden.

    Die Kennzeichnung der Indexeinträge kann auf zwei Arten erfolgen: entweder manuell oder mittels einer Konkordanzdatei. Bevor man damit beginnt, sollte man sich aber überlegen, welche Begriffe in welcher Form in den Index aufzunehmen sind: Nicht immer wird der Indexeintrag mit dem vorhandenen Textbaustein übereinstimmen. Zu berücksichtigen sind nicht nur verschiedene Fallformen und die Mehrzahl, sondern auch Synonyme und Umschreibungen eines Wortes. Beispielsweise erzeugt das folgende Feld einen Indexeintrag unter dem Stichwort Comment, auch wenn dieser Begriff in der gekennzeichneten Textstelle nicht genannt wird:
    Die Zeitschrift des ZID{ XE "Comment" } erscheint [...]

  2. Sobald alle gewünschten Einträge erstellt sind, kann Word den Index generieren. In diesem zweiten Schritt muß man nur noch definieren, an welcher Stelle des Dokuments und mit welcher Formatierung der fertige Index eingefügt werden soll.

Schritt 1: Die Indexeinträge

Indexeinträge manuell festlegen

  1. Positionieren Sie den Cursor an der Textstelle (Wort oder Satzteil), die als Indexeintrag aufscheinen soll. Steht der Indexeintrag in der gewünschten Form im Text, können Sie das Wort markieren und dadurch sofort übernehmen.
  2. Wählen Sie aus dem Menü Einfügen die Option Index und Verzeichnisse.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Index.
  4. Klicken Sie auf Eintrag festlegen. Daraufhin öffnet sich das Fenster Indexeintrag festlegen (siehe Abb. 1).
  5. Im Eingabefeld Haupteintrag erscheint das zuvor markierte Wort; falls sie keines markiert haben, müssen Sie den gewünschten Haupteintrag händisch eingeben.
  6. Wenn Sie einen Untereintrag erstellen wollen, geben Sie den gewünschten Text im Feld Untereintrag ein. (Um einen Eintrag zu erstellen, der einem Untereintrag untergeordnet ist, geben Sie hier den ersten Untereintrag, dahinter einen Doppelpunkt und danach den Text für den untergeordneten Untereintrag ein.)
  7. Im Bereich Optionen können Sie den Verweistyp festlegen - in den meisten Fällen wohl die Seitenzahl (Aktuelle Seite). Es ist aber auch möglich, einen Querverweis auf einen anderen Indexeintrag anzubringen, also z.B. unter dem Begriff "Werbung" auf den Indexeintrag "Marketing" zu verweisen (siehe Marketing).
  8. Gewisse einfache Formatierungen der Indexeinträge können Sie bereits in diesem Fenster vornehmen: Um das Format der Seitenzahlen zu bestimmen, aktivieren Sie nach Belieben die Kontrollkästchen Fett und/oder Kursiv. Mit Hilfe der entsprechenden Tastenkombinationen für die Zuweisung von Zeichenformaten (z.B. <Shift>+<Strg>+K für kursive Schreibweise) ist es möglich, den Text in den Feldern Haupteintrag bzw. Untereintrag fett, kursiv oder unterstrichen darzustellen; die üblichen Formatierungs-Schaltflächen funktionieren innerhalb dieses Fensters allerdings nicht.
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen, um das gewählte Wort als Indexeintrag festzulegen. Soll der Begriff jedesmal, wenn er im Dokument aufscheint, als Indexeintrag aufgenommen werden, so klicken Sie auf die Schaltfläche Alle festlegen.
  10. Das Dialogfenster Indexeintrag festlegen bleibt weiterhin geöffnet, damit zusätzliche Indexeinträge erstellt werden können. Klicken Sie dazu in den Text (das Dialogfenster wird abgeblendet, aber nicht geschlossen) und markieren Sie das nächste Wort. Wenn Sie nun mit der linken Maustaste wieder in das Eingabefeld Haupteintrag klicken, wird das neu markierte Wort automatisch übernommen.
  11. Sobald alle Indexeinträge ausgewählt sind, beenden Sie das Dialogfenster Indexeintrag festlegen durch Klick auf die Schaltfläche Schließen.
    TIP: Auf das Dialogfenster Indexeintrag festlegen können Sie sehr rasch über die Tastenkombination <Shift>+<Alt>+X zugreifen.
Abb. 1: Dialogfenster Indexeintrag festlegen

Indexeinträge automatisiert festlegen (Konkordanzdatei)

Begriffe, die im Dokument automatisch als Indexeinträge gekennzeichnet werden sollen, müssen in einer Index-AutoFestlegungsdatei angeführt sein. Diese sogenannte "Konkordanzdatei" enthält in Form einer zweispaltigen Tabelle links den zu kennzeichnenden Text und rechts den entsprechenden Indexeintrag. Beim Generieren des Index sucht Word im gesamten Dokument nach jenen Textstellen, die genau mit dem Text in der ersten Spalte der Konkordanzdatei übereinstimmen, und verwendet den Text in der danebenstehenden zweiten Spalte als Indexeintrag. Die folgenden Abbildungen zeigen Beispiele für eine Konkordanzdatei (Abb. 2), die Festlegung der Einträge im Dokument (Abb. 3) und das Ergebnis im Index (Abb. 4).

Abb. 2: Konkordanzdatei
Abb. 3: Text nach AutoFestlegung mittels Konkordanzdatei
Abb. 4: Fertiger Index
  1. Um eine Konkordanzdatei zu erstellen, öffnen Sie über den Menüpunkt Datei - Neu ein neues Dokument.
  2. Erstellen Sie mittels Tabelle - Tabelle einfügen eine zweispaltige Tabelle.
  3. Geben Sie in der linken Spalte der Tabelle den Text genau so an, wie er im Dokument steht. Jede zu erfassende Mutation eines Begriffs oder Ausdrucks erfordert eine eigene Tabellenzeile.
  4. In die rechte Spalte jeder Zeile tragen Sie den Begriff ein, unter dem diese Textstelle im Index vermerkt werden soll. (Um einen Untereintrag zu erstellen, geben Sie den Haupteintrag, dahinter einen Doppelpunkt und dann den Untereintrag ein.)

    TIP: Um die Erstellung einer Konkordanzdatei zu optimieren, öffnen Sie zunächst die Konkordanzdatei und dann das Dokument, für das Sie einen Index erstellen möchten. Klicken Sie auf das Menü Fenster und wählen Sie die Option Alle anordnen, woraufhin beide Dateien auf Ihrem Bildschirm sichtbar werden. Markieren Sie nun in der Textdatei der Reihe nach die gewünschten Indexeinträge und kopieren Sie diese (mittels Cut&Paste oder Drag&Drop) in die erste Spalte der Konkordanzdatei. In die zweite Spalte tragen Sie anschließend die Begriffe ein, die im fertigen Index aufscheinen sollen.

  5. Haben Sie alle Indexeinträge erfaßt, speichern Sie diese Index-AutoFestlegungsdatei als gewöhnliches Word-Dokument unter einem beliebigen Dateinamen ab.
  6. Öffnen Sie nun das Dokument, für das der Index erstellt werden soll, und wählen Sie aus dem Menü Einfügen die Option Index und Verzeichnisse.
  7. In der Registerkarte Index klicken Sie auf die Schaltfläche AutoFestlegung.
  8. Word öffnet nun ein Dialogfenster, in dem Sie nur noch Ihre zuvor erstellte Index-AutoFestlegungsdatei auswählen müssen. Sobald Sie auf die Schaltfläche Öffnen klicken, beginnt Word mit der automatischen Kennzeichnung aller Indexeinträge des Dokuments. Zu beachten ist dabei, daß Word in jedem Absatz nur das erste Vorkommen eines Eintrags festlegt.

Indexeinträge bearbeiten und löschen

Wenn Sie einen Indexeintrag bearbeiten oder formatieren wollen, müssen Sie den Text zwischen den Anführungszeichen im Indexeintrag-Feld bearbeiten. Um einen Indexeintrag zu löschen, markieren Sie das gesamte Indexeintrag-Feld - einschließlich der geschwungenen Klammern - und drücken Sie die Taste <Entf>. Sie können auch im fertigen Index Einträge ändern oder löschen; das macht allerdings nur in seltenen Fällen Sinn, da solche Änderungen bei der nächsten Aktualisierung des Index verlorengehen.

TIP: Wenn die XE-Felder nicht angezeigt werden (sollen), klicken Sie einfach in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Ein-/Ausblenden (die mit der Absatzende-Marke ).

Schritt 2: Der Index

Index erstellen

  1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle des Dokuments, wo der fertige Index eingefügt werden soll (üblicherweise eine neue Seite am Ende des Dokuments).
  2. Wählen Sie aus dem Menü Einfügen die Option Index und Verzeichnisse und dann die Registerkarte Index (siehe Abb. 5).
  3. Hier können Sie die Formatierung des fertigen Index festlegen. Im Bereich Typ wird die Darstellung der Indexeinträge definiert (Eingezogen schreibt Untereinträge - leicht nach rechts gerückt - in eine neue Zeile, Fortlaufend schreibt Haupt- und Untereintrag - durch ein Semikolon getrennt - in dieselbe Zeile). Unter Formate stehen sechs vordefinierte Formate zur Wahl; wenn auch mit Hilfe der Vorschau kein geeignetes gefunden werden kann, besteht die Möglichkeit, eine eigene Formatvorlage zu definieren (siehe nächster Abschnitt). Wenn Sie das Kästchen Überschriften für Akzentbuchstaben aktivieren, werden Einträge, die mit einem Akzentbuchstaben beginnen, im Index unter einem eigenen Buchstaben angeführt. Ein Hakerl im Kästchen Seitenzahlen rechtsbündig bewirkt, daß die Seitenzahlen am rechten Seitenrand ausgerichtet werden, wobei der Leerraum zwischen einem Indexeintrag und den dazuhörigen Seitenzahlen mit einem beliebigen Füllzeichen ausgefüllt werden kann. Im Feld Spalten können Sie bestimmen, in wie viele Spalten Ihr Index unterteilt werden soll.
  4. Wenn Sie alle Einstellungen nach Ihren Wünschen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Word erstellt daraufhin den Index und fügt ihn an der Position des Cursors in das Dokument ein.
Abb. 5: Dialogfenster Index und Verzeichnisse, Registerkarte Index

TIP: Ein fertiger Index kann in einem Dokument entweder in vollem Umfang und wunschgemäß formatiert dargestellt werden oder aber als entsprechende Feldfunktion. Durch Drücken der Tastenkombination <Shift>+F9 ist es möglich, zwischen diesen beiden Darstellungsweisen zu wechseln.

TIP: Um den Index zu aktualisieren, müssen Sie den Cursor direkt in den Index stellen (dieser erscheint dann grau hinterlegt) und die Taste F9 drücken.

Index mit benutzerdefiniertem Format

Wenn keines der sechs vorgegebenen Formate für Ihre Zwecke geeignet erscheint, können Sie selbst ein solches definieren:

  1. Wählen Sie im Menü Einfügen den Punkt Index und Verzeichnisse und dann die Registerkarte Index.
  2. Klicken Sie unter Formate auf den Eintrag Von Vorlage und dann auf Bearbeiten. Es erscheint das Fenster Formatvorlage (siehe Abb. 6).
  3. Markieren Sie im Bereich Formatvorlagen die zu ändernde Vorlage und klicken Sie auf Bearbeiten. Nun öffnet sich das Fenster Formatvorlage bearbeiten (siehe Abb. 7).
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sie anschließend die gewünschten Optionen (beginnend bei der Zeichenformatierung bis hin zur Numerierung).
  5. Wenn Sie die soeben gemachten Einstellungen auch für zukünftige Indizes verwenden wollen, aktivieren Sie im Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten links unten das Kästchen Zur Dokumentvorlage hinzufügen.
  6. Durch Klick auf die Schaltfläche OK kehren Sie zum vorhergehenden Dialogfenster Formatvorlage zurück.
  7. Klicken Sie dort auf Zuweisen, damit Ihre Änderungen auf das geöffnete Dokument übertragen werden.
Abb. 6: Dialogfenster Formatvorlage
Abb. 7: Dialogfenster Formatvorlage bearbeiten

Index löschen

  1. Positionieren Sie den Cursor im Index, den Sie löschen möchten. Der Index wird daraufhin grau hinterlegt.
  2. Drücken Sie die Tastenkombination <Shift>+F9, um die entsprechende Feldfunktion anzuzeigen.
  3. Markieren Sie die Feldfunktion mitsamt der geschwungenen Klammern und drücken Sie die Taste <Entf>.

Für Profis: Schalter

Bei der Festlegung der XE-Felder gibt es insgesamt 5 und bei der Erstellung des Index insgesamt 13 Schalter, die die Darstellung und Funktionsweise des Feldes beeinflussen können. Ein Teil davon ist in die entsprechenden Dialogfenster integriert - beispielsweise ist es möglich, Seitenzahlen über ein Kontrollkästchen fett oder kursiv zu formatieren. Andere Schalter wiederum werden nur dann sichtbar bzw. zugänglich, wenn Sie sowohl die XE-Felder als auch den Index über das Menü Einfügen und die Option Feld erstellen.

Mehrere Indizes

Der Schalter \f dient z.B. dazu, XE-Felder bestimmten Gruppen zuzuordnen, anhand derer mehrere verschiedene Indizes erstellt werden können (etwa ein Personen- und ein Ortsverzeichnis). Auch dabei werden zunächst die Indexeintrag-Felder festgelegt; diese müssen jedoch zusätzlich mit dem Schalter \f und dem dazugehörigen Indextitel versehen werden.

Schritt 1: XE-Felder festlegen

  1. Positionieren Sie den Cursor hinter dem Text(bereich), den Sie als XE-Feld kennzeichnen wollen.
  2. Klicken Sie auf das Menü Einfügen und die Option Feld. Daraufhin öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster (siehe Abb. 8).
  3. Wählen Sie aus der Liste Kategorien den Eintrag Index und Verzeichnisse aus.
  4. Im Bereich Feldnamen markieren Sie den Eintrag XE.
  5. Geben Sie im Eingabefeld unter Feldfunktionen den Eintrag ein, der im fertigen Index stehen soll (in Abb. 8: Comment).
  6. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.
  7. Im Bereich Schalter klicken Sie auf den Schalter \f und dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  8. Geben Sie danach im Eingabefeld zwischen Hochkomma einen Titel für die Art des Index ein (in Abb. 8: "Fachzeitschriften-Index").
  9. Durch Klick auf die Schaltfläche OK kehren Sie zum vorhergehenden Dialogfenster zurück.
  10. Klicken Sie hier nochmals auf OK. Das XE-Feld wird daraufhin an der gewählten Stelle eingetragen.
Abb. 8: Dialogfenster Feld

Schritt 2: Spezialindex erstellen

Wenn Sie alle gewünschten Indexeinträge vorgenommen haben, kann im zweiten Schritt - wiederum mit Hilfe des Schalters \f - ein Spezialindex erstellt werden (in unserem Beispiel der Fachzeitschriften-Index). Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Plazieren Sie den Cursor an der gewünschten Index-Position.
  2. Wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Eintrag Feld aus.
  3. Im Dialogfenster Feld wählen Sie unter Kategorien den Eintrag Index und Verzeichnisse aus.
  4. Im Bereich Feldnamen wählen Sie den Eintrag Index aus. Die entsprechende Feldfunktion wird nun im Eingabefeld angezeigt.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und wählen Sie aus dem Bereich Schalter den Eintrag \f durch Anklicken aus.
  6. Klicken Sie in das Eingabefeld und fügen Sie hinter dem Schalter unter Hochkomma den Titel für den Spezialindex ein (in unserem Beispiel "Fachzeitschriften-Index").
  7. Durch Klick auf OK landen Sie wieder im vorhergehenden Dialogfenster.
  8. Sobald Sie in diesem Fenster auf OK klicken, wird in Ihrem Dokument ein Index namens Fachzeitschriften-Index erstellt, der all jene Indexeinträge berücksichtigt, die im XE-Feld mit dem Schalter \f entsprechend gekennzeichnet sind.

Alle anderen Indexeinträge im Dokument, die den Schalter \f entweder gar nicht enthalten oder bei denen nach diesem Schalter ein anderer Text als "Fachzeitschriften-Index" eingetragen wurde, können auf Wunsch in alphabetischer Reihenfolge bzw. als weitere Stichwortgruppe in den Index eingefügt werden.